社内の書類や紙文書を電子化したくても、そこにかかる時間や人件費を考えると中々手が出ないという方も少なくないでしょう。
そんなときに利用したい書類・紙文書の電子化サービス。今回は、書類・紙文書の電子化サービス業者の比較ポイントや、おすすめ業者を紹介します。
書類・紙文書の電子化サービス比較ポイント
一口に書類・紙文書の電子化サービスといっても、サービス内容は多岐に渡ります。そのため、業者選定は慎重に行わなければなりません。
ここでは、最適な書類・紙文書の電子化サービス業者を選ぶために、以下の比較ポイントを整理して解説します。
- スキャン品質
- セキュリティ
- 価格・費用
- サービスのカバー範囲
スキャン品質
出典：うるるBPO
書類・紙文書の電子化サービスによって電子化した書類や紙文書は、パソコンやディスプレイではっきりと文字が認識できる仕上がりでなくてはなりません。
書類・紙文書の電子化サービス業者に依頼して、文字がつぶれてしまって読めないような仕上がりになることはないでしょう。
ただし、文字の小さい書類や紙文書をスキャニングする時は、スキャン品質を保持するために高い解像度（dpi)でスキャニングしなければなりません。
業者によってスキャニングする際の最大の解像度（dpi)に違いがあります。必要な解像度（dpi)でスキャニングできるかどうかにも注目して業者を選択してみてください。
dpiとはdots per inch[ドット・パー・インチ]の略で、解像度を表す単位です。画面の1インチ当たりにいくつのドット（点）が含まれているかを表しており、dpiが高いほどなめらかで綺麗な画像だということです。
ベテランGメン園川
セキュリティレベル
出典：うるるBPO
会社の重要な書類や紙文書を電子化するにあたって、セキュリティ面は非常に気になるところでしょう。社外秘の機密情報や、個人情報が流出してしまえば元も子もありません。
セキュリティ面がしっかりしているかどうかは、下記の「プライバシーマーク（Pマーク）」や「ISO27001／JIS Q 27001」を取得しているかどうかを参考にしてみましょう。
▼セキュリティ対策関連の認証一覧
| 認証・認定制度の名称 | 認証・認定団体 | 認証・認定内容 |
|---|---|---|
| プライバシーマーク | JIPDEC （一般財団法人日本情報経済社会推進協会）指定の認証団体※『指定審査機関一覧』 |
日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に適合した事業者。
個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している証。 |
| ISO27001 （ISMS／情報セキュリティマネジメントシステム） |
ISMS認証機関 （ISMS認証団体）※『認証機関一覧』 |
企業・組織が、情報資産を安全に確保・管理する体制と仕組みが構築されているか。
これらのマネジメント状況を認証する国際規格。 |
| JIS Q 27001 | ISMS認証機関 （ISMS認証団体）※『認証機関一覧』 |
ISO27001を日本語に訳し、日本工業規格（JIS）として制定したもの。
企業・組織がISMSを確立し、実施、維持、継続的な改善を行えるよう、要求事項の提供を目的として作成された規格。 情報セキュリティの要求事項を満たしているかどうか？を、内部監査などによって、組織内部で評価することができ、また、第二・第三者監査など、外部関係者が評価するための基準としても用いることが可能。 |
価格・費用
書類・紙文書の電子化サービスの料金は、業者やサービス内容によって大きく異なります。重要なのは、料金設定が適切かどうかということです。
書類・紙文書の電子化サービスの料金を左右する要因には、下記のようなものがあります。
- 電子化する書類や紙文書のサイズ・種類
- スキャニング解像度
- 納期
業者選定の際には、上記の要因も加味したうえで、いくつかのサービスの料金を比較してみましょう。
ベテランGメン園川
サービスのカバー範囲
出典：日本パープル
書類・紙文書の電子化サービスの業者選定において、「どこまでの作業範囲をカバーしているか」にも注目してみましょう。
必要な作業範囲がカバーされてない業者は避ける必要があります。また、自社で対応できる作業内容は、外注せずに社内で済ませてしまうこともできます。
ちなみに、書類・紙文書の電子化サービスの作業内容は以下を参考にしてください。
- テキスト化（OCR処理）
- データの分類・タイトル付け
- 電子化した原本の破棄
出張スキャンサービス
出張スキャンサービスとは書類・紙文書の電子化サービス業者が、オフィスまで出張して、現地で電子化してくれるサービスです。
社内の機密文書を社外へ持ち出すのが心配な方は、出張スキャンサービスを利用しましょう。
