定額制レンタルプリンターとは?月15,000円程度でカラー印刷し放題!

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定額制?印刷し放題?レンタルプリンターの基本をおさらい!

プリンターや複合機のリースを検討している企業の方に「ちょっと待って」と検討事項に加えて欲しいレンタルプリンター。巷で耳にすることはあっても、レンタルプリンターの仕組みや概要を理解していないことが多いと思います。

そこで、今回は初心に戻って「レンタルプリンターとは?」をメリット・デメリットの両面も含めて、一緒に考えていきましょう。安易なリース契約はコスト圧迫に繋がるだけ!優秀な経営者や知識が豊富な担当者はレンタルプリンターを選択する時代に突入しています!!

プリンターのレンタルってどういうこと?

多くの企業ではプリンターをリース契約していますが、そもそもリースとレンタルではどのような違いがあるのでしょうか?

リースもレンタルも「借りる」という意味では同じですが、リースの場合は貸す側の会社が新たに物品を購入し企業に貸し出しますが、レンタルは貸す側の会社が既に所持しているものを企業に賃し出すことがほとんどです。よって、どちらも「借りる」ことに変わりはないものの、リースの方が料金は割高です。

リースとレンタルの違いについては、プリンターや複合機に限らず、自動車や物件、パソコンなど様々なものについても同様です。一般的にレンタルは短期間の賃貸借、リースは長期間の賃貸借と認識されていますが、レンタルの場合は長期契約が可能なことに対して、リースでは短期契約ができないことがほとんどです。

一旦、ここまでを踏まえて、レンタルプリンターのメリット・デメリットについて考えてみましょう。

<レンタルプリンターのメリット:リースとの違い>

★リースとは異なり、短期間でも借りることができる
→事務所の立ち上げなど一時的な利用を検討しているシーンや将来的な人員数や事業計画が不確定な場合にも便利。

★リースとは異なり、原則として途中解約が可能
→事業計画や予定の変更にフレキシブルな対応が可能(柔軟性に富み臨機応変な選択が可能)。
→「おためし」で契約し、様々なプリンターを使用しながら納得できる機種を見つけられる。
※ただし『最低契約期間』として1ヶ月~6ヶ月の契約期間が定められており、この期間内に解約をする場合は違約金が必要。その場合でも、そもそものレンタル料金がお手頃価格なので違約金の額が小さく、コストの圧迫を招かない。

<レンタルプリンターのデメリット:リースとの違い>

★リースとは異なり、選べるプリンターの種類が少ない
→リースは新規で購入したプリンター・複合機を貸し出すので、印刷速度やカラーバリエーションなどの性能面やお好きなブランド等、幅広い選択肢の中から選ぶことが可能。一方、レンタルは貸す側の会社が既に所持しているプリンターを貸し出すため、取り扱い機種や在庫に限りがある場合が多い。しかし、最低契約期間が短い、あるいは違約金がリースよりも安価など、契約に関しての条件が良いため、さらに性能の優れたプリンターや複合機を望む場合はリースとは違い容易に再検討することができる。

レンタルプリンターの料金

レンタルプリンターとリースの違いを理解して頂けたでしょうか?
次にレンタルプリンターの仕組みについて、一緒に確認していきましょう。

レンタルプリンターの月額料金

まずはコスト面でも大きな鍵となるレンタル費用についてチェックしてみます。A3サイズへの対応、スキャン機能の有無など、機種や性能、レンタル会社によって月額料金は異なりますが、ざっくりした目安をお伝えすると、月額10,000円~20,000円が相場で、月額15,000円前後が平均額です。

カウンター料金は不要の印刷し放題

リースのようなカウンター料金(コピーやプリントアウト1枚につき発生する料金)も掛からず、印刷し放題な点がレンタルプリンターの最大の特徴。推奨されている月間枚数または年間枚数こそありますが、あくまでも推奨。たとえオーバーしたとしても追加料金は掛かりません。しかし、月間で1万枚を超える場合はプリンターが故障するリスクが高まり、修理完了や交換まで印刷できない期間が発生してしまう恐れもあるので、あらかじめ月間1万枚以上の印刷予定がある場合は複数台の導入を検討されると良いでしょう。また、レンタルコピーはインクが無くなった場合、レンタル会社に注文すると無料で届けてもらうことができます。さらに、故障の際の修理や部品交換も料金は一切不要で、コピー用紙代以外は全て月額レンタル料金の中に含まれていると考えて良いでしょう。

本当に月額1~2万のレンタル料金だけ?

