【オフィス移転】引っ越し業者選びの比較ポイントとサービス内容

【オフィス移転】引っ越し業者選びの比較ポイントとサービス内容

オフィス移転を簡単に!業者選びの比較ポイントとサービス内容

 

オフィス移転

 

企業は事業の成長とともにも、自社のオフィス環境に変化を施さなければならないことがあります。

具体的には「オフィスの移転」です。

  • 事業規模拡大に伴い、より広いオフィスが必要なケース
  • 取引先の会社が増え、自社オフィスの所在地を変更しなくてはならないケース
  • 吸収合併などにより、他社の事業所へ自社機能の一部を移転するケース

以上のケースはいずれも「自社機能の全て、または一部を移転」しなければなりません。

一般的な家庭の引っ越しとは異なり、オフィス用の物件探しから新旧オフィスでの内装工事など、やらなくてはならない項目が非常に多く、オフィス移転は半年以上を要する大きなプロジェクト(平均8か月程度)となります。

日々の通常業務に加えて、移転先への引っ越し準備などは自身や社員にとっても大きな負担となるため、費用対効果を最大限に発揮するためにもオフィス移転を支援してくれる業者にサポートをお願いすると良いでしょう。

今回の記事ではオフィスの移転に必要となるコト(手順)、そして業者の選び方について解説します。

 

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    オフィス移転業者のサービス内容

     

    比較

     

    オフィス移転業者は、オフィスの移転にかかわる必要な手順を明示し、必要なタスクの全て、または一部を行ってくれます。しかし、細かなサービス内容は業者によって様々です。

    まずは、一般的なオフィス移転業者が行っているサービスと内容について解説します。

     

    サービスの範囲

    業者によっては、新オフィスの物件探しや旧オフィスの原状回復、内装工事などを行ってくれます。また、新しいオフィスに必要な「オフィス家具」の提供を行ってくれる業者もあるなど、業者によってサービス内容の幅には開きがあります。

    以下、オフィス移転業者が行っているサービス内容を一覧としてまとめてみました。

    • 新オフィスの不動産物件紹介サービス
    • 移転スケジュールの作成サービス
    • 新オフィスのレイアウト作成・空間デザインサービス
    • 引越し・内装工事サービス
    • 旧オフィスの原状回復サービス
    • 旧オフィスの不用品処分(産業廃棄物破棄)サービス
    • 新オフィス向けの家具・オフィス機器の提供サービス
    • 新オフィスの印刷物作成(名刺・封筒)サービス

     

    ここからは、それぞれのサービス内容について簡単に解説します。

    新オフィスの不動産物件紹介

     

    オフィス物件探し

     

    オフィス移転業者は、移転における課題点や優先順位を明確化し、最適な物件を紹介してくれます。

    新しいオフィスを構える際は「立地」や「オフィスの広さ(面積)」だけでなく「賃料」などを考慮して探さなくてはなりません。また、既存の取引先とのアクセス面や、駐車場の有無、社員の通勤のしやすさなども考慮する必要があります。

    自社にとっての優先順位を付けてオフィスの選定をしなくてはならないため、初めてオフィス移転をする際は「何を検討すれば良いのか?」が分からなくなってしまうこともあるでしょう。オフィス移転業者は、数多くのサポート実績から、企業の持つ課題点を明確にしながら、新しいオフィス探しをサポートしてくれるので安心です。

     

    移転スケジュールの作成

     

    移転スケジュール

     

    企業のオフィス移転は、平均8か月を要する大プロジェクトです。

    計画上の抜け漏れ、ミスを減らす意味でも業者へまるごとサポートを依頼する方法が、結果的にオフィス移転に掛かる期間・コストの圧縮に繋がります。

    一般的には、基本計画を練って大まかなスケジュールを立案します。その後、新しいオフィスの設計やレイアウト計画、設備計画などを経て、具体的なスケジュールへと落とし込んでいきます。

