オフィスのペーパーレス化は無理!?それなら…

オフィスのペーパーレス化は無理!?それなら…

ここ数年で耳にする機会が異常に増えたペーパーレス。
ざっくり言うと「紙ではなく電子データで情報を活用・共有すること」で、会員証やクーポン、チケットなど日常生活でも多くの場面でペーパーレス化が浸透しています。

ビジネスにおいても同様で、印刷コストを削減するために資料のペーパーレス化を掲げるオフィスは非常に多く、最近はスタンダードな取り組みになっています。しかし、その理想と現実はあまりにも遠く、ほとんどのオフィスで思い描いていたようなペーパーレス化を実現できていません。

 

オフィスのペーパーレス化が無理なら!!

 

ペーパー

 

オフィスのペーパーレス化は、働き方改革の一環にもなっています。
そもそも紙の書類は印刷コストも掛かるし、増え続けることで保管場所にも困ってしまい、処分する時でさえシュレッダーにかける手間が生じます。

一方、書類を電子化することで、印刷のコストは発生せず、保管も場所いらず。処分だって簡単です。

ところが、数々のメリットを頭では理解しているものの、多くのオフィスでは実現できていません。それは何故でしょうか?まずは、ペーパーレス化のメリット・デメリットをもう一度、整理してみましょう。

 

ペーパーレス化のメリット・デメリット

オフィスのペーパーレス化には、以下のようなメリットとデメリットがあります。

ペーパーレス化のメリット

 

メリット

印刷のコストを削減する
書類の保管に場所を取らない
場所や時間を問わずに書類を閲覧できる
セキュリティ対策になる
紙のゴミが減る

 

印刷コストで大きな負担になるのが、カウンター料金。
ようやくカウンター料金も安くなり始めましたが、携帯電話やプロバイダーの料金プランとは違い、一般に向けて公開されることもなく、不平等かつ不透明な仕組みは健在です。

公式サイトに、月に何枚以上なら1枚○円もしくは△台を導入してくれたら1枚○円など、実例は一切公開されず、徹底的にクローズドの状態で提案され、挙げ句にカウンター料金が書かれた見積書は「公開厳禁」と念まで押されてしまいます。

しかも、一度結んだカウンター料金はリース期間中、変更することができず、2年縛りごときで総務省が口を出す携帯大手3社以上のキツイ縛りが適用され続けています。

仮に同じメーカーの同じ機種を同じ枚数だけ印刷するオフィスが、同じフロアに並んでいたとしても、カウンター料金が倍以上も異なるケースは珍しくありません。しかも、このような差が生まれる理由についても、オフィシャル的にはアナウンスしない葬儀業界や引っ越し業界も真っ青な通例がまかり通っています。

値札はあるけれど他人に見せてはいけない。
東南アジアのナイトマーケットで現地の人と日本人に売りつける商品価格が違うように、取れるところから取る。

これこそがカウンター料金です。素敵なおもてなしね!!

 

カウンター料金は用紙以上に印刷コストが掛かるので、ペーパーレス化を実現することで、最も節約できる部分でしょう。

ペーパーレス化のデメリット

 

ネットワークやシステムの影響をモロに受ける
紙より資料にメモしにくい
一覧性に欠ける
モバイル端末やパソコン等の追加導入が必要
間違いなく「人」を選ぶ

 

私が今回、この記事で強く言いたかったのは、最後の「人を選ぶ」ということ。

言い方は悪いですが、これがオフィスのペーパーレス化の足を引っ張る大きな要因です!!諸説ありません!!
この問題が根本的に解決しない限り、オフィスのペーパーレス化は実現しません!!!

 

「人」を選ぶとは?

