RPAとは？できることは何？仕組みやメリットを解説！

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RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、PC上の作業を自動で行ってくれるツールのことです。人間がPC上で行うクリック・キーボード入力などの業務を自動化できることから、「仮想知的労働者(デジタルレイバー)」と呼ばれることもあります。

RPAとは人間の代わりに作業をこなすロボット

RPAでは、まずPCに「ロボット」と呼ばれるソフトウェアをインストールします。ロボットは人間がPC上で行っていた一連の作業工程を記憶し、人間に代わって自動で行ってくれるようになります。

人間が長時間PC上で単純作業を行うと、集中力が落ちてしまってミスが発生することもあるでしょう。しかし、ロボットであれば同じ作業を何時間も一定ペースで、疲れることなく正確に行うことができます。

RPAで「できること」

RPAは人間と違って単調な作業が得意です。したがって、決められたルールのもと何度も同じことを繰り返すような単純作業の自動化に向いています。

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▼【SFAとExcelの連携】RPA導入前と導入後のイメージ

RPAの仕組み

RPAにおけるシナリオとは、自動化したい業務の手順をまとめたものです。RPAではロボットがシナリオに基づいて業務を遂行するため、シナリオの質＝RPAの作業品質といっても過言ではありません。質の良いシナリオを作るためには、作成前に自動化したい業務の手順を細かく正確に可視化しておく必要があります。

シナリオ作成の方法はRPA製品ごとに異なります。先述のように、かつてのRPA製品ではシナリオをプログラミングする必要がありましたが、最近のRPA製品は実際の操作をRPAが記憶して自動化してくれるようになっています。簡単にシナリオ作成したいなら、プログラミング不要のRPA製品を選ぶことが大切です。

実際の操作をロボットに記憶させてシナリオ作成が終われば、次はシナリオの微調整が必要です。記憶させた動作を実行させても、思い通りに動かない場合がほとんどです。その場合は、意図したとおりにRPAが作業するように、シナリオを微調整しなければなりません。

このように、RPAで作業を自動化するためには最初は人の手でシナリオを作成しなければなりません。しかし、一度完璧なシナリオを作成してしまえば、RPAは24時間365日ずっと業務を遂行し続けてくれるのです。

RPAとAIの違い

RPAとAIの違いは「学習能力・判断能力の有無」です。RPAは指示された業務を正確に行うことはできますが、自分で何かを判断したり業務改善したりすることはできません。決められた作業以外はできない、柔軟性がないという点がRPAの弱みともいえます。

一方のAIは学習能力があるため、指示された一定業務であっても自分でデータを分析し、業務改善などの判断ができます。

将来的には、RPAロボットもAIの頭脳を持つようになると予測されています。そう遠くない未来に、RPAロボットが音声指示を理解して作業するようになったり、シナリオにない想定外の事象が発生したときにも自身で判断して作業を継続できたりするようになるかもしれません。

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RPAを導入する企業が増えている理由

RPAを導入する企業は年々増えています。IT市場調査会社のMM総研が年商50億円以上の1021社を対象に行った「RPA国内利用動向調査2020」によれば、国内企業のRPA導入率は38%となっています。そのうち、年商1,000億円以上の大企業498社に関しては導入率が51%でした。

人手不足

少子高齢化が進む日本において、企業は常に人手不足に悩まされています。ロボットは人間と違って24時間365日ずっと稼働できるので、RPAが人手不足の解消に役立つと期待して導入する企業が増えています。

働き方改革

日本政府が打ち出した「働き方改革」によって、企業は従業員が働きやすい環境を作り、生産性を向上させる必要に迫られています。そのためには、一人ひとりの労働時間を減少させるとともに、よりクリエイティブな仕事に専念できるようにしなければなりません。RPAによって複雑かつ時間のかかる作業を自動化すれば、従業員一人あたりの生産性を高めることができます。

競争力の強化

欧米企業のRPA導入率は日本企業よりも高いのが現状です。巨大なグローバル市場で勝ち抜く競争力を身につけるためにも、RPAを導入する企業は増えています。

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RPA導入のメリット

人的ミスを防げる

RPAは設定したシナリオに基づいてロボットが正確に作業を遂行するため、人的ミスが起きる心配がありません。人間であればミスをゼロにすることは不可能です。また、作業品質にもムラが生じてしまいます。ミスがないか何度も確認を重ねなければならないため、ロボットに比べて労力も時間も余計にかかってしまうでしょう。

RPAを活用すればミスの有無を確認する手間も省けるうえに、常に一定の作業品質を保つことができます。人間に比べてはるかに正確な作業を行うことができるのは、RPAの大きなメリットです。

業務の処理スピードが上がる

人間が手作業で行うよりも、RPAの方がスピーディーに作業を遂行できます。人間が数時間かけて行っていたような作業でも、RPAなら数分で終わらせることが可能です。

人間がコア業務に集中できる

従業員が営業戦略を練るなどの「人間にしかできないコア業務」に集中できるようになるのも、RPA導入の大きなメリットです。報告書をまとめたり、データの抽出をしたりなどの面倒な作業に手を取られて、自分が本来注力すべき仕事に専念できずに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

単純作業をRPAに任せてしまえば、人間はコミュニケーションが必要な仕事やクリエイティブな仕事に専念できます。その結果、一人ひとりの生産性を大きく向上させることが可能です。

大幅な人件費削減が可能

RPAの導入により単純作業が自動化されれば、一人ひとりの労働時間を大幅に減少させられます。従業員が単純作業に追われて残業したり、休日出勤したりすることもなくなるでしょう。一般的に、RPAを導入すれば人件費を今までの3分の1ほどに抑えられるといわれています。

また、人手不足を補うために従業員を新しく採用すれば、採用・教育に多大なコストがかかります。RPAを導入すれば、新たに人を雇うことなく生産性を維持・向上させることが可能です。

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RPA導入のデメリット

ロボットが停止することもある

例外的な処理が生じると、ロボットが停止してしまうことがあります。たとえば、設定したシナリオにはなかった画面が表示されただけで停止してしまうなどです。

RPAは決められた手順を正確に遂行することには長けていますが、例外的な処理や頻繁な手順変更には弱いのが特徴です。最初のうちは、人間が数名で行っていたような作業を、ロボット1体と人間1人で作業する体制に移行するなどが望ましいでしょう。

そして、「ロボットが例外的な処理でストップしたら、人間がその都度修正する」を繰り返します。そのうち、50%の精度でしか作業できなかったロボットも99%の精度で作業できるようになります。

ロボットを管理しきれなくなる可能性がある

ロボットを大量に作りすぎると、管理しきれなくなる可能性があります。やみくもにロボットを増やした結果、管理しきれない「野良ロボット」が生まれてしまうことがあります。

野良ロボットは知らないところで稼働し続け、サーバーに負荷を与えたりエラーを起こしたりします。そうならないためにも、ロボットは必要な業務の分だけ計画的に作ることが大切です。

導入コストがかかる

RPAの導入コストは決して安いものではありません。RPAには「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3種類があり、それぞれの平均的な導入コストは以下になります。

導入コスト以上のリターンがあるのかどうかなど、RPAは費用対効果を慎重に見極めて導入する必要があります。

まとめ

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