「社内に保管している紙書類が増えすぎて管理が大変」そんな時に便利なのが、文書・書類の保管サービスです。
今回は、文書・書類の保管サービスの比較ポイントやおすすめサービス、利用するメリットを解説します。
自社にとって最適な文書・書類の保管サービスを探す参考にしてみてください。
文書・書類の保管サービス比較ポイント
まずは、文書・書類の保管サービスを選ぶ際の比較ポイントをチェックしてみましょう。
- 災害対策
- セキュリティ体制
- 保管単位
- サービスの充実度
- 料金
災害対策
依頼主にとって重要な機密書類が保管される文書・書類の保管サービスの保管倉庫は、火災や自然災害へ配慮されていなければなりません。
そのため、地方自治体が発行するハザードマップや、文書・書類の保管サービス業者の公式サイトで、下記の項目を確認してみましょう。
- 自然災害の影響を受けにくい立地になっているか
- 耐火性・耐震性
重要な文書・書類が津波や地震などによって失われることがないよう、対策がとられているかがポイント。保管施設自体の耐震性や耐火性はもちろんですが、そもそも災害が多い地域に立地していないか、という視点も大切です。
セキュリティ体制
文書・書類の保管サービスを利用して保管する文書や書類が、万が一にも外部に漏れないようにセキュリティ対策のレベルにも注目しましょう。
文書・書類保管サービスのセキュリティ対策を比較する際には、「施設や車両」といったハード面のセキュリティ対策と、「スタッフ(人)や情報の取り扱い方法」といったソフト面でのセキュリティ対策、両面からのチェックが必要です。
- 【ハード面】施設(入退室管理体制、生体認証システム、監視カメラなど)、車両(GPS追跡機能、完全密封車など)
- 【ソフト面】ISO27001、プライバシーマークなど
高品質とされる文書・書類保管サービス業者では、かなり高いレベルのセキュリティ体制を整えています。が、中には、「充分なスタッフ教育がなされていない」など、不安が残る業者も存在しますので、注意しましょう。
保管単位
ダンボール一箱単位で保管するのが一般的ですが、ファイルや冊子単位で保管してくれるサービスもあります。
- 段ボール単位
- ファイル単位
- 冊子単位
保管単位が小さければ料金は高くなりますが、保管書類の検索制が向上します。保管中に何度も見直したい書類は、ファイルや冊子で保管し、その必要のない書類はダンボールで保存するなどうまく使い分けましょう。
サービスの充実度
業者によっては、文書・書類を保管する以外に、「保管書類の電子化」「タイムスタンプ」「溶解処理」などさまざまなサービスを提供しています。また、「24時間いつでも出し入れできる」「リアルタイムで在庫の管理ができる」など、利便性にも注目すべきです。
- 文書・書類の出し入れ方法や在庫管理方法
- 書類の電子化に対応している
- 文書・書類の廃棄にも対応している
- いつでも相談できる体制が整っている
特に、現段階で、紙での書類保管を重要視している場合は、なるべくサービスが充実している業者を選びましょう。困ったときに相談できるスタッフがいる業者を選ぶ、というのもポイントです。
料金
文書・書類の保管サービスの料金は、公式サイトにもほとんど記載されておらず、個別の見積もりが基本となっています。
相場としては、一般的な60サイズのダンボール(8L)一箱で150円/月程度です。しかし、以下の要件によって金額は大きく変わりますので注意してください。
文書・書類の保管サービスの料金を左右する要件
- 電子化して保存するか
- 利用エリア
- 保存期限
- 保管単位
- Webシステムへの登録
文書・書類の保管サービスおすすめ比較13選
それでは、おすすめの文書・書類の保管サービス13選を紹介します。ここまで紹介した比較ポイントにも注目しながら、最適な文書・書類の保管サービスを探してみてください。
富士防災警備株式会社
出典:富士防災株式会社公式
富士防災警備株式会社は、文書や書類だけでなく重要なデータやPC本体の保管もできます。警備会社が運用する万全なセキュリティ体制は、業界でもトップクラスです。
クラウドに預けられない重要なデータも、磁気記録媒体(LTO・DLT・DATなど)を定温・定湿・防じん・防磁の安定した環境でバックアップ可能。