誤解のないように言いたいのですが、パソコンやITに詳しくない人をディスるつもりは毛頭ありません。私も疎い部類に属します。それゆえ、オフィスワーカーだった時代に部長がペーパーレス化を高らかに宣言し、大変困った経験がございます。そんな「人」を選ぶエピソードを箇条書きでお伝えします。

オフィスのペーパーレス化で困ること

 

・人によって書類の保存先が違う

・人によってファイルの保存方法、保存形式が違う

・保存したファイルの名前が似ていて、どれか一発で分からない

・ファイル名に日付を記載されても、いつの日のことか一日単位で覚えていない

・そのため、大量のフォルダから苦労して探すハメになるが結局見つからない

・いつまで残しておけば良いのか分からず全部放置してしまう

・その結果、Dropboxの容量が一杯になる

・稟議書の承認は印鑑

・電子化を強要する張本人が「これは紙で渡して」と言う矛盾とのお付き合い

・紙の資料は最後まで読まれないが、添付したデータは開封さえされない

・資料、読みましたか?で、ようやくメールを漁り始めるから待ち時間が発生する

・タブレットの使い方を説明するより紙で渡した方が早い

・間違ったコピペでエクセルのデータをぐちゃぐちゃにされる

・本人はコピペミスに気付かない

・指摘をしてもデータの修正は簡単だと思われてしまう

・ツールによってはブラウザまで指定される

・やたらとキャッシュを消さなくてはならない

・USBで渡すより厚みのある紙で渡した方が頑張っていると評価される

・よって、最初から紙で渡すようになる

 

これ、延々と書ける気がします。

私が勤めていたオフィスでは、これまでの書類と管理方法が異なることへの抵抗感が強く、会社独自の習慣もあり、ペーパーレス化を行うことで業務効率が低下しました。さらに経費削減を訴える役員や管理職に限って、ITリテラシーが低く、データで共有しようと試みても、最終的に紙で提出し、その紙を保管するという恐ろしい二度手間のループに陥ってしまいました。

「何のためのペーパーレス化なのか」をスタッフだけではなく、役員側もきちんと理解し、少なくとも資料を見る・修正する・スキャンする・保存する程度のスキルはマスターしてもらわないと、ペーパーレス化の実現は不可能でしょう。

また、意識やスキルだけはなく、会社のルールも変更し、徹底した周知を行わないことには、いつまで経っても以前の習慣が残り、紙を減らすことはできません。

 

ペーパーレス化に挫折したら次の一手!

 

 

環境への配慮からペーパーレスに取り組んでいるのなら話は別ですが、印刷コストの削減を目指してペーパーレスに取り組み、挫折してしまったのなら、次の一手としてオススメできる方法が「定額制でインクも使い放題のレンタルプリンターの導入」です。

リースのコピー機と異なり、レンタルプリンターはカウンター料金がありません。そのため、どれだけ印刷をしても印刷コストは変動せず、プランによってはインクやトナーも使い放題なので、躊躇せずにカラー印刷ができます。

 

★主なレンタルプリンターの印刷し放題プラン

企業名 プラン名 最安機種のレンタル料(月) 最低契約期間
ウルトラプリント 使い放題プラン 10,000円  1ヶ月
プリント放題 フリープラン 14,800円 1年間
スリホ スリホプラン 12,800円 2年間

 

別途、用紙代は必要ですが、カウンター料金とは違って、モノクロだろうとカラーだろうと同じ紙。1枚1円以下の用紙も多いので、衝撃的に印刷コストが跳ね上がることは考えにくいと言えます。

月間の印刷枚数が少ないオフィスに向けて、ウルトラプリントプリント放題スリホではライトプランも用意してあるので、使い放題プランよりも印刷コストを抑えられます。

 

★主なレンタルプリンターの最安プラン

企業名 最安プラン 最安機種のレンタル料(月) 最低契約期間
ウルトラプリント ライトプラン 5,000円  1ヶ月
プリント放題 H-A4スーパーリミテッド 7,000円 1年間
スリホ ライトプラン 7,000円 2年間

※印刷し放題以外のプランでは、毎月支給されるインクに限りがあり、なくなった場合は追加インク代が掛かります。

 

強引なペーパーレス化で、オフィス全体がフラストレーションに包まれるよりも、自然に印刷コストを削減できる「レンタルプリンター」の導入を、この機会に検討しては如何でしょうか!?

継続率も高く、特に印刷コストで悩んでいたオフィスからは好評です。
相談と見積もりは無料なので、お気軽にお問い合わせ下さい。


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