ビジネスフォンに録音機能を外付けする方法｜後付け機器・費用・注意点

カスハラ対策｜電話録音を相談する

外付けする前に現在のビジネスフォンの録音機能を確認する

外付け録音装置を購入する前に、現在使用しているビジネスフォンが通話録音に対応していないか確認しましょう。電話機に録音ボタンが見当たらなくても、設定変更や録音ユニット、ライセンスなどの追加によって録音できる場合があります。

電話機の型番は、本体の裏側や底面に貼られたシールで確認できます。型番が分からない場合は、電話機と周辺の電話設備を撮影し、販売店へ送って確認してもらいましょう。

ビジネスフォンに録音機能を外付けする4つの方法

ビジネスフォンに録音機能を後付けする方法は、大きく分けて次の4つです。

※専用録音装置と一括録音装置の費用は、本記事で紹介するタカコム製品のメーカー価格をもとにしています。工事費や追加機器は含まれていません。

録音アダプターと市販のボイスレコーダーで簡易録音する

電話機と受話器の間に録音アダプターを取り付け、市販のICレコーダーやボイスレコーダーへ通話音声を保存する簡易的な録音方法があります。

大掛かりな工事の必要が無いため導入しやすく、特定の電話機で必要な通話だけを録音したい場合に適しています。

ただし、担当者が通話のたびに録音操作を行う製品も多く、録音を開始し忘れる可能性があります。録音告知アナウンスや、録音データの検索・一元管理にも基本的には対応していません。

録音・保存一体型の専用装置を電話機ごとに接続する

録音・保存機能を備えた専用の通話録音装置を、電話機本体と受話器の間などに接続する方法です。ボイスレコーダーを別に用意するのではなく、専用装置1台で通話の録音・保存・再生まで行えます。

今回紹介するタカコム製品のメーカー価格は、1台あたり税別3万4,000～7万3,000円です。受付やお客様相談窓口など、録音したい電話機が1台～数台に限られる場合は、会社全体へ録音システムを導入するより費用を抑えられる可能性があります。

ただし、基本的には録音する電話機ごとに装置が必要です。設置台数が多くなると、回線側へ設置する録音システムより高くなる場合があります。

一括録音装置で複数の電話機・回線をまとめて録音する

複数の電話機や電話回線を1台の録音装置へ接続し、複数の通話をまとめて録音・管理する方法です。会社全体で電話録音を行いたい場合や、複数の電話機で録音したデータを一括管理したい場合に向いています。現在のビジネスフォンを残したまま導入できる製品もあります。

必要な装置の種類や数は、電話機の台数だけでなく、電話回線の種類や最大同時通話数によって決まります。

今回紹介するタカコムVR-518シリーズのメーカー価格は、税別47万～91万円です。さらに工事費や接続アダプターなどが加わるため、総額は個別見積となります。電話機ごとの専用装置より本体価格は高いものの、録音対象が多い場合は、電話機1台ずつに録音装置を設置するより安くなる可能性があります。

既存の電話設備にクラウド管理型録音サービスを追加する

現在の電話設備へ専用機器を接続し、通話を自動録音して、録音データをクラウド上で保存・管理する方法です。現在の電話番号やビジネスフォンを残したまま導入できるサービスもあります。

一方、クラウド管理型のサービスでは、機器代や設置費のほか、月額料金、クラウド利用料、保守費などが発生する場合があります。料金に含まれる範囲や録音データの保存期間はサービスによって異なるため、契約期間中の総額を確認しましょう。

録音データをパソコンから確認できる製品でも、データの取り込み方や確認できる場所は異なります。

SDカード型は録音データを手作業でパソコンへ移す必要があります。LAN管理型は社内ネットワーク上のパソコンから確認でき、クラウド管理型は社外や別拠点からも録音を確認しやすい点が特徴です。誰が、どこから録音を確認するのかを決めたうえで、管理方法を選びましょう。

