【売り込みは嫌だ】そんな方のための窓口です
「コピー機営業マンの売り込みにうんざりした」という方のための問合せ窓口です。コピー機Gメンは全国にある「売り込まない」販売店と提携しており、お客様からのご依頼が無い限り訪問の打診はいたしません。
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オフィスに複合機・コピー機を導入する際に、メーカーや機種、オプション等は、どのように選べば良いのでしょうか？
ここでは『失敗しないコピー機の選び方』を、コピー機の営業マンがご紹介します！
そもそもコピー機とは？
ビジネス向けの複合機とは、コピーやプリント以外にFAX（ファクス）、スキャンなどの機能が搭載されている機器です。複合機の他に、MFP（MultiFunction Peripheral）と呼ばれることもあります。
Q．なぜ企業では複合機を導入するのでしょうか？
- コピー・プリンタ・FAXなどの複合機能で設置場所の節減ができる
- 複合機能を個別で導入する場合よりも管理がラクでコストカットもできる
- 保守契約を結ぶと故障した際のダウンタイム（使えない時間）が短く、業務に影響が出にくい
- 様々なアプリケーションにも対応しており、ユーザーのIT環境にマッチする
複合機メーカーの選び方
「複合機の選び方」で欠かせないポイントの一つが複合機のメーカーです。各メーカーの特徴、シェア率、性能など主要メーカーを中心にチェックしてみましょう。
複合機シェアTOP3の主要メーカー
▼複合機メーカーのポジション
富士ゼロックス：複合機の老舗で画質・再現性はピカイチ！ネックは価格の高さ
主な複合機「ApeosPortシリーズ」「DocuCentreシリーズ」
キャノン：画質・機能・サポートのバランスに優れた万能型
主な複合機「iR-ADV（imageRUNNER ADVANCE）シリーズ」
リコー：公官庁への導入実績が高く手厚いサポート体制！性能面でも◎
主な複合機「IMシリーズ」「MPシリーズ」
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大手3社に続く人気メーカー
ゼロックス、キャノン、リコーの大手3社だけで国内全体の60％以上のシェアを誇ります。この3社に続く人気のメーカは以下の2社です。
コニカミノルタ：複合機メーカーで唯一のグッドデザイン賞を受賞！画質も良い。
主な複合機「bizhubシリーズ」
シャープ：性能面では多少劣るが、とにかく安い！
複合機名称「MXシリーズ」
その他の複合機メーカー
ゼロックス、キャノン、リコーの大手3社にコニカミノルタ、シャープの2社を追加すると、国内でのシェア率は80％以上を占めます。
多くのオフィスでは、これらのメーカーの複合機を利用していますが、複合機を販売しているメーカーは他にも沢山あります。
また、セイコーエプソン、ブラザー工業などプリンターで有名なメーカーの複合機もあります。
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コピー・プリント・スキャン・FAXなどの基本的な機能は、どのメーカーの複合機にも搭載されていますが、品質を重視するのであれば、ゼロックス、キャノン、リコーを選び、安さを優先するのであれば京セラ、シャープ、コニカミノルタを選ぶなど、最適な複合機の選び方にはポイントがあります。
また、販売店から複数の見積もりを取って、価格や条件面もしっかりと比較しましょう。
最適な複合機の選び方は？
複合機には様々なモデルが存在しますが、オフィスに最適な複合機の選び方を考えるうえで、最も大切な要素は出力スピードです。
出力スピードとは1分間に何枚印刷できるか？で、業務効率を考えるとスピードの速い機種を選びたいところですが、出力スピードが速くなればなるほど、複合機は高額になります。
低速の機種と高速の機種では、定価で最大200万円以上の開きがあることも珍しくなく、利用状況にマッチしたスピードの機種を選ぶことが重要です。
ビジネス向けのA3複合機では、大きく分けて6種類（20枚機、30枚機、40枚機、50枚機、60枚機、70枚機）の速度に分かれています。
ただし、メーカーによっては、25枚機や36枚機など出力スピードが異なる場合もあります。
オフィスに適した出力速度の機種の選び方で、重視するポイントは「月間の印刷枚数」です。毎月の印刷枚数から本体価格と業務効率のバランスが取れた機種を選ぶことができます。
| 月間の利用枚数 | 対応機種 |
|---|---|
