【複合機・コピー機の見積もりのウマい取り方】島津さん体験談(1/2)

【複合機・コピー機の見積もりのウマい取り方】島津さん体験談(1/2)

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大阪にある会社の総務部で働く島津さんコピー機の見積もり担当者は、コピー機の相見積もりを使った緻密な購買戦略でコピー機の大幅なコストカットに成功しました。今回は、その具体的な見積もり交渉と検討の過程を教えて頂きました。果たして、相見積もりと交渉でコピー機の価格は、どのくらい安くなったのでしょうか!?

 

コピー機の見積もり交渉

 

複合機・コピー機の見積もりを上手に取る方法は?

 

Gメン

まずは、島津さんが勤める会社の概要について教えてください。

 

コピー機の見積もり担当者『大阪に本社がある卸売業の会社です。』

 

島津さんが勤める会社の概要

 

従業員

200人

本社

大阪府大阪市

拠点数

7ヶ所

業種

卸売業

 

Gメン

島津さんの役割について教えて下さい。

 

コピー機の見積もり担当者『当社は国内に7つの事業所がありますが、コピー機は私が所属する大阪本社の総務部が見積もり依頼から契約締結まで担当しています。今回は、東京都千代田区の事業所でコピー機の入れ替えが2018年8月にありましたので、その経緯をお話します。』

 

Gメン

ちなみに、東京事業所で使っていたコピー機は、どこのメーカーの機種ですか?

 

コピー機の見積もり担当者『リコーのA3カラーコピー機で、当時の最新モデルを使っていました。』

 

入れ替えるコピー機の概要

 

拠点の所在地

東京都千代田区

使用メーカー

リコー

タイプ

A3カラー複合機

機種名

MP C4002 SPF

保守会社

株式会社カントー

利用期間

6年間

 

 

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Gメン

リース期間は何年ですか?

 

コピー機の見積もり担当者『5年です。当社は5年のファイナンスリース契約が終了した後、2年ほど再リースを利用することが慣行になっています。』

 

  1. 5年間のリース契約を締結
  2. 再リース契約を2年程度継続
  3. 新規導入

 

コピー機の見積もり担当者『通常は、新規導入から7年~10年ぐらいで新しい機種に入れ替えています。』

 

リースアップの後、すぐに入れ替えず、再リースを挟むっちゅうのがニクいね!故障は増えるけど、コストを下げるには最適な手段やで。詳しくは関連記事をチェック!

Gメン解説

 

▼コピー機・複合機の再リースとは?

コピー機複合機の再リース

 

 

複合機の価格交渉

 

 

コピー機の見積もり担当者『今回、入れ替えの対象となるコピー機は、リコーMP C4002 SPFで、2012年に5年間のリース契約で導入し、2018年に1回目の再リース契約の満了を迎える予定でした。』

 

▼リコーのコピー機の価格と評判は?

2020年・リコー複合機の価格と評判

 

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複合機・コピー機の見積もり取得理由は?

 

Gメン

今回は6年の使用で、見積もりを依頼したんですね?

 

コピー機の見積もり担当者『はい。当社では少し早い入れ替えです。本来であれば、もう1年再リースをした後に入れ替えのために見積もりを取得する予定でしたが、2点の理由から入れ替えを検討しました。』

 

コピー機の見積もりを依頼した理由

  1. 故障やメンテナンスでの手間が増えたため
  2. カウンター料金を安く交渉するため

 

コピー機の見積もり担当者『故障やメンテナンスでの手間については、オートフィーダーの部品交換やガラス面の清掃など、メンテナンスを必要とする回数が増えていました。

また、カウンター料金は、モノクロ2.3円/枚、カラー15.0円/枚、基本料金7,500円で契約していましたが、大阪本社に設置しているコピー機のカウント料金はモノクロ1円/枚、カラー10円/枚、基本料金3,500円のため、交渉次第では大阪本社と同等の料金にできるのではないか?と考えました。』

 

基本料金はカウンター料金の最低ラインのことやで。リースの月額料金とカウンター料金のバランスでが大切や!

Gメン解説

 

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見積もり依頼前のコストは月額33,000円

 

Gメン

ところで、印刷枚数は月に何枚程度でしたか?

