電子印鑑のセキュリティ対策は大丈夫？おすすめ5社を比較！【GMO・freee・シヤチハタほか】

電子印鑑とは、デジタル上で押印できる印鑑のことです。ペーパーレス化の波に乗り、企業では角印や丸印までも電子印鑑へと変換する動きがあります。今回は、高セキュリティで安心して使える電子印鑑サービスをご紹介します。

セキュリティが高い電子印鑑とは？

電子印鑑とは、PCなどを使ってデジタル上で押印できる印鑑のことです。電子印鑑があれば、PDFやWord、Excelなど様々なファイルにPC上で簡単に押印できます。電子印鑑を導入すれば、押印に伴う煩雑な業務が一気に縮小し、大幅な業務効率化につながります。

ただ、電子印鑑を導入するならセキュリティ面には充分留意しないといけません。電子印鑑には、セキュリティが高いものと低いものとがあります。会社の角印や丸印などを電子印鑑にする場合は、特にセキュリティに気を付けましょう。

従来の印鑑、そして電子印鑑のセキュリティの高さを表にまとめました。

企業同士の契約に用いるなら、セキュリティ中レベルもしくはセキュリティ高レベルの電子印鑑を選びます。セキュリティ低レベルの印鑑では、契約書の内容を担保できません。

ちなみに、単純に電子契約をするなら、ハンコの印影は必要ありません。電子署名は暗号化された電子情報を電子ファイルに書き込んだものです。そのため、電子署名自体に印影があるわけではありません。

しかし、紙への押印という文化が根付いている日本では、企業間の契約でも印影のある契約書が好まれます。日本独自の文化を大事にするという観点からも、高セキュリティの電子印鑑を用いることをおすすめします。

【電子印鑑】導入のメリット＆デメリット

電子印鑑を導入によるメリットとデメリットを確認します。

メリット

電子印鑑導入のメリットは以下です。

電子印鑑を導入すれば、紙の書類に押印する必要はなくなります。全てデータ上で管理できるため、押印を伴う業務はスリム化＆効率化します。

※画像はGMOサイン公式より引用

例えば、出先で上司の押印が必要な書類が出た際には、紙ベースの場合はいちいち社に戻らなければなりませんが、電子印鑑ならメールなどでその場ですぐに押印してもらうことが可能です。ビジネスのチャンスを逃さないためにも、電子印鑑は役立ちます。

また、紙ベースの書類だと全て印刷・保管ということになりますが、電子印鑑を導入すれば書類をデータ化して管理することも可能です。印刷コストがカットされ、管理自体もかなり楽になります。

さらに、電子印鑑ならハンコを破損する心配もありません。業務に使用するハンコは押印機会が多いということもあり、個人用ハンコよりも印影が崩れるのが早いと言われます。電子印鑑ならその心配はありません。

デメリット

電子印鑑を導入するデメリットを挙げます。

電子印鑑を導入するなら、第一にセキュリティについて考える必要があります。一般的なフリーソフトで作る電子印鑑には、三文判程度のセキュリティしか認められません。ソフトさえ使えば、誰でも容易に印影を偽造できるからです。

角印などの社印を電子印鑑にしたい場合、以下のようなセキュリティ対策が施されているものを選びましょう。

上記のような電子印鑑を不正に利用されない仕組みを持つものを導入するには、かなりコストがかかります。また、せっかくセキュリティレベルの高い電子印鑑を導入したとしても、相手側、すなわちクライアント側に電子印鑑の用意がない場合や、クライアント側が実物の印鑑押印にこだわりが強い場合は使えません。

【セキュリティ低】ExcelやWordで作成した印影は使用可？

ExcelやWord、Powerpointで図形とテキストボックスを組み合わせて自作の印影を作ることができます。

▼Powerpointで自作の印影を作るイメージ図

他にも、自分の持っている印鑑を紙に押して、スキャナで取り込むか、写真に撮ることで画像化する手法もあります。

こういった自作のものも電子印鑑として使うことはできますが、ビジネスシーンで利用することはあまりおすすめしません。理由は大きく2つ。

セキュリティレベルが低い自作の電子印鑑を重要な書類に使うと、後々トラブルになる可能性もあります。ビジネスシーン、特に社外とのやり取りでは「誰が」「いつ押したのか」を確認できるようなセキュリティレベルの高い印鑑を使うのがおすすめです。

