【きちんと確認した?】複合機の保守契約の種類と注意点

【きちんと確認した?】複合機の保守契約の種類と注意点

コピー機Gメン見積りバナー

30社の複合機販売店を独自調査したコピー機Gメンが、安さと対応力に優れた販売店を2~3社ご紹介します。

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業務用複合機(コピー機)のリースでは、OKIデータの複合機『COREFIDO3』など、ごく一部の機種を除いては、保守契約への加入が必要です。

 

その保守、本当に大丈夫?保守契約の注意点

まずは主な保守契約について、おさらいしてみましょう。

 

項目/契約の種類 カウンター保守契約 キットトナー保守契約 スポット保守契約 年間保守契約
トナー 無料(カウンター料金に含まれている) 有料 有料 有料
カウンター料金 あり なし なし なし
修理代金 無料(カウンター料金に含まれている) 無料 有料 無料
支払い 毎月 その都度 その都度 その都度
更新 自動 都度 なし 1年単位

 

主流となっている保守契約はカウンター保守契約。全体の約8割がカウンター保守契約を結んでいると言われています。それぞれの保守契約のメリット・デメリットについては、以下のページでご確認下さいませ。

 

保守契約ごとのメリット・デメリット

 

これらの保守契約は、業務用複合機(コピー機)の販売店経由で加入することが一般的ですが、実際のどこの会社が保守を担当しているのか知っていますか?今回は保守契約で確認しておきたい注意点をご紹介します。

 

保守契約の内容を把握すること!

 

そもそも保守契約って何のためにあるの?

新入りGメン及川

ベテランGメン

珍しく良い質問ですね!コピー機は非常に繊細な機器で、ちょっとしたパーツが消耗するだけでも故障してしまいます。さらに湿度をはじめとする室内状況や利用頻度、印刷用紙の種類など些細なことが原因で紙詰まりも起きやすく、その度に有料で修理を依頼していては、莫大なコストが掛かってしまいます。修理に掛かってしまう費用の代わりに、保守料金として保険料のように支払うことで、修理や点検を無料で行ってくれる、いわばユーザーのためのサービスです。

 

え!?サービスって、お金取るでしょ。しかも加入は強制なのに。

新入りGメン及川

ベテランGメン

健康保険と同じだと思って下さい。100%壊れると言っても過言ではないほど、コピー機は本当に繊細な機器なんです。

 

健康保険か!あらやだ、ストーンと腑に落ちたわよ。それにしても、繊細すぎる機械なんだねー。一定の年齢以上の人って「機械は叩けば直る」って思い込んでいるから余計に壊れちゃうだろうね。

新入りGメン及川

ベテランGメン

……。申し訳ございません、その年代じゃないので分かりかねます。
なんだオメェ。

新入りGメン及川

保守契約では、故障した時に迅速な対応をしてもらえるか?が重要です。カウンター保守契約を結ぶ際、どうしてもカウンター料金(保守料金)ばかりを気にしてしまいますが、サービスの品質も忘れずに確認しておかないと、後から不便や不満を感じてしまいます。

たとえば、以下の3パターンなら、どの保守サービスが良いでしょうか?実際の業務を想定しながら考えてみて下さい。

  1. 保守料は毎月2万円以上掛かるが、修理の依頼をすれば土日を含め当日中に来てくれる
  2. 保守料は毎月1万円前後だが、土日の修理は行わず、平日なら当日か翌日に来てくれる
  3. 保守料は毎月5,000円前後だが、修理の依頼をしても3営業日後にならないと来てくれない 

あくまでも上記は一例で、印刷枚数やカウンター料金の単価によって、これ以上の差額になることもあります。

保守料金の差・故障の頻度・オフィスの休日や稼働時間にもよるでしょうが、先ほども述べた通り、コピー機は非常に壊れやすいので、修理の頻度は他のオフィス機器に比べて格段に多いと言えるでしょう。

土日休みのオフィスなら上記の2番でも充分でしょうが、シフト制で土日・祝日も含めた24時間体制のオフィスであれば、2番では修理までに大幅な時間のロスが生じてしまいます。

しかし、実際にコピー機を導入する場面になると、料金にばかり気を取られ、3番の保守契約を選んでしまっていることも珍しくありません。

「故障なんて頻繁じゃないだろうし…」

「使えない時は他の部署のコピー機を借りれば良いでしょう」

「ビルの1階にコンビニもあるし」

そんな楽観的な発想が失敗に繋がってしまうことも多々あります。3営業日の間に大量のコピーを必要になった場合、わざわざ他部署やコンビニへ行き、そこで先に使っている人がいると、無駄な待ち時間が発生してしまい、大幅な業務効率の悪化や不要な残業(残業代の発生)を招きます。

