コピー機Gメンは全国にある販売店と提携しており、ゼロックス・リコーなど全社メーカーのコピー機のお見積りが可能です。また、複合機のリース購入だけでなくレンタルや中古でのご提案も致します。
コピー機を導入する際にメーカーや機種、オプションなどはどのように選べばいいのか？失敗しないコピー機の選び方を毎日コピー機を売り歩いている営業マンがご紹介します。
１．そもそもコピー機（ビジネス向け複合機）って何？
ビジネス向け複合機とは、コピー以外にFAX（ファクス）、スキャン、プリンターなどの機能がその名のとおり複合したものです。複合機、MFP（MultiFunction Peripheral）などと呼ばれたりします。
でもなぜ企業では複合機を導入するのか？
- 複合タイプにより場所の節減ができる
- コピー/プリンタ/FAXなどバラバラに導入する場合と比べ管理をしやすくしコストカットできる
- 保守契約を結び故障した場合のダウンタイム（使えない時間）を短くし業務を極力とめず安心して利用できる
- 様々なアプリケーションにも対応していてユーザーのIT環境にマッチする
２．リコー？キヤノン？メーカーはどこを選べば良いの？
各メーカーの特徴は、シェア率、性能などを主要複合機メーカーを中心にご紹介します。
a.シェアトップ3の複合機主要メーカー
キヤノン：画質・機能・サポート バランスの取れた万能型
複合機名称「iR-ADV（imageRUNNER ADVANCE）シリーズ」
富士ゼロックス：複写機の老舗で画質・再現性はピカイチ！でも高い
複合機名称「ApeosPort-Vシリーズ、DocuCentre-Vシリーズ」
リコー：公官庁の導入実績高い手厚いサポート体制。性能も◎
複合機名称「MPシリーズ」
※この3社で国内約60％のシェア率となります。
b.大手3社の次のシェア率を誇るメーカー
コニカミノルタ：複合機メーカーで唯一のグッドデザイン賞受賞！画質も良い。
複合機名称「bizhubシリーズ」
シャープ：とにかく安い！しかし性能面では多少劣る。
複合機名称「MXシリーズ」
※この追加2社で国内80％以上のシェア率となります。
c.その他の複合機メーカー
セイコーエプソン、ブラザー工業、京セラ、東芝テック、沖電気工業
複数メーカーがありますが大まかな機能(コピー・プリント・スキャン・FAX)はほぼ同じようにできます。大手5社内であれば会社の規模やメンテナンス力も問題無いのでその中から選んでみてはいかがでしょうか。複数見積もりを取って価格・条件面が良いところで決めることをオススメします！
オレ目線！複写機メーカー徹底比較！富士ゼロックス、キヤノン編
３．どの機械を選べば良いの？
様々なモデルや機種が存在しますが、最も大事な要素は出力スピードです。スピードとは1分間に何枚出力できるかを表します。もちろん、できれば速い機械を選びたいところですが、複合機は出力スピードが速くなればなるほど高額になります。低速の機種と上位の速い機種では定価で200万円以上の開きがあります。一番良いのは現在の貴社の利用状況にマッチしたスピードの機械を選ぶのがベストです。
ビジネス向けA3複合機の場合、大きく分けて6種類ほどあります。
20枚機、30枚機、40枚機、50枚機、60枚機、70枚機
※厳密には25枚や36枚など細かい機種があります
では貴社にマッチした複合機はどれになるかというと、月間の利用枚数でおおよそ判断できます。
| 月間の利用枚数 | 対応機種 |
|---|---|
| 300～1,000枚 | 20枚機クラス |
| 1,001枚～3,000枚 | 20/30枚機クラス |
| 3001枚～6,000枚 | 30/40枚機クラス |
| 6,001枚～10,000枚 | 40/50枚機クラス |
| 10,001枚～20,000枚 | 50/60枚機クラス |
| 20,001枚～ | 60/70枚機クラス |
月間の印刷枚数が少なくても印刷速度が速いほうが良い場合や、印刷枚数が多いけど安くしたいので低速の機種にしたいなど好みがあるかと思いますが、後者の場合は注意が必要です。枚数が多いのに低速の機種を使っていると故障の原因になります。スピードが遅い分、複合機の堅牢性が低くなるからです。
【複合機の印刷速度比較】イライラしないコピー機はどれだ、イラ１グランプリ！
４．どういった機能・オプションがあるの？
