RPAとは?できることは何?仕組みやメリットを解説!

  • 公開日:2021年06月07日
  • RPA
RPAとは?できることは何?仕組みやメリットを解説!

オペレーター 杏奈

及川さーん、今度の日曜日、みんなでBBQしませんか〜?
あかんねやー。まだ仕事が大量に残ってて、日曜日も出社して仕事せなあかんねん…。営業報告書の作成もあるし、週明けの会議に向けて大量のデータをまとめて資料も作らなあかん。毎日残業もしとるのに、休日出勤までせなあかんとか、もー最悪やー!!!

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

うわ…悲惨ですね。
大量の作業に追われて、営業戦略を考える時間もあらへん。おかげでワシの営業成績は下がりっぱなしや。上司にも怒られてんねんで(泣)

新人Gメン及川

ベテランGメン園川

及川さんの会社は、RPAを導入していないんですか??
RPA?何それ、ウマイんか?

新人Gメン及川

ベテランGメン園川

食べ物ではありませんよ。RPAとは、PC上で行う面倒な作業を自動化してくれるツールのことです。RPAを導入すれば、及川さんの悩みもきっと解決できますよ!
なんやてー!そんな便利なモンがあるんか。ほな、詳しく教えて!!

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

了解です!では、今回はRPAとは何か?RPAの仕組みから「できること」、導入メリット。デメリットまで詳しく解説します!

RPAのお問い合わせ・見積もり依頼はこちら

 

RPAとは?仕組み・メリット・できることを解説!

 

RPAとは?

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、PC上の作業を自動で行ってくれるツールのことです。人間がPC上で行うクリック・キーボード入力などの業務を自動化できることから、「仮想知的労働者(デジタルレイバー)」と呼ばれることもあります。

 

RPAとは人間の代わりに作業をこなすロボット

RPAでは、まずPCに「ロボット」と呼ばれるソフトウェアをインストールします。ロボットは人間がPC上で行っていた一連の作業工程を記憶し、人間に代わって自動で行ってくれるようになります。

人間が長時間PC上で単純作業を行うと、集中力が落ちてしまってミスが発生することもあるでしょう。しかし、ロボットであれば同じ作業を何時間も一定ペースで、疲れることなく正確に行うことができます。

 

 

確かに残業中の作業って、寝とるんか起きとるんか分からんフラフラの状態でやっとるもんやから、資料もミスだらけやもんな。翌朝、上司から呼び出されて「やり直し!」て突き返されんねん。

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

ドンマイ、及川!
なんで呼び捨てやねん。

新人Gメン及川

 

RPAで「できること」

RPAは人間と違って単調な作業が得意です。したがって、決められたルールのもと何度も同じことを繰り返すような単純作業の自動化に向いています。

RPAで「できること」

PC上で完結する、決まった手順で繰り返し行う「ルーティンワーク」の自動化

 

オペレーター 杏奈

具体的に、RPAは以下のようなルーティンワークを自動化できます。

  • 大量データのダウンロード・アップロード
  • 営業成績などのグラフや表の作成
  • 広告レポート作成
  • 大量データのコピペ作業
  • 社員の勤怠データ入力
  • 問い合わせ内容の転記
  • ターゲットリスト作成
  • 顧客データ収集
  • 商品の在庫状況確認、商品情報の更新
  • 交通費精算
  • 毎月の請求書の作成・印刷
  • 大量の発送伝票の作成・印刷
  • 社員への一斉メール配信 など

 

RPAのお問い合わせ・見積もり依頼はこちら

 

新人Gメン及川

ワシがいっつも悩まされとるクソ面倒な作業が、すべて自動化できるやん!
上記はあくまでRPAでできることの一例に過ぎません。RPAにはもっと幅広い活用方法がありますからね。とにかく、RPAを導入すれば及川さんも残業しなくて済みますよ!

