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ビジネスフォンの保守メンテナンス
複合機やパソコン、さらにはエレベータなど様々な機器で結ばれている保守契約ですが、ビジネスフォンでも保守契約を結ぶことはできるのでしょうか？
結論から伝えると、ビジネスフォンの保守契約は販売業者によって取り扱いが異なります。定期メンテナンスで主装置のチェックや動作確認、機器の清掃などを行ってくれる販売業者もあれば、故障した時のみスポット対応を行う販売業者もあります。
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
そこで今回は、ビジネスフォンの保守契約の種類と保守内容についてお伝えします。
ビジネスフォンの保守契約の種類
ビジネスフォンは丈夫で壊れにくい機器のため、保守契約を提案する販売業者は決して多くありません。複合機のような保守契約を結ばず、実費払いのスポット対応で修理を依頼するケースがほとんどです。
しかし、販売業者によっては新品・中古を問わず、保守契約を結ぶことが可能です。
保守の種類と対応内容をチェックしていきましょう。
定期保守契約
毎月、一定の保守料金を支払うことで、メンテナンスや修理を無料で行ってくれる契約です。業者によって、月に1回または2ヶ月に1回など訪問する頻度が異なります。
定期保守契約を結ぶと、保守担当者は以下のようなことを行います。
主装置のチェック
- 主装置・PBXの外観に傷がないか？
- きちんと固定され動作を妨げる障害物がないか？
- 障害表示盤に警告が出ていないか？
- パッケージランプが正常の状態か？
- 主装置のファンが作動しているか？
- 主装置内部に異音・異臭がないか？
異常があれば、原因調査や修理を行います。
新人Gメン及川
ベテランGメン園川
主装置や周辺機器の清掃
汚れや埃も主装置が故障する原因となるので、定期メンテナンスでは主装置ならびに周辺機器の清掃を行います。ダスターや布巾での拭き取りがメインですが、状況によっては掃除機が使われることもあります。
ただし、電話機は各自でお手入れを行います。日頃から汚れがたまらないように、しっかりメンテナンスをしておきましょう。
電話機のお手入れってどうやるの？
日常的なお手入れは、親機なら乾いた布やティッシュを使って丁寧に拭き取ります。
子機は充電端子があるので、その部分は綿棒を使って埃を取り除きます。
汚れがひどい時や年末の大掃除の際など、入念なお手入れをしたい場合は、アルコール使用の可否や防水機能の有無など、電話機によって方法が異なるので注意が必要です。
また、洗剤や揮発溶剤などは故障の原因になります。取扱説明書を確認して、電話機を傷めないように注意しましょう。
オペレーター 杏奈
ケーブルの確認
外線・内線のケーブルがきちんと接続されているか？異常がないか？を確認します。
動作状況の確認
主装置・PBXの種類によっては、パソコン上からでも動作状況を確認することができます。こちらも異常があれば、原因を調査して修理を行います。
また、端末の動作確認も同時に行われます。端末は以下の動作に異常がないか？を確認します。
- 外線の発信・着信
- 外線の保留・転送
- 内線の発信・着信
- 内線の保留・転送
- 留守番電話（設定していれば）の作動
- 保留音源の確認
- ディスプレイ表示の確認
- 子機の電波エリア など
時刻の調整
ビジネスフォン等の内部に設定された時刻を調整します。
特に対応時間設定を行っている場合、数分でもズレが生じると、電話受付の対応時間内にも関わらず留守番電話に接続されてしまうなど、顧客満足度を下げてしまう結果に繋がりかねません。
業務に支障が出る恐れもあるため、定期的にチェックしてもらいたいポイントです。
電圧の測定
バッテリーやAC電源、電源端子などの電圧を測定します。
設定データのバックアップ
ビジネスフォンやPBX等の設定データのバックアップを行います。
定期保守の際にバックアップを行ってもらうと、万が一、データが消失しても復旧までに時間が掛からず、ダウンタイムを最小限に抑えることができます。
スポット保守契約
定期保守契約とは異なり、保守担当者が定期的なメンテナンスのために訪問することはありません。故障時や設定変更の場合のみ、訪問での対応を行ってくれます。
また、定期保守契約は毎月一定の料金を支払いますが、スポット保守契約は基本的に都度実費で精算します（業者によっては定期保守契約よりも安い月額料金でスポット保守契約を結ぶ場合もあります）。
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ベテランGメン園川
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ベテランGメン園川
定期保守とスポット保守の料金例
| 定期保守（月額払い） | スポット保守（都度払い） | ||
| Sプラン（10台まで接続できる主装置） | 2,500円 | 作業員の出張費：1人 | 15,000円 |
| Mプラン（32台まで接続できる主装置） | 3,000円 | 出張費に工事費が含まれているパターンもあります。 | |
| Lプラン（50台まで接続できる主装置） | 4,500円 | 主装置の修理代 | 10,000円 |
