【コピー機の相見積】2社比較で月間コスト約42%ダウン

【コピー機の相見積】2社比較で月間コスト約42%ダウン
コピー機・複合機を買うときは相見積が大事って聞いたけど、何社ともやり取りするのは面倒やなぁ。

新人Gメン及川

ベテランGメン園川

販売店によってリース料金やカウンター料金は異なるため、1社のみの見積だと、損をしてしまう可能性がありますよ!

オペレーター 杏奈

今回は、コピー機の入れ替えで相見積をとり、入れ替え前と比較して月間コストを約42%カットすることに成功した実例をご紹介します!見積で検討したポイントや交渉の過程を解説するので最後までご覧ください。

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コピー機・複合機の相見積を2社比較してコストダウンに成功

【コピー機の相見積】2社比較で月間コスト約17%ダウン

インタビューにご協力いただいたのは、大阪に本社を構える企業の総務部で働く島津さんコピー機の見積もり担当者
6年利用したコピー機の入れ替えを検討した際に、リコーとキヤノンの2社に見積を依頼しました。

相見積をとった結果、以下のように月額利用料金が削減できました。

 

入れ替え検討時の利用状況

相見積

メーカー

リコー

リコー

キヤノン

複合機のタイプ

A3カラー複合機

A3カラー複合機

A3カラー複合機

印刷速度

35枚/分

40枚/分

リース料金

16,300円

9,800円

7,000円

カウンター料金

モノクロ2.3円、カラー15円

モノクロ1円、カラー10円

モノクロ1.3円、カラー12円

基本料金

7,500円

3,500円

3,000円

合計月額コスト

33,000円

19,300円
(オプション料金500円含む)

18,200円

※月間印刷枚数はカラー500枚、モノクロ4,000枚で計算。

相見積をとった結果、月間コストは

リコーの新機種に切り替えた場合→約42%カット
キヤノンの新機種に乗り換えた場合→約45%カット

になりました。

金額で判断するならキヤノンの方が低コストで有利に見えますが、もともとリコーを利用していたことやメンテナンスの利便性、信頼関係を考慮した上で継続してリコーの機種を導入することに決めました。

以下では、今回の見積で重視したポイントや相見積を2社に絞った理由を解説します。

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【解説】コピー機・複合機の相見積の体験談

島津さんが勤める会社の概要

Gメン

まず島津さんが勤める会社の概要と、コピー機の入れ替えに至った経緯を教えてください。

 

コピー機の見積もり担当者『大阪に本社がある卸売業の会社です。当社は全国に7つの事業所がありますが、コピー機は私が所属する大阪本社の総務部が見積依頼から契約締結まで担当しています。今回は、東京都千代田区の事業所で利用していたコピー機のリース期間(5年+再リース1年)終了にあたり、入れ替えを行うことにしました。』

 

従業員

200人

本社

大阪府大阪市

拠点数

7ヶ所

業種

卸売業

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コピー機の使用状況を整理

Gメン

コピー機の使用状況について詳しく教えていただけますか?

 

コピー機の見積もり担当者『リコーのA3カラーコピー機で、導入当時の最新モデルを使っていました。』

 

▼島津さんの会社のコピー機使用状況

拠点の所在地

東京都千代田区

保守会社

株式会社カントー

使用メーカー

リコーのA3複合機

月額リース料金

16,300円/月

カウンター料金

モノクロ2.3円/枚

カラー15.0円/枚

※基本料金7,500円

月間印刷枚数

カラー500枚

モノクロ4,000枚

月額コスト(概算)

約33,000円

リース期間 

5年+1年経過(再リース) 

 

コピー機の見積もり担当者導入した際のコピー機販売会社や保守契約を結んだ会社は以下の通りです。

販売会社:リコージャパン株式会社
保守契約:株式会社カントー
リース契約:リコーリース株式会社

 

コピー機の見積もり担当者『入れ替え前に使用していたコピー機には、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリント(私書箱・留め置きプリントのメリットと使い方)をオプションで付けていて、リース料は月16,300円(5年リース契約)でした。

新しくコピー機を導入する際、これまで同様に給紙トレー4段とカンタン私書箱プリントをつけて、カウンター料金をおさえたい、と考えていました。』

オペレーター 杏奈

カウンター料金の相場は、カラー10円/枚・モノクロ1.0円ですから、モノクロ2.3円・カラー15円は高いですね。

コピー機の見積もり担当者『再リース2年経過後の入れ替えを検討していましたが、故障が増えたこととカウンター料金が高い点が気になり、今回コピー機を入れ替える決断をしました。』

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コピー機の見積で重視したポイント5つ

ベテランGメン園川

今回の見積で、島津さんが重視したいポイントは何ですか?

