スキャニング代行サービスのおすすめランキングTOP5!

スキャニング代行サービスのおすすめランキングTOP5!

スキャニング代行サービスのおすすめランキングTOP5

 

スキャニング代行ランキング

 

オフィスの「電子化」が推進されている昨今、インターネット環境の発達に伴い、紙の書類に対する扱いが変わってきました。これまでは、紙での保管が基本となっていた書類全般を「電子化」することで、書類の保管費削減や社内のスペースを確保する試みです。

しかし、社内での「電子化」は人員の確保や工数などの問題からスムーズに行えないというデメリットがあり、書類の電子化が思うように進まない企業が多いのが実態です。

そのような背景から登場したサービス「スキャニング代行」は、電子化を推進する企業にとっては非常に便利で心強く、本来の業務に集中できる点でも高い注目を集めています。セキュリティ対策が施された環境のもとで、有資格者による品質の高い電子化が行えること人気の理由です。

今回の記事では、大企業から個人事業主まで、様々な業態で利用可能なスキャニング代行サービスのおすすめランキングを紹介します。

 

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    【TOP5】スキャニング代行サービスのおすすめランキング

    大企業から中小企業でも使用可能な「スキャニング代行サービスTOP5」を紹介します。

    ※企業の公式サイト上で確認の取れなかった情報については「ー(記載なし/要確認)」としています。

    1位:ジェイ・アイ・エム

     

    JIM

    出典:JIM

     

    設立50年の歴史を持つJIMは、社員全員が「文書情報管理士」の有資格者です。書類の扱いにおいて業界屈指の企業と言え、自社内のセキュリティレベルは金融庁のガイドラインに適合した体制を整えています。

    信頼と実績のあるJIMは、主に金融業界をはじめ、電機メーカー、自動車メーカーなどでの導入事例が公開されています。

     

    評価ポイント 評価結果
    セキュリティ対策:
    Pマーク有無、ISO/IEC27001の有無
    Pマーク:〇
    ISO/IEC27001:〇
    原本の取り扱い ・廃棄(外部委託。廃棄証明書の発行可)
    スキャニング品質:
    文書情報管理士の有無
    有資格者:〇(全社員が有資格者)
    価格 ・ライト:10円/枚~
    ・スタンダード:15円/枚~
    ・契約書電子化:50円/枚~
    ・属性付与:120円/件~
    ※別途、基本料(30,000円)
    サポート体制 サポート・提案力:〇(ヒアリングによる提案)

     

    2位:うるるBPO

     

    うるるBPO

    出典:うるるBPO

     

    スキャニング代行業者として有名なうるるBPOは、5,059社・27,778件(2021年11月24日現在)の豊富な取引実績を持つ企業です。徳島にスキャニング専用のセンターを設けており、入退室にICカードおよび顔認証システムを導入するほど徹底したセキュリティ対策を行っています。

    また、スキャニング環境として、ADFタイプ、フラットベッドタイプ、大判原稿対応タイプなど、多数のスキャナー機を100台以上完備しており、あらゆる顧客ニーズに対応してくれます。

     

    評価ポイント 評価結果
    セキュリティ対策:
    Pマーク有無、ISO/IEC27001の有無
    Pマーク:〇
    ISO/IEC27001:〇
    原本の取り扱い ・原則、施工後に返却。
    ・廃棄(溶解処理)、溶解証明書の発行可能。
    (費用の目安:税込3,150円/ダンボール1箱)
    スキャニング品質:
    文書情報管理士の有無
    有資格者:〇(人数不明)
    価格 ・「枚数 x 単価で7万円(税別)」に満たない場合、一律7万円(税別)
    ・データー解像度・スキャン方法により料金が異なる
    ※400dpi以上は要相談
    サポート体制 サポート・提案力:〇(ヒアリングによる提案)

     

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      3位:アクセア

       

      アクセア

      出典:アクセア

       

      オンデマンド印刷で有名なアクセアは、個人から企業まで対応可能なスキャニング代行サービスも行っています。A4用紙1枚からの発注も可能で、対応サイズは大判までと、幅広い用紙サイズに対応しています。

      また、スキャニング環境での不正を防止するため、24時間録画監視している等、セキュリティ対策にも力を入れており、安心して利用できます。

      なお、社外機密などの外部持ち出しが不可の書類に関しては、同社の「出張サービス」で対応してくれる他、電子化付加サービスとして「書類のホチキスはずし」から「パスワード設定」など幅広いオプションも用意されています。

