【電子契約の導入方法】「分からない」をまるっと解決！何から始めればいい？注意すべきことは？

電子契約導入方法

電子契約導入方法の大まかな流れを確認します。

電子契約について学ぶ

「電子契約を導入したい」と思ったらまずやるべきことは、電子契約とは一体何なのかについて、ある程度の知識を得ることです。まずは、従来の紙の契約書との違いをおさらいしましょう。

※画像はGMOサイン公式より引用

もちろん、電子契約についてそれほど深い知識がなくても、電子契約を導入できないというわけではありません。大手電子契約サービスでは、「電子契約について分からない」という方でも問題なく使えるシステムが用意されています。

しかし、「電子契約とは何か」全く知識のないまま導入を決めてしまうと、果たしてその電子契約サービスが御社にとって必要充分なものなのか、分かりません。つまり、不要なサービスを付加されることによって、損をしている可能性も出てくるということです。

電子契約に移す契約内容を決める

電子契約についてあらかたの情報をつかんだ後は、どの契約を電子契約に移すか決めましょう。

最初は、雇用契約書など社内で完結できるような契約書から導入するのがおすすめです。影響力の少ない契約書から徐々に、クライアント向けの契約書も電子化へと移行させていくと、大きなトラブルを回避できます。

電子契約サービスの中には、「月〇文書までは無料」というような無料枠を設けているものもあります。そういった無料電子契約サービスを上手に利用して、まずは電子契約を体験しましょう。

電子契約サービスを選ぶ

次に、電子契約サービスの選定に入ります。電子契約サービスは有名どころだけでも数十社の業者が名乗りをあげています。

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社内で共有する方法を決める

導入する電子契約サービスが決まったら、次は社内で電子契約についてどのように共有するのか、共有方法について検討しましょう。いわゆるワークフローの確認です。

電子契約に変更後のワークフローを社内できちんと共有することによって、スムーズに電子契約への移行が進みます。

電子契約導入時に最も戸惑うのは、「今までのワークフローと違う」場合でしょう。今まではAさん・Bさん・Cさん、3名の印鑑が必要だったのに、電子契約を導入した途端、Cさんのみの署名で通るようになってしまった…という状況は問題です。

もちろん、今までのワークフローがナンセンスだった…という場合は、電子契約導入に伴い、ワークフローを見直すといいでしょう。電子契約導入によってワークフローが変化した場合には、社内向けにしっかりと変更点をアナウンスしましょう。

電子契約移行時には、「徐々に電子契約に移す契約が増えていく」ため、過渡期特有の混乱が起こる可能性も考えられます。電子契約導入の担当者を決め、できるだけスムーズに移行できるよう、手配しましょう。

クライアントとの折衝

電子契約移行を外部との契約書にまで進めていく段階では、クライアントとの折衝が必要です。今まで紙ベースの契約書でしか対応してこなかったクライアントに、電子契約移行を理解してもらうのは、なかなか骨が折れる作業だと言われます。

電子契約サービスは、クライアント側が電子契約サービスを契約していないという状態でも利用可能なものがほとんどです（※一部、実印レベルの電子署名では不可）。では、何が障害になっているのかというと「なんとなく電子契約は信用できない」という思い込み。

クライアントが「なんとなく電子契約は信用できない」と考えている場合、電子契約導入は難航するでしょう。

電子契約導入にあたっての注意点

電子契約導入にあたって「これだけは注意してほしい」ということがあります。それは、以下の2点です。

• セキュリティ
• 電子契約不可の契約

セキュリティ

まず、自社のセキュリティ環境に注意しましょう。ウイルス感染やサイバー攻撃される心配はないか確認することはもちろんですが、社員のセキュリティに対する認識強化も必要です。

電子契約サービス業者によって、セキュリティレベルの高さは異なります。しっかりとセキュリティレベルをチェックしてから導入しましょう。

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電子契約不可の契約について確認しておく

契約書の中には、「紙の契約書じゃないと絶対にダメ」と法律で決められているものがあります。以下の契約書に関しては、電子契約に移すことはできませんので、確認しましょう。