コピー機の見積もり担当者『はい、今回の見積で重視したいポイントは以下の5点です。』

▼見積で島津さんが重視したいポイント

  1. カウンター料金の安さ
  2. リース料金
  3. 故障が少ない機種(耐久性)
  4. 保守会社が信頼できるかどうか
  5. 現在のリコー複合機からの移行をスムーズにできるかどうか

 

コピー機の見積もり担当者『当社はシステムセキュリティーが厳しく、ネットワークの設定がうまくいかない時があります。長らくお付き合いをしているメンテナンス会社は、ネットワーク設定で困った際にも対応してくれ、この点を高く評価しています。』

オペレーター 杏奈

なるほど。現在のリコー機からの移行がスムーズにできるかどうかも大事ですね。

コピー機の見積もり担当者『実は当社では2世代前からリコー機を使用しています。現場からはできれば同じリコー機を入れてほしい、という声があがっていました。』

オペレーター 杏奈

使い慣れた複合機のほうが、現場のストレスは少ないですね。

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相見積を2社に絞った理由

Gメン

島津さんはお付き合いのあるリコーと、もう1社キャノンから見積を取られたんですよね。2社に絞った理由は?

 

コピー機の見積もり担当者『当社の希望は明確でしたし、業者さんの数を増やして自社が混乱しないように、見積は2社に絞りました。』

 

「複合機導入の際に相見積を利用した」という企業40社に当社が行ったアンケート調査でも、2社から相見積をとった企業がもっとも多い結果となりました。島津さんと同様、見積の数が多いと混乱するからという理由です。

【コピー機の相見積】2社比較で月間コスト約42%ダウン

 

また、相見積をとったメーカーに関しても、リコーとキヤノンが多くなっています。

【コピー機の相見積】2社比較で月間コスト約42%ダウン

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2社の見積競争の結果

ベテランGメン園川

相見積の結果、月額料金はキヤノンの方が安くなっています。リコーに決めた理由を教えていただけますか?

コピー機の見積もり担当者『見積の内容次第では、上層部と現場を「キャノンで」と説得することも考えました。今回は、コピー機の性能や見積額にそれほど大きな差がないことから、以前よりお付き合いのあるリコーに決めました。』

▼見積をとったコピー機のスペックと月額利用料金

 

リコー

キャノン

機種

MP C3504 SPF

C5540F Ⅱ

外観

リコーMp C3004

C3530 II

タイプ

A3カラー複合機

A3カラー複合機

印刷速度

35枚

40枚

リース月額

9,800円

7,000円

カウンター料金:モノクロ

1円

1.3円

カウンター料金:カラー

10円

12円

基本料金

3,500円

3,000円

月額料金総額

19,300円

18,200円

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コピー機の見積もり担当者『新規導入になるキャノンは、やはり思い切った料金で提案してくれましたし、「競争見積」と伝えたことで、リコーも安い価格を出してくれました。2社の見積を受けて、あらためて比較した事項は4点あります。』

 

コピー機の性能

コピー機の見積もり担当者『まずコピー機の性能です。
どちらも給紙トレー4段で留め置きプリント対応ですが、キャノンは留め置きプリントが標準装備されておりオプション料金が不要でした。一方、リコーは月額換算で500円ほど掛かります。
キャノンの方が印刷速度などのスペックも高い機種でした。リコーは、現在使っている機種より1グレード下げて提案されましたが、使用状況から判断して問題がなく、価格が安くなると言われて承諾しました。』

