【売り込みは嫌だ】そんな方のための窓口です
「コピー機営業マンの売り込みにうんざりした」という方のための問合せ窓口です。コピー機Gメンは全国にある「売り込まない」販売店と提携しており、お客様からのご依頼が無い限り訪問の打診はいたしません。
＊ ＊ ＊
複合機・コピー機を導入する際、メーカーや機種などは、どのように選べば良いのでしょうか？
ここでは『失敗しないコピー機の選び方』を、コピー機の営業マンがご紹介します！
出典：シャープ
【複合機の選び方①】メーカーで選ぶ
コピー機の正しい選び方をお伝えする前に、企業が業務用コピー機を導入する理由を簡単に説明します。
Q．企業が業務用コピー機機を導入する理由は？
- コピー・プリンター・FAXなどの複合機能で設置場所の節減ができる
- 複合機能を個別で導入する場合よりも管理がラクでコストカットもできる
- 保守契約を結ぶと故障した際のダウンタイム（使えない時間）が短く、業務に影響が出にくい
- 様々なアプリケーションにも対応しており、ユーザーのIT環境にマッチする
環境や用途に合ったコピー機・複合機の選び方で、欠かせないポイントの一つがメーカーです。まずは、各メーカーの特徴、シェア、性能などをチェックしてみましょう。
複合機シェアTOP3の主要メーカー
▼複合機メーカーのポジション
富士ゼロックス：複合機の老舗で画質・再現性はピカイチ！ネックは価格の高さ
主な複合機「ApeosPortシリーズ」「DocuCentreシリーズ」
キャノン：画質・機能・サポートのバランスに優れた万能型
主な複合機「iR-ADV（imageRUNNER ADVANCE）シリーズ」
リコー：公官庁への導入実績が高く手厚いサポート体制！性能面でも◎
主な複合機「IMシリーズ」「MPシリーズ」
【売り込みは嫌だ】そんな方のための窓口です
大手3社に続く複合機メーカー
ゼロックス、キャノン、リコーの大手3社だけで国内全体の60％以上のシェアを誇ります。この3社に続く人気のメーカは以下の2社です。
コニカミノルタ：複合機メーカーで唯一のグッドデザイン賞を受賞！画質も良い。
主な複合機「bizhubシリーズ」
シャープ：画質はやや劣るがコスパに優れた人気メーカー！
複合機名称「MXシリーズ」
その他の複合機メーカー
ゼロックス、キャノン、リコーの大手3社にコニカミノルタ、シャープの2社を追加すると、国内でのシェア率は80％以上を占めます。
多くのオフィスでは、これらのメーカーの複合機を利用していますが、複合機を販売しているメーカーは他にも沢山あります。
京セラ：コスト重視派におすすめ！本体もカウンター料金も最安
複合機名称「TASKalfaシリーズ」
東芝：シールやクリアファイルなど特殊用紙への印刷に強い！
複合機名称「e-STUDIOシリーズ」
ムラテック：土曜も対応する手厚い保守が高評価！
複合機名称「MFXシリーズ」
OKI：5年間の無償保証で安心
複合機名称「COREFIDOシリーズ」
また、セイコーエプソン、ブラザー工業など、プリンターで有名なメーカーの複合機もあります。
全メーカーのお見積もりが可能です！複合機のお見積もり・お問合せはこちら
コピー・プリント・スキャン・FAXなどの基本的な機能は、どのメーカーの複合機にも搭載されていますが、品質を重視するのであれば、ゼロックス、キャノン、リコーを、安さを優先するのであれば京セラ、シャープ、コニカミノルタを選ぶなど、最適なコピー機の選び方にはポイントがあります。
また、複数の販売店から見積もりを取って、価格や条件面もしっかりと比較しましょう。
【複合機の選び方②】月間の印刷枚数を参考に選ぶ
オフィスに最適な選び方を考えるうえで、最も大切な要素は出力スピード（印刷速度）です。
業務の効率を考えると印刷スピードの速い機種を選びたいところですが、高速機ほど価格は高額になります。
たとえば同じシリーズの複合機でも、低速の機種と高速の機種では、定価ベースで200万円以上の開きがあることも珍しくなく、利用状況にマッチしたスピードの機種を選ぶことが重要です。
メーカーにもよりますが、業務用のA3複合機では大きく分けて6種類（20枚機、30枚機、40枚機、50枚機、60枚機、70枚機）の速度に分かれており（25枚機、36枚機など速度が異なる場合もあります）、オフィスに適した機種の選び方では「月間の印刷枚数」が大きなポイントとなります。
| 月間の印刷枚数 | 最適な機種 |
|---|---|
| 300枚～1,000枚 | 20枚機クラス |
| 1,001枚～3,000枚 | 20/30枚機クラス |