ベテランGメン園川

新人Gメン及川

ほんまやな〜。でも、どうせあれやろ?導入するためには、プログラミングとかの専門知識が必要なんやろ?
かつてのRPA製品はそうでした。しかし、近年ではプログラミング不要のRPA製品も増えています。その製品を選んで指定のチャートやステップ通りに進めれば、簡単にRPAを導入できます。しかも、ユーザー自身で修正もできるんですよ。

ベテランGメン園川

オペレーター 杏奈

ユーザー自身で修正可能というのは、ポイント高いですね!

新人Gメン及川

あと、もう1つ疑問があるんやけど…。ワシの会社では、営業のスケジュール・案件管理とか予実管理にSFA(営業支援システム)を使ってて、SFA上のデータをExcelにまとめて報告書にするっちゅう決まりやねんな。そういう「ツールをまたいだ作業」でも、RPAで自動化できるんか?
はい!もちろんです。RPAでは、Webサイトやシステムなどのツールをまたいだ作業も幅広く自動化できますよ。SFAとExcelを使った作業も楽々こなしてくれます!

ベテランGメン園川

 

【SFAとExcelの連携】RPA導入前と導入後のイメージ

 

新人Gメン及川

ほんまかいな!RPAすごいやん!!

 

RPAの仕組み

 

新人Gメン及川

RPAは人間の作業工程を記憶して自動でやってくれるっちゅう話やったな。ワシがやっとる一連の作業をRPAに記憶させるには、どないするんや?ソフトウェアをインストールしたら勝手にやってくれるわけじゃないやんな。
そうですね。RPAに作業を自動化させるには、まず及川さんが「シナリオ」を作成する必要があります。

ベテランGメン園川

新人Gメン及川

シナリオ?

 

RPAにおけるシナリオとは、自動化したい業務の手順をまとめたものです。RPAではロボットがシナリオに基づいて業務を遂行するため、シナリオの質=RPAの作業品質といっても過言ではありません。質の良いシナリオを作るためには、作成前に自動化したい業務の手順を細かく正確に可視化しておく必要があります。

シナリオ作成の方法はRPA製品ごとに異なります。先述のように、かつてのRPA製品ではシナリオをプログラミングする必要がありましたが、最近のRPA製品は実際の操作をRPAが記憶して自動化してくれるようになっています。簡単にシナリオ作成したいなら、プログラミング不要のRPA製品を選ぶことが大切です。

実際の操作をロボットに記憶させてシナリオ作成が終われば、次はシナリオの微調整が必要です。記憶させた動作を実行させても、思い通りに動かない場合がほとんどです。その場合は、意図したとおりにRPAが作業するように、シナリオを微調整しなければなりません。

このように、RPAで作業を自動化するためには最初は人の手でシナリオを作成しなければなりません。しかし、一度完璧なシナリオを作成してしまえば、RPAは24時間365日ずっと業務を遂行し続けてくれるのです。

 

新人Gメン及川

シナリオはRPAロボットを動かすための指示書みたいなモンやな。確かに、指示書が適当やったら人間でも正確に作業できへんもんな。「RPAはシナリオが大事」と…。しっかりメモったで!

 

RPAとAIの違い

 

新人Gメン及川

RPAの仕組みは分かったわ。簡単に言えば、RPAは人間に代わってPC作業をやってくれるAI(人工知能)っちゅうことやんな?
う〜ん、それがちょっとだけ違うんですよね…。RPAはAIと思われがちなのですが、実は似て非なるものなんです。

ベテランGメン園川

新人Gメン及川

へ?そうなん?

 

RPAとAIの違いは「学習能力・判断能力の有無」です。RPAは指示された業務を正確に行うことはできますが、自分で何かを判断したり業務改善したりすることはできません。決められた作業以外はできない、柔軟性がないという点がRPAの弱みともいえます。

一方のAIは学習能力があるため、指示された一定業務であっても自分でデータを分析し、業務改善などの判断ができます。

 

 

ベテランGメン園川

RPAは人間の手足の代わりになるような存在、AIは人間の脳の代わりになるような存在といったイメージですね!
なるほどな。つまり、RPAはこの及川様の手足となって、馬車馬のように働いてくれる忠実な下僕っちゅうワケやな!

