【複合機・コピー機のウマい見積もりの取り方】島津さん体験談(1/2)

【複合機・コピー機のウマい見積もりの取り方】島津さん体験談(1/2)

コピー機Gメンは全国にある販売店と提携しており、ゼロックス・キヤノンなど全社メーカーのコピー機のお見積りが可能です。また、複合機のリース購入だけでなくレンタルや中古でのご提案も致します。

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大阪の会社で総務部で働く島津さんは、緻密な購買戦略で大幅な複合機のコストカットに成功されました。その具体的な交渉と検討の過程を教えていただきました。

 

リース価格交渉体験談③

 

 

 

Gメン

島津さんが勤める会社の概要について教えてください。

 

『大阪に本社がある卸の会社です。』

 

私が勤める会社

従業員

200人

本社

大阪府大阪市

拠点数

7ヶ所

業種

卸売業

 

Gメン

島津さんの役割はなんですか?

 

『当社は国内に7つの事業所がありますが、複合機はすべて私の所属する大阪本社の総務部が見積もり依頼から契約締結までを担当することとなっています。東京都千代田区の事業所でカラー複合機の入れ替えが2018年8月にありましたので、その経緯をお話しますね。』

 

 

Gメン

その東京事業所で使っていたのはどこのどの機種ですか?

 

『当時のリコーのA3カラーコピー機で最新モデルを購入して使っていました。』

 

▼入れ替え対象機の概要

拠点の所在地

東京都千代田区

使用メーカー

リコー

タイプ

A3カラー複合機

機種名

MPC4002SPF

保守会社

株式会社カントー

利用期間

6年間

 

複合機の見積り・お問合せはこちら

 

 

Gメン

リース期間は何年ですか?

 

『5年リースです。当社は、5年のファイナンスリース契約を終了したあと2年ほど再リースを利用するのが慣行になってますね。』

 

1.5年間のリース契約を締結

2.再リース契約を2年程度継続

3.新規導入

 

『通常は新規導入から7年~10年ぐらいで新しい機種に入れ替えるというのが定番です。』

 

リースアップの後すぐに入れ替えず、再リースを挟むっちゅうのがニクい!故障は増えるけどコストを下げるには最適な手段やで!(再リースの仕組みとメリット)

Gメン解説

 

リース価格交渉体験談

 

『今回、入れ替えの対象となるカラー複合機はリコーMPC4002SPFで、2012年に5年間のリース契約で導入し、2018年に1回目の再リース契約の満了を迎える複合機でした。』

 

【関連記事】リコー複合機の特徴と口コミ評価はこちら

【リコー複合機の価格と特徴】コピー機の耐久性は高いけど画質はイマイチ?

 

 

故障が増えたので6年で機種入れ替え

Gメン

今回は6年の使用で入れ替えを検討したんですね?

 

『通算6年間の使用での入れ替えは、当社としては少し早い入れ替えとなります。本来はもう1年再リースをした後の入れ替えを予定していたのですが、下記2点の理由から入れ替えを検討しました。』

 

  1. 故障やメンテナンスでの手間が増えたため
  2. カウンター料金を安価に交渉するため

 

『①の「故障やメンテナンスでの手間」についてですが、オートフィーダーの部品交換やガラス面清掃などのメンテナンスを必要とする回数が増えてきていました。

②の「カウンター料金を安価に交渉」については、入れ替え前のカウント料金はモノクロ2.3円/枚、カラー15.0円/枚、基本料金7,500円で契約していました。一方、大阪本社に設置しているカラー複合機のカウント料金はモノクロ1円/枚、カラー10円/枚、基本料金3,500円で契約しているため、交渉次第ではカウント料金を大阪本社と近い料金に合わせることができるのではないかと考えました。』

 

基本料金ってのはカウンター料金の最低ラインのことやで。リース月額とカウンター料金のバランスで買い物するんが大事やな!

Gメン解説

 

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Gメン

印刷枚数はどの程度だったんですか?

