レンタルコピー機・複合機の申し込み方法と導入までの流れ

30社の複合機販売店を独自調査したコピー機Gメンが、安さと対応力に優れた販売店を2～3社ご紹介します。

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レンタル複合機の申し込み方法と導入までの流れ

レンタル複合機ならリースと違って導入までの手続きも簡単です。

【複合機のリース審査】個人事業主や赤字でも審査は通るの？

【複合機のレンタル】リースのような審査はあるの？

レンタル複合機は審査が行われない or 簡易的審査なので、申し込み～導入までの流れも非常に簡単で分かりやすく、レンタル会社によっては最短で契約の翌日から複合機を利用することができます。

まずは基本的な流れをチェックしてみましょう。

レンタル複合機の導入までの手順

以下は「基本的な手順」です。レンタル会社によっては順番が前後したり、途中で簡易審査が行われる場合があります。

STEP1：お問い合わせ

複合機の導入が正式に決まっていなくても「複合機のレンタルについて詳しく知りたい」「リースと料金を比較したい」「どのメーカーの機種があるのか？」など、疑問に思っていることや不安に思っていることを問い合わせるだけでも問題ありません！

レンタル料金やランニングコストなど、複合機の利用状況や希望する性能などから、個別に機種やプランを提案してくれます。

また、お問い合わせの際には以下のことを伝えられるように準備しておくとスムーズです。

その他、設置場所となる市区町村、利用期間などが聞かれます。

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月額のレンタル料金だけで、プランごとの限度枚数まではカラーもモノクロも印刷し放題の定額制レンタル複合機「ZEROコピ」では初期費用が45,000円と明記されていますが、多くのレンタル会社では初期費用については『要お問い合わせ』とだけ記載し、具体的な金額は掲載されていません。

STEP2：見積もり

電話やメール等で見積もりを受け取ります。

初期費用やカウンター料金など、お問い合わせの際に聞けなかったことがあっても、料金に関することは全て見積もりに正式な金額が記載されています。

また、見積もり＝契約ではないので、複数のレンタル会社から見積もりの提案を受けると、料金やプラン等を比較しやすく、より最適なレンタル複合機を選ぶことができます。

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STEP3：契約

社内稟議などが通ったら契約に進みます。

簡易審査を行うレンタル会社では、この段階で審査が行われます。審査は社員証や担当者の免許証など身分証明書の写しを提出するだけのパターンや会社謄本などの書類を提出するパターンなど、レンタル会社によって異なります。審査結果についても同様で、すぐに結果が分かる場合もあれば、1週間ほど時間を要する場合もあります。

なお、契約の前に訪問での「打ち合わせ」を行うレンタル会社もあります。

契約書はレンタルに必要な書類を交わすだけで、契約後に複合機の納品日・納品時間を決定します。

STEP4：複合機の導入

契約書で交わした希望日時に合わせて、複合機の搬入と設置が行われます。レンタル会社によってはネット配線やパソコンの設定も可能です。

また、初期費用と同時に2～3ヵ月分のレンタル料を前払いすることになっている会社もあれば、保証金を必要とする会社もあります。契約の時点で説明があるので確認を怠らないようにしましょう。

導入後は毎月の請求が始まります。口座引き落とし・振り込み・カード払いなど、レンタル会社によって支払い方法は異なります。

Q.利用期間中に不具合があったら？

複合機の調子が悪い時や不具合が起きた時は、保守サービスへ連絡します。レンタル複合機は大半が中古の複合機のため、保守サービスへ連絡する可能性はリースよりも高いと思って良いでしょう。そのため、訪問対応を行ってくれるのか？最短どのくらいで来てくれるのか？が大きなポイントとなります。

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STEP5：解約

あらかじめ契約期間が決まっていても、解約の連絡をしなければ、そのまま自動更新となることもあり（スポット契約を除く）、解約日の1ヶ月前もしくは2週間前など、レンタル会社が定める期日までに解約の連絡を行います。

電話やメールで連絡を入れるだけでOKのレンタル会社もあれば、解約通知書など決められた書類を送付するレンタル会社もあります。

いずれにしても解約の連絡を行った証拠として、メールの際は返信メールを保存し、送付書類はコピーを取っておきましょう。また、電話で解約通知を行った場合は、「言った・言わない」になると面倒なので、数日後に再び連絡を入れて確認すると安心です。

解約通知後は、複合機の回収日程を調整し、決定した日時に回収されます。

もっと気軽に使いたい人には定額制で刷り放題のレンタルプリンターもオススメです。コピーやスキャン、FAXなどの機能が付いた『複合機タイプ』の機種も揃っており、月額レンタル料が複合機より安いだけではなく、申し込み～返却までの流れが、より簡略化されています。

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