| 3001枚～6,000枚 | 30/40枚機クラス |
| 6,001枚～10,000枚 | 40/50枚機クラス |
| 10,001枚～20,000枚 | 50/60枚機クラス |
| 20,001枚～ | 60/70枚機クラス |
コピー機の選び方は重視するポイントによって異なりますが、印刷枚数が多くてもリーズナブルが低速機を選んでしまうと、故障が起きやすくなり、コピー機の寿命が早まってしまう恐れがあります。
「印刷枚数は多いけれど安くしたい」場合は、京セラやシャープなど本体価格が安いメーカーの高速機を検討することも、賢い選び方です。
▼少ない枚数を頻繁に印刷するなら立ち上がりのスピードも重要です！
【売り込みは嫌だ】そんな方のための窓口です
【複合機の選び方③】機能・オプションで選ぶ
コピー機には様々な機能が搭載されており、複数のオプションも存在します。ただし、オプションの選び方で業務の利便性を向上させることは可能ですが、本体価格は高くなってしまうので注意が必要です。
以下、主な機能とオプションをご紹介します。
カラー機能
月に1枚でもカラーの印刷がある場合は、カラー機をオススメします。
現在の主流はカラー機なので、モノクロ機との価格差もそれほど大きくありません。カラー印刷用にカラープリンターを導入しているオフィスは、消耗品代と複合機のコストを比較してみましょう。
FAX機能
FAXは標準搭載されている機種とオプションで追加する機種があります。
本体やクラウドにデータを保存できるので、紙に印刷しなくてもFAX内容を確認でき、用紙等の経費削減に繋がります。
フィニッシャー
複合機でホチキス留め、パンチ、中折り、中綴じなどができるオプション機能です。
会議資料やリーフの作成などで、ホチキス留めや製本に時間や工数を取られているオフィスにはオススメです。ただし、外付けのフィニッシャーはスペースを取るため、事前に設置場所を確認しましょう。また、機種によってはフィニッシャー機能を追加できないモデルもあります。
認証機能
複合機に認証機能を付ければ、セキュリティの強化や複合機の管理に有効的です。
認証機能は以下のようなシーンで役立ちます。
- 社内で内密な資料を出力するケースがある
- 部署や社員ごとに、毎月どれだけ複合機を利用しているか？を管理したい
- 印刷したデータを社内の他の複合機からも出力したい
無線機能
複合機を無線LANに対応させるオプションです。
有線では配線できない場合や自由にレイアウトしたい場合、スマホやタブレットからダイレクトにプリントアウトしたい場合にオススメです。
クラウド連携機能
クラウドとコピー機を繋げて、資料のプリントアウトやスキャンしたデータをクラウド上に保存することができます。
外出先でオフィスに届いたFAXを閲覧・出力することもできるので、外回りの社員が多い会社にはオススメです。
【売り込みは嫌だ】そんな方のための窓口です
コピー機の導入方法とメリット・デメリット
コピー機の導入方法はリースが主流ですが、レンタルや買い取りなど、様々な方法があり、企業の事情などによって最適な選び方があります。
以下、それぞれの特徴をチェックしてみましょう。
| リース契約 | レンタル契約 | ユーザー買取 | |
|---|---|---|---|
| 契約形態 | リース会社との賃貸借契約 | 販売店との賃貸借契約 | 販売店との売買契約 |
| 製品の選定 | ユーザー自由選択 | 販売店より指定 | ユーザー自由選択 |
| 製品の所有権 | リース会社 | 販売店 | ユーザー |
| 契約期間 | 3～5年の年単位で5年が通常 | 月単位 | なし |
| 契約中の解約 | 原則不可(解約料ならびリース残高の支払い) | 可(要解約料) | 可(決済済みに限る) |
| その他 | ドラム・トナーなどの消耗品は対象外 | 建設事務所など半年～1年などの短期の利用の際に用いられる | ドラム、トナーなどの消耗品は対象外 |
リース
まずは、リースについてのメリット・デメリットについて挙げてみます。
リース契約のメリット
- 導入時の費用が安い
- リース料金は賃借料として全額損金処理できる
- リース会社の保険が適用される（地震、火災、洪水など）
リース契約のデメリット
- 途中解約可能だが残リースと解約料を支払わなければならない
- 転売不可（リース会社へ返却）
- 契約満了後も延長リースで費用が発生する
- リースの審査が通らないとそもそも契約できない
レンタル
次に、誰でも簡単に契約できるレンタルのメリット・デメリットです。
レンタル契約のメリット