複合機にはオプションが複数存在し、オプションをつけることで利便性が高まる反面、価格が高くなってしまいます。主なオプションと導入を検討する場合の目安をご紹介します。
a.カラー機能
言わずも知れたカラーのオプション。カラーの書類が一枚も利用しない場合以外はカラー機をオススメします。すでにカラープリンタを導入している場合、消耗品代とカラー複合機のコストを比較して検討しましょう。
b.ＦＡＸ機能
こちらもご存知かと思いますがFAXオプション。機種にもよりますがFAX4回線を増設できるものもあります。便利な使い方としてFAXをメールで送ったり、複合機本体やクラウドにデータを溜めて紙を出さないようにできたりPCから直接FAXを送ったりなどできる機種もあります。FAX利用しているのであればオススメします。
c.フィニッシャー
複合機にホチキス止めやパンチ、折り、中綴じ、ソートなどが可能になるオプションです。会議資料やリーフなどで毎回ホチキス止めや製本など時間や工数をとられている方には是非オススメです。フィニッシャーオプションはスペースを取るので事前に設置可能か確認しましょう。
d.認証機能
複合機に認証をかけてセキュリティの強化や複合機の管理に有効です。導入にあたり以下のようなシーンがあれば検討してみてはいかがでしょうか。
- 社内で内密な資料を出力するケースがある
- 部署や人ごとに毎月どれだけ複合機を利用しているか管理したい
- プリントアウトしたデータを社内のどの複合機からも出せるようになりたい
e.無線機能
複合機を無線対応にするオプションです。有線では配線できない場合や携帯からダイレクトにプリントアウトしたい場合などにオススメ。
f.クラウド連携機能
複合機の新しい機能の一つです。クラウド(インターネット上のデータ置き場)と複合機を繋げて、その資料をプリントアウトしたり、逆に紙のデータをスキャンしてインターネット上のデータ置き場に置いたりできます（FAXデータも同様にできます）。外出先で事務所に届いたFAXを閲覧したり資料を出力したりできるので外回りの社員が多い会社などはオススメです。
５．リース以外の購入方法もあるの？
複合機の購入方法で一般的なのが買い取り・リース・レンタルの3つです。
| リース契約 | レンタル契約 | ユーザ買取 | |
|---|---|---|---|
| 契約形態 | リース会社との賃貸借契約 | 販売店との賃貸借契約 | 販売店との売買契約 |
| 製品の選定 | ユーザ自由選択 | 販売店より指定 | ユーザ自由選択 |
| 製品の所有権 | リース会社 | 販売店 | ユーザ |
| 契約期間 | 3～5年の年単位で5年が通常 | 月単位 | なし |
| 契約中の解約 | 原則不可(解約料ならびリース残高の支払い) | 可(要解約料) | 可(決済済みに限る) |
| その他 | ドラム・トナーなどの消耗品は対象外 | 建設事務所など半年～1年などの短期の利用の際に用いられる | ドラム、トナーなどの消耗品は対象外 |
それぞれのメリットとデメリットを紹介します。
a.買い取り
メリット
・初回購入費用以外に本体にかかる費用がその後一切ない（メンテナンスは別）
・転売できる
・一番トータルの費用が安い
デメリット
・導入時の支払いが高額。
・金額が30万円以上だと減価償却資産となり会計処理が発生する
b.リース
メリット
・導入時の費用が安い
・リース料金は賃借料として全額損金処理できる
・リース会社の保険が適用される（地震、火災、洪水など）
デメリット
・途中解約可能だが残リースと解約料を支払わなければならない
・転売不可（リース会社へ返却）
・契約満了後も延長リースで費用が発生する
・リースの審査が通らないとそもそも契約できない
c.レンタル
メリット
・半年や1年などの短期の契約が可能でリスクが小さい
・導入時の費用が安価で済む
・賃借料として全額損金処理できる
デメリット
・途中解約可能だが解約料を支払わなければならない
・転売不可（販売店へ返却）
・契約満了後は再契約となり費用が発生する
状況にあった導入方法を検討してみてください。
【関連記事】延長契約・再リースは超お得！５年で入替えは業界の思うツボ
６．メンテナンス契約ってなに？
複合機を導入した場合、メンテナンスの契約を結ぶ必要があります。大金を出して買ったのにまだお金取られるの？と思われるでしょうが、メンテナンス契約を結ばないとコピー機が使えないといっても過言ではありません。