       

      評価ポイント 評価結果
      セキュリティ対策:
      Pマーク有無、ISO/IEC27001の有無
      Pマーク:〇
      ISO/IEC27001:〇
      原本の取り扱い ー(記載なし/要確認)
      スキャニング品質:
      文書情報管理士の有無
      ー(記載なし/要確認)
      価格 ・A41枚当たり9.9円(税込)~
      ※別途、基本料(1,100円)
      ※発注数が多いほど安くなる
      サポート体制 サポート・提案力:〇(ヒアリングによる提案)

       

      4位:大塚商会

       

      大塚商会

      出典:大塚商会

       

      『たのめーる』でおなじみの大塚商会は、企業向けのソリューションを数多く提供しており、スキャニング代行も同社の提供するソリューションの1つです。

      多くの法人と取引を行っており、「費用が安い」などの点からも高い評価を獲得しています。

      ただし、サービスは法人・個人事業主向けで、最低発注金額は4万円~です。また、電子化したデータはCD-RまたはDVDでの納品を基本としており、システムとの連携が可能なCSVファイルなどはオプション(要相談)となります。

       

      評価ポイント 評価結果
      セキュリティ対策:
      Pマーク有無、ISO/IEC27001の有無
      Pマーク:〇
      ISO/IEC27001:ー(記載なし)
      原本の取り扱い ー(記載なし/要確認)
      スキャニング品質:
      文書情報管理士の有無
      有資格者:ー(記載なし/要確認)
      価格 ・5円/枚~
      ※見積もり・相談で決定
      ※最低発注金額=40,000円(税別)以上
      サポート体制 サポート・提案力:(ヒアリングによる提案)

       

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        5位:ヤマトシステム開発

         

        ヤマトシステム開発

        出典:ヤマトシステム開発

         

        全国にあるヤマト運輸も営業窓口となっているなど、書類の輸送コストや電子化までの期間を短縮できることがヤマトシステム開発の大きな特徴です。運輸業で培われた輸送ネットワークによる安全な書類の送付ができる点も安心材料の一つでしょう。

         

        評価ポイント 評価結果
        セキュリティ対策:
        Pマーク有無、ISO/IEC27001の有無
        Pマーク:〇
        ISO/IEC27001:ー(記載なし)
        原本の取り扱い ・廃棄・保管など応相談
        スキャニング品質:
        文書情報管理士の有無
        有資格者:ー(記載なし/要確認)
        価格 ・モデル価格:80,000円~
        ※片面2000枚、A4とA3サイズのみ、ファイル名作成(500ファイルまで)
        ※「配送費用」「フォルダ仕分け」「リスト作成」などは別途御見積
        サポート体制 サポート提案力:(ヒアリングによる提案)

         

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          スキャニング代行サービス選定時のポイント

          スキャニング代行業者を選定する際の重要なポイントは『5つ』あります。一つずつ解説します。

           

          セキュリティ

          自社にとって重要な書類を預けるため、委託先の代行業者がどの程度のセキュリティを有しているのか?は重要なポイントです。

          一般的には、個人情報の取り扱いについて認定を受けている業者は「プライバシーマーク(Pマーク)」を保有しており、業者のサイト上にも認定マークが掲載されています。

          また、情報資産を安全に運用できるか?を認証している国際規格「ISO27001」を保有している企業もあり、これらの認証・認定の有無が、代行業者のセキュリティ意識の高さをはかる基準となります。

           

          原本の取り扱い

          スキャン後の書類原本をどのように扱ってくれるのか?も重要なポイントです。

          データを厳重な管理下で電子化される場合でも、原本自体の扱いに不安を覚える業者は選ばない方が良いでしょう。

          一般的には、電子化が完了した後に「返却」されることが多く、依頼によっては廃棄/溶解などの処理にも対応してくれる業者があります(廃棄証明書/溶解証明書の発行有無も要確認)。

           

          スキャニング品質

          スキャニング品質は、代行業者内に「文書情報管理士」の有資格者がいるか?で変わります。

          この資格は、いわば「文書電子化のプロフェッショナル」で、文書、帳票、図面の取り扱いはもちろん、スキャニングを含む電子化、保管・廃棄に関する法知識も持っています。

          『e-文書法』などにも精通しているため、帳簿や国税関係書類などの電子化に対しても相談することが可能です。

           