- 半年や1年などの短期の契約が可能でリスクが小さい
- 導入時の費用が安価で済む
- 賃借料として全額損金処理できる
レンタル契約のデメリット
- 途中解約可能だが解約料を支払わなければならない
- 転売不可（販売店へ返却）
- 契約満了後は再契約となり費用が発生する
買い取り
最後に、買い取りについて紹介します。
買い取りのメリット
- 初回購入費用以外で本体に掛かる費用が一切ない（メンテナンスは別）
- 転売できる
- トータルの費用が最も安い
買い取りのデメリット
- 導入時の支払いが高額
- 金額が30万円以上だと減価償却資産となり会計処理が発生する
オフィスの状況を考慮して、最適な導入方法を選びましょう。
【売り込みは嫌だ】そんな方のための窓口です
どんな保守契約があるの？
コピー機を導入した場合、保守契約（メンテナンスの契約）を結ぶ必要があります。こちらもオフィスの状況によって、最適な選び方は異なりますが、現在は90％以上がカウンター保守です。
コピー機は繊細な機器なので「確実に」故障します。構成する部品は、紙を正確に送るためのモーターやセンサーなどの部品、トナーを紙の上に乗せるための部品、色を定着させるために熱を発生させる部品など多岐に渡っており、部品点数は自動車と同じぐらい多いと言われています。
そのため、いつ不具合が起きても安心して利用するために保守契約（メンテナンス契約）は欠かせません。
保守契約には、幾つかの種類があります。
カウンター保守
カウンター契約では、印刷を1枚する度にカウンター料金が加算されます。現在では主流の契約で、カウンター料金の中には、修理代やトナー代が含まれています。
個別の契約によってカウンター料金は異なりますが、現在の相場はモノクロ1枚1円、カラー1枚10円程度です。また、ほとんど印刷しなかった場合には、基本料金（最低料金）が請求されます。
カウンター保守のメリット
- メンテナンスだけではなくトナー料金も含まれている
- 毎月の利用枚数が容易に把握でき、ランニングコストが一目瞭然
- 原稿の大きさに関わらず枚数あたりのコストが一定
カウンター保守のデメリット
- 毎月費用が発生し、たとえ全く利用しなくても基本料金（最低料金）が掛かる
- 契約時の単価が高いと毎月の料金が高額になってしまう
キットトナー保守
トナーが切れたタイミングで新しいトナーを購入するキットトナー保守は、トナー代金に修理費が含まれています。カウンター契約とは異なり、印刷1枚ごとに料金は掛かりませんが、トナーは有料です。
トナー代の目安は、メーカーや機種によっても異なりますが、約5,000枚分のトナーなら、定価は30,000円～40,000円程度です。ただし、複合機の種類によっては、キットトナー保守が結べないケースもあります。
キットトナー保守のメリット
- 毎月必ず発生する費用はない
- 全く利用しない場合は費用が掛からない
キットトナー保守のデメリット
- トナーが切れた場合、予備を買っていないと使えない
- カウンター契約に比べ、1枚あたりのコストが高くなるケースが多い
- 機種が変わるとトナーボトルが変わるので、使いまわせず無駄になる
- 文字が多い資料やA3を多く印刷すると、5,000枚目安のトナーでも5,000枚まで刷れない
スポット契約
故障の度に、その都度、修理費用を支払う保守契約です。
通常の印刷にお金が掛からないので、修理が少なければ支払う費用も少なく済みますが、故障内容によっては数十万円が掛かることもあります。
分かりやすい保守契約ですが、リスクが大きく、現在はスポット契約を結べないケースも多々あります。
複合機の本体価格・カウンター料金の相場は？
コピー機の性能や導入方法の種類など、コピー機の選び方を紹介するサイトはインターネット上にも多く見られますが、肝心な販売価格については伏せられていることがほとんどです。
そこで今回、日頃の営業活動で知ったコピー機本体とカウンター料金の相場を紹介します。ただし、コピー機を複数台同時に購入する場合など、様々な条件で金額は大きく変わります。
本体価格の相場
本体の価格は出力スピードと搭載されている機能・オプションで価格が異なるため、新品・A3カラー・給紙トレイ4段・原稿送り・FAX付きを想定して紹介します。
| 印刷速度/分 | 価格相場 | リース料の相場/月 |
|---|---|---|
| 15枚機 | 30～50万円 | 5,500円～9,300円 |
| 20枚機 | 40～70万円 | 7,400円～13,000円 |
| 30枚機 | 60～90万円 | 11,000円～16,700円 |