    オフィス移転業者によっては、これら8か月にも及ぶスケジュールの立案から実際の引っ越しまでまるごとサポートしてくれます。

     

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      新オフィスのレイアウト作成

       

      オフィスレイアウト

       

      現状のオフィスが手狭になった場合や何かしらの不満を持っている場合、新しいオフィスのレイアウト作成は非常に重要となります。

      人員の動線や機器の設置場所などは働くうえでの効率にも左右するため、専門業者にレイアウト作成を依頼すると良いでしょう。

       

      引越し・原状回復・内装工事

       

      オフィスの引っ越し

       

      オフィスを移転する際は、旧オフィスの「原状回復工事」や新しいオフィスの「内装工事」など、様々な工事が必要です。物件オーナーとのトラブルを避けるためにも、施工業者・オーナーを交えた工事個所や時期などの確認も必要です。

      オフィス移転業者では、新旧オフィスの工事をまるごとサポートしてくれる場合もあり、トラブルの多い事例なども紹介してくれます。

       

      旧オフィスの不用品処分

      家庭の引っ越しと同様、退去時に出る不用品の処分にも気を配らなくてはなりません。ただし、企業によっては「産業廃棄物(※)」の種類が多い場合があり、専用の産廃業者(排出業者)を手配しなくてはなりません。

      オフィス移転業者であれば、業者が産廃業者を紹介・手配してくれることもあるので、不用品の処理に掛かる手間や負担が減るでしょう。

      ※産業廃棄物とは事業活動によって生じた廃棄物を指し、廃棄物処理法で規定された「20種類」の廃棄物のこと。この20種類以外の産業廃棄物(揮発性・毒性・感染症のある廃棄物等)は「特別管理産業廃棄物」となり、処理方法が別に定められています。

      参考資料:環境省『特別管理廃棄物一覧』

       

      オフィス用品(家具・機器)の提供

       

      オフィス家具

       

      オフィス移転業者であれば、新オフィスのレイアウト設計や空間設計を行いながら、最適なオフィス用家具を紹介してくれます。

      新しいオフィスへ移転した場合、オフィスのコンセプトを現状から変更する場合も多いでしょう。今までは事務所的な雰囲気だったオフィスを、近代的でお洒落な雰囲気へと変更する際などは、オフィス家具も変更しなくてはなりません。

      しかし、オフィス移転のスケジュールなどを考えると家具の選定まではなかなか手が回りません。オフィス家具の選定など、細かなタスクまでサポートしてくれる業者に依頼することをおすすめします。

       

      新オフィスの印刷物作成

       

       

      盲点となりやすいポイントが、オフィス移転に伴う印刷物です。

      例えば、新しい住所が記載された名刺や封筒、移転を知らせる案内状など、オフィスの引っ越し時には様々な印刷物が必要です。なかでも、オフィス移転当日も使用する物は、事前に準備しておかなくてはなりません。

      オフィス移転をサポートしている業者の中には、このような印刷物の準備までサポートしてくれる場合があります。スムーズなオフィス移転を実現するうえでも、オフィス移転業者のサポートは重要となるでしょう。

       

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        オフィス移転業者の比較ポイント

         

        ポイント

         

        最後に、オフィス移転業者を選定する際に見ておきたい「比較ポイント」について解説します。

         

        ポイント1:経験値・納入実績

        オフィス移転業を専業としている業者から、引っ越しサービスの一環としてオフィス移転を支援している業者など「オフィス移転サービス」を行っている業者は様々です。

        一概に「専業の業者が良い」とも言えないため、まずは業者の「経験値」を把握しましょう。

        業者の公式サイトには「納入事例」などが公開されているため、自社の規模と業者の対応能力にギャップがないか?そもそも、自社の行って欲しいサービスに対応できるのか?などを、あらかじめ確認することをおすすめします。

         