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

なんて偉そうな言い方するんですかーっ!

 

将来的には、RPAロボットもAIの頭脳を持つようになると予測されています。そう遠くない未来に、RPAロボットが音声指示を理解して作業するようになったり、シナリオにない想定外の事象が発生したときにも自身で判断して作業を継続できたりするようになるかもしれません。

 

RPAのお問い合わせ・見積もり依頼はこちら

 

RPAを導入する企業が増えている理由

RPAを導入する企業は年々増えています。IT市場調査会社のMM総研が年商50億円以上の1021社を対象に行った「RPA国内利用動向調査2020」によれば、国内企業のRPA導入率は38%となっています。そのうち、年商1,000億円以上の大企業498社に関しては導入率が51%でした。

 

新人Gメン及川

え!?約4割の企業がRPAを導入しとるんか!もしかして、園川くんの会社も導入済みなん?
もちろんです!

ベテランGメン園川

新人Gメン及川

ほんまかいな!うちの社長も園川くんを見習ってほしいわ〜。でも、なんでそんなにRPAを導入する企業が増えとるんや?
RPAを導入する企業が増えたのには、主に3つの理由があります。

ベテランGメン園川

  1. 人手不足
  2. 働き方改革
  3. 競争力の強化

 

人手不足

少子高齢化が進む日本において、企業は常に人手不足に悩まされています。ロボットは人間と違って24時間365日ずっと稼働できるので、RPAが人手不足の解消に役立つと期待して導入する企業が増えています。

 

働き方改革

日本政府が打ち出した「働き方改革」によって、企業は従業員が働きやすい環境を作り、生産性を向上させる必要に迫られています。そのためには、一人ひとりの労働時間を減少させるとともに、よりクリエイティブな仕事に専念できるようにしなければなりません。RPAによって複雑かつ時間のかかる作業を自動化すれば、従業員一人あたりの生産性を高めることができます。

 

競争力の強化

欧米企業のRPA導入率は日本企業よりも高いのが現状です。巨大なグローバル市場で勝ち抜く競争力を身につけるためにも、RPAを導入する企業は増えています。

 

え?うちの会社、時代遅れやない?社長とか、いまだに「仕事は気合やーっ!」とか言うて、残業させまくっとるで。働き方改革の「は」の字も実行されてへん気がするわ…(泣)

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

確かに、ここまでテクノロジーが発達した現代では、根性論で仕事するのは時代遅れなのかも…。だからこそ、及川さんがRPAの導入メリットをしっかり理解して、社長を説得すればいいんですよ!
せやな!

新人Gメン及川

 

RPAのお問い合わせ・見積もり依頼はこちら

 

RPA導入のメリット

 

ベテランGメン園川

続いて、RPAの導入メリットを見ていきましょう。RPAの導入メリットは主に4つあります。

  1. 人的ミスを防げる
  2. 業務の処理スピードが上がる
  3. 人間がコア業務に集中できる
  4. 大幅な人件費削減が可能

 

人的ミスを防げる

RPAは設定したシナリオに基づいてロボットが正確に作業を遂行するため、人的ミスが起きる心配がありません。人間であればミスをゼロにすることは不可能です。また、作業品質にもムラが生じてしまいます。ミスがないか何度も確認を重ねなければならないため、ロボットに比べて労力も時間も余計にかかってしまうでしょう。

RPAを活用すればミスの有無を確認する手間も省けるうえに、常に一定の作業品質を保つことができます。人間に比べてはるかに正確な作業を行うことができるのは、RPAの大きなメリットです。

 

業務の処理スピードが上がる

人間が手作業で行うよりも、RPAの方がスピーディーに作業を遂行できます。人間が数時間かけて行っていたような作業でも、RPAなら数分で終わらせることが可能です。

 

ベテランGメン園川

実際に、私の会社では年間の作業時間を50〜80%削減できた例もありますよ!