ただ、電子契約に移せない契約はごく一部です。日常的によく使う契約書関連のほとんどが電子契約OK！今後、法改正により利用できるようになる可能性も残されています。

いずれにしても、現状の法律で電子契約できる契約は何か、またできない契約は何か、しっかりとおさえておくことが大切です。

おすすめの電子契約6選

• GMOサイン
• クラウドサイン
• freeeサイン
• みんなの電子署名
• E-STAMP（イースタンプ）
• WAN-Sign

GMOサイン

まずは、GMOサインです。おすすめする主な理由は、以下の5つ。

GMOサインは、この後ご紹介するクラウドサインより抱えているユーザー数は少なく、決して大手ではありません。しかし、2020年リモートワークが進む機運をとらえ、わずか数か月で急成長！特に2020年10月以降の伸びはすさまじく、たったの13日間で申し込み数1万件超！

これだけ多くのユーザーに支持される最も大きな理由は、他の電子契約と比べ安い価格帯で提供される良質なサービスとセキュリティ力の高さ、そして意外にも従来の印影文化を愛する心にあります。

GMOサインでは「より多くのユーザーに電子契約を提供したい」という思いから、2020年12月大幅値下げを断行。なんと、月額9,680円（税込）という格安料金でサービスを利用できます。2021年6月には送信料も値下げ。封筒機能を上手に使えば、今までの10分の1の金額で送信できます。

GMOサインでは、契約印レベルの電子署名だけでなく、実印レベルの電子署名も利用可能です。法務省の「法人・登記オンライン申請」業者に指定されており、GMO GlobalSignと連携したトップレベルのセキュリティで安心。

現在の社内ワークフローをそのまま引き継げる自由度があり、印影や手書きサインのアップロードもOK。GMOサインでは「新しいもの」を愛する革新の心と、「古き良きもの」を愛する心、両方のバランスを上手く取り入れています。今の紙ベースの契約書を、よりスムーズに電子契約へと移行させられるのは、GMOサインです。

クラウドサイン

※画像はクラウドサイン公式より引用。

クラウドサインの最大の魅力は、ユーザー数が多いことです。2020年3月時点では、「電子契約利用企業の約80％がクラウドサインを利用している」というデータも出ています（※東京商工リサーチ調べ）。

「クラウドサインを利用している」というクライアントも多いはず。クラウドサインなら、電子契約導入にあたっての最大の障壁であると言われるクライアントとの折衝が非常に楽になります。

GMOサインとの違いは多々ありますが、主な違いは以下の5点です。

ユーザー数は、クラウドサインの圧勝。GMOサインも検討していますが、まだまだ追いつきません。

料金はGMOサインのほうが圧倒的に安いでしょう。クラウドサインの場合、1.1万円/月～でタイムスタンプ機能のついた契約印レベルの電子署名しか使えません。

また、社内ワークフロー統制の取りやすさも、GMOサインのほうが配慮されていると言えます。GMOサインなら閲覧制限や権限管理などが9,680円の基本プランで利用できますが、クラウドサインの場合、11万円/月のビジネスプランでしか利用できません。

さらに、クラウドサインでは、印影・手書きサインのアップロードは不可。電子契約では、印影・手書きサインは不要なので、クラウドサインの考え方は実にシンプルとも言えます。反対に古き良き印影文化を愛する方には、印影文化に寄り添う姿勢を持つGMOサインのほうがおすすめです。

freeeサイン

※画像はfreeeサイン公式より引用。

freeeといえばクラウド会計ソフトが有名ですが、freeeサインはその「freee会計」と連携可能な電子契約サービスです。ユーザーだけでなく契約相手のサポートも実施しているので、社外での取引への導入までの障壁も減るでしょう。

freeeサインを導入すれば、契約書の作成から締結・管理を全てオンラインで完結できるようになります。本格導入前に、0円で体験することができます。まずは試してみて、使いやすさを実感してみてはいかがでしょうか。