基本的にレンタルプリンターの費用は月額のレンタル料金のみ(用紙代は別途)なので、初期費用を用意する必要がありません。また、月額のレンタル料が1万~2万円と安いため、導入を気軽に検討できるだけではなく、リース契約で必要不可欠な与信審査も行われないので(簡易審査が行われるケースはある)、契約から最短3日程度のスピード導入を実現することができます。ただし、料金は定額制なので月間数十枚しか印刷しない場合は割高になります。この場合、リースでもリース料金や保守代など見合わないことが多いので、印刷枚数が極端に少ないようであれば、USBなどにデータを移してコンビニで印刷をした方が良いでしょう。

ここまでの情報をまとめて、レンタルプリンターのメリット・デメリットを再び考えてみます。

<レンタルプリンターのメリット:コスト>

★必要なのはレンタル料金だけ
→基本的には月額1万~2万のレンタル料金にインク代や修理代が含まれており、用紙代を除けば月額料金以外は発生しない仕組み。初期費用、さらには定期的な点検と稀にある修理のためだけに支払い続ける高額な保守代も発生せず、なおかつ与信審査に必要な書類の用意など手間も掛からない(簡易的な審査が行われるケースはある)。また、インクの発送に掛かる送料も負担してもらえる。

★定額制の印刷し放題なので印刷ミスも気にならない
→料金は定額制でコピーやプリントアウト1枚ごとに加算されるカウンター料金は一切ナシ。印刷し放題なので、月間3,000枚の印刷でも8,000枚の印刷でも均一料金。居酒屋の飲み放題やスマホのパケ放題と同様で、利用すればするほどお得。また、カウンター料金が発生しないため「会議の出席者全員に印刷資料を配布する」「グラフのレイアウトをとりあえず紙で確認してみる」など効率的な仕事ぶりに繋げることも可能。印刷ミスも気にならず何度だって微調整を行えるが、コピー用紙は有料なので紙を節約する意識は必要。

★解約リスクも最小限
→リースは一度契約を結んでしまうと、契約期間中の解約に違約金(主に解約期間までのリース料)が発生し、なおかつ契約期間が長めなので、コストは気になるのに解約に踏み切れない矛盾が生じる。一方、レンタルは最低契約期間を過ぎれば、原則としていつでも契約解除が可能。また、最低契約期間内に解約を行う場合も、レンタル料がリーズナブルなため、違約金も手頃で痛手は小さい。

<レンタルプリンターのデメリット:コスト>

★日常的に大量印刷を行う場合は注意点あり
→コスト面で優位に立つレンタルプリンターだが、プリンターごとに月間の推奨枚数が定められていることが多く、その枚数を超えたところで追加料金やペナルティは課されないものの、故障や不具合の懸念が高まる。日常的に大量の印刷を行う可能性が高い場合は、導入台数を2台にしてもリースよりは安いので、複数導入を視野に入れるなど対策が必要。逆に、印刷し放題で定額制なので印刷枚数が極端に少ない場合は損。リースの場合は1枚ごとのカウンター料金が加算されるため、毎月の請求額が異なり節約できた感があるが、レンタルは定額。しかし、プリンだけ食べたい人がビュッフェ(定額制)に行っても、コース料理(高額な保守料などが発生するリース)のみが提供される店に行っても結局は損をするように、少量しか印刷しないことが明らかなのであれば、レンタルもリースもせず、コンビニなどで済ます方が得策。

レンタルプリンターの性能

レンタルプリンターの概要と料金まで復習したところで、次はレンタルプリンターの性能についてチェックしていきましょう。

慣れるまでは印刷速度に不満!?

レンタルプリンターの多くは主に家庭用プリンターなので、業務用の複合機と比べてしまうと、印刷速度が遅く感じてしまい、慣れるまでは不満に思うことがあるかもしれません。機種によって異なるので一概には言えませんが、目安で言えば毎分10~20枚程度が主流のため、日常的に高速印刷が可能な複合機を使っている方はスピードの面で物足りなさを感じてしまいがちです。しかし、言い換えれば1分間で10~20枚は印刷できるので、10分もあれば100枚以上の印刷が可能です。

プリンターの前で黙って立って待っていようとも、速度が速まることはありません。それは取引先や上司へ送ったメールの返信でも同じこと。大切なポイントは空いた時間を有効に活用することでしょう。また、不満に感じる点が印刷速度だけならば、ほとんどの方がすぐに慣れるため、レンタルプリンターの継続率は非常に高くなっています。

以下、コピー機Gメンでレンタルコピーを契約した企業さまの継続率(1年以上の継続)です。

▶ スリホ           79.1%
▶ ウルトラプリント  75.5%
▶ インク使い放題 48.0%

75.3%の企業さまが1年以上継続して、レンタルプリンターを使用しています。詳しくは>>「契約後の継続率を調査しました」をご確認下さい。

カラーの品質は写真用プリンター以下

レンタルコピーで取り扱っているプリンターは、インクを細かい粒にして噴射するタイプの印刷(インクジェット)なので、写真の印刷を主な目的としているフォトプリンターと比べて、カラーの美しさでは見劣りしてしまいます。また、印刷方式の違いだけではなく、コストを抑えるために外国製のインクを利用していることも見劣りする原因の一つとして考えられます。しかし、プリンターに限らずテレビやスマホでも、画面に映る色の美しさや繊細さを競う製品が次々と発売されていますが、どれも赤は赤に見え、青は青に見え、よほどのこだわりを持つ人でなければ大きな違いを感じないでしょう。プリンターもデザイン業者の印刷物など、細かい表現を色で分別させるものでなければ、何ら問題はなく資料としては十分な品質と言えます。