セキュリティが高い電子印鑑おすすめ5選

GMOサイン

※画像はGMOサイン公式サイトより引用

コロナの影響からテレワークが進むなか、「印鑑を押すためにわざわざ出社しないといけない…」と悩んでいる企業は多いよう。「いや、でも電子印鑑とか電子契約とか電子署名とかよう分からんし…」「そもそも我が社の取引先と電子契約できるかも未定で…」という場合におすすめなのが、GMOサインです。

つまり…

その理由は4つ。

【GMOサインの評判】口コミ・レビューをチェック！満足度や使いやすさはどう？

freeeサイン

※画像はfreee公式より引用

freee会計を既に導入しているなら、freee会計と連携できるfreeeサインがおすすめです。契約書の作成・締結・管理をfreee1つで完結できるようになるため、導入すれば面倒な書類仕事が減っていくでしょう。PDFやword文書をテンプレート化できるのも嬉しいポイントです。

freeeサインの魅力は文書業務の一元化だけではありません。IPアドレス制限や二要素認証があるほか、外部のセキュリティ関連組織と協力して高いセキュリティを保っています。

個人事業主の方なら、限定の月額980円〜の個人事業主専用スタータープランが使えます。その他にも、無料プラン、Lightプラン（月額4,980円）、Light Plusプラン（月額19,800円）、Pro/ Pro Plusプラン（月額50,000円〜）とニーズに合わせたプラン選択ができるので、事業規模によってベストな電子契約サービスを選ぶことができるでしょう。

シヤチハタクラウド ビジネス

※画像はシヤチハタクラウド　ビジネスより引用

シヤチハタクラウドも、おすすめです。ただし、セキュリティの高さを求めるなら、シャチハタクラウド スタンダードではなく、シヤチハタクラウド ビジネスに限ります。

シヤチハタクラウド スタンダードの場合、月額基本料金は不要。1印鑑につき110円という安さが魅力です。ただし、電子署名機能は付帯しません。

一方、シヤチハタクラウド ビジネスには、電子署名機能が付帯します。1印鑑につき330円と価格はアップしますが、2要素認証機能もあり、高セキュリティな電子印鑑と言えます。ちなみに、タイムスタンプ機能を使用する場合、100回ごとに3,300円必要です。

シヤチハタ「パソコン決済7」

※画像はシヤチハタ「パソコン決済7」公式より引用

クラウド上での電子印鑑管理に不安があるという企業には、シヤチハタ「パソコン決済7」がおすすめです。「パソコン決済7」は、パソコンにインストールして使うソフトウェア。インストールできるパソコン台数には制限がないので、社員全員のパソコンで使用可能です。

「パソコン決済cloud」はPDF上のみに押印できるタイプでしたが、「パソコン決済7」はWordやExcel、PDFなどそれぞれのソフトに押印機能を追加するシステムです。もちろん「パソコン決済7」もセキュリティは大丈夫。ユーザー認証や「いつ」「誰が」「どこで」押したか分かる履歴機能、文書改ざん防止機能などがついています。

ただし「パソコン決済7」だけでは印影を作成することができません。「パソコン決済7」を使用するにはあわせて「電子印鑑パック」を購入する必要があります。

価格は「パソコン決済7」が65,780円（税込）です。「電子印鑑パック」の価格は以下になります。

スタンダードもカスタムも電子印鑑1つの価格ですが、スタンダードが氏名印や日付印に限られるのに対し、カスタムは角印やサインに対応しています。

Adobe Acrobat

※画像はAdobe Acrobat公式より引用

なるべく安く電子印鑑を導入したいなら、Adobe Acrobatをフル活用しましょう。Adobe Acrobatではスタンプツールを使ってPDFに押印できます。

ただしAdobe Acrobatで印影を作成することはできません。無料ソフトや印鑑ショップなどで印影を用意する必要があります。またこれらの印影は単なるデータに過ぎないため、安全に使用するためにはセキュリティ機能を追加しなければなりません。

Adobe Acrobat Reader DCでは無料でデジタルID:Self-Sign IDを取得できます。IDを取得したら、あとはPDFファイル上で押印したい部分に先ほどの印影を押し、デジタルIDを設定します。Adobe AcrobatのデジタルIDは公的機関などでは認められないものですが、ある程度の信頼性を担保できます。

より高セキュリティが期待できる電子署名が必要なら、認証機関発行のものかマイナンバーカードを利用しましょう。

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まとめ