 

保守契約を失敗する理由

 

保守

 

保守契約への加入は、保守業者と直接やり取りを行うのではなく、コピー機を販売している「販売店」を通して契約します。しかし、日本国内の販売店は自社で保守サービスを実施していないケースも多く、メーカーが保守を実施しているケースが多いです。

よって、販売店の責任範囲はコピー機を納品するまで。修理や点検の責任範囲はメーカーなので、販売店側としてはコピー機を販売することをゴールとしており、導入後のことは(言い方こそ悪いですが)二の次になっています。そのため、導入時はリース料金やカウンター料金(保守料金)など、お金に関する話題が中心となり、保守は3番のような安いものを前面に押し出し、安さをアピールします。

特に、修理業者が個人事業主の場合は人手が足りず、3日後など対応が遅くなることが多いので、注意が必要です。なかでも地方は、委託業者による保守が実施されることが多く、定休日など休みについては確認しておきましょう。なお、万全の体制で使いたいのであれば、夜間対応などのオプションもある「メーカー保守」の方がオススメです。

 

保守だけ解約することは可能なのか?

 

保守

 

多くの場合、カウンター料金(保守料金)に関しては事前にチェックをしていても、保守のサービス面に関しては、いざ修理を依頼した時に初めて知ります。

「なぜ修理に来るまでに3日も掛かる?」

「どうして今日中にトナーを送れない?」

そう思った時には既に遅く、リース契約は原則として解約することができません。保守契約だけなら、簡単に解約することもできますが、契約時との様々な状況が異なるため別の業者と再契約を結ぶことは非常に難しく、結果として修理の度に高い代金を支払わなければならなくなります。

 

保守契約で失敗しないために!!

保守契約の失敗を未然に防ぐために、どのような点に気をつければ良いのでしょうか?

 

販売店が保守を行っているか?

 

保守

 

メーカーからの直接購入やメーカー保守を希望しない場合は、販売店で保守契約を結びますが、販売と保守を同じ会社が行っているのか?を確認しておくと確実です。

業務委託が悪いと言うわけではありませんが、どうしても責任の所在が明確にならず、問い合わせ内容によっては、たらい回しにされてしまう懸念もあります。一社で保守まで請け負っていれば、責任の所在も明らかなうえ、情報共有もされているので、問題の完結が比較的スムーズです。

ただし、販売店が自社で保守まで行っていることは少ないので、委託になる場合はメーカーの「認定店」であるか?を確認しましょう。

 

購入は正規販売代理店で!保守はメーカーの認定店で!

認定

ヤフオクやメルカリなど、オークションサイトやフリマサイトでも中古の業務用コピー機を購入できる時代ですが、正規販売代理店以外ではコピー機を買わない方が良いでしょう。知人を介した個人での売買や海外経由での入手も同様です。

コピー機は保守契約とコピー機番号が結び付けられており、正規店以外の入手はすぐに分かってしまいます。この場合、保守を受けられないばかりか、以前使っていたユーザーが滞納していたカウンター料金の支払い責任が発生することもあります。

なお、保守業者にもメーカー公認の「認定店」が存在します。厳しい条件をクリアしないと認定店になることができないので、サービス面でも安心です。

 

保守業者の拠点を確認すること

 

拠点

 

修理を依頼してから訪問してくれるまでは、混雑状況にもよりますが、それ以上に物理的な距離が大きく影響します。例えば都心であれば、狭い範囲に多くの拠点があり、交通手段も発達しているため、依頼した時間によっては当日中の訪問が可能です。

しかし、極端な話をすれば、県内に1拠点もしくは該当エリアに2拠点など、拠点数が著しく少なく、なおかつ交通手段が自家用車しかなく移動に時間が掛かるようであれば、午前中に連絡をもらったとしても、当日中の修理は難しいことがあります。

コピー機を選ぶ際には、保守の拠点数や拠点の場所も確認しておきましょう。

 

コピー機

 

コピー複合機の保守サービスで最も信頼できるサービスは、メーカーによる直接保守。メーカーによっては対応時間や曜日を拡大できるオプションも豊富で、「消耗品の在庫をメーカーから取り寄せなければならない」などの懸念もないため、時間のロスを最小限に抑えることができます。

しかし、メーカーでの保守サービスは販売店より高額になりがちで、コスパを重視するのであれば、メーカーよりも低価格で同等のサービスが期待できる保守業者と契約することがオススメです。

「保守契約」と一言で言っても、販売店や保守業者によって、その後の満足度は大きく変わります。コピー機を導入する際には、機種の性能だけではなく「必ず故障する」と言われる繊細な機器だからこそ、保守のサポート体制までしっかりと聞いておきましょう。

 

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