書類・紙文書の電子化サービスを比較
ここからは、以下のおすすめの書類・紙文書の電子化サービス業者5選を紹介します。
- うるるBPO
- ジェイ・アイ・エム
- 株式会社日本パープル
- パナソニック MAJOR FLOW Z CLOUD
- 株式会社大塚商会 株式会社大塚商会
それぞれの特徴についても紹介しますので、ご自身にあったものを探してみてください。
うるるBPO
出典：うるるBPO公式
うるるBPOは、専属の担当者が書類・紙文書の電子化による依頼主の業務効率化やコスト削減を提案してくれます。
自社のスキャニングセンターとして提携することもできるので、書面の電子化に関するあらゆるお悩み・課題をサポートしてくれる書類・紙文書の電子化サービス業者です。
▼うるるBPOのサービス詳細
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| セキュリティ |
|
| 参考価格 | A4用紙4円〜/枚（最低利用料金30,000円） |
| 出張スキャンサービス | あり |
株式会社ジェイ・アイ・エム
出典：株式会社ジェイ・アイ・エム公式
株式会社ジェイ・アイ・エムは、電子化する書類や紙文書の引き取り〜原本の破棄まで、電子化に関わるあらゆるプロセスを代行してくれる書類・紙文書の電子化サービス業者です。
個人情報に関する法令に基づいた｢個人情報保護遵守規定(コンプライアンス・プログラム)｣を策定し、全ての従業員に徹底した個人情報保護の意識教育を行っています。
▼ジェイ・アイ・エムのサービス詳細
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| セキュリティ |
|
| 参考価格 | 10円/ページ〜（基本料30,000円） |
| 出張スキャンサービス | あり |
株式会社日本パープル
出典：株式会社日本パープル
株式会社日本パープルが提供するのは、書類・紙文書の電子化サービスだけではありません。
トランクルームでの文書保管サービスや機密文書の処理サービスなど、紙文書の運用効率化をトータルサポートしてくれます。
社内に大量の機密文書があって、運用に困っている方にピッタリなサービスです。
▼株式会社パープルのサービス詳細
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| セキュリティ |
|
| 参考価格 | ー |
| 出張スキャンサービス | ー |
パナソニック MAJOR FLOW Z CLOUD
出典：パナソニックMAJOR FLOW Z CLOUD公式
パナソニックMAJOR FLOW Z CLOUDは、電子化した書面をスマートフォンやPCなど、さまざまなデバイスでアクセスできるクラウドサービスです。
電子化した書面に直接テキストの入力や、電子印鑑の押印が可能なため、社内の会計処理や決済承認など、作業そのもののペーパーレス化が可能になります。
導入を迷っている人は、無料トライアルを試してみてください。
▼パナソニック MAJOR FLOW Z CLOUDのサービス内容
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| セキュリティ |
|
| 参考価格 | 月額30,000円〜 無料トライアルあり |
| 出張スキャンサービス | ー |
株式会社大塚商会
出典：株式会社大塚商会公式
大塚商会は、書面の電子化や、電子書面の運用をあらゆるドキュメントソリューションでトータルサポートしてくれる書類・紙文書の電子化サービス業者です。
紙書類の運用に必要だった「シュレッダー」「ハンコ」「バインダー」「保管場所」を全て省力化してくれます。
▼株式会社大塚商会のサービス詳細
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| セキュリティ |
|
| 参考価格 | ー |
| 出張スキャンサービス | あり |
書類・紙文書の電子化サービスを利用するメリット・デメリット
書類・紙文書の電子化サービスを利用するメリット・デメリットにはどういったものがあるのでしょうか。
それぞれ詳しく説明していきます。
メリット
まずは、書類・紙文書の電子化サービスを利用するメリットを紹介します。
- 印紙税がかからない
- 省スペース化
- コスト削減
- 管理が楽になる
保存していた紙媒体が電子化されれば省スペース化に繋がり、管理面も大幅に改善されます。また、一度電子化した後ペーパーレス運用を続ければ、紙が必要なくなりコスト削減も可能です。
自炊すれば同様のメリットを受けられるでしょう。しかし、大量の書類や紙文書を自炊するには、時間や人件費がかさんでしまいます。
