【複合機・コピー機の見積もりの上手な取り方】島津さん体験談

今回は、複合機・コピー機の見積もりの上手な取り方について解説します。具体例として、大阪に本社を構える企業の総務部で働く島津さんの複合機・コピー機の見積もり取得事例をご紹介します。

島津さんは、コピー機の相見積もりを使った緻密な購買戦略でコピー機の大幅なコストカットに成功しました。その具体的な見積もり交渉と検討の過程を教えて頂きました。

果たして、相見積もりと交渉でコピー機の価格は、どのくらい安くなったのでしょうか！？

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複合機・コピー機の見積もりを上手に取る方法は？

複合機・コピー機にはメーカーが定めた標準価格がありますが、実際の販売価格はメーカー標準価格より大きく下がります。下げ幅は、販売店によって異なります。

上手に見積もりをとれば、メーカー標準価格の6割程度の価格で入手可能です。しかし、見積もりの取り方が下手な場合はメーカー標準価格と大差ない金額で契約することになります。

複合機・コピー機の上手な見積もりの取り方として、当サイトがおすすめするのは以下のような方法です。

なお、相見積もりを取る際には、以下の点に注意します。

大阪に本社を構える企業の総務部で働く島津さんは、上記項目を全ておさえたうえで、東京千代田区事業所の複合機入れ替えを見事に成功させました。

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【複合機・コピー機の見積もり】島津さん体験談

島津さんが勤める会社の概要

『大阪に本社がある卸売業の会社です。』

『当社は全国に7つの事業所がありますが、コピー機は私が所属する大阪本社の総務部が見積もり依頼から契約締結まで担当しています。今回は、東京都千代田区の事業所でコピー機の入れ替えが2018年8月にありましたので、その経緯をお話します。』

コピー機の使用状況（メーカー・月間印刷枚数・リース料金）

『リコーのA3カラーコピー機で、当時の最新モデルを使っていました。』

『入れ替え前に使用していたコピー機には、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリント（私書箱・留め置きプリントのメリットと使い方）をオプションで付けていて、リース料は月16,300円（5年リース契約）でした。

販売会社はリコージャパン株式会社で、保守契約は株式会社カントー、リース契約はリコーリース株式会社と締結していました。今回、新しく導入するコピー機もこれまで同様、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリントをオプションで付ける必要があります。』

『月間の印刷枚数は、カラー500枚・モノクロ4,000枚程度です。月額リース料は16,300円におさえられていましたが、カウンター料金が高かったので、月額コストは33,000円にまで膨れ上がっていました』

『再リース2年経過後に入れ替えたかったのですが、故障が増えたこととカウンター料金が高い点が気になり、コピー機を入れ替える決断をしました。』

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島津さんがコピー機の見積もりで重視したいポイント

『はい、今回の見積もりで重視したいポイントは以下の5点です。』

『特に当社はシステムセキュリティーが厳しいので、ネットワークの設定がうまくいかない時もあるのですが、長らくお付き合いをしているメンテナンス会社は、ネットワーク設定で困った際にも対応してくれ、この点は高く評価しています。』

『はい。実は当社では2世代前からずっとリコー機を使い続けています。よって、現場からはできれば同じリコー機を入れてほしいという声が挙がっていました。』

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島津さんは見積もりを取る業者を2社に絞った

『はい、相見積もりは2社だけです。当社の希望は明確でしたし、業者さんの数を増やして自社が混乱しないように、見積もりは2社に絞りました。』

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2社の見積もり競争の結果は？

『はい…、あ、いえ…。もちろん、見積もりの内容次第では上層部と現場を「キャノンで」と説得することも考えました。が、今回は、両者の見積もり額にそれほど大きな差が無かったので、以前からお付き合いのあるリコーに決めました。』

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『新規導入になるキャノンは、やはり思い切った料金で提案してくれましたし、「競争見積もり」と伝えたことで、リコーも安い価格を出してくれました。

どちらも給紙トレー4段で留め置きプリント対応ですが、キャノンは留め置きプリントが標準装備されておりオプション料金が不要でした。一方、リコーは月額換算で500円ほど掛かります。』

ここで再度、両社からの見積もりを受けて、比較事項をまとめてみます。

性能

『キャノンの方が印刷速度などのスペックが高い機種でした。リコーは、現在使っている機種より1グレード下げて提案されましたが、使用状況から判断して問題がなく、価格が安くなると言われて承諾しました。』

月額のリース料金

『予想通り、他社からの入れ替えとなるキャノンがリコーより月2,800円（5年で168,000円）ほど安い見積もりを提案してくれました。』

ランニングコスト

『東京営業所の月間使用枚数（モノクロ4,000枚・カラー500枚）で算出すると、オプション料金500円を含めても、リコーの方が1,700円安くなります。しかし、リースの金額と合わせれば月1,100円ほどキャノンの方が安くなります。』

導入実績

『東京営業所は、これまでリコーを使っていたので、メンテナンス会社との信頼関係が構築されており、現場からリコーの要望が出ていました。

一方、キャノンは他の営業所では導入実績があります。ただ、東京営業所では一度もなく、なおかつメンテナンスの面でも、リコーは東京営業所の近くにメンテナンス会社の拠点があるので、スピーディーに対応してくれる安心感がありました。』

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『いえ、再度リコーに「キャノンの見積もり料金まで安くできないか？」と打診しました。しかし、競争見積もりのため、最初から価格を限界まで下げていると言われ、提出された見積もりが最終となりました。そこからキャノンも含めて検討に入りました。』

『検討した結果、リコーに決定しました。コスト差は月1,100円で、5年間では66,000円ほどキャノンの方が安くなります。しかし、メンテナンス対応やシステム環境との親和性の点では、導入実績のあるリコーの方が安心でした。

それに、安い見積もりをくれたキャノンを採用しても、次の検討の際に、また他のメーカーの方が安い見積もりをくれたからと言って、その度にメンテナンス会社を変えていたら信頼関係の構築にも影響すると考えました。

最終的には、実際にコピー機を使用している東京営業所のメンバーを含めて検討しましたが、今回は営業所の意向を尊重して、データ移行などにも不安がないリコーを採用することにしました。』

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まとめ

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参考サイト

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