カスハラ対策に使える外付け通話録音装置・サービスを比較

簡易録音は自動録音や録音告知に対応しにくいため、ここからはカスハラ対策に利用しやすい外付け録音装置・サービスを比較します。

※接続できる電話設備や録音告知の対応状況は、電話機・回線・接続方法によって異なります。
※FR-biz1000の価格は、導入ユーザーから得た月額リース料の情報です。メーカー公表価格ではありません。リース会社の料率、契約期間、導入構成、工事内容などによって実際の金額は異なります。

録音する電話機の台数や、必要な機能に応じた選び方を図にまとめました。

まず録音する電話機・通話の範囲を決め、そのうえで録音告知、クラウド管理、AIによる通話分類など、必要な機能に対応する製品を選びましょう。

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電話機1台から導入できる外付け録音装置

受付や相談窓口など、特定の電話機だけを録音したい場合は、電話機ごとに接続する外付け録音装置が候補になります。ここでは、録音・保存を1台で行えるタカコムの通話録音装置を紹介します。

タカコム VR-D179／VR-D179A

タカコムのVR-D179・VR-D179Aは、電話機1台から導入できる通話録音装置です。

VR-D179は電話機本体と受話器の間などへ接続し、その電話機の通話を録音します。

出典：株式会社タカコム公式

VR-D179Aは受話器接続に加え、アナログ一般回線への接続にも対応しています。

録音データはSDカードに保存されます。パソコンで確認する場合は、装置をUSBケーブルでパソコンへ接続するか、SDカード内のデータをパソコンへ取り込み、専用ソフト「Voice Player VPS179」で検索・再生します。

パソコンからネットワーク経由で、装置内の録音データを直接確認することはできません。録音した電話機の近くで再生するか、必要なデータをパソコンへ移して確認する運用に向いています。

タカコム VR-L147H／VR-L147H SC

VR-L147H・VR-L147H SCも、電話機1台に接続して通話を自動録音する装置です。VR-D179シリーズとの大きな違いは、LANに対応しており、録音データをネットワーク経由で管理できることです。

VR-D179シリーズでは、USB接続やSDカードを使って録音データをパソコンへ取り込む必要があります。一方、VR-L147Hシリーズは、同じネットワーク上のパソコンから装置へ接続し、ブラウザ上で録音データを検索・再生できます。

そのため、管理者が自席のパソコンから録音を確認したい場合や、複数台の録音データを録音サーバーへ集約したい場合に適しています。APIを利用して、CTI・CRMから録音開始などを制御することも可能です。

ただし、VR-L147Hシリーズには、録音告知機能の記載が公式仕様にありません。カスハラの抑止を目的に告知アナウンスを流したい場合は、別の商品を検討しましょう。

複数の電話機をまとめて録音できる外付けシステム

会社全体の通話を録音したい場合は、電話機1台ずつに装置を取り付けるのではなく、複数の電話機や回線をまとめて録音できるシステムが候補になります。ここでは、既存のビジネスフォンを残したまま導入できる製品を紹介します。

タカコム VR-518シリーズ

VR-518シリーズは、複数の電話機や電話回線をまとめて録音できる、小規模事業者向けの通話録音装置です。現在の設備に合わせて、次の機種から選択します。

それぞれに最大約1,000時間録音できる標準モデルと、最大約4,000時間録音できるLCモデルが用意されています。接続できる電話設備は同じで、主な違いは録音データの保存時間です。

VR-518シリーズのメーカー価格は、標準モデルが税別47万～85万円、長時間録音に対応するLCモデルが税別53万～91万円です。接続方法と録音時間によって価格が異なります。

通販サイトでは、標準モデルのVR-518Hが税込約43万3,000円、VR-514BRI・VR-518Aが税込約77万8,000～78万円で販売されている例があります。ただし、販売価格や在庫は変動します。

