人件費と事務経費がオフィスの経費を圧迫する!

人件費と事務経費がオフィスの経費を圧迫する!

オフィスの経費を圧迫する『二大経費』と言われているのが、人件費と事務経費。

継続的に働いてくれる人がいなければ、業務は前に進められず、事務経費を激しく削ってしまえば、業務は非効率になってしまいます。しかし、どちらもコストと効果のバランスを維持することは難しく、長く働いてもらおうとすれば人件費が、快適に働いてもらおうとすれば事務経費が高くなってしまい、オフィスの経費を圧迫してしまいます。

そこで、本日は常に頭を悩ませる経費の削減方法について説明したいと思います。

人件費と事務経費がオフィスの経費を圧迫する!

 

経費削減

 

人件費の中でも最も大きなウェイトを占めるのは、スタッフに支払う給与や社会保険のお金でしょう。経費削減を検討した際、真っ先に思い付く部分ではありますが、スタッフのモチベーションや離職に大きく関わるポイントでもあるため、慎重に判断しないと悪循環を招いてしまいます。

事務経費の中で大きなウェイトを占めるのは、水道光熱費や事務機器・事務用品の購入代です。一つ一つは決して大きな数字ではないため、人件費ほど即効性を感じませんが、長期的に見れば大幅なコスト削減に繋がり、さらに人件費とは異なり、大きな衝撃や混乱も招かないため、すぐにでも取り掛かれる経費削減方法と言えます。

どんなに売上が好調でも経費が高ければ儲けが少なく、赤字に転落しまうこともあります。企業にとって経費削減は大きな大きな課題で、この成否が社運を分けると言っても過言ではありません。

人件費と事務経費を問題なく削減するためには、一体どうしたら良いのでしょうか?

人件費削減のポイント

人件費の削減に着手する際に、まず注目したい点は「残業代」です。

度重なる残業は人件費を圧迫するだけではなく、スタッフの健康や集中力(業務効率)にも支障を来します。曜日を指定したノー残業デーの実施など、会社の制度としての取り組みは、一定の残業代を削減できるだけはなく、スタッフの健康維持や精神的安定=長く働いてもらうことにも影響し、さらには「残業をして仕事を終わらせよう」から「どうやって時間内に仕事を終わらせよう」と、業務の改善や意識改革も期待できます。

このような意識を植え付けることで、ノー残業デーに限らず、日常的に業務の効率化を図ることができるでしょう。

次に、人件費削減の成功例と失敗例を一つずつ紹介します。あくまで一例ですので、全てのオフィスに該当するわけではありませんが、人件費削減やスタッフの意識改革のヒントになれば幸いです。

人件費削減の成功例

 

「自動消灯で職場環境から変えました!」

繁忙期でもなく人員も不足していないのに、経理部だけ異常に残業が多く、聞けば経理課長が残業代をアテにして、自分の残業代だけが目立たないようにするため、嫌がる部下も巻き込んで、余計な仕事を増やしているそうです。経理スタッフから部署異動の打診が多く、部署全体が疲弊している印象でした。

日常的な残業で経理スタッフの疲れ・嫌気・集中力の低下など、心身が原因と思われる業務上のミスも起きたため、経理課長に残業を取りやめるように注意をしても、あれこれと理由を付けては一向に改善せず、残業代が減ることはありませんでした。

そこで、職場環境を変えてしまおうと、残業を減らすための雰囲気作りから取り組みました。定時から1時間が経過した19時には自動的にオフィスが消灯される仕組みを導入し、経理部だけではなく、社内全体で業務の終了を環境面から意識させることにし、他部署にもお願いをして、残っている部には帰宅を促す声掛けをしてもらうようにしました。

消灯&声掛けをすることで、経理部のスタッフたちも自然に退社できる環境ができあがり、通常の業務時間(+1時間程度)の中で仕事が終わるようになりました。また、残業代で稼げないと判断した経理課長は数ヵ月後に退職し、経理部全体から疲弊した雰囲気が消え、活気ある健全な職場環境の下、集中して働いてもらっています。

 

