【コピー機の相見積】2社比較で月間コスト約42％ダウン

複合機を【格安】でリースする

コピー機・複合機の相見積を2社比較してコストダウンに成功

インタビューにご協力いただいたのは、大阪に本社を構える企業の総務部で働く島津さん
6年利用したコピー機の入れ替えを検討した際に、リコーとキヤノンの2社に見積を依頼しました。

相見積をとった結果、以下のように月額利用料金が削減できました。

※月間印刷枚数はカラー500枚、モノクロ4,000枚で計算。

相見積をとった結果、月間コストは

になりました。

金額で判断するならキヤノンの方が低コストで有利に見えますが、もともとリコーを利用していたことやメンテナンスの利便性、信頼関係を考慮した上で継続してリコーの機種を導入することに決めました。

以下では、今回の見積で重視したポイントや相見積を2社に絞った理由を解説します。

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【解説】コピー機・複合機の相見積の体験談

島津さんが勤める会社の概要

『大阪に本社がある卸売業の会社です。当社は全国に7つの事業所がありますが、コピー機は私が所属する大阪本社の総務部が見積依頼から契約締結まで担当しています。今回は、東京都千代田区の事業所で利用していたコピー機のリース期間（5年+再リース1年）終了にあたり、入れ替えを行うことにしました。』

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コピー機の使用状況を整理

『リコーのA3カラーコピー機で、導入当時の最新モデルを使っていました。』

導入した際のコピー機販売会社や保守契約を結んだ会社は以下の通りです。

『入れ替え前に使用していたコピー機には、給紙トレー4段とカンタン私書箱プリント（私書箱・留め置きプリントのメリットと使い方）をオプションで付けていて、リース料は月16,300円（5年リース契約）でした。

新しくコピー機を導入する際、これまで同様に給紙トレー4段とカンタン私書箱プリントをつけて、カウンター料金をおさえたい、と考えていました。』

『再リース2年経過後の入れ替えを検討していましたが、故障が増えたこととカウンター料金が高い点が気になり、今回コピー機を入れ替える決断をしました。』

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コピー機の見積で重視したポイント5つ

『はい、今回の見積で重視したいポイントは以下の5点です。』

『当社はシステムセキュリティーが厳しく、ネットワークの設定がうまくいかない時があります。長らくお付き合いをしているメンテナンス会社は、ネットワーク設定で困った際にも対応してくれ、この点を高く評価しています。』

『実は当社では2世代前からリコー機を使用しています。現場からはできれば同じリコー機を入れてほしい、という声があがっていました。』

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相見積を2社に絞った理由

『当社の希望は明確でしたし、業者さんの数を増やして自社が混乱しないように、見積は2社に絞りました。』

「複合機導入の際に相見積を利用した」という企業40社に当社が行ったアンケート調査でも、2社から相見積をとった企業がもっとも多い結果となりました。島津さんと同様、見積の数が多いと混乱するからという理由です。

また、相見積をとったメーカーに関しても、リコーとキヤノンが多くなっています。

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2社の見積競争の結果

『見積の内容次第では、上層部と現場を「キャノンで」と説得することも考えました。今回は、コピー機の性能や見積額にそれほど大きな差がないことから、以前よりお付き合いのあるリコーに決めました。』

▼見積をとったコピー機のスペックと月額利用料金

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『新規導入になるキャノンは、やはり思い切った料金で提案してくれましたし、「競争見積」と伝えたことで、リコーも安い価格を出してくれました。2社の見積を受けて、あらためて比較した事項は4点あります。』

コピー機の性能

『まずコピー機の性能です。
どちらも給紙トレー4段で留め置きプリント対応ですが、キャノンは留め置きプリントが標準装備されておりオプション料金が不要でした。一方、リコーは月額換算で500円ほど掛かります。
キャノンの方が印刷速度などのスペックも高い機種でした。リコーは、現在使っている機種より1グレード下げて提案されましたが、使用状況から判断して問題がなく、価格が安くなると言われて承諾しました。』

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ランニングコスト

『リース料金は予想通り、他社からの入れ替えとなるキャノンが月2,800円ほど安い見積を提案してくれました。
カウンター料金は東京営業所の月間使用枚数（モノクロ4,000枚・カラー500枚）で算出すると、オプション料金500円を含めても、リコーの方が1,700円安くなります。しかし、リースの金額と合わせれば月1,100円ほどキャノンの方が安くなります。』

『実は相見積をとったあと、リコーに「キャノンの見積料金まで安くできないか？」と打診しました。しかし、競争見積のため、最初から価格を限界まで下げていると言われ、提出された見積が最終となりました。そこからキャノンも含めて検討しています。』

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導入実績

『最後に考慮したのが当社での導入実績です。
東京営業所はこれまでリコーを使っていたので、メンテナンス会社との信頼関係が構築されており、現場からリコーの要望が出ていました。キャノンは他の営業所では導入実績があるのですが、東京営業所では利用したことがありません。
メンテナンス面でも、リコーは東京営業所の近くにメンテナンス会社の拠点があるので、スピーディーに対応してくれる安心感があり、継続して利用することに決めました。』

▼今回の相見積で比較検討したポイントまとめ

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『2社のコスト差は月1,100円で、5年間では66,000円ほどキャノンの方が安くなります。しかし、メンテナンス対応やシステム環境との親和性の点では、導入実績のあるリコーの方が安心でした。

それに、安い見積をくれたキャノンを採用しても、次の検討の際に、また他のメーカーの方が安い見積をくれたからと言って、その度にメンテナンス会社を変えていたら信頼関係の構築にも影響すると考えました。

最終的には、実際にコピー機を使用している東京営業所のメンバーを含めて検討しましたが、今回は営業所の意向を尊重して、データ移行などにも不安がないリコーを採用することにしました。』

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「ワンストップ一括見積サービス」で効率的に相見積をとろう

島津さんの事例で、コピー機・複合機のコストを下げるには、相見積をとることが効果的なことがわかりました。

しかし一括見積サービスを利用すると、各販売店とのやり取り、見積取得後にしつこく営業されるなどの手間やストレスがかかるといったデメリットがあることも事実です。

そこで当サイトコピー機Gメンでは、お客様の手間を省く「ワンストップ一括見積サービス」の提供を開始しました。

お客様のご希望を当社スタッフがヒアリングし、提携する30社以上の優良販売店の中からおすすめの販売店2～3社をピックアップして見積をご提示いたします。
それぞれの販売店とのやり取りはコピー機Gメンのスタッフが代行するため、コピー機の選定にかかる時間を削減できます。
また優良な販売店とのみ提携しているため、しつこい営業をうけることもありません。

ワンストップ一括見積サービスは、以下の内容を無料で提供しております。

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【まとめ】コピー機・複合機の見積ならコピー機Gメン

最後に、相見積を駆使した島津さんの価格交渉のポイントをおさらいします。

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