受話器接続型のVR-518Hは、本体とは別に電話機ごとの通話録音アダプターが必要です。電話機8台を録音する場合は8台分のアダプターが必要になるため、本体価格に加えてアダプター代や工事費を確認しましょう。

録音データは本体の内蔵メモリへ保存され、ネットワーク上のパソコンから検索・再生できます。

トビラフォンBiz3／BizLite

トビラフォンBiz3・BizLiteは、現在の電話設備へ接続し、通話録音や録音告知、迷惑電話対策などを追加できるサービスです。

出典：トビラシステムズ株式会社

Biz3は8～48チャネルのモデルがあり、録音時間は標準約1,250時間です。有料オプションを追加すると、最大約25,000時間まで増やせます。BizLiteは3チャネル以下の小規模事業者向けで、最大約350時間録音できます。

トビラフォンBiz3・BizLiteはオープン価格のため、導入先ごとに見積が必要です。メーカーへ確認したところ、トビラフォンBizは100％代理店販売であり、販売店によって価格や提案内容が異なるため、参考価格や見積例も公開できないとのことでした。

見積では、本体・工事・ライセンス・保守・オプションを含めた契約期間中の総額を確認しましょう。実際の見積事例が集まり次第、本記事へ価格情報を追記します。

トビラフォンBiz3は録音だけでなく、録音告知や迷惑電話対策、複数拠点の管理までまとめて導入したい会社に向いています。VR-518シリーズなどの機器購入型の装置と比較する場合も、同じ利用期間にそろえて総額を比べましょう。

FR-biz1000

FR-biz1000は、現在の電話番号やビジネスフォンを変更せずに後付けできる、AI機能付きの通話録音・管理装置です。発信・着信の通話を自動録音し、録音データをクラウドへ保存します。

管理者がすべての録音を聞かなくても、問題のある通話を見つけやすい点がFR-biz1000の特徴です。電話番号・期間・キーワード・通話分類などから録音を検索でき、必要に応じて音声の再生やダウンロードも行えます。

FR-biz1000はオープン価格で、メーカーによる本体価格や標準料金は公開されていません。ただし、導入ユーザーから得た情報では、月額リース料26,000～30,000円程度、中央値は約28,000円です。

なお、FR-biz1000には録音告知、IVR、迷惑電話の自動ブロック機能がありません。録音前の告知によってカスハラを抑止したい場合や、電話の自動振り分け、迷惑電話対策もまとめて導入したい場合は、トビラフォンBiz3などと比較しましょう。

FR-biz1000は、録音告知による事前の抑止よりも、録音後にAIで問題のある通話を見つけ、管理者へ通知する仕組みを重視する会社に適しています。

その他のクラウド・サーバー型通話録音サービス

録音データを離れた場所から確認したい場合は、クラウドや専用サーバーで管理できるサービスも検討しましょう。

RecACE plus

RecACE plusは、現在の電話番号や対応するひかり電話を変更せず、専用機器を接続して通話を録音するサービスです。録音データはクラウドへ自動保存され、パソコンやスマートフォンから検索・再生できます。

RecACE plusの料金は公開されておらず、初期費用・月額料金とも個別見積です。利用する回線数や録音条件などを販売店へ伝え、機器代・設置費・月額料金を含めた契約期間中の総額を確認しましょう。

録音データを1年間・容量無制限で保存できるため、通話件数が多い会社ほど利用しやすいサービスです。録音告知の対応方法や、契約終了時に録音データを取り出せるかも確認しておきましょう。

YouWire Office

YouWire Officeは、オフィス内に小型の録音装置を設置し、固定電話による全通話を自動録音するシステムです。通話開始と同時に録音を始め、通話終了後に録音データを自動的にサーバーへ送信します。通話日時や電話番号などから検索でき、CTI・顧客管理システムとの連携にも対応しています。

保存方法は、次の2種類から選択できます。

YouWire Officeの料金も公開されておらず、導入する回線数、保存容量、保存期間、クラウド・オンプレミスのどちらを選ぶかによって個別見積となります。録音用機器は購入だけでなく、レンタルで導入することも可能です。