書類・紙文書の電子化サービスなら、それらを大幅に軽減してくれます。
運用面にも金銭面にもメリットがある書類・紙文書の電子化サービスは、ほとんどの会社にとって有用的なサービスであるといえるでしょう。
デメリット
次に、書類・紙文書の電子化サービスを利用するデメリットを紹介します。
- 慣れるまでに時間がかかる
- ネットワークの影響を受ける
- 導入のコストがかかる
紙媒体と電子データでは運用方法が異なるため、慣れるのに時間がかかるかもしれません。また、ネットワークにトラブルがあれば、サーバーやクラウドに保存したデータにアクセスできなくなるリスクがあります。
運用方法をレクチャーする時間を設けたり、ネットワークにトラブルがあった際にどうするかを決めておくなど、社内の体制をしっかりと統制しておきましょう。
書類・紙文書の電子化サービス利用の注意点
次に、書類・紙文書の電子化サービスを利用する際に注意すべき点を解説します。
e-文書法
e-文書法とは、本来紙書類として保存することが義務付けられている書面を、電子データとして保存する際の取り扱いや保存方法を定めた法律です。企業が取り扱う書面を電子化する際に無視できない法律なので、必ずチェックしておきましょう。
正確に言うと「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律をあわせた総称のことです。
具体的には、以下4つの要項を満たす必要があると定められています。
- 見読性
電子化書面が、パソコンなどのデバイスでくっきりと文字が読めること。また、必要な時にしっかりと視認できる書面として出力できるようにしておくこと。 - 完全性
電子書面の改ざんや消失を防ぐための措置をとること。 - 機密性
管理者の意図しない第三者からのアクセスを防ぐための措置をとること。 - 検索性
電子書面の量が膨大であっても、必要な時にただちに検索できるようにしておくこと。
上記4項目の内、「見読性」は電子化する全ての書面において押さえておかなくてはなりません。その他3つの要項については、一部の書面を電子化する場合のみに求められるものとされています。
対象書面の詳細については厚生労働省公式サイトをご覧ください。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは簡単に言うと、国税関係書類を電子化する際の条件を定める法律です。
e-文書法とは対象となる書面に違いがあります。e-文書法は民間企業が保存義務のある法定文書の一部が対象です。一方電子帳簿保存法では、国税関係文書のみが対象となります。
電子帳簿保存法が定める条件の詳細については、国税局公式サイトをご覧ください。
電子化できない書類
e-文書法によって電子化が認められているのは、全ての書面というわけではありません。例えば、免許証や各種許可証など、緊急時にすぐに現物確認が必要な書面は対象外となります。
また、「定期借地契約書」「定期借家契約書」「マンション管理等の委託契約書」などといった公正証書を要求している書面も電子化を認められていませんので、誤って原本を処分してしまわないように注意してください。
原本の保管・廃棄
書面を電子化すれば、管理面での利便性が大幅に向上します。したがって、原本を保存しておく必要性がないように感じます。
ところが、e-文書法によって電子化が認められていても、一定期間原本の保存が必要な場合や、原本を保存しておいた方が都合のいい場合もあるのです。
例えば、電子データの完全性（改ざんされていないこと）を証明するために、原本が必要とされる場合があります。また、電子書面よりも原本のほうが、法的な証拠能力が高いとされています。
一方で、上記にあてはまらず保存の必要がない書面は適宜処分しましょう。業者によっては処理まで行ってくれる場合もあります。
ベテランGメン園川
相見積もりをとる
書類・紙文書の電子化サービスの費用を少しでも抑える方法として「相見積もりをとる」ことは非常に有効的です。
とくに書類・紙文書の電子化サービスの場合は、サービス内容や料金が大きく違います。そのため見積もり金額に差が生じやく、相見積もりを取る場合と取らない場合で、金額差が大きくなることが予想できます。
しかし、相見積もりを取る場合は、複数社とやり取りをしなくてはならないので面倒だと感じる方もいるでしょう。
そんな方はぜひ当サイトへお問い合わせください。当サイトと提携している業者には全て「しつこい営業禁止」と伝えています。契約するつもりのない業者とのやりとりが長引くということはありませんのでご安心ください。
まとめ
社内のペーパーレス化を進める際に非常に便利な書類・紙文書の電子化サービス。今回は、比較ポイントやおすすめの業者をご紹介しました。
今回の記事で紹介した内容を参考に、自社にとって最適な書類・紙文書の電子化サービスを探してみてください。