また、一般的にインクジェットの方が圧倒的に省エネなので、消費電力についても気になりません。

それでは、性能に関してレンタルプリンターのメリット・デメリットをまとめてみました。

<レンタルプリンターのメリット:性能>

★インクジェットタイプなので省エネで電気代の節約にもなる
→レンタルプリンターで貸し出されるプリンターの多くは、消費電力の少ないインクジェットタイプ。一例を挙げると、インクジェットタイプであるエプソンのPX-K150は動作時の消費電力が約13Wなのに対して、レーザータイプであるブラザーのHL-L2320Dは印刷時の消費電力が約452Wで、ピーク時にはもっと大きな電力が使われる。印刷は用紙だけではなく、電力を使うことも念頭に入れておこう。

<レンタルプリンターのデメリット:性能>

★印刷速度が高速複合機に比べて遅い
→レンタルプリンターの印刷枚数は毎分10~20枚の低速機が多いため、コストよりも印刷スピードを重視する企業には不向きかもしれない。ただし、速度だけなら「慣れる」ことが大半で、この印刷速度がデフォルトであると認識できるようになれば、大きなストレスを抱えることなく圧倒的なコストカットを実現できる。

★フォトプリンターに比べてカラーの美しさは劣る
→レンタルプリンターの多くは、インクジェット方式かつランニングコストを抑えるために外国製インクを使用しているため、カラー印刷の出来栄えはフォトプリンターより劣る。しかし、発色自体に問題はなく、緻密な色合いを求めるデザイン業種以外であれば品質的に気にならない。

レンタルプリンターのアフターサポート

レンタルプリンターの概要、レンタル料金やコスト、プリンターの性能、と順に復習を進めた最後は「レンタルプリンターのアフターサポート」についてチェックしていきます。その前に、リース契約を行うとほぼ強制的にセットとなる保守契約について復習しましょう。

保守契約とは、製品の故障や不具合が生じた場合、貸した側の会社が修理担当者などを送り、修理や復旧のためのメンテナンスをさせる有償のサービスです。これにより、借りた側の社内にプリンターや複合機に関する知識を持つ人がいなくても、速やかな解決を図ることができます。しかし、契約期間内はリース料の他に保守の基本料金(カウンター料金に保守料が含まれるケースが主流)が発生し、不具合があった際の訪問出張料金なども別途必要になります。一方、レンタルプリンターの場合は、原則としてレンタル代とは別の保守契約がありません(形式的に「月額料金に含まれる」と明記している会社もあります)。

これはリースとレンタルの仕組みに根本的な違いがあるためで、リースの場合は貸し出す物、この場合で言えばプリンターや複合機の保守管理が契約期間内は借りた側に移ります(所有権はリース会社のまま)。しかし、借りた側はリースした物に関する知識や高度な修理技術を持っていないために、貸した側と保守契約を結び、契約期間内は有償でメンテナンスやサポートを受けることになります。一方、レンタルの場合は契約期間であっても、貸した物の保守管理がレンタル会社のままなので、わざわざ保守契約を結ぶ必要がなく、何か不具合が生じた際はレンタル会社が対応します。

これはプリンターに限らず、自動車や業務用冷蔵庫等でも同じで、リースの場合は有償の保守契約を結び、定期的なメンテナンスも含めて貸した側が契約期間内の保守対応を続け、レンタルの場合は数時間だけ借りたレンタカーやイベントのために1日だけ借りた業務用冷蔵庫に不具合が生じた際、原則として無償でレンタル会社が対応します。

プリンターが故障した場合は?

リースのように保守契約がないレンタル。故障の際は、どのようにすれば良いのでしょうか?
レンタルした物の管理は「レンタル会社」にあるので、故障や不具合の連絡を行うと速やかに対応してくれます。ただし、必ずしも訪問対応を行うとは限りません。プリンターの不具合は、電話やメールを使った簡単な説明で対処できるケースが多く、コールセンターによるサポートで解決できるようであれば、専門スタッフと二人三脚でトラブルの解消を目指します。

もし、それでも解決しない場合は、レンタル会社によって異なりますが、無料で訪問修理を行うこともあれば、無料で新しいプリンターと交換することもあります。全国に多数の営業所とスタッフを抱え、ある程度なら時間の融通も利く大手メーカーと比べると、自社内のスタッフが多少なりとも手を動かさなければならない煩わしさや交換までのタイムラグはありますが、何ひとつ不具合が起きなくても、リース料とは別の「保守料」を支払い続けることを考えれば、許容範囲と言えるでしょう。

次回以降、印刷し放題のレンタルプリンターを提供する会社を1社ずつチェックしていきます!
月額料金は?サービス内容は?アフターサポートは?気になる項目を徹底チェック!!

お見逃しのなく!!


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