複合機のカウンター保守契約はメリット大？デメリットは？スポット保守や年間保守とも比較！

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複合機のカウンター保守とは？

まずは主な保守契約をチェックしてみましょう。

上記のように保守契約は、カウンター保守・キットトナー保守・スポット保守・年間保守の4種類に分けられます。それぞれの保守に、メリット・デメリットがありますが、最も一般的な保守契約が「カウンター保守」で、現在は8割以上がカウンター保守契約を結んでいます。

カウンター保守とは、毎月の印刷枚数に応じて料金を支払う保守契約です。

モノクロ1枚○円、カラー1枚○円と単価が設定されており、印刷枚数によって毎月のカウンター料金が請求されます。

もし、保守契約を結ばずにコピー機が壊れてしまうと、修理代やエンジニアの出張費などが請求され、10万円以上も掛かってしまう恐れがあります。

また、修理業者を探す手間や時間が掛かり、コピー機を使えない時間が長引いてしまいます。さらに、トナーが切れる度に購入しなければならず、コスト面でも大きな負担を伴います。

カウンター保守契約では、カウンター料金を支払うことでメンテナンスや故障・不具合などの修理対応、さらにはトナーなどの消耗品が無料になり、予想外のトラブルが生じた際も出費の心配が要りません。

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複合機のカウンター保守のメリット・デメリット

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カウンター保守契約のメリット

カウンター保守契約は以下のようなメリットがあります。

カウンター保守契約が向いている会社は？

カウンター保守契約のデメリット

一方、カウンター保守契約には以下のようなデメリットがあります。

また、カウンター保守契約では、全く印刷しない月でも「最低基本料金」が請求されます。

そのため、印刷枚数が極端に少ない会社は、カウンター保守のメリットをあまり感じられません。

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キットトナー保守契約のメリット・デメリット

『キットトナー保守契約』とは、専用のトナーを利用している間のみ修理代（出張費含む）が掛からない保守契約です。カウンター保守契約とは異なり、カウンター料金がなく、トナーが切れるまで（最長5年間）は印刷コストが掛かりません。

しかし、トナーは5,000枚程度の印刷で切れることが多く、切れると同時に保守契約も解約になるため、その後の故障には修理代が必要です。

また、専用のトナーは正規代理店でしか購入することができず、修理代も含んだ価格なので一般的なトナーより高額です。

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キットトナー保守契約のメリット

キットトナー保守契約は以下のようなメリットがあります。

キットトナー保守契約が結べる機種は、主に印刷速度の遅いモノクロ機です。そのため、カラーの高速機に比べて、本体価格が安く設定されています。

キットトナー保守契約が向いている会社は？

キットトナー保守契約のデメリット

一方、キットトナー保守契約には以下のようなデメリットがあります。

1日の印刷枚数が10枚以下など、印刷が少ない会社であれば、1本のトナーで２～3年は保守が受けられます。

なお、一部のメーカーではキットトナー保守契約に適用しているカラー複合機も取り扱っていますが、ランニングコストが異常に高いなど、コスト面でのデメリットが目立つため、あまりオススメできません。

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スポット保守契約のメリット・デメリット

スポット保守契約は、カウンター料金こそ掛かりませんが、トナーや修理は全て有料です。継続的なメンテナンスも行われず、コピー機が故障または不具合が発生した度に「その都度」保守を依頼します。

「知人から中古で譲り受けた」など、ほとんどコピー機を利用しないのであれば、継続的な支払いがなく、ランニングコストもほとんど掛かりません。

しかし、万が一故障した場合は、パーツ代・ドラムユニット代・修理代・出張料金などが全て実費になるため、新しく購入した方が安くなることもあります。

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スポット保守契約のメリット

スポット保守契約は以下のようなメリットがあります。

スポット保守契約が向いている会社は？

スポット保守契約のデメリット

一方、スポット保守契約には以下のようなデメリットがあります。

＜定額制サービス＞を採用しているレンタル会社では、プランの上限枚数以内であれば、カウンター料金やトナー代が掛からず、リースよりも安くコピー機を使うことができます。

どの保守契約にもメリット・デメリットがありますが、コピー機レンタルはメリットが多く、画期的なサービスとして人気が高まっています。

▼コピー機・複合機のレンタルとは？

【コピー機・複合機のレンタルとは？】料金・審査・契約期間・保守について

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年間保守契約のメリット・デメリット

年間保守契約は、コピー機の保守を1年間（または複数年）契約する保守タイプです。

年間保守契約は、全てのコピー機で年間保守契約が結べるわけではなく、小規模オフィスやSOHO向けの低速機など、一部の機種にしか適用されません。

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まとめ

様々な保守契約のメリット・デメリットを紹介しましたが「複合機は繊細で故障しやすい機器」かつ「修理代やトナー代が非常に高額」です。

印刷枚数によっては割高になるなど、デメリットもありますが、リスク回避の意味でも、保守はカウンター保守契約がオススメです。

ただし、カウンター保守契約を結んだ際のカウンター料金は、原則として途中で変更できません。保守の期間が終わるまで同じ金額を支払い続けることになるので、カウンター保守を契約する際は、しっかりと値下げ交渉を行いましょう。

また、カウンター料金が安いからと言って、デメリットやリスク、不利益などは一切ありません。

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▼カウンター料金を安くするコツは？コスト削減に有効な印刷方法を紹介！

コピー機・複合機のコストを削減したい！印刷枚数を減らす？契約を見直す？

参考サイト

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