| 300枚～1,000枚 | 20枚機クラス |
| 1,001枚～3,000枚 | 20/30枚機クラス |
| 3001枚～6,000枚 | 30/40枚機クラス |
| 6,001枚～10,000枚 | 40/50枚機クラス |
| 10,001枚～20,000枚 | 50/60枚機クラス |
| 20,001枚～ | 60/70枚機クラス |
上の表は月間の印刷枚数と最適な速度の目安です。複合機の選び方はオフィスによって異なり、たとえ月間の印刷枚数が少なくても、高速機を求めるオフィスもあれば、印刷枚数は多いけれどリーズナブルな低速機を選びたいオフィスなど事情は様々でしょう。
しかし、後者の場合は注意が必要で、印刷枚数が多いのに低速の機種を使っていると、故障が起きやすくなり、さらに低速機で大量の印刷を日常的に行うと、複合機の寿命も早まってしまいます。
「印刷枚数は多いけれど安くしたい」場合は、京セラやシャープなど本体価格が安いメーカーの高速機を検討することも、賢い選び方のポイントです。
どんな機能・オプションがあるの？
複合機には様々な機能が搭載されており、複数のオプションも存在します。オプションの選び方で業務の利便性を向上させることは可能ですが、本体価格は高くなってしまいます。
以下、主な機能とオプションをご紹介します。
カラー機能
1枚でもカラーの印刷がある場合は、カラー機をオススメします。現在の主流はカラー機なので、モノクロ機との価格差もそれほどありません。また、カラープリンタを導入しているオフィスは、消耗品代とカラー複合機のコストを比較してみましょう。
FAX機能
FAXは標準搭載されている機種とオプションで搭載する機種があります。また、FAX4回線を増設できるタイプも人気です。
複合機のFAX機能を使えば、本体やクラウドにデータを溜められるので、紙に印刷しなくてもFAX内容を確認でき、用紙等の経費削減に繋がります。
フィニッシャー
複合機でホチキス留め、パンチ、折り、中綴じなどができるオプション機能です。会議資料やリーフの作成などで、ホチキス留めや製本に時間や工数を取られているオフィスにはオススメできます。
ただし、外付けのフィニッシャーはスペースを取るため、事前に設置場所を確認しましょう。また、機種によってはフィニッシャー機能を追加できないモデルもあります。
https://www.copyki-gmen.com/fukugoki/archives/6895
認証機能
複合機に認証機能を付ければ、セキュリティの強化や複合機の管理に有効的です。以下のようなシーンがあれば、検討しましょう。
- 社内で内密な資料を出力するケースがある
- 部署や社員ごとに、毎月どれだけ複合機を利用しているか？を管理したい
- 印刷したデータを社内の他の複合機からも出力したい
無線機能
複合機を無線LANに対応させるオプションです。有線では配線できない場合や自由にレイアウトしたい場合、スマホやタブレットからダイレクトにプリントアウトしたい場合にオススメです。
クラウド連携機能
複合機の新しい機能の一つです。
クラウド（インターネット上のデータ置き場）と複合機を繋げて、その資料をプリントアウトすることや紙のデータをスキャンしてクラウド上に保存することができます。
外出先でオフィスに届いたFAXを閲覧・出力することもできるので、外回りの社員が多い会社にはオススメです。
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どんな導入方法があるの？
複合機はリースが主流ですが、他にもレンタルや買い取りなど、導入方法にも最適な選び方があります。以下、それぞれの特徴をチェックしてみましょう。
| リース契約 | レンタル契約 | ユーザー買取 | |
|---|---|---|---|
| 契約形態 | リース会社との賃貸借契約 | 販売店との賃貸借契約 | 販売店との売買契約 |
| 製品の選定 | ユーザー自由選択 | 販売店より指定 | ユーザー自由選択 |
| 製品の所有権 | リース会社 | 販売店 | ユーザー |
| 契約期間 | 3～5年の年単位で5年が通常 | 月単位 | なし |
| 契約中の解約 | 原則不可(解約料ならびリース残高の支払い) | 可(要解約料) | 可(決済済みに限る) |
| その他 | ドラム・トナーなどの消耗品は対象外 | 建設事務所など半年～1年などの短期の利用の際に用いられる | ドラム、トナーなどの消耗品は対象外 |
リース