        ポイント2:サービス範囲

        先に紹介したとおり、オフィス移転業者が行っているサービスは多岐に渡ります。

        もちろん、全てを丸投げしても対応してくれる業者があれば助かりますが、数は限られています。また、全てを行ってくれる際は費用面でも高額になる傾向にあります。

        自社にとって必要なサービスをピックアップし、予算と相談しながら選定を行いましょう。

         

        ポイント3:移転に掛かる費用

        オフィス移転にかかる引越しの相場は「社員一人あたり3万円(※)」といわれています。

        10人程度の小規模オフィスであれば30万円、100人程度の大規模オフィスでは300万円といった価格がおおよその相場です。

        ただし、上記はあくまでも「引越し(運搬費用)」のみを勘定した場合です。

        これに加え、新オフィスの「不動産取得費」や「内装工事費」「ネットワークや什器などの設置工事費」、さらには旧オフィスの「原状回復工事費」「産業廃棄物の処理費」など、様々な費用が加算されます。

        全ての項目を業者に任せた際に、以下の相場と大きく乖離のある場合は注意が必要です。

         

        ▼入居時にかかる費用(相場)

        項目 相場
        敷金 小規模オフィス(50坪まで):賃料4〜6ヶ月分
        中~大規模オフィス(50坪以上):賃料6〜12ヶ月分
        礼金 賃料1〜2ヶ月分
        仲介手数料 賃料1ヶ月分程度
        保証会社加入料 賃料1ヶ月分程度
        前賃料 入居月および翌月分
        火災保険料 2万円/2年間〜
        内装工事費 30万円~/坪
        設備・通信工事費 10万円~/坪
        備品・家具購入費 15万円程度/名
        引越し費用 3万円程度/名
        届出書類の作成費用 10万円〜
        広告・告知・印刷物作成費用 2万円程度/名

         

        ▼退去時にかかる費用(相場)

        項目 相場
        原状回復工事費 小規模オフィス(50坪まで):3万円〜5万円/坪
        中規模オフィス(50坪以上):5万円〜10万円/坪
        大規模オフィス(100坪以上):10万円~/坪
        不用品・廃棄物処理費 2トン車:7万円〜8万円/台
        4トン車:12万円〜15万円/台
        賃料 契約内容による

        ※参考:日通の資料を参考に作成

         

        ポイント4:アフターフォローの有無

        新オフィスに移転後、不具合などに気付く場合もあるでしょう。「移転後」に対しても「問題点はないか?」と確認してくれる業者や、問題点の改善にも柔軟にサポートしてくれるか?は重要なポイントです。

         

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          まとめ

          今回の記事では、オフィス移転業者について「比較ポイントとサービス内容」について解説しました。以下、簡単にまとめます。

          • オフィス移転業者とは、企業のオフィス移転時に発生する項目を代行してくれるサービス
          • オフィスの移転には計画から引越し・内装工事完了まで約8か月の期間を要する
          • 一般的な家庭の引っ越しに比べて行うことが多く、企業にとっては「大プロジェクト」
          • オフィス移転業者の行っているサービスは主に以下の「8点」
          • 1、新オフィスの不動産物件紹介サービス
          • 2、移転スケジュールの作成サービス
          • 3、新オフィスのレイアウト作成・空間デザインサービス
          • 4、引越し・内装工事サービス
          • 5、旧オフィスの原状回復サービス
          • 6、旧オフィスの不用品処分(産業廃棄物破棄)サービス
          • 7、新オフィス向けの家具・オフィス機器の提供サービス
          • 8、新オフィスの印刷物作成(名刺・封筒)サービス
          • オフィス移転業者を選定する際のポイントは主に以下の「4点」
          • 1、経験値(=納入実績)を確認すること
          • 2、代行してくれるサービスの内容と範囲を確認すること
          • 3、移転にかかる費用が相場と大きく乖離していないこと
          • 4、移転後の不具合などにも柔軟に対応してくれるアフタフォローがあること

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