【複合機・コピー機の見積もりのウマい取り方】島津さん体験談(1/2)

【複合機・コピー機の見積もりのウマい取り方】島津さん体験談(1/2)

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大阪にある会社の総務部で働く島津さんOLは、相見積もりを使った緻密な購買戦略で複合機の大幅なコストカットに成功しました。今回、その具体的な交渉と検討の過程を教えて頂きました。果たして、相見積もりと交渉で複合機の価格は安くなるのでしょうか!?

 

リース価格交渉体験談③

 

【体験談】上手に複合機・コピー機の見積もりを取る方法は?

 

Gメン

まずは、島津さんが勤める会社の概要について教えてください。

 

OL『大阪に本社がある卸の会社です。』

 

島津さんが勤める会社の概要

 

従業員

200人

本社

大阪府大阪市

拠点数

7ヶ所

業種

卸売業

 

Gメン

島津さんの役割について教えて下さい。

 

OL『当社は国内に7つの事業所がありますが、複合機はすべて私の所属する大阪本社の総務部が見積もり依頼から契約締結まで担当しています。東京都千代田区の事業所でカラー複合機の入れ替えが2018年8月にありましたので、その経緯をお話しますね。』

 

 

Gメン

ちなみにですが、東京事業所で使っていた複合機は、どのメーカーの機種ですか?

 

OL『リコーのA3カラーコピー機で、当時の最新モデルを使っていました。』

 

入れ替え複合機の概要

 

拠点の所在地

東京都千代田区

使用メーカー

リコー

タイプ

A3カラー複合機

機種名

MP C4002 SPF

保守会社

株式会社カントー

利用期間

6年間

 

 

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Gメン

リース期間は何年ですか?

 

OL『5年です。当社は5年のファイナンスリース契約が終了した後、2年ほど再リースを利用することが慣行になっています。』

 

  1. 5年間のリース契約を締結
  2. 再リース契約を2年程度継続
  3. 新規導入

 

OL『通常は新規導入から7年~10年ぐらいで新しい機種に入れ替えています。』

 

リースアップの後、すぐに入れ替えず、再リースを挟むっちゅうのがニクいね!故障は増えるけどコストを下げるには最適な手段やで。詳しくは関連記事をチェック!

Gメン解説

 

 

コピー機複合機の再リース・延長は超お得!5年で入替えは業界の思うツボ

 

 

リース価格交渉体験談

 

 

OL『今回、入れ替えの対象となるカラー複合機はリコーMP C4002 SPFで、2012年に5年間のリース契約で導入し、2018年に1回目の再リース契約の満了を迎える複合機でした。』

 

 

【2019年・リコー複合機の価格と特徴】

 

 

【利用期間と入れ替え理由】6年で故障が増えたため

 

Gメン

今回は6年の使用で入れ替えを検討したんですね?

 

OL『はい。通算6年間での入れ替えは、当社としては少し早い入れ替えです。本来はもう1年再リースをした後に入れ替えを予定していたのですが、2点の理由から入れ替えを検討しました。』

 

  1. 故障やメンテナンスでの手間が増えたため
  2. カウンター料金を安価に交渉するため

 

OL『故障やメンテナンスでの手間については、オートフィーダーの部品交換やガラス面の清掃など、メンテナンスを必要とする回数が増えていました。また、カウンター料金については、モノクロ2.3円/枚、カラー15.0円/枚、基本料金7,500円で契約していましたが、大阪本社に設置しているカラー複合機のカウント料金はモノクロ1円/枚、カラー10円/枚、基本料金3,500円で契約しているため、交渉次第ではカウント料金を大阪本社と同等の料金にできるのではないか?と考えました。』

 

基本料金ちゅうのはカウンター料金の最低ラインのことやで。リース月額とカウンター料金のバランスで買い物することが大切やな!

Gメン解説

 

 

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【入れ替え前のコスト】月額33,000円

 

Gメン

ところで、印刷枚数は月に何枚程度だったんですか?