預けた保管物の取り寄せは、専用のアプリケーションを使って年間フルタイムで配送してくれます。
- 文書や書類だけでなく、PCやマスクなど、物品も保管できる
- Webアプリを使って入庫・出庫・廃棄の指示が可能
- クラウドに預けられない機密情報も磁気記録媒体に保存
- ガス消火設備や監視カメラの最先端のセキュリティ対策
- 24時間365日の監視体制
株式会社 アズコムデータセキュリティ
出典:株式会社アズコムデータセキュリティ公式
必要なときにいつでも閲覧・取り寄せができる独自のデータ配信サービスは、大幅なデータ管理の効率化や省力化を実現してくれます。
丸八倉庫株式会社
出典:丸八倉庫株式会社公式
丸八倉庫株式会社は、オフィススペースの有効活用と、文書の長期保存を管理する代行を目的とした文書・書類の保管サービスを提供しています。
不要となった保管物は、破棄依頼をすることで、開封することなく保管箱ごと溶解処理してくれるので誰の目にも触れず確実に処理することが可能です。
- 15時までの依頼承認で、最短翌営業日に保管物の預かり・取り出しが可能
- 指定した文書をPDF化し、web上で閲覧できるようにしてくれる
- 保管倉庫は生体認証を利用した入退室管理
東日本倉庫株式会社

出典:東日本倉庫株式会社公式
東日本倉庫株式会社は、「書類の別荘」とも呼ばれる、国土交通省から優良トランクルームとして認定を受けた保管倉庫で、文書や書類を保管してくれます。
高度なセキュリティ体制と、災害対策が取られたトランクルームは、文書や書類だけではなく自社のレンタルトランクルームとしても利用可能です。
- カットファイルやクリアケース単位から保管可能
- 保管書類の取り出しは、メールやFAXでも受け取り可能
- 国土交通省から優良トランクルームとして認定を受けた保管倉庫
寺田倉庫株式会社
寺田倉庫株式会社は、免震・耐震構造の倉庫で、厳重なセキュリティ体制のもと文書や書類を保管してくれる文書・書類の保管サービスを全国に展開しています。
契約後も専門オペレーターによるサポートや、便利なweb管理システムによって保管物の検索や廃棄期限の管理を行えます。
箱単位・フォルダー単位・ファイル単位で保管が可能なので、文書の検索性が高く、必要な分だけを電子化することができ、余計な費用がかかりません。
- 倉庫に預けた書類や文書は、電子化したいものだけリモートで電子化
- 保管書類はバーコードをつけて管理番号で管理
- 専門オペレーターによるサポート
- 便利なweb管理システムで24時間在庫管理と各種依頼が可能
キーベックス
出典:キーベックス公式
キーベックスは、38年の歴史を持つ老舗文書・書類の保管サービス業者です。
官公庁の厳しい審査条件を満たす万全のセキュリティ体制の下、最小ダンボール1箱の小口から利用できます。
また、一社ごとに担当のコンシェルジュが依頼主の書類保管をアドバイスしてくれるので、初めて書類保管サービスを使う方でも安心の文書・書類の保管サービスです。
- 38年の歴史を持つ老舗文書・書類の保管サービス
- 最小1箱の小ロットから保管可能
- 官公庁の厳しい審査条件を満たす万全の保管環境とセキュリティシステム
- 専任のコンシェルジュによるサポート体制
セービングボックス
出典:セービングボックス公式
セービングボックスは、株式会社大塚商会と、株式会社ワンビシアーカイブズと共同開発した文書・書類の保管サービスで、4,000社、500万箱以上の実績があるサービスです。
文書・書類の保管サービスだけではなく、文書や書類の電子化や破棄のみの依頼も可能なので、社内に蓄積した紙文書を必要に応じて、「原本保管」「電子保管」「破棄」を使い分けましょう。
- 1箱あたり132円/月から利用できる
- 預かり箱数500万箱の実績
- 埼玉県、滋賀県、福岡県に倉庫があり、沖縄県以外の地域で利用可能
東武デリバリー株式会社
出典:東武デリバリー株式会社公式
東武デリバリー株式会社は、24時間体制で保管している書類や文書を配送依頼を受けてくれる文書・書類の保管サービスです。
高性能防犯カメラによって万全のセキュリティ体制をとっている保管倉庫は、空調自動制御システムによって常に倉庫内の環境を整え、消火設備や耐震性も抜群で官公庁も利用しているほど。
- カルテやレントゲンフィルムも保存可能