 

『東京営業所は従業員が15名で、営業と営業事務のみが勤務するオフィスです。レーザープリンターは設置していないので、印刷はすべて複合機で実施しています。印刷枚数は月平均4,500枚程度で、そのうち4,000枚はモノクロでの印刷・コピーで、請求書や営業資料などの印刷がメインとなっています。営業所であるため、発注書等の送受信でFAXを使用しておりFAXとしての利用頻度も高いですね。』

 

 

入れ替え前は33,000円の月額コスト

Gメン

比較的印刷枚数が多いですね。当時の条件は?

 

▼入れ替え前の料金と利用枚数

月間印刷枚数(モノクロ)

4,000枚

月間印刷枚数(カラー)

500枚

月額リース料(5年リース)

16,300円

カウンター料金(モノクロ)

2.3円

カウンター料金(カラー)

15.0円

基本料金

7,500円

 

 

入れ替え前に使用していた複合機には、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリント(私書箱・留め置きプリントのメリットと使い方)をオプションでつけていて原契約のリース料は月16,300円(5年リース契約)でした。

販売会社はリコージャパン株式会社で、保守契約は株式会社カントー、リース契約はリコーリース株式会社と締結していました。今回新しく導入する複合機もこれまで同様、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリントをオプションでつける必要があります。』

 

 

Gメン

どうしてリコーを使っていたんですか?

 

6年前にMP C4200SPFを導入した理由としては、大きく3つです。

  • パネル・トナー交換などの操作に慣れている
  • 電話帳などのデータの互換性がある
  • 保守会社と関係が築けている

もちろん、価格面も検討ポイントのひとつでした。私の会社は規程により必ず他社見積もりを入手して比較検討しなければならないため、当時はリコー機とキャノン機で比較をしたところ、必要としている機能性はどちらも備えていたので、コストの面の比較でリコー機を採用しました。』

 

何はなくともとりあえず相見積もり!これ絶対やね。(入れ替え時の相見積りは必須

Gメン解説

 

 

Gメン

リコーの優れている点はどこですか?

 

リコー機の良い点は大きく下記の3点だと考えています。』

1.タッチパネルがキレイで見やすい

2.他人の印刷との混在やミスプリントを減らせる

3.トナー交換や給紙トレイの開け閉めが楽

 

2の「他人の印刷との混在やミスプリントを減らせる」についてですが、私書箱設定をすることにより、各自がパソコンからプリントアウトを指示したデータが、複合機の個人用フォルダで留め置きされるので、他の人がプリントアウトしたものと混在するリスクが避けることができます。

また、印刷指示を出した後にミスに気づいた場合でもデータ削除することによりミスプリントを防ぎ、コピー用紙の無駄遣いを削減することができること、スキャナーしたファイルを指定したネットワーク上に格納することができることです。』

 

 

Gメン

トナー交換のしやすさも大事ですよね。

 

トナー交換は複合機の全面のパネルを開けてボトルを抜き差しするだけで簡単に交換できますし、給紙トレーも片手で軽く開け閉めできるので、コピー用紙の補充も簡単です。そして、当社はシステムセキュリティーが厳しいのでネットワークの設定がうまくいかないときがあるのですが、長らくお付き合いしているメンテナンス会社なので、ネットワーク設定で困ったときにもすぐに対応していただける点も評価すべき点だと感じています。』

 

 

Gメン

逆に、リコーのイマイチな点は?

 

精密機械なので仕方ないですが、もう少し耐久性があり、7年ぐらい使用できればありがたいなと思うことと、便利な私書箱機能が有料オプションだということです。』

 

 

Gメン

相見積りはキヤノンだけですか?

 

『はい、2社だけです。何を買えば良いのか明確に見えていましたし、業者さんの数を増やして自社が混乱しないように絞らせていただきました。』

 

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Gメン

ここからは具体的な交渉過程を教えていただきます。リコーとキヤノンからどのような提案が来るのでしょうか? >>続きはこちら

【続き】値引き交渉&決断編

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