【介護・福祉業界向けの複合機】介護施設の課題とおすすめ機種

複合機を【格安】でリースする

介護施設・福祉施設向けの複合機

介護業・福祉業は、当サイトへのお問い合わせが多い業種の1つです。

介護や福祉の現場は、実施記録書やケアプラン、介護報酬請求業務の書類作成など、印刷を行う機会が非常に多く、なおかつ利用者向け、家族向け、国や自治体への提出用と、書類の量が膨大で整理や保管も大変だと言われています。

重要事項説明書、利用契約書、アセスメントシート、介護計画表、日誌、報告書、業務日報、雇用契約書…など、複数の部署で様々な書類を取り扱うため、効率良く管理できることの他、誰もが簡単に探せる状態であることが求められます。

印刷枚数が多いため、カウンター料金が高くなってしまい、印刷コストの削減も大きな課題として挙げられます。

今回は、多くの利用者をケアしながら、事務業務も並行して行うことの多い介護施設・福祉施設での複合機の課題・活用方法・おすすめ機種をお伝えします。

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介護施設・福祉施設の課題を解決するコピー機とは？

介護・福祉の現場は、業務が多岐に渡るため、複合機にも様々な役割が求められます。また、複合機を上手に利用することで、混在した業務を効率良く進めることができます。

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複合機の上手な活用で解消される介護施設・福祉施設の課題

2018年に、横浜市経済局が市内の高齢者介護施設からアンケート調査で集めた「介護現場のお困りごと」でも＜特に多く寄せられたニーズ＞として『各種書類作成の負担軽減』が挙げられていました。

出典：横浜市経済局

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書類の整理・保管

日常的に利用者やご家族の方と接する時間が多いため、書類の整理にまで手が回らないことが多々あるでしょう。

たとえば、テンプレートを複合機に登録しておけば、パソコンを介さずに印刷することができます。また、手書きの書類をスキャンしてデータ化しておくことで、誰でも簡単に必要な書類を見つけることが可能です。

さらに、複合機をクラウドサービスと連携させることで、報告書をクラウドにメール送信することができるため、移動中や外出先からでも業務報告ができます。もちろん、メールの内容もテンプレート化できるので、入力時間の短縮に繋がります。

印刷業務の効率化

「書類の整理・保管」と重複する内容が含まれますが、介護記録を手書きで行っている場合でも、ほとんどの施設では各自治体や施設独自が指定しているテンプレートを使用しています。

介護記録は、ほぼ毎日使うため、まとめて印刷してストックを作り、それを利用している現場が多いですが、忙しい中で在庫管理をしている余裕はありません。また、不定期に記録する事故報告書などは大量に印刷をしておいても無駄になってしまったり、置き場所に困ることがあります。

記録する度にパソコンから印刷をすることは、たしかに面倒で、なおかつ介護レセプト用のパソコンが1台しかない施設では「自由に使えない」などの課題があります。

しかし、これらの課題は複合機で解決することが可能です。

複合機に全てのテンプレートを保存しておけば、パソコンを使わずに、タッチパネルの操作だけで必要な枚数を印刷することができます。

また、ストックの置き場所を考えずに済み、必要な時に、必要なテンプレートを、必要な枚数だけ印刷することで、印刷業務の短縮に繋がります。

当然、テンプレートが変更になった場合は、新たに保存することができるので、余剰なストックなど無駄を減らすことができます。

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印刷コストの削減

職場内で利用する書類だけではなく、利用者とご家族、さらには国や自治体に提出する印刷物が多い介護業・福祉業では、印刷コストも大きな負担になっています。

リースで導入した複合機は、カウンター方式の保守契約を結ぶことがほとんどで、修理・メンテナンス料金やトナー代金が含まれているカウンター料金（カラー1枚○円、モノクロ1枚○円）を、印刷した分だけ支払います。

このランニングコストを節約するためには、どのような方法があるのでしょうか？

一般企業では、複数のページを縮小して1枚の用紙に印刷する「集約印刷」やカラーコピー禁止などで節約をしていますが、テンプレートや自治体等への提出物が多い介護・福祉の現場では、そのような工夫ができません。

カウンター料金を安くする方法

京セラは複合機の本体だけではなく、カウンター料金も安いので、導入費用・ランニングコストの両方を節約することができます。

ゼロックスやキヤノンなど、高価格帯のメーカーに比べて、印刷物の品質（微妙な色合いなど）に、やや物足りなさを感じると言われていますが、デザイン関連やファッション業界など、発色に強いこだわりを持たない業界であれば、さほど気にならないレベルです。

また、デイリーヤマザキやセイコーマートなど、コンビニにも設置されているメーカーなので、使いやすさと耐久性に優れています。

＞＞＞詳しくは、京セラ複合機の価格と評判記事へ

もう1つの方法としては、既にリース等で導入している複合機とレンタルプリンターを併用することが挙げられます。

レンタルで取り扱いのあるプリンターは、家庭用プリンターが多いため、ビジネス用途のプリンターに比べて印刷速度や機能面が劣ることもありますが、月額のレンタル料金だけでカラーも刷り放題の「定額制プラン」など、カウンター料金が掛からないプランが用意されており、上手に使い分けることで印刷コストを削減することができます。

なお、レンタルのプリンターは業務用複合機ほどサイズが大きくなく、設置しやすいことも大きなポイントです。

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イベント準備の効率化

介護や福祉の現場だけではなく、幼稚園や小中学校などの教育機関でも、イベントや行事に合わせてポスターや掲示物を作成しています。日々の業務だけでも手一杯なのに、時間と手間が掛かるイベント準備が大きな負担となっている現場は少なくありません。