 

OL『東京営業所は営業と営業事務のみが勤務する従業員15名のオフィスです。プリンターは設置していないので、印刷はすべて複合機を使っています。印刷枚数は月平均4,500枚程度で、そのうち4,000枚はモノクロで請求書や営業資料を印刷しています。営業所なので、発注書等の送受信でFAXを利用する頻度も高いですね。』

 

Gメン

印刷枚数が多いですね。当時の状況について整理してみましょう。

 

入れ替え前の料金と利用枚数

月間印刷枚数(モノクロ)

4,000枚

月間印刷枚数(カラー)

500枚

月額リース料(5年リース)

16,300円

カウンター料金(モノクロ)

2.3円

カウンター料金(カラー)

15.0円

基本料金

7,500円

 

 

OL入れ替え前に使用していた複合機には、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリント(私書箱・留め置きプリントのメリットと使い方)をオプションで付けていて、リース料は月16,300円(5年リース契約)でした。

販売会社はリコージャパン株式会社で、保守契約は株式会社カントー、リース契約はリコーリース株式会社と締結していました。今回、新しく導入する複合機もこれまで同様、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリントをオプションでつける必要があります。』

 

【入れ替え機種】リコーのメリット・デメリット

 

Gメン

リコーを使っている理由は何かありますか?

 

OL6年前にMP C4200SPFを導入した理由は3つあります。』

 

  • パネル・トナー交換などの操作に慣れている
  • 電話帳などのデータの互換性がある
  • 保守会社と関係が築けている

 

OL『もちろん、価格面も検討ポイントでした。私の会社は規程により必ず他社の見積もりを入手して比較検討しなければならないため、当時はリコー機とキャノン機の見積もりを取って比較しましたが、必要としている機能はどちらも備えていたので、コスト面を比較してリコー機を採用しました。』

 

相見積もりは絶対に必要!しなかったら後悔すんでー。詳しくは相見積もりに関する記事をチェック!

Gメン解説

 

 

【コピー機の値引き法】複合機の購入・入替え時の相見積りは必須!

 

リコーのメリット

 

Gメン

リコーの優れている点はどこですか?

 

OLリコー機の良い点は下記の3点だと考えています。』

 

1.タッチパネルがキレイで見やすい

2.他人の印刷との混在やミスプリントを減らせる

3.トナー交換や給紙トレイの開け閉めが楽

 

OL特に「他人の印刷との混在やミスプリントを減らせる」については、私書箱設定をすることで、パソコンから印刷の指示を行ったデータが複合機の個人用フォルダで留め置きされるので、他の人がプリントアウトした印刷物と混在しません。

また、印刷指示を出した後でミスに気付いた場合、データを削除できるので、ミスプリントが防げ、無駄なコピー用紙やカウンター料金が発生せず、経費の削減に繋がります。さらに、スキャナーしたファイルを指定したネットワーク上に格納できる点も便利です。』

 

 

Gメン

トナー交換のしやすさも大事ですよね。

 

OL『はい。トナー交換は複合機前面のパネルを開けて、ボトルを抜き差しするだけですし、給紙トレーは片手で軽く開け閉めできるため、コピー用紙の補充も簡単です。また、当社はシステムセキュリティーが厳しいので、ネットワークの設定がうまくいかない時もあるのですが、長らくお付き合いをしているメンテナンス会社はネットワーク設定で困った際にも対応してくれ、この点も高く評価しています。

 

リコーのデメリット

 

Gメン

逆に、リコーのイマイチな点を教えてもらえますか?

 

OL精密な機器なので仕方がないとは思いますが、もう少し耐久性があって、7年ぐらい使用できればありがたいと思います。あと、便利な私書箱機能が有料オプションなので、それもちょっと…。』

 

Gメン

相見積もりはキャノンだけですか?

 

OL『はい、相見積もりは2社だけです。何を買えば良いのか明確に見えていましたし、業者さんの数を増やして自社が混乱しないように、見積もりは2社に絞りました。』

 

 

キャノン(Canon)複合機の価格と特徴

 

Gメン

ここからは具体的な見積もりと交渉過程を教えていただきます。リコーとキャノンからどのような見積もり・提案が来たのでしょうか? >>続きはこちら

 

 

【続き】相見積もりでの値引き交渉&決断編

 

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