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ランニングコスト

コピー機の見積もり担当者『リース料金は予想通り、他社からの入れ替えとなるキャノンが月2,800円ほど安い見積を提案してくれました。
カウンター料金は東京営業所の月間使用枚数(モノクロ4,000枚・カラー500枚)で算出すると、オプション料金500円を含めても、リコーの方が1,700円安くなります。しかし、リースの金額と合わせれば月1,100円ほどキャノンの方が安くなります。』

Gメン

キャノンの方がハイスペックなうえに、月額料金も安いですね。

 

コピー機の見積もり担当者『実は相見積をとったあと、リコーに「キャノンの見積料金まで安くできないか?」と打診しました。しかし、競争見積のため、最初から価格を限界まで下げていると言われ、提出された見積が最終となりました。そこからキャノンも含めて検討しています。』

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導入実績

コピー機の見積もり担当者『最後に考慮したのが当社での導入実績です。
東京営業所はこれまでリコーを使っていたので、メンテナンス会社との信頼関係が構築されており、現場からリコーの要望が出ていました。キャノンは他の営業所では導入実績があるのですが、東京営業所では利用したことがありません。
メンテナンス面でも、リコーは東京営業所の近くにメンテナンス会社の拠点があるので、スピーディーに対応してくれる安心感があり、継続して利用することに決めました。』

 

▼今回の相見積で比較検討したポイントまとめ

 

リコー

キャノン

導入実績(東京営業所)

あり

なし

メンテナンス対応

システム環境

リース月額

9,800円

7,000円

オプション+月額カウンター料金

9,500円

11,200円

月額合計

19,300円

18,200円

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コピー機の見積もり担当者『2社のコスト差は月1,100円で、5年間では66,000円ほどキャノンの方が安くなります。しかし、メンテナンス対応やシステム環境との親和性の点では、導入実績のあるリコーの方が安心でした。

それに、安い見積をくれたキャノンを採用しても、次の検討の際に、また他のメーカーの方が安い見積をくれたからと言って、その度にメンテナンス会社を変えていたら信頼関係の構築にも影響すると考えました。

最終的には、実際にコピー機を使用している東京営業所のメンバーを含めて検討しましたが、今回は営業所の意向を尊重して、データ移行などにも不安がないリコーを採用することにしました。』

 

Gメン

相見積によって月額料金が33,000円から19,300円になり、大幅なコスト削減が実現できましたね!

オペレーター 杏奈

相見積で競争させることで値段を下げつつ、どちらの業者さんとも関係を悪くしない交渉はさすがです!勉強になりました。

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「ワンストップ一括見積サービス」で効率的に相見積をとろう

島津さんの事例で、コピー機・複合機のコストを下げるには、相見積をとることが効果的なことがわかりました。

しかし一括見積サービスを利用すると、各販売店とのやり取り、見積取得後にしつこく営業されるなどの手間やストレスがかかるといったデメリットがあることも事実です。

そこで当サイトコピー機Gメンでは、お客様の手間を省く「ワンストップ一括見積サービス」の提供を開始しました。

コピー機Gメンのワンストップ一括見積サービス

お客様のご希望を当社スタッフがヒアリングし、提携する30社以上の優良販売店の中からおすすめの販売店2~3社をピックアップして見積をご提示いたします。
それぞれの販売店とのやり取りはコピー機Gメンのスタッフが代行するため、見積取得にかかる手間を大幅に削減できます。

また優良な販売店とのみ提携しているため、しつこい営業をうけることもありません

もちろん「ワンストップ一括見積サービス」 は無料で利用可能です。お気軽にお問い合わせください。

▼「ワンストップ見積サービス」のサービス内容

  • 用途や月間印刷枚数など希望に沿った複合機販売店の提案
  • 販売店とのやり取りの代行
  • 複数の見積を一括で受け取れる

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【まとめ】コピー機・複合機の見積ならコピー機Gメン

最後に、相見積を駆使した島津さんの価格交渉のポイントをおさらいします。

相見積のポイント

  1. 同じメーカーを使い続ける前提でも、他メーカーから見積を取る
  2. 相見積を取るのは2社のみに限定
  3. 業者さんとの関係を大事にして、見積の額から値切り過ぎない

オペレーター 杏奈

「相見積をとりたいが手間はかけたくない」「営業されるのが怖い」というお客様はワンストップ一括見積サービスの利用をご検討ください!

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