- 24時間体制のセキュリティ配送サービス
- 保管倉庫への入退室はICカードシステムによって管理
- 高性能監視カメラで24時間監視体制
三井倉庫

出典:三井倉庫公式
スマート書庫は、貸倉庫業100年の歴史を持つ三井倉庫が運営する文書・書類の保管サービスです。
倉庫に預けた書類を一括管理できる書類管理システムを利用すれば、預け入れ〜取り出しまで全てwebで完結する保管倉庫を、一箱110円/月、最小一箱から利用できます。
- 預け入れ〜取り出しまで全てwebで完結
- 一箱110円/月〜ご利用可能
- 全国で利用できる
- 金融庁や大手企業との取引実績
旭倉庫
出典:旭倉庫公式
倉庫に隣接した閲覧室は、一度に100冊程度閲覧できる広さがあり、一社貸切で入室するので、快適・安全に利用できます。電子化できない重要な書類を保管倉庫から社内に戻すことなく閲覧できて非常に便利です。
- 保管倉庫は24時間監視カメラで監視、夜間は警備会社による巡回
- 地上13m以上の高さに文書・書類のみの保管ルームを設置
- 保管倉庫に隣接した貸切閲覧室でいつでも文書箱の内容確認可能
住友倉庫
出典:住友倉庫公式
- Webシステムを利用して全国の拠点各拠点の情報も一元管理
- 電子保管・原本保管・保管期限の管理など、文書管理を総合的にアドバイスしてくれる
- 停電時備えて自家発電装置を導入している
佐川急便
出典:佐川急便株式会社公式
- 保管物の預け入れは、定期集配のついでに持っていってもらえる
- 生体認証システムと小動物にも反応する高感度人感センサーによる万全なセキュリティ体制
- 倉庫内の徹底した湿度管理で、湿気の多い時期でも経年劣化を起こさない
大塚商会 デジ倉
デジ倉は、オフィスの機密文書を、災害対策・セキュリティ体制が厳重な専用の機密文書保管倉庫で保管してくれるサービスです。運営する大塚商会は、文書・書類の電子化、抹消、運用管理などさまざまな業務を代行してくれます。
オフィスに大量の紙文書を保管している方は、大塚商会に依頼して省スペース、業務の効率化を図りましょう。
- 文書の管理から廃棄までトータルにサポート
- e-文書法対応
- 必要な時に必要な文書をメールで受け取り
文書・書類保管サービスの導入メリット
文書・書類の保管サービスを利用すると、どんなメリットがあるのでしょうか。順番に解説していきます。
機密書類を安全に保管できる
文書・書類の保管サービスを利用すれば、会社の大事な文書・書類を安全に保管することができます。
適温適湿に保たれた倉庫内では、経年劣化もおきにくく厳重なセキュリティにより、盗難や紛失のリスクがありません。
大切な文書を社内で保管するよりも、専門業者に預けるほうが圧倒的にセキュリティレベルはアップします。
スペースの有効活用
社内に大量の紙書類を保管して、スペースを圧迫している企業も多いのではないでしょうか。
文書・書類の保管サービスを利用すれば、そのスペースを空けることができます。スペースが空けば、商談スペースが増えたりソーシャルディスタンスへ配慮したりと、さまざまな活用方法があります。
文書・書類の保管スペースを削減することによって、家賃の安い小規模なオフィスへの引っ越しを考えてもいいでしょう。
書類をweb上で検索できる
「手元に文書・書類を置いておかないと必要な時に見られない」と心配される方もいますが、文書・書類の保管サービスによって保管した文書や書類は、必要に応じて電子化してwebシステム上で閲覧することができます。
また、原本が必要になった時に、返却の指示をしたり、保管の必要が無くなった書類の破棄も行うことができるので、社内に紙文書として保管しておくよりも利便性が向上するでしょう。
まとめ
社内の紙文書の運用が非常に便利になる文書・書類の保管サービス。今回はおすすめのサービスや比較ポイント、メリットについて解説しました。
- 富士防災警備株式会社
- アズコムデータセキュリティ
- 丸八倉庫株式会社
- 東日本倉庫株式会社
- 寺田倉庫株式会社
- キーベックス
- セービングボックス
- 東武デリバリー株式会社
- 三井倉庫 スマート書庫
- 旭倉庫株式会社
- 住友倉庫
- 佐川急便株式会社
- 大塚商会 デジ倉
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