| 40枚機 | 70～110万円 | 13,000円～20,400円 |
| 50枚機 | 80～140万円 | 14,800円～26,000円 |
カウンター料金の相場
カウンター料金の単価は、月間の利用枚数の他、保守拠点からの距離などが関係します。
| 月間の利用枚数 | カラー単価 | 白黒単価 |
|---|---|---|
| 500枚未満 | @30～20円 | @7～3円 |
| 501～5,000枚 | @20～15円 | @5～1.8円 |
| 5,001枚～10,000枚 | @18～10円 | @3～1円 |
| 10,001枚以上 | @15～8円 | @2～0.8円 |
上記の表は、これまでの相場価格でしたが、現在では白黒1枚1円、カラー1枚10円が相場になっています。
複合機を少しでも安く買う方法
コピー機の選び方も重要ですが、同じくらいに「買い方」も重要です。
隣り合うオフィスが同じコピー機を同じ販売店から同じ時期に購入しても、価格が大きく異なることは珍しくありません。少しでも安くコピー機を導入するためには、どのような方法があるのでしょうか？
相見積もりをとる
最も効果のある方法です。
複数の販売店から見積もりを取り（さらに相見積もりだと伝え）、価格を競合させると良いでしょう。今まで特定の販売店しか利用していなかった場合は、大きな価格ダウンが見込めます。
本体価格よりもカウンター料金を重視
「複合機の選び方」で、重要な項目として印刷速度を挙げましたが、高速機は本体価格が高額です。
その際は、本体ではなくカウンター料金を値切ることで調整しましょう。見積もりをもらった際に、本体価格ばかり注目してしまいがちですが、本体価格を数万円ほど値引きしてもらうよりも、カウンター料金の単価を値引いてもらう方が、トータルコストは安くなるケースがほとんどです。
決算時期を狙う
安く買うためには「時期の選び方」も重要です。狙い目はズバリ販売店の決算時期！です。多くの会社は3月が決算です。
複合機を購入する前の注意点は？
「複合機の選び方」「販売店の選び方」で、価格や機能面の他に気を付けたいポイントを紹介します。
メンテナンスは大丈夫か？
コピー機の導入後に多いトラブルは以下の通りです。
- 修理を依頼しても、すぐに来てくれない
- カウンター料金を支払っているのに修理の一部が有料と言われた
- 買った販売店ではない業者がメンテナンスに来る
トラブルになりやすい事柄なので「依頼から修理に来てくれるまでの時間」「修理に来る会社」「保守内容」などを事前に確認しておきましょう。
購入した販売店の継続性
小さな販売店で安いコピー機を導入したものの、数年後に倒産してしまった話を稀に聞きます。
追加費用が発生するリスクや契約が反故にされる恐れもあるため、販売店の規模が小さい場合は注意しましょう。
導入した機種の発売時期
コピー機の寿命は5年～7年ぐらいが一般的です。なかには9年～10年利用しているケースもありますが、印刷枚数が極端に少ないなど、特殊な事情があります。
長く利用したい場合、最大のリスクは複合機の部品生産が終了してしまうことです。
どんなに腕の良いサービスマンでも、部品がなければお手上げです。長く使うことを想定しているのであれば「最新モデルを選ぶこと」も、賢い選び方と言えるでしょう。
また「安いから」との理由で、型落ちの複合機を導入した場合、早い段階で修理ができなくなる可能性もあるため、発売日は確認しておきましょう。
【売り込みは嫌だ】そんな方のための窓口です
【まとめ】
最後に、複合機の選び方について、まとめます。
- 複合機の選び方の基本は月間の印刷枚数
- 複合機メーカーの特徴を重視する選び方もある
- コストを重視する選び方なら京セラやシャープがおすすめ
- 複合機の機能やオプション搭載を重視することも選び方の1つの方法
- 導入方法の違いを知ることも大切
- 保守にも選び方があるがカウンター保守が大半
- 選び方と同じくらい買い方（値切り方）も重要
- 後悔しないためにもコピー機販売店の選び方も慎重に！
コピー機Gメンでは全国対応から複合機のお問い合わせをお待ちしています。全メーカーの見積もりをお渡しできる他、レンタルや中古の相談も可能です。
参考サイト
当サイトでは、正確で信頼できる情報をユーザーへ届けるために以下のサイトを参考にしています。
公益社団法人リース事業協会
JBMIA 一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会
IDC Japan 株式会社
コニカミノルタ 他 各メーカーの公式サイト
＊ ＊ ＊