環境作りと同じくらいに大切な点が、無駄な作業の見直し。人件費は業務時間によって大きく左右されるため、無駄を減らし、業務効率を高めることが削減の近道です。

たとえば、グループウェアを導入することで、情報共有をリモートで行うことが可能になります。それにより、今まで行っていた『情報を共有するためだけの会議』を開く必要がなくなり、その時間を他の業務に充てることができます。このように新しいシステムを導入するだけで、無駄な業務は減り、スタッフ一人ひとりの業務効率が向上、ひいては人件費の削減に繋がります。

 

人件費削減の失敗例

 

「ボーナスカットでモチベーションがゼロ」

私が勤めている会社はベンチャー企業なのですが「売上が落ちた」との理由で、数年前から突然ボーナスが全額カットされました。しかも、ボーナス時期が過ぎても何の説明もされず、スタッフの一人が社長に確認して、全額カットが判明しました。

その後、ボーナスカットに至る経緯を説明したメールが全員に届きましたが、そこには「スタッフのことを本気で第一に考えています」みたいな恩着せがましく気色悪い言葉ばかりがズラリと並んでおり、自分に酔っている印象しか受けませんでした。本当に第一に考えていれば、スタッフから指摘される前に、ボーナスカットの件を伝えてもらいたかったです。

それ以降、当然のようにボーナスは出ていません。ある人は趣味の旅行を年1回に減らし、ある人は外食やお酒を控え、ローンを組んでいる人がいなかったことだけが、せめてもの救いですが、スタッフが我慢を強いられているなか、社長だけはあちこちと旅行へ出掛けては高級旅館に宿泊し、頻繁に仲間内と飲み会を開いては10万もする飲み代の領収書を提出するなど、派手にお金を使い続けています。

それなのに売上を上げたいがために「もっと仕事のスピードを上げて欲しい」「もっと仕事の質を高めて欲しい」「○○(大企業)のようなサイトを作って欲しい」と少人数体制とは思えない要望ばかりが過剰に増えました。

会社の売上が思わしくなく、真っ先に人件費をコストカットしたのでしょうが、我慢と要望ばかりを押し付けられ、次々のスタッフが退職しています。

 

目先の数字でしか物事を判断できない浅はかな経営者に多いタイプの事例です。この手の経営者は経費削減に限らず、あらゆる数字を本質的な部分ではなく、表面的な部分でしか見ることができないので、派手な施策を打ち出しては、概ね残念な結果になりがちです。

たしかに経費を大きく削減できるのは人件費でしょう。なかでも給与(賞与)カットは、一瞬で成果を得られますが、それを行うことでスタッフのモチベーションや会社あるいは業務への愛着が希薄になり、今後の業務に大きな影響を及ぼします。

こちらの会社について、お話を伺ったところ、残業代も出ない会社のようで、経費削減を人件費から行うのであれば、給与(賞与)しかなかったのでしょうが、地道に時間を掛けた削減になったとしても、他の部分から取り組んだ方が良かったと思います。

 

 

事務経費削減のポイント

学生時代に飲食店でバイトをしていた際、店長から「学生より主婦の方が節約意識が高い」と言われたことがあります。

たしかに家計を預かる主婦は、節約意識に優れており、誰もいない更衣室の冷暖房や電気の付けっぱなし、食器を洗う際の水道の出しっぱなし等に、すぐ気付きます。わざわざ指導しなくても、洗剤の量や食材のロスについても節約を意識した行動を取ることができ、「店のルールさえ教えれば自然に節約してくれる」とのことです。

それは普段から節約を意識しているからで、オフィスでも同じことが言えます。

職場での無駄は、スタッフ一人ひとりの節約意識を向上させるだけで、大きく改善することができます。メールでの呼びかけや貼り紙をするだけではなく、具体的にどれくらいの出費があり、何%の削減を目指すのか?を数値化して、意識を共有させることが有効です。

また、事務経費でコストがかさばるのは『印刷費用』です。ボールペンやクリアファイルなどの事務用品の購入費ではなく、印刷コストが大きなウェイトを占めているので、この部分の改善はオフィスの経費削減を実現するうえで絶対に欠かせません。

印刷コストを圧迫しているのが、コピー機のリース代、カウンター代、インク代です。ちなみに、用紙代は5,000枚でも2~3,000円程度なので、あまり大きく影響しません。

