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5分でわかる!レンタルコピー機のいろは

月額固定でインク・カウンター料金・保守代無料

レンタルコピー機について説明する女性 月額固定費用でカラーもモノクロも印刷し放題のサービスが、最近注目を集めているコピー機のレンタルサービスです。必要なのは定額の月額費用のみで、カウンター料金無し、インク代・保守修理費用も無料で、初期費用も0〜1万円で導入可能です。

まずはレンタルコピー機とその他の導入形態でコストを比較してみます。

営業日平均23枚以上印刷するなら、レンタル!

オフィスでコピー機を導入する場合、多くの会社ではリース契約をします。そのため、毎月リース代+カウンター料金(1枚印刷するごとにかかる費用)が必要になるので、非常に高いランニングコストが必要になります。

例えば20万円のコピー機を1.9%のリース料で購入し、カウンター料金は白黒5円、カラープリント30円の場合で計算します。一方、レンタルコピーのレンタル代は業界で標準的な「初期費用0円、月額費用12,000円」で計算し、印刷枚数は営業日平均400枚印刷する場合で計算しています。
レンタル料 カウンター料金+リース料
6ヶ月 72,000円 442,800円
1年目 144,000円 885,600円
3年目 432,000円 2,656,800円
5年目 720,000円 4,428,000円
※それぞれの時点でのトータルコストです

上記の比較から、短期でみ長期でもカウンター料金を支払う形態よりもレンタルの方が安いということがわかります。 また、営業日平均でカラーと白黒でそれぞれ11.7枚以上コピーをする会社、つまり月間でカラーと白黒のそれぞれで月間234枚以上印刷するのであれば、レンタルの方が安くなります。

さて、皆様の会社では月間何枚印刷していますか?

レンタルコピー機を導入する会社は古いコピー機との入れ替えや新規での導入以外に既存のコピー機とレンタルコピー機を併用し、カウンター料金が課されるコピー機の仕様を抑えているというもあります。

価格コムで買うよりも、レンタル!

ここでは、レンタルコピー機会社でよく使われているHP製の「Officejet Pro 8600 Plus」と対応インクを格安で購入した場合と、レンタルコピー機のサービスを利用した場合との価格差を比較します。印刷枚数は営業日平均400枚印刷する場合で計算しています。
レンタル 買取
6ヶ月 72,000円 168,953円
1年目 144,000円 326,393円
3年目 432,000円 1,136,153円
5年目 720,000円 1,945,913円
※それぞれの時点でのトータルコストです
※詳細な計算式は「プリンターのインク代が高い」に記載しています

単純な価格比較では営業日につき80枚以上印刷する場合にレンタルが有利になる計算ですが、定額で修理代がそれ以上かからない点と、印刷し放題でケチな印刷をしなくて良いという点を考えると、40〜50枚 / 日以上する会社ではレンタルを検討しても良いでしょう。

低価格で満足の性能

格安のレンタルコピー機サービスの基本的な仕様を見ていきます。レンタルコピー機会社のプランごとに異なりますが、初期費用は0〜1万円程度で導入が可能で、この中に送料やネットワークなどの設定サービスも含まれていることが多いです。更に月額費用は1万円〜2万円と安価なプランが中心になっていて、この金額だけでコピーもモノクロも印刷し放題です。

また、使われている機械はブラザーやHP製の安価な低速機〜中速機の機械が中心です。また、プリンター(PC→紙)、コピー(紙→紙)、スキャン、FAXなどの基本機能はほとんどの機械で揃っています。

安価なモデルなので印刷品質が気になりますが、車やテレビなどの同様に、近年は技術の流出と人件費の安い地域での製造により、安価でも中クラスの性能コピー機が大量に出回るようになりました。ですので、品質については写真やイラストの印刷が多く、非常に高い精度を求めるような場合でなければほとんど問題ありません。

インクだけでなく修理も無料

故障対応や修理についても月額の定額費用に含まれています。各社ともにフリーダイヤルでの問合せを受け付けており、平日だけでなく休日も窓口を開放している会社もあります。また、修理については対応エリアであればサービスマンを派遣して修理に来てくれますし、その際にサービスマンの対応費用や部品代を請求されることもありません。

また、修理が難しい場合には無償で新品の機械との交換も行ってくれます。

解約リスクを恐れず導入可能

解約については最低契約期間が3ヶ月〜1年間で設定されていますが、多くの場合その期間の後はいつでも解約が可能です。また、1〜2週間で無料お試しが可能ですので、まずはそのスゴさを実感してみてはいかがでしょうか。

一方、現在多くの会社で利用されているリース契約は5年のリース期間中に解約すると残りの多額のリース料を一括で支払う必要があるので、実質は5年間は解約が不可という状態でした。リース契約と比較すると、非常に解約リスクの低い形態だといえます。

既存のサービスは高すぎた

それでは、なぜレンタルコピー機はこれほど安いのでしょうか。それは、自社でインクを安く作っているからです。既存のコピーが高かった理由は、何といってもインク代(もしくはそれが姿形を変えたカウンター料金)の費用が異常に高かったことです。

これまで日本では、コピー機メーカーが機械を安く売ってその後のインク代・カウンター料金で収益を出すという形が定番化し、世界に類を見ないコピー機のランニングコストの高い国になっていました。

しかし近年では海外のメーカーを中心に低価格・中品質のモデルがどんどん入ってきており、さらにそういった機械が純正インク以外でも利用できるようになっているため、これまでのように高いコストを支払い続けるという選択肢を選ばなくても良くなりました。レンタルコピー機サービスにも注意点がありますので、検討の前に是非ご確認ください。