そもそもなぜメンテナンスを結ぶ必要があるかというと、複合機は「確実に」故障するからです。複合機を構成する部品点数は自動車と同じぐらいあります。（紙を正確に送るためのモーターやセンサーなどの部品、トナーを正確に紙の上に乗せるための部品、定着のために熱を発生させる部品など）
非常に薄い紙が複合機の中を通って、利用者の要望通りに出てきて、それを何十万枚も処理するのはかなり高度な技術なんだそうです。もし故障しない複合機を作ろうと、今の複合機の金額の30倍もすると大手複合機メーカーの開発の方が仰っていました。
従って、壊れても安心して利用できるメンテナンス契約は必須といえるでしょう。メンテナンスの契約もいくつか種類があるのでそれぞれメリット・デメリットを紹介します。
a.カウンター契約 印刷1枚○○円に修理費用が含まれる
1枚印刷するごとに〇円を支払うという設定をするのがカウンター契約で、現在の主流の契約です。印刷枚数に応じて費用を支払うので、その間に故障が発生してもしなくても同様にコストが発生します。（カウンターの他にチャージ/パフォーマンスチャージなどと呼ばれます）
カラー複合機の場合は白黒印刷は1円、カラー印刷は18円などと違う単価が設定され、カラーの方がダンゼン高いです。
上記のカウンター料金以外に、ほとんど印刷しなかった場合に適用される基本料金・最低料金などの費用もあります。
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メリット
・トナーを気にしないで利用可能
・毎月の利用枚数が容易に把握でき、ランニングコストが一目瞭然
・原稿の大きさに関わらず枚数あたりのコストが一定
デメリット
・毎月費用が発生し、また全く利用しなくても費用が発生
・契約時の単価が高いと毎月の料金が高額になることも
b.キット契約 トナー代金に修理費用が含まれる
トナーを都度都度購入するのが「キット契約」で、カウンター契約と異なりメンテナンス料金をトナーを購入する際に支払う契約です。カウンター契約はトナー無償ですがキット契約の場合、有償となります。（トナーキット、キットサービスなど呼ばれます）
凡そ5,000枚相当のトナーで定価30,000円～40,000円程度となります。メーカーや機種にもよりますがカラー機の場合はキット契約ができないケースが多いです。
毎月の利用枚数が1,500枚以下など、印刷枚数がが少ない方が利用する場合が多いです。
メリット
・毎月必ず発生する費用は無い
・全く利用しない場合は費用が掛からない
・メーカー推奨以外の海賊トナーも利用できる
（メンテナンス会社にバレると修理してくれなくなるので注意が必要）
デメリット
・トナーが切れた場合、予備を買っていないと使えない
・カウンターに比べ1枚当たりのコストが高くなるケースが多い
・機種が変わるとトナーボトルが変わるので使いまわしできず無駄になる
・5,000枚相当のトナーと書いてあっても、トナーがたくさん必要な資料やA3を多く印刷すると5,000枚刷れない。（想定がA4原稿で使うトナーが6～8％で計算しているため）
c.スポット契約 修理が発生するごとに修理費用がかかる
印刷枚数やトナーに修理費用を含めず、修理するごとに費用を支払うのが「スポット契約」です。修理が少なければ支払う費用も少ないので一番魅力的でわかりやすい契約ですが、修理の内容によって数十万円掛かるケースもあります。
そもそも複合機の場合、スポット契約ができない機種が多く、実質メンテナンス契約はカウンター方式かキット方式のほぼ2択です。
現在の契約状況としてはカウンター契約が圧倒的に多いです！
７．複合機の本体・カウンター料金ってどれくらいするの？
ズバリ、複合機の凡その価格を教えちゃいます！私が日頃の営業活動で知った本体価格とカウンター料金の相場です。※複数台利用や、購入元が怪しい販売店だと大きく変わるケースも
a.本体の価格相場
本体の価格は出力スピード・搭載オプションで大きく価格が変わってきます。従って、新品・カラー機・給紙トレイ4段・原稿送り・FAX付きを想定しています。
| 印刷速度/分 | 現金相場 | 月額リース相場 |
|---|---|---|
| 15枚機 | 30～50万円 | 5,500円～9,300円 |
| 20枚機 | 40～70万円 | 7,400円～13,000円 |