長尺印刷に対応している複合機を使えば、ポスターサイズでも印刷することができるため、掲示物や垂れ幕、POPの作成が簡単に行えます。また、特殊用紙に対応している複合機であれば、名刺やオリジナルのクリアファイルなども内製することができます。

出典：京セラ

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写真や動画の保管

上記のイベントや行事の時だけではなく、介護の現場では日々の活動記録のために、利用者の様子をカメラ等で撮影することがあります。撮影したデータをDVDなどで保存している現場も多いでしょうが、個人情報漏洩の問題やDVDの保管場所に頭を悩ませているケースが見受けられます。

また、パソコンに写真等を保存している場合でも、データ容量の関係で起動が遅くなるなど、業務効率を妨げる問題が発生します。

複合機では、パソコンに負荷をかけないファイルサーバーを導入し、外部からの脅威にはUTM（統合脅威管理＝企業の情報セキュリティを高める機器）で対策します。UTMの他に、アクセス制限を設定できる大容量のNAS（ネットワーク上に接続できるハードディスク）を導入すれば、膨大なデータでもパソコンに負荷をかけずに管理することが可能です。

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両面カードのコピーの効率化

利用者の保険証や、運転免許証をはじめとするご家族の身分証明書など、両面を印刷しなければならないカード型の身分証は、プリント時に2枚の用紙を出さなければならず、用紙代の他にカウンター料金も2倍掛かってしまいます。

また、スキャンをして管理する場合でも、複数の利用者分を一気に処理する際など、データがバラバラになってしまうことがあり、後で紐付ける作業に手間と時間が掛かってしまい、業務効率が低下してしまいます。

自動両面印刷は、ほとんどの複合機に搭載されている機能ですが、たとえば京セラの複合機の中には「IDカードコピー」機能が搭載されており、マイナンバーカードや身分証明書の裏表を読み取り、1枚の用紙に並べて印刷する設定がプログラムボタンに登録されています。

近年は、両面に印刷されている名刺も増えているので、名刺の管理にも効果的です。

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設置場所

書類だけではなく、介護備品や消耗品、福祉用具など、限られたスペースに大量のストックを抱えていることが多いため、どこの現場もスペースの確保が難しく、さらに利用者の通行を妨げてしまう場所に設置すると、ケガや転倒のリスクも発生します。

介護記録のテンプレートは、ほとんどがA4サイズなので、コンパクトなA4複合機の導入も検討してみましょう。A4複合機でも長尺印刷に対応している機種が多く、ホチキス留めやパンチ穴などフィニッシャー機能もオプションで追加することができます。

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介護・福祉の現場におすすめの複合機

介護施設や福祉の現場で、複合機を導入する場合、どのような機能・性能に着目すれば良いのでしょうか？幾つかのポイントを挙げてみます。

介護・福祉施設での複合機選びのポイント

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【京セラ】TASKalfa 4054ci

TASKalfa 4054ciはAI機能を搭載したカラーA3複合機。コピー・スキャン時に薄くなってしまいがちな手書き文字を、自動補正してくっきりさせたり、テキストデータに変換したりできます。

身分証や名刺など、裏表を読み取って1枚の用紙に印刷する「IDカードコピー」では、時間の掛かっていた身分証や名刺の印刷作業・管理業務が短縮できます。セキュリティ機能も充実しており、ユーザーをICカードや操作パネルで管理するローカル認証、外部サーバーを使用したネットワーク認証など情報漏洩対策も万全です。

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【京セラ】TASKalfa MA3500ci

TASKalfa MA3500ciはコンパクトサイズのA4複合機。重さも38キロと比較的軽量なため、デスクやラックにもおけます。静穏モードを使えば作動音は話し声程度に抑えられ、夜間の印刷でも気になりません。A4複合機でありながら長尺印刷に対応しており、イベント時のPOP作成もまかなえます。

高速スキャンやクラウドサービスとの接続も可能で、大型の複合機との機能差はほとんどありません。

リース料金も、カウンター料金ともに安価で機能も充実しているため、A3サイズを使用しないならTASKalfa MA3500ciの導入をおすすめします。

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【シャープ】DX-20C20

シャープのDX-20C20はA3複合機ですが、業界最小クラスの設置面積を実現した機種。狭い事務スペースでも圧迫感なく置くことができます。卓上でも使用できるため、置き場所を選びません。

チルトタイプの操作パネルなので、見やすい角度に調整できます。複数枚の原稿や身分証などの裏表も1枚にまとめてコピーできるため、用紙の節約になります。

デザイン性も非常によく、2019年度 グッドデザイン賞を受賞しています。介護や福祉の現場でもコンパクトにそしてスタイリッシュに配置できるでしょう。

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【コニカミノルタ】bizhub C300iS

グッドデザイン賞を受賞したコニカミノルタのオシャレなA3複合機で、長尺印刷や「IDカードコピー機能」など、介護の現場でも役立つ機能が搭載されています。

また、厚さのある書籍などを印刷する際に、原稿カバーを閉じずにコピーしても、自動的に原稿を検知し、原稿以外の部分の影を消去してくれるなど、トナーの消費を節約しながら、美しい資料に仕上げてくれます。

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【まとめ】相見積ならコピー機Gメンまで

あらゆる分野で人手不足が深刻だと言われていますが、なかでも介護業界・福祉業界は厳しい人手不足が続いています。現場では要介護者に対して手厚いケアが求められている一方で、細かいノウハウや膨大な記録・書類作成をはじめとする事務業務が山積みになり、効率化を実現しなければ現場が回らない現状です。

多くの課題を解消するために、介護施設・福祉施設での複合機選びのポイント・活用方法をまとめます。

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