 

人間がコア業務に集中できる

従業員が営業戦略を練るなどの「人間にしかできないコア業務」に集中できるようになるのも、RPA導入の大きなメリットです。報告書をまとめたり、データの抽出をしたりなどの面倒な作業に手を取られて、自分が本来注力すべき仕事に専念できずに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

単純作業をRPAに任せてしまえば、人間はコミュニケーションが必要な仕事やクリエイティブな仕事に専念できます。その結果、一人ひとりの生産性を大きく向上させることが可能です。

 

これや、これーっ!ワシが営業活動だけに専念してみ?とんでもない営業成績たたき出したるで!

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

それは疑問ですけどね…。

 

大幅な人件費削減が可能

RPAの導入により単純作業が自動化されれば、一人ひとりの労働時間を大幅に減少させられます。従業員が単純作業に追われて残業したり、休日出勤したりすることもなくなるでしょう。一般的に、RPAを導入すれば人件費を今までの3分の1ほどに抑えられるといわれています。

また、人手不足を補うために従業員を新しく採用すれば、採用・教育に多大なコストがかかります。RPAを導入すれば、新たに人を雇うことなく生産性を維持・向上させることが可能です。

 

RPAのお問い合わせ・見積もり依頼はこちら

 

RPA導入のデメリット

 

オペレーター 杏奈

メリットだらけに思えるRPAですが、導入にあたって知っておくべきデメリットもあります。事前に確認しておきましょう!

 

ロボットが停止することもある

例外的な処理が生じると、ロボットが停止してしまうことがあります。たとえば、設定したシナリオにはなかった画面が表示されただけで停止してしまうなどです。

RPAは決められた手順を正確に遂行することには長けていますが、例外的な処理や頻繁な手順変更には弱いのが特徴です。最初のうちは、人間が数名で行っていたような作業を、ロボット1体と人間1人で作業する体制に移行するなどが望ましいでしょう。

そして、「ロボットが例外的な処理でストップしたら、人間がその都度修正する」を繰り返します。そのうち、50%の精度でしか作業できなかったロボットも99%の精度で作業できるようになります。

 

ロボットを管理しきれなくなる可能性がある

ロボットを大量に作りすぎると、管理しきれなくなる可能性があります。やみくもにロボットを増やした結果、管理しきれない「野良ロボット」が生まれてしまうことがあります。

野良ロボットは知らないところで稼働し続け、サーバーに負荷を与えたりエラーを起こしたりします。そうならないためにも、ロボットは必要な業務の分だけ計画的に作ることが大切です。

 

導入コストがかかる

RPAの導入コストは決して安いものではありません。RPAには「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3種類があり、それぞれの平均的な導入コストは以下になります。

RPAの導入コスト
  • デスクトップ型:0円~20万円
  • サーバー型:100万円~(※数千万円かかる場合もある)
  • クラウド型:30万円~50万円

 

導入コスト以上のリターンがあるのかどうかなど、RPAは費用対効果を慎重に見極めて導入する必要があります。

 

新人Gメン及川

よっしゃ、RPAのメリットはよう分かった!早速、社長を説得してRPAを導入や!そうと決まれば、日曜日に出社なんかやってられるかい!みんなでBBQ行くでー!
及川さん、良かったですね!

ベテランGメン園川

新人Gメン及川

園川くんは肉担当!杏菜ちゃんは酒、ワシは野菜担当な!

オペレーター 杏奈

及川さんが一番安上がりじゃないですかーっ!

 

まとめ

  • RPAとは人間がPC上で行う面倒な作業を自動化してくれるロボット
  • RPAが得意なのはPC上で完結するルーティンワークの自動化
  • RPAで作業を自動化するには、「シナリオ」の作成が大事
  • プログラミング知識が不要なRPA製品もある
  • RPAの導入メリットは、「業務効率化」「人件費の削減」「一人ひとりの生産性の向上」
  • RPAの導入にはコストがかかるため、費用対効果を考えて慎重に

 

ベテランGメン園川

Gメンでは信頼のおけるRPA販売会社をご紹介いたします。ルーティンワークを自動化して自社の生産性を高めたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください!

 

RPAのお問い合わせ・見積もり依頼はこちら

RPAカテゴリの最新記事