| SLプラン（100台まで接続できる主装置） | 9,000円 | 部品交換の要・不要や故障内容で異なります。 | |
| 多機能電話機：1台 | 100円 | 電話機修理費 | 5,000円 |
| IP電話機：1台 | 200円 | 部品交換の要・不要や故障内容で異なります。また、部品の取り寄せで再出張が必要な場合は、別途費用が掛かります。 | |
| コードレス電話機：1台 | 150円 | ||
上記の＜定期保守契約＞の金額は関東に拠点を構えているA社の料金です。定期保守は定額制なので、何度お願いしても料金は変わらず（ただし部品交換が有償の場合もあり）、ビル停電や法定停電の際も無償で対応してくれます。
一方、スポット保守の金額はあくまでも目安で、業者、障害内容、交換部品の有無などによって料金は大きく異なります。一回の修理・もしくは点検の依頼で20,000円～30,000円が相場でしょう。
災害時サポート
地震、落雷、火災などの災害時のための保守契約で、保守の契約内であれば無償で保証または優先対応を行ってくれます。
業者によって名称や料金は異なりますが、月々の保守料はやや高めです。
機器代サポート
機器代サポートは保守の種類ではなく、定期保守契約に含まれていることが多いサービスです。
通常の使用で電話機が故障した際に月々の保守料金で対応してくれます。一般的には代替機の無償提供などを行いますが、契約内容によって対応範囲（故障とみなす範囲）などが異なります。
このサービスは、固定電話機に比べて故障のリスクが高いPHSを多用しているオフィスに向いています。
1年間のメーカー保証
保守とは異なりますが、新品のビジネスフォンには1年間のメーカー保証が付いています。
正常な使用状態で保証期間内に自然発生した故障に対して、無償の修理対応を行ってくれます。業者によっては、メーカー保証期間が切れた後で、保守契約を結ぶことも可能です。
なお、中古の場合は基本的にメーカー保証が付いていません。販売業者が独自の保証を付けている場合もあるので確認してみましょう。
オペレーター 杏奈
- お客様起因による使用上の誤り、または不当な修理や改造による故障・損傷
- 設置工事後の移動や落下などによる故障・損傷
- 火災・公害・異常電圧および地震・雷・風水害など
- 外部に原因がある（物をぶつけた等）故障・損傷
- 消耗部品が損耗し、交換を要する場合
- 電池の液もれによる故障・損傷
- 日本国外での使用
ビジネスフォンの保守は本当に必要？
ビジネスフォンの保守契約の種類や対応内容についてお伝えしましたが、定期保守契約を結ぶ必要が本当にあるのか？は悩ましい問題です。
そもそも、新品のビジネスフォンであれば購入後1年間は保証が付いており、無償で修理を行ってもらうことができます。問題は保証期間が過ぎた後や中古のビジネスフォンを導入した場合です。
定期保守契約を結んでいないと、実費でのスポット対応になるため、故障や不具合の原因が主装置だった場合、高額な修理代金が掛かってしまいます。
また、主装置には異常がなく、原因が電話機だったとしても、中古のビジネスフォンは部品の製造が終了している可能性があり、最悪の場合は主装置ごと新しく入れ替えることになります。
一般的な主装置の相場は20万円以上で、設置費などの工事費も掛かります。一方、定期保守契約を結んでいると、主装置が故障しても、割引価格で導入してくれるなど柔軟な対応が期待できます。
複合機のように保守契約を結ぶことが必須ではありませんが、定期点検で必要なメンテナンスを行ってもらうと、故障防止に役立ちます。
また、保守契約を結んでおくと、故障や不具合が発生した際、優先的に対応してくれます。
新人Gメン及川
ベテランGメン園川
【まとめ】ビジネスフォンの保守は故障防止にも有効！
今回は、ビジネスフォンの保守契約について紹介しました。
繰り返しになりますが、ビジネスフォンの保守は、業者によって保守契約の有無・保守の種類・対応内容など取り扱いが異なります。
複合機などの繊細な機器とは異なり、ビジネスフォンは丈夫で壊れにくい機器のため、定期保守契約を結ばないケースが多いですが、電話が使えなくなると完全に業務が止まってしまうコールセンターや電話で大量の受発注を行うオフィスは、故障を事前に防止するためにも定期保守契約を結んでくれる業者を選ぶと安心です。
新人Gメン及川
- ビジネスフォンの保守契約は必須ではない
- ビジネスフォンの主な保守タイプは「定期保守」「スポット保守」「災害時サポート」の3種類
- 「機器代サポート」を行ってくれる業者もある
- 新品のビジネスフォンは購入後の1年間がメーカー保証期間で無償対応が可能
- 中古のビジネスフォンはメーカー保証が付いていない
- 保守の必要性は業種や業務内容による
- 定期点検や定期メンテナンスは故障防止にも繋がる
保守内容の範囲や保守代金が業者によってバラバラなので、一概に比較をすることは非常に難しいですが、どのような保守対応をしてくれるのか？どのようなアフターサポートがあるのか？を比べることは簡単なので、ビジネスフォンの導入時には、対応時間や対応可能な曜日も含めて、しっかりと確認しておきましょう。
オペレーター 杏奈
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