まずは、リースについてのメリット・デメリットについて挙げてみます。
メリット
- 導入時の費用が安い
- リース料金は賃借料として全額損金処理できる
- リース会社の保険が適用される（地震、火災、洪水など）
デメリット
- 途中解約可能だが残リースと解約料を支払わなければならない
- 転売不可（リース会社へ返却）
- 契約満了後も延長リースで費用が発生する
- リースの審査が通らないとそもそも契約できない
レンタル
続いて、手軽に契約できるレンタルのメリット・デメリットです。
メリット
- 半年や1年などの短期の契約が可能でリスクが小さい
- 導入時の費用が安価で済む
- 賃借料として全額損金処理できる
デメリット
- 途中解約可能だが解約料を支払わなければならない
- 転売不可（販売店へ返却）
- 契約満了後は再契約となり費用が発生する
買い取り
最後に、買い取りについて紹介します。
メリット
- 初回購入費用以外で本体に掛かる費用が一切ない（メンテナンスは別）
- 転売できる
- トータルの費用が最も安い
デメリット
- 導入時の支払いが高額
- 金額が30万円以上だと減価償却資産となり会計処理が発生する
オフィスの状況を考慮して導入方法を検討しましょう。
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どんな保守契約があるの？
複合機を導入した場合、保守契約（メンテナンスの契約）を結ぶ必要があります。オフィスの状況によって選び方は異なりますが、現在は90％以上がカウンター保守です。
複合機は繊細な精密機器なので「確実に」故障します。複合機を構成する部品は、紙を正確に送るためのモーターやセンサーなどの部品、トナーを紙の上に乗せるための部品、色を定着させるために熱を発生させる部品など、多岐に渡っており、その部品点数は自動車と同じぐらいと言われています。
そのため、いつ不具合が起きても安心して利用するために保守契約（メンテナンス契約）は欠かせません。この保守契約ですが、幾つかの種類があります。
カウンター契約：印刷1枚ごとのカウンター料金に修理費用が含まれる
印刷の度に料金を支払うカウンター契約。現在では主流の契約で、カウンター料金の中に修理代やトナー代が含まれます。
カウンター料金は個別の契約によって異なりますが、モノクロ印刷は1枚1円、カラー印刷は10円が現在の相場で、カラーの方が圧倒的に高額です。
また、ほとんど印刷しなかった場合に適用される基本料金（最低料金）も設定されます。
メリット
- メンテナンスだけではなくトナー料金も含まれている
- 毎月の利用枚数が容易に把握でき、ランニングコストが一目瞭然
- 原稿の大きさに関わらず枚数あたりのコストが一定
デメリット
- 毎月費用が発生し、たとえ全く利用しなくても基本料金（最低料金）が掛かる
- 契約時の単価が高いと毎月の料金が高額になってしまう
キット契約：トナー代金に修理費用が含まれる
トナーが切れたタイミングで都度、新しくトナーを購入するキット契約。修理代金はトナー代に含まれていますが、カウンター契約とは異なり、トナーは有料です。
メーカーや機種によっても異なりますが、5,000枚相当のトナーで定価は30,000円～40,000円程度。また、カラー機の場合はキット契約ができないケースもあります。
毎月の利用枚数が1,500枚以下など、印刷枚数が少ないオフィスに使われていますが、現在はメジャーな契約とは言えません。
メリット
- 毎月必ず発生する費用はない
- 全く利用しない場合は費用が掛からない
- メーカー推奨以外の海賊トナーも利用できる
（ただし、メンテナンス会社にバレると修理不可になるので要注意）
デメリット
- トナーが切れた場合、予備を買っていないと使えない
- カウンター契約に比べ、1枚あたりのコストが高くなるケースが多い
- 機種が変わるとトナーボトルが変わるので、使いまわせず無駄になる
- 文字が多い資料やA3を多く印刷すると、5,000枚目安のトナーでも5,000枚まで刷れない
スポット契約：修理が発生する度に修理費用が掛かる
修理の度に代金を支払うスポット契約。通常の印刷は無料なので、修理が少なければ支払う費用も少なく済みますが、故障で修理を依頼すると内容によっては数十万円も掛かってしまいます。
分かりやすい保守契約ですがリスクも大きく、現在はスポット契約を結べないケースもあります。
複合機の本体価格・カウンター料金の相場は？
複合機の性能や契約の種類など、複合機の選び方を紹介するサイトはインターネット上にも多く見られますが、肝心な販売価格については伏せられています。