| 30枚機 | 60～90万円 | 11,000円～16,700円 |
| 40枚機 | 70～110万円 | 13,000円～20,400円 |
| 50枚機 | 80～140万円 | 14,800円～26,000円 |
b.カウンター料金相場
カウンター料金の単価は月間利用想定枚数で大きく変わるので下記、枚数毎で相場を紹介します。
| 月間の利用枚数 | カラー単価 | ブラック単価 |
|---|---|---|
| 500枚未満 | @30～20円 | @7～3円 |
| 501～5,000枚 | @20～15円 | @5～1.8円 |
| 5,001枚～10,000枚 | @18～10円 | @3～1円 |
| 10,001枚以上 | @15～8円 | @2～0.8円 |
上記がこれまでの相場価格でしたが、現在では白黒1円、カラー10円が当たり前になっています。
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８．とにかく少しでも安く買いたい！何か方法ある？
a.相見積もりをとる
私が思う一番有効な方法です。複数社営業を呼んで競合させると良いでしょう。今まで一社の販売店からしか購入していなかったら大きなコストダウンできるはずです！
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b.本体価格よりも単価が大事
最初に見積もりを取得した際に一番に目が行くのが本体価格だと思います。数十万円の本体価格を交渉して値引いて良い買い物した！とハンコを押すのは実は販売店の思うつぼです。本体を数万円値切るよりもカウンター単価を値引いた方が実質トータルコストは安くなるケースがほとんどです。
c.決算時期を狙う
導入時期も重要で、狙い目は販売店の決算時期です。多くの会社は決算が3月です。
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９．購入する前に気を付けた方が良い事は？
交渉の末、好条件で自分にあった複合機を購入できるとなった場合に「本当にこれで決めて大丈夫？」と不安に陥った方に価格・機能面以外で気を付けた方が良いポイントを紹介します。
a.メンテナンスは大丈夫か？
導入後に一番トラブルになりやすいのがメンテンス対応です。
- 修理を依頼してもすぐ来てくれない
- チャージ料金を支払っているのに修理の一部が有償と言われた
- 買った販売店ではないよく分からない業者がメンテナンスに来る
当初聞いてなかった！とトラブルになりやすいので、「依頼してからどの程度で修理に来てくれるか？」「修理に来るのはどの会社か？」を確認しておいた方が良いです。一番安心なのはメーカー直系のメンテナンス部隊が保守しているところです。
b.購入先会社の継続性
小さな販売店経由で格安に複合機を導入したものの、数年後にその販売店が倒産してしまったという話をたまに耳にします。追加費用や契約が反故にされる可能性もあるため、販売店の会社の規模が小さい場合には多少リスクがあります。
c.導入機種は何年発売か？
高価な複合機を導入したからには長く使いたいと考えている場合には注意が必要です。複合機の稼働期間は概ね導入後4年～7年ぐらいが一般的です。なかには9年、10年利用している方もいますが、利用枚数が極端に少ないケースが多いです。
長く利用したい場合の最大のリスクは複合機の部品生産が終了してしまうことです。どれだけ腕の良いサービスマンがいても部品がなくては修理できません。各メーカーの部品生産は方針や稼働実績などでどの都度見直されるので、長く使いたいのであれば「最新モデルを選ぶ」のがベターです。
安いからという理由で古い型落ちの複合機を導入した場合、修理できなくなるのが早いため発売日を確認しておいた方が良いです。
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１０．よく分からないのでとにかくオススメを教えてほしい！
希望のメーカーがある場合は、御社の地域とメーカー名でgoogle検索で出てきた地域の特約店など販売店が出て来るので問合せてみましょう。
もしメーカーに指定が無い場合には近所のコピー機販売店に手当たり次第に相見積もりを取ってみてください。コピー機Gメンも全国対応で複合機販売をしておりますので、お問合せをお待ちしております。