【コピー機・複合機のレンタルとは？】料金・審査・契約期間・保守について

複合機の【格安】レンタルサービスを比較する

複合機・コピー機のレンタルとは？

コピー機の導入には、大きく3つの手段が考えられます。

コピー機導入にあたり、短期利用・審査不要という条件がある場合、上記3つの中ではコピー機のレンタルが最もおすすめです。コピー機のレンタル・リース・買取の違いについては、下記の表＆記事を参考にしてください。

▼コピー機のレンタル・リース・買取の違い

【コピー機はレンタルかリースか比較】複合機リース・買取はレンタルより損する？

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コピー機レンタルのメリット

それでは、複合機・コピー機をレンタルで導入する主なメリットをチェックしてみましょう。

複合機・コピー機のレンタルのメリット

コピー機をレンタルで導入する最も大きなメリットは「短期間の契約が可能」なことです。建設現場や選挙事務所、イベントなど、限られた期間だけコピー機を使いたい場合や、新設企業・新規事業の立ち上げなど数年先の見通しが立てにくい場合は、リスクの小さいレンタルが良いでしょう。

コピー機レンタルのデメリット

一方、複合機・コピー機をレンタルで導入する主なデメリットは以下の通りです。

複合機・コピー機のレンタルのデメリット

コピー機レンタルの最も大きなデメリットは「機種を自由に選定できない」ことです。メーカーや印刷速度、機能などにこだわりがなければ問題ありませんが、コピー機レンタルはレンタカーやレンタサイクル、レンタルDVDと同じように、業者が保有している在庫から借りることになります。

コピー、プリント、スキャン、FAXなど、レンタル機でも基本機能は搭載されていますが、ホチキスやパンチをはじめとする仕上げ処理やクラウドとの連携、無線対応などを必要とする場合は、事前に確認が必要です。

また、レンタル機は基本的に中古品なので、最新機能の搭載はあまり期待できません（ただし、クリーニング技術は進化しているので、本体の外観などは新品と遜色ないケースが多いです）。

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レンタルコピー機の期間・審査・価格・保守

それではここからは、レンタルコピー機の契約期間や審査、価格、保守について解説します。

レンタル複合機の契約期間

最短1日から契約することができるレンタル複合機ですが、レンタル会社によって異なる「最低契約期間」が設けられており、1週間・2週間・1ヶ月・3ヵ月・6ヶ月・1年・2年など、大きな開きが見られます。

また、途中解約を行う場合の解約料の有無・解約料の計算方法についても、レンタル会社によって異なります。

一方で、いつでも解約できる「最低契約期間の縛りナシ」のレンタル会社も幾つかあり、セミナーや講演会、または部署の引っ越し時など、スポットでのレンタルも可能です。

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注意点としては、1日や3日などのスポットレンタルでも、必ず「初期費用」が発生してしまうこと。運搬費・搬入費・工事費などに掛かる「初期費用」の金額はレンタル会社によって異なりますが、相場としては2万円～10万円です。初回のみ必要な費用なので、少しでも長く使った方が「初期費用」が占める割合は小さくなります。

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レンタル複合機の与信審査

複合機のリースでは「金融機関や信用情報機関の情報」や「業績」「業種」「代表者の年齢」など、細かい基準に沿って審査が行われ、その審査に通らなければ、複合機をリースすることができません。

一方、レンタル契約では基本的に審査がなく、免許証など本人確認書類の提出で済ませる会社が大半です。ただし、レンタル会社によっては自社内での独自審査を行うこともあります。

また、レンタルなら個人での申し込みも可能ですが、レンタル会社によっては、サービス対象を法人のみに限定していることがあります。

複合機レンタルの審査

※e-TAMAYAの審査は、登記簿謄本・担当者の運転免許証・名刺あるいは社員証などの提出が求められる簡易的なものです（審査ナシでも公的身分証明証＋現住所確認書類を提出する場合があります）。また、e-TAMAYAではプリンターであれば個人でのレンタルが可能です。

【複合機のレンタル】リースのような審査はあるの？

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複合機のレンタル料金

レンタルでは毎月のリース料の代わりに、月々のレンタル料が必要で、その他にもリースと同様に印刷1枚あたりのカウンター料金が発生します。料金システムとしてはリースとあまり変わりませんが、近年では月々のレンタル料だけで上限枚数まで刷り放題の＜定額制サービス＞も登場しています。

定額制の複合機に関するお問い合わせはコチラまで。

定額制のメリットはプランごとの上限枚数までなら、カラーで印刷してもモノクロで印刷しても、月々の支払い金額が変わらないこと。カラー印刷の割合が多い会社ほど、お得に印刷することができ、固定額なので経理の処理も簡単です。

コピー機Gメンが様々なレンタル会社から頂いた実際の見積もり料金と、複合機をリースで導入している企業を対象に行ったアンケート結果から、幾つかのパターンで月額料金や総額を算出してみました。
詳しい結果は下記のページをご覧下さい。

【複合機の料金比較】リースとレンタルどっちが安い？

レンタル複合機の対応エリアと保守

全国対応、一都三県、関東一円、関西一円など、レンタル複合機のサービス対応エリアはレンタル会社によって異なりますが、それには保守が大きく関係しています。

自社メンテナンスを行っているレンタル会社は、本社・支社・営業所など拠点の近郊を対応エリアとしており、メーカーメンテナンスを行っているレンタル会社は、日本全国またはメーカーの拠点近郊を対応エリアとしている傾向が見られます。

なお、レンタル会社によっては、利用する機種（メーカー）によって、対応エリアが異なる場合もあります。

【レンタル複合機の対応エリア】保守のエリアにも要注意

レンタルコピー機導入方法

リースと違って審査が行われないため（もしくは簡易審査なので）、申し込みから導入までがスピーディーなこともレンタルの特徴です。

レンタル会社によって多少の違いはありますが、基本的な流れは「お問い合わせ」→「見積もり」→「契約」→「納品」→「解約」と分かりやすく、お問い合わせから最短翌日～1週間後には複合機を利用することができます。

お問い合わせの際は「所在地」「連絡先」など、オフィスもしくは個人の情報の他に「利用期間」「月間の印刷枚数」「希望する機能」「対応用紙サイズ」を伝えます。当日または翌営業日にはメール等で見積もりが届くので、月額のレンタル料だけではなく「初期費用」「カウンター料金」「トナー等の消耗品の料金」についても確認しましょう。

契約後は、納品・設置の日時を調整します。また、初回料金の支払いのタイミングは、レンタル会社によって異なり、契約後～納品前のタイミングで振り込む会社もあります。その他、保証金が必要なレンタル会社や料金の3ヵ月分を前払いで支払うレンタル会社もあります。

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レンタルコピー機・複合機の申し込み方法と導入までの流れ

まとめ

簡潔にまとめると、リースとレンタルの大きな違いは「契約対象者」「契約期間」「機種」の3点です。

また、リースで複合機を導入する際は、必ず印刷1枚ごとにカウンター料金が発生しますが、レンタルには限度枚数までなら印刷し放題の＜定額制サービス＞もあります。

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