会社の迷惑電話対策7選｜着信拒否・通話録音・自動音声で防ぐ方法

本記事では、会社のビジネスフォンでできる7つの迷惑電話対策と、現在の電話設備に対策機能を追加する方法を解説します。

迷惑電話対策｜ビジネスフォンの相談

迷惑電話の種類に応じて対策する

会社にかかってくる迷惑電話には、断っても繰り返される営業・勧誘電話、無言電話、非通知や海外の番号からの不審な電話、暴言や不当な要求を伴う電話などがあります。

会社の迷惑電話対策7選

会社のビジネスフォンで利用できる迷惑電話対策を7つ紹介します。
※利用できる迷惑電話対策は、現在使っているビジネスフォンや電話回線、契約しているオプションによって異なります。

1．ナンバー・ディスプレイで相手の番号を確認する

ナンバー・ディスプレイは、電話をかけてきた相手の番号を電話機に表示するサービスです。電話に出る前に発信元の番号を確認できるため、迷惑電話かどうかを判断する材料になります。

ただし、ナンバー・ディスプレイだけでは迷惑電話を自動的に拒否できません。

2．特定の電話番号を着信拒否に登録する

同じ番号から迷惑電話が繰り返しかかってくる場合は、ビジネスフォンの着信拒否機能または通信事業者の迷惑電話拒否サービスを利用します。

ビジネスフォンの着信拒否機能を利用する場合は、迷惑電話の番号を主装置に登録します。機能の有無や登録できる件数は機種によって異なるため、販売店や保守会社へ確認しましょう。

NTTの「迷惑電話おことわりサービス」では、迷惑電話を受けた直後に電話機から登録操作を行ないます。同じ番号から再び電話がかかってくると、通信事業者側が自動音声で応答するため、会社の電話機は鳴りません。専用装置の後付けも不要です。

3．非通知電話を自動音声で拒否する

非通知電話への対策には、ビジネスフォン側で着信を拒否する方法と、通信事業者のナンバー・リクエストを利用する方法があります。

ナンバー・リクエストでは、非通知でかけてきた相手に「電話番号を通知しておかけ直しください」といったガイダンスを流します。担当者へ電話がつながらないため、非通知の営業電話や不審な電話への対応を減らせます。

4．国番号を指定して海外からの着信を拒否する

国番号識別着信ブロックに対応したビジネスフォンでは、登録した国番号からの着信をまとめて拒否できます。海外の顧客や取引先と電話でやり取りする必要がない会社にとっては、国際電話を使った詐欺や不審な着信を減らす方法の一つです。

一方、国番号単位で拒否すると、その国からの正当な電話も受けられなくなる可能性があります。海外に取引先がある場合は、必要な番号をホワイトリストや共通電話帳へ登録できるか確認しましょう。

5．迷惑電話番号データベースで自動ブロックする

かけてきた相手の電話番号と、データベースに登録された迷惑電話番号を自動で照合します。番号が一致した場合は、担当者へつなぐ前に着信を拒否します。自社で番号を一件ずつ登録する手間を減らせる点がメリットです。

迷惑電話番号データベースは、ビジネスフォンの標準機能とは限りません。対応する主装置のほか、専用ライセンスやインターネット接続が必要になる場合があります。

また、迷惑電話として登録されていない新しい番号はブロックできません。反対に、必要な番号が拒否される可能性もあるため、ホワイトリストの利用可否や拒否履歴の確認方法も調べておきましょう。

迷惑電話の自動ブロックに対応した製品については、トビラフォンBiz3の機能・料金・導入時の注意点も参考にしてください。

6．IVRで用件を確認してから担当者へつなぐ

IVRは、電話をかけてきた相手に自動音声を流し、番号操作に応じて適切な窓口へ振り分ける機能です。「ご注文に関するお問い合わせは1を、すでにお取引のあるお客様は2を、営業のご案内は3を押してください」などと案内すれば、すべての電話を同じ担当者へ直接つなぐ必要がなくなります。

IVR自体は、特定の番号を着信拒否する機能ではありません。用件別に接続先を分けたり、営業電話は受け付けていない旨を自動音声で案内したりして、担当者の対応負担を減らせます。

IVRの利用には、対応するビジネスフォンやライセンス、販売店による設定が必要な場合があります。

7．録音告知アナウンスと自動通話録音を利用する

暴言や不当な要求を伴う電話には、録音告知アナウンスと自動通話録音を利用する方法が有効です。

電話を受ける際に「通話内容の確認と応対品質向上のため、この通話を録音しております」などとアナウンスを流すことで、通話が録音されることを相手に伝えられます。相手に録音を意識させることで、暴言や不当な要求を抑止する効果が期待できます。

また、自動通話録音を利用すれば、担当者が録音操作を忘れた場合でも通話内容が残ります。

電話によるカスハラへの対策や、企業に求められる対応については、「カスハラ対策義務化の記事」で詳しく解説しています。

現在のビジネスフォンに迷惑電話対策機能を追加する方法

迷惑電話対策を始めるために、必ずしもビジネスフォン一式を入れ替える必要はありません。現在の設備や契約内容によっては、次の方法で必要な機能を追加できます。

利用できる方法は、現在のビジネスフォンや電話回線によって異なります。機器を入れ替える前に、既存設備を活用できるか販売店や保守会社へ確認しましょう。

通話録音を導入する際の注意点や機器の選び方、カスハラ電話への対応方法については、以下の関連記事で解説しています。

まとめ｜自社に合った迷惑電話対策を導入しよう

会社にかかってくる迷惑電話には、営業電話、非通知電話、繰り返しの嫌がらせやカスハラなどがあります。電話の種類に合わせて、必要な対策を組み合わせましょう。

現在の設備に必要な機能がなくても、通信事業者のサービスや通話録音装置などを追加できる場合があります。既存設備を活用する方法とビジネスフォンを入れ替える方法を比較し、自社に適した対策を検討してください。

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