          価格(トータルコスト)

          価格相場のないスキャニング代行サービス業は、1枚あたり〇円などのページ単価以外にも、基本料金の有無やオプションの有無で、トータルの料金が大きく変わります。

          以下の【価格決定要因】を参考に、複数社から見積もりを取得するのが望ましいでしょう。

           

          ▼スキャニング代行業の【価格決定要因】

          1. 基本料金/最低料金:業者によっては「基本料金」を設けていたり、発注時の最低料金を設けたりしています。
          2. 最低発注数量:1枚単位から依頼できる業者がある一方、「最低〇枚から」と数量を決められている場合があります。一般的には電子化数量が大量となるほど一枚当たりの単価は低くなる傾向にあります。
          3. 原本の状態:製本書類、バラの書類、ホチキス止めされた書類など、原本の状態によって異なります。
          4. 書類の大きさ:一般的にA4サイズの用紙で単価が決定されています。書類の大きさによって単価が変更されるので要確認です。
          5. 書類の性質・種類:古い文章など紙媒体に劣化が生じている場合や特殊図面、『e-文書法』で定められた書類など、書類の性質や種類によっても単価が変わります。
          6. スキャン単価:A4サイズで1枚当たり〇円といった、単価が決められています。業者により様々ですが、おおむね、4円/枚~8円/枚が相場。ただし、上記の1~5の要素によって大きく変動する可能性があります。
          7. 出張サービスの有無:業者によっては機密情報は発注元で行う「出張サービス」などのオプションを設けています。
          8. 電子化データーの仕分け:データーのフォルダ仕分け、OCR処理(や属性付与)、電子化システムとの連携などオプションの有無で金額が変わります。
          9. 納期:依頼してからどの程度で電子化を完了させるか。納期の設定なども価格決定要因の一つです。
          10. 使用機器/スキャン方法:使用する機器やスキャンの方法によって金額が異なります。
          11. 相見積もり:複数社に同一条件で見積もりを依頼した場合、必ず料金に差異が発生します。価格交渉の材料となるため、相見積もりは必須です。

           

          サポート体制・提案力

          電子化されたデータをどのように運用するのか?までを考慮した提案力、サポート力を持ったスキャニング代行サービスを選ぶと良いでしょう。

          先にも紹介した「文書情報管理士」の有資格者が営業だった場合は、電子化後の運用についても提案を行ってくれることがあります。

           

          ▼関連記事:【スキャニング代行サービス】利用する3つのメリットと5つの比較ポイント

          【スキャニング代行サービス】利用する3つのメリットと5つの比較ポイント

           

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            まとめ

            今回の記事では「スキャニング代行業者のおすすめランキングTOP5」を紹介しました。

            最後に、今回の記事の内容を簡単にまとめます。

            • スキャニング代行業者は、以下の5つのポイントを確認しながら選定すると良い
            • 1点目は、スキャニング代行業者のセキュリティ意識。「Pマーク」や「ISO27001」の認定・認証の有無をチェックする
            • 2点目は、原本の取り扱い方を確認すること。電子化後の書類原本を「返却」してくれるのか、または「廃棄」してくれるのか等は確認しなくてはならない
            • 3点目は、スキャニングの品質。「文書情報管理士」の有資格者の有無は確認したい
            • 4点目は、トータルのコスト。価格相場などが明確でないため、業者によって大きく金額が異なる
            • 5点目は、スキャニング代行御者のサポート・提案力。電子化後の運用面まで考慮した提案をしてくれる業者が安心である
            • 以上の5つのポイントを踏まえ、おすすめできるスキャニング代行業者を5社ピックアップ
            • 1位は、業界大手のジェイ・アイ・エム。50年以上の信頼と実績をもち、社員全員が「文書情報管理士」の有資格者である
            • 2位は、同じく大手のうるるBPO。多くの実績件数を誇り、スキャニング専用のセンターを徳島に設置し、厳重な管理下で電子化を行ってくれる
            • 3位は、印刷業大手(オンデマンド印刷)のアクセア。ソリューションの一環としてスキャニング代行サービスを実施している
            • 4位は、大塚商会。多数の企業と取引があり、スキャン代行の実績もあり。コスト面でのメリットが強い一方、提案力などは並程度と想定される
            • 5位は、ヤマト運輸グループのヤマトシステム開発。自社の輸送ネットワークや配送ノウハウを駆使した電子化を得意としている

             

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