クラウド型とオンプレミス型では、必要な機器や料金体系が異なります。録音機器・サーバー・工事・月額料金を含め、同じ利用期間にそろえて総額を比較しましょう。

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外付け録音装置を選ぶときの5つの確認事項

外付け録音装置は、本体価格だけで選ぶと、必要な通話を録音できなかったり、追加機器や月額料金によって想定以上に高くなったりする可能性があります。導入前に、次の5点を確認しましょう。

現在の電話機・回線に接続できるか

通話録音装置によって、対応する電話機や電話回線が異なります。アナログ回線向けの装置を、ひかり電話やIP回線へそのまま接続できるとは限りません。前述したとおり、電話機や周辺設備の型番・写真を販売店へ送り、接続できる録音装置を確認してもらいましょう。

必要な通話範囲と最大同時通話数に対応できるか

電話機ごとの録音装置は、基本的に接続した電話機の通話だけを録音します。別の電話機へ転送した後の通話や、ほかの部署の直通電話は録音されない可能性があります。

導入前に、どこまで録音するのか整理してください。

会社全体の通話を録音する場合は、電話機の台数だけでなく、最大同時通話数も確認しましょう。一括録音装置は、前述した最大同時通話数を基準に、必要なチャネル数を決めます。

自動録音と録音告知の両方に対応しているか

録音機能が付いている装置でも、録音告知アナウンスまで自動で流せるとは限りません。

カスハラの証拠を確実に残したい場合は自動録音、録音されることを相手へ知らせてカスハラを抑止したい場合は自動告知も必要です。

製品によっては、自動録音には対応していても、告知アナウンスは手動となります。また、同じ製品でも接続方法によって自動告知できない場合があるため、分けて確認しましょう。

カスハラ対策で通話録音を導入する目的や注意点については、「【カスハラ対策が義務化】電話録音の必要性と導入時の注意点」で詳しく解説しています。

録音データを保存・検索・共有できるか

必要な音声が保存されていても、すぐに見つけられなければ、問題発生時の確認に時間がかかります。次の項目を確認してください。

録音データの確認方法は、SDカード・USBでの取り込み、社内ネットワーク・クラウド経由の検索・再生など、製品によって異なります。誰が、どこから確認するのかに合わせて選びましょう。

機器・工事・月額料金を含めた総額はいくらか

外付け録音装置の導入費用は、本体価格だけでは決まりません。

今回紹介した電話機ごとの専用録音装置は、本体価格が税別3万4,000～7万3,000円です。ただし、複数の電話機へ設置する場合は台数分の費用がかかります。一括録音装置として紹介したVR-518シリーズは、本体価格が税別47万～91万円です。受話器接続型では、電話機ごとの録音アダプターや工事費も必要になります。

クラウド管理型では、機器代や工事費のほか、月額料金やクラウド利用料が発生する場合があります。

外付けできない場合・入れ替えを検討したいケース

現在の電話設備によっては、希望する録音機能を外付けできない場合があります。また、外付けできても、追加機器や工事が多くなり、録音対応ビジネスフォンへ入れ替えたほうが費用や運用面で有利になることもあります。

次の3パターンについて、同じ録音範囲・保存期間・告知方法にそろえて見積を比較しましょう。

録音対応ビジネスフォンへの入れ替えも検討する場合は、「通話録音できるビジネスフォンを比較｜自動録音・録音告知対応機種と費用」も参考にしてください。

まとめ｜現在の電話設備と総額を確認してから外付け録音装置を選ぼう

ビジネスフォンに録音機能がなくても、録音アダプターや電話機別の専用装置、一括録音装置、クラウド管理型サービスによって後付けできる可能性があります。

ただし、製品によって録音できる範囲、自動告知の有無、保存・検索方法、導入費用は大きく異なります。

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