おすすめ1位のGMOサインとの違いは以下の通りです。

GMOサインでは、当事者型と立会人型から選べましたが、freeeサインは立会人型のみ。そのほかオプション機能もGMOサインの方が多くの選択肢が用意されています。

ただし、不要な機能にコストを割くことは無駄ともいえます。GMOサインの有料プランは月額9,680円〜ですが、freeeサインなら4,980円〜と約半額。5つのプランが用意されているので、無駄な機能にコストをかける心配はありません。どんな用途に使いたいか、目的を明確にして選ぶことをおすすめします。

みんなの電子署名※サービス終了※

ベクター「みんなの電子署名」は、誰でも月額基本料金無料で使える高機能な電子署名システムです。2年目以降は、文書保管料がかかるものの、ここまで安価な電子署名システムは今まで類を見ません。

「みんなの電子署名」を是非とも使っていただきたいのは、以下のような方々です。

安くて使い勝手の良い「みんなの電子署名」は、今まで電子署名の導入に費用面で躊躇いを持っていたSOHO・小規模事業者・中小企業にこそ、おすすめ。「みんなの電子署名」なら、費用面の負担感ゼロで、電子署名導入を図れます。

また、既存の電子契約サービスに悩みを抱えているユーザーにも、第2の電子署名システムとして「みんなの電子署名」をおすすめします。

「みんなの電子署名」なら、1年目の費用負担はゼロです。電子契約サービス導入をためらっているクライアントにも勧めやすいはず。自社とクライアントとで「みんなの電子署名」を使えば、契約締結も今以上にスムーズにおこなえるでしょう。

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E-STAMP（イースタンプ）

※画像はE-STAMP（イースタンプ）公式より引用。

「電子契約を段取りよく導入できる自信が無い」という企業におすすめなのが、E-STAMP（イースタンプ）です。

E-STAMP（イースタンプ）は、GMOサインのシステムを使っており、安心安全な電子契約。電子契約のシステムは、GMOサインと同じと思っていただいてOK。

では一体、GMOサインのと何が違うのでしょうか？それは、サポート力です。E-STAMP（イースタンプ）には、極端な話、「電子契約関連を業者に丸投げしたい」と考えている企業向けのシステムが用意されています。

E-STAMP（イースタンプ）のサポートの中で特に注目していただきたいのが、「取引先様相談専用窓口」。つまり、クライアント専用の窓口が用意されており、クライアントの疑問を直接E-STAMP（イースタンプ）が解決してくれる、ということです。

さらに、E-STAMP（イースタンプ）には「プラチナサポートパック」も用意されています。プラチナサポートパックなら、電子契約導入にあたってクライアントへの説明など面倒なことを全てお任せできます。

>>>E-STAMPについて詳しくはこちら！

WAN-Sign

※画像はWAN-Sign公式より引用。

WAN-Signは、日本通運の子会社であるワンビシアーカイブズが運営している電子契約サービスです。WAN-SignもGMOサインの電子契約システムを運用しています。

では、WAN-SignとGMOサインとの違いは、一体何なのでしょうか？

まず特筆すべきは、WAN-Signには電子契約と紙ベースの契約を一元管理できるシステムがある、ということです。過去の原本も含め、全て一元管理可能。契約書の管理という面で、WAN-Signなら煩雑さを無くせます。

他システムとの連携もWAN-Signなら基本プランに含まれる形で標準装備されています。GMOサインでオプション扱いとなる、API連携・Kintone連携・Salesforce連携も問題ありません。

ただ若干、WAN-Signの料金システムは複雑です。月額1.1万円を基本にしますが、これは5,000件までの金額。データ量に応じて別途相談が必要です。また、書面契約を電子化する場合には別途費用が発生します。もちろん電子契約の料金はGMOサインと同様、実印レベルのもので330円/件、契約印レベルのもので110円/件かかります。

まとめ