 

 

コピー機の見積もり担当者『東京営業所は、営業と営業事務のみが勤務する従業員15名のオフィスです。プリンターは設置していないので、印刷はすべてコピー機を使っています。印刷枚数は月に平均4,500枚程度で、そのうち4,000枚はモノクロで、主に請求書や営業資料を印刷しています。営業所なので、発注書等の送受信でFAXを利用する頻度も高いです。』

 

Gメン

4,500枚は多いですね。当時の状況について整理してみましょう。

 

相見積もり前の料金と利用枚数

月間印刷枚数(モノクロ)

4,000枚

月間印刷枚数(カラー)

500枚

月額リース料(5年リース)

16,300円

カウンター料金(モノクロ)

2.3円

カウンター料金(カラー)

15.0円

基本料金

7,500円

 

 

コピー機の見積もり担当者『入れ替え前に使用していたコピー機には、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリント(私書箱・留め置きプリントのメリットと使い方)をオプションで付けていて、リース料は月16,300円(5年リース契約)でした。

販売会社はリコージャパン株式会社で、保守契約は株式会社カントー、リース契約はリコーリース株式会社と締結していました。今回、新しく導入するコピー機もこれまで同様、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリントをオプションで付ける必要があります。』

 

【入れ替え機種】リコー複合機のメリット・デメリット

 

Gメン

リコーを使っている理由は何かありますか?

 

コピー機の見積もり担当者『6年前にリコーのMP C4200 SPFを導入した理由は3つあります。』

 

  • 以前からリコーのコピー機を使っており、操作に慣れている
  • 電話帳などのデータに互換性がある
  • 保守会社との関係が築けている

 

コピー機の見積もり担当者『もちろん、価格面も検討ポイントでした。私の会社は規程により必ず他社の見積もりを入手して比較検討しなければならないため、当時はリコーとキャノンの見積もりを取って比較しましたが、必要としている機能はどちらも備えていたので、コスト面を比較してリコーを採用しました。』

 

せやねん。相見積もりは絶対に必要やで!しなかったら後悔すんでー。詳しくは相見積もりに関する記事をチェック!

Gメン解説

 

▼コピー機の見積もり時に必ず相見積もりをする理由は?

【コピー機の値引き法】複合機の購入・入替え時の相見積りは必須!

 

リコー複合機のメリット

 

Gメン

リコーのコピー機で優れている点はどこですか?

 

コピー機の見積もり担当者『リコーの良い点は3点あると思います。』

 

  1. タッチパネルがキレイで見やすい
  2. 他の従業員が行った印刷との混在やミスプリントを減らせる
  3. トナー交換や給紙トレイの開け閉めがラク

 

コピー機の見積もり担当者『私書箱設定をすることで、パソコンから印刷の指示を行ったデータが、コピー機の個人用フォルダで留め置きされるので、他の人がプリントアウトした印刷物と混在せず、この機能は重宝しています。

また、印刷指示を出した後でもミスに気付いた場合、データを削除できるので、ミスプリントが防げ、無駄なコピー用紙やカウンター料金が発生せず、経費の削減に繋がります。さらに、スキャナーしたファイルを指定したネットワーク上に格納できる点も便利です。』

 

 

Gメン

トナー交換のしやすさも大事ですよね。

 

コピー機の見積もり担当者『はい。トナー交換はコピー機前面のパネルを開けて、ボトルを抜き差しするだけですし、給紙トレーは片手で軽く開け閉めできるため、コピー用紙の補充も簡単です。

また、当社はシステムセキュリティーが厳しいので、ネットワークの設定がうまくいかない時もあるのですが、長らくお付き合いをしているメンテナンス会社は、ネットワーク設定で困った際にも対応してくれ、この点も高く評価しています。』

 

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リコー複合機のデメリット

 

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逆に、リコーのイマイチな点を教えてもらえますか?

 

コピー機の見積もり担当者『コピー機は精密なので仕方がないとは思いますが、もう少し耐久性があって、7年ぐらい使用できればありがたいと思います。あと、便利な私書箱機能が有料オプションなので、それもちょっと…。』

 

Gメン

相見積もりはキャノンだけですか?

 

コピー機の見積もり担当者『はい、相見積もりは2社だけです。何を買えば良いのか明確に見えていましたし、業者さんの数を増やして自社が混乱しないように、見積もりは2社に絞りました。』

 

▼リコーのライバル!キヤノン複合機の価格と評判

キャノン・Canon業務用複合機の価格と評判

 

Gメン

ここからは具体的な見積もりと交渉の過程をお聞きします。リコーとキャノンから、どのような見積もり・提案が来たのでしょうか? >>続きはこちら

 

 

【続き】相見積もりでの値引き交渉&決断編

 

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