カウンター料金が仮に白黒1枚1円なら、月5,000枚で5,000円、白黒1枚3円なら15,000円、カラー1枚10円なら月5,000枚で50,000円、1枚15円なら75,000円。これにリース代も月額1万円以上は掛かります。

また、コピー機のリースを行っておらず、購入したプリンターを使っている場合、200枚~500枚の文書の印刷で、5,000円程度のインクを使い切ってしまうため、月1,000枚の印刷でも10,000円~25,000円のインク代が発生します。

レンタルプリンターで解決!印刷経費の削減

 

レンタルプリンター

 

レンタルプリンターで印刷コストの削減ができることを知っていましたか?
コピー機のリース契約と、レンタルプリンターでお馴染みの「スリホ」のプランを<月額>で比較してみましょう。

 

コピー機のリース契約 VS スリホのスリホプラン
10,000円 リース料金/レンタル料金 14,800円
3,000円(1,000枚×3円) カウンター料金(白黒) 0円
30,000円(2,000枚×15円) カウンター料金(カラー) 0円
43,000円(印刷枚数3,000枚) 合計料金 14,800円(印刷枚数3,000枚)

 

この場合、月額28,200円を削減できるので、年間の節約額は338,400円にもなります。

カラー印刷が多ければ多いほど、差額は広がりお得になるので、今まで印刷コストを気にして白黒で印刷していた資料も、好きなだけカラーで印刷することができます!

コピー機のリース契約が残っていたら併用もアリ!

レンタルプリンターに全てを切り替える必要はありません。リース契約が残っているコピー機と併用するだけでも、印刷コストは削減可能です。こちらもスリホプランを一例に比較してみましょう。

 

コピー機のリース契約だけ VS リース+スリホプラン
10,000円 リース料金/レンタル料金 24,800円(リース1万+スリホのレンタル料金14,800円)
3,000円(1,000枚×3円) カウンター料金(白黒) 3,000円(白黒はリースで)
30,000円(2,000枚×15円) カウンター料金(カラー) 0円(カラーはスリホで)
43,000円(印刷枚数3,000枚) 合計料金 27,800円(印刷枚数3,000枚)

 

たとえ1枚も印刷をしていなくても、カウンター料金は最低料金が設定されている(契約内容によって異なるが月1,000円~2,000円台が主流)ので、その金額になるまではリース中のコピー機で印刷を行い、それ以上は印刷料金の掛からないレンタルプリンターで行えば、印刷コストを大幅に削減できます。

上記のケースでは月額15,200円も削減できるので、年間の節約額は182,400円になります。

購入したプリンターとランニングコストを比較

レンタル料金が毎月掛かるなら、プリンターを購入した方が安いのでは?と思いますが、プリンターは本体価格こそ安価ですが、インク代が割高で、ランニングコストを削減することが難しい仕組みになっています。

 

プリント放題

 

スリホ」ばかりで例えると、回し者だと思われてしまいそうなので、今度は「プリント放題」で比較してみます。

 

プリンター購入(HP8100) VS プリント放題(H-A4バリュー)
18,900円(購入時のみ) 本体代金/レンタル料金 10,800円
17,640円 インク代(3,000枚程度) 0円
36,540円 合計金額 10,800円

 

初回だけプリンター購入代が掛かるため、差額は25,740円。翌月以降はインク代とレンタル料を比べるだけなので、差額は6,840円です。

そのため、月3,000枚の印刷なら100,980円の印刷コスト削減を実現できます。

ただし、プリンターを購入した場合は、毎月のリース料金やカウンター料金が発生しないため、極端に少ない印刷枚数なら、レンタルプリンターより安く印刷コストで済みます。

どの方法が印刷コストや事務経費の削減に最も効果的か?を考え、業務効率やスタッフのモチベーションを落とさない経費削減を実現させましょう!!
 

【定額制で印刷し放題】経費削減の強い味方!オススメのレンタルプリンター
>>「最高の使い勝手!ウルトラプリント」
>>「初期費用0円が嬉しいプリント放題」
>>「起業直後でも安心!審査不要のスリホ」

雑談カテゴリの最新記事