そこで今回、日頃の営業活動で知った複合機の価格相場とカウンター料金の相場を紹介します。ただし、複合機を複数台同時に購入する場合など、様々な条件で金額は大きく変わります。
本体価格の相場
本体の価格は出力スピードと搭載されている機能・オプションで価格が異なるため、新品・A3カラー・給紙トレイ4段・原稿送り・FAX付きを想定して紹介します。
| 印刷速度/分 | 価格相場 | リース料の相場/月 |
|---|---|---|
| 15枚機 | 30～50万円 | 5,500円～9,300円 |
| 20枚機 | 40～70万円 | 7,400円～13,000円 |
| 30枚機 | 60～90万円 | 11,000円～16,700円 |
| 40枚機 | 70～110万円 | 13,000円～20,400円 |
| 50枚機 | 80～140万円 | 14,800円～26,000円 |
カウンター料金の相場
カウンター料金の単価は月間の利用枚数の他、保守拠点からの距離などが関係する場合もあります。
| 月間の利用枚数 | カラー単価 | 白黒単価 |
|---|---|---|
| 500枚未満 | @30～20円 | @7～3円 |
| 501～5,000枚 | @20～15円 | @5～1.8円 |
| 5,001枚～10,000枚 | @18～10円 | @3～1円 |
| 10,001枚以上 | @15～8円 | @2～0.8円 |
上記の表は、これまでの相場価格でしたが、現在では白黒1枚1円、カラー1枚10円が相場になっています。
複合機を少しでも安く買う方法
「選び方」も重要ですが「買い方」も重要です。
隣り合うオフィスが同じ複合機を同じ販売店から同じ時期に購入しても、価格が大きく異なることは多々あります。少しでも安く導入するためには、どのような方法があるのでしょうか？
相見積もりをとる
最も効果のある方法です。
複数の販売店から見積もりを取り（さらに相見積もりだと伝え）、価格を競合させると良いでしょう。今まで一社の販売店しか利用していなかった場合は、大きなコストダウンが見込めます。
本体価格よりもカウンター料金を重視
「複合機の選び方」で重要な項目として出力スピードを挙げましたが、印刷スピードが速い機種は本体価格も高くなってしまいます。
その際は、本体ではなくカウンター料金を値切ることで調整しましょう。見積もりをもらった際に、本体価格ばかりに注目してしまいがちですが、本体価格を数万円ほど値引きしてもらうよりも、カウンター料金の単価を値引いてもらった方が、トータルコストは安くなるケースがほとんどです。
決算時期を狙う
安く買うためには「時期の選び方」も重要です。狙い目はズバリ販売店の決算時期！
多くの会社は3月が決算です。
複合機を購入する前の注意点は？
「複合機の選び方」「販売店の選び方」で、価格や機能面の他に気を付けたいポイントを紹介します。
メンテナンスは大丈夫か？
導入後に最もトラブルになりやすい点がメンテンス対応です。
- 修理を依頼しても、すぐに来てくれない
- カウンター料金を支払っているのに修理の一部が有料と言われた
- 買った販売店ではない業者がメンテナンスに来る
特に上記3点は、そんなこと聞いていない！とトラブルになりやすい事柄なので「依頼してから修理に来てくれるまでの時間」「修理に来る会社」などを事前に確認しておきましょう。
購入した販売店の継続性
小さな販売店で格安に複合機を導入したものの、数年後に倒産してしまった話を稀に聞きます。追加費用が発生するリスクや契約が反故にされる恐れもあるため、販売店の規模が小さい場合は注意が必要です。
導入した機種の発売時期
高価な複合機を導入したからには、長く使いたいものですが、複合機の稼働期間は導入後4年～7年ぐらいが一般的です。なかには9年～10年利用しているケースもありますが、印刷枚数が極端に少ないなど、特殊な事情があります。
長く利用したい場合の最大のリスクは複合機の部品生産が終了してしまうことです。
どれだけ腕の良いサービスマンでも、部品がなくては修理ができません。各メーカーの部品生産は、方針や稼働実績などで見直されるので、長く使うことを想定しているのであれば「最新モデルを選ぶこと」も、賢い選び方と言えるでしょう。
また「安いから」との理由で型落ちの複合機を導入した場合、早い段階で修理ができなくなる可能性もあるため、発売日は確認しておきましょう。
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