【ビジネスフォンの入れ替え】入れ替えコストの相場と見直しポイント

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【ビジネスフォンの入れ替え】入れ替えコストの相場と見直しポイント

ビジネスフォンを入れ替えるタイミングは、会社によって異なりますが「使用しているビジネスフォンが壊れた時」や「リース契約が切れる時」が多く、同じタイミングでコストの見直しも行われます。

そこで今回は、ビジネスフォンの買い替え・入れ替えについて、コストや見直しポイントを中心に紹介します。

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ビジネスフォンを入れ替えるタイミング

まずはビジネスフォンを入れ替える主なタイミングをチェックしてみましょう。

故障・不具合

ビジネスフォンの法定耐用年数は6年ですが、10年以上使われ続けることもあるほど、丈夫で故障にくい機器として知られています。

そんなビジネスフォンが使えなくなってしまった時、まずは故障の原因を突き止めることが大切です。

ビジネスフォンの業者さん

ビジネスフォンは、ほとんど故障がなく、落とすなどの物損以外の理由で電話が繋がらないのは、電話機ではなく光回線に問題があることが多いんです。

これでは、たとえ電話機を新しいモノに交換しても、症状は改善されません。もちろん、電話機自体が故障してしまうこともあれば、主装置の故障、ケーブルの断線など、様々な原因が考えらえます。以下の項目を確認したうえで、購入した業者に確認してみましょう。

故障・不具合の原因が電話回線などにあった場合、ビジネスフォンを入れ替える必要はありません。また、電話機や主装置にあった場合は、修理や代替機器を導入しますが、素人が手を加えると、事態は余計に複雑化するだけなので、専門的な知識を持ち、技術力にも長けたプロの業者に一任しましょう。

なお、電話機の故障が原因で、新しいビジネスフォンに入れ替える場合も、修理等の応急処置は必要です。

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リース契約期間の満了

ビジネスフォンのリース期間は7年（法定耐用年数の最大1.5倍までリース期間として認められている）が主流ですが、実際は、ほとんどの会社で故障や不具合が起きるまで再リースなどで使い続けています。

事務所移転

心機一転の意味も込めて、ビジネスフォンを入れ替えることが多いタイミングが移転時や引っ越し時です。増設も事務所移転に合わせて行われることが多いのですが、トラブルが発生しやすいタイミングでもあります。

具体的には「これまで使っていた電話機が使用できない」「配線の問題で見直しが必要」「以前と同じレイアウトができない」「ひかり電話に対応していない」などが挙げられ、事前に確認をしておかないと、移転後しばらくビジネスフォンが使えない等の不都合が生じます。

このようなトラブルを防ぐためにも、移転前に必ず、ビジネスフォンの会社もしくは電話工事の会社に、移転先の環境をチェックしてもらいましょう。

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ビジネスフォンを入れ替える際のポイント

故障・リース期間の満了・事務所移転など、理由やタイミングを問わず、ビジネスフォンを入れ替える際は、以下の点を確認したうえで、ビジネスフォンの販売業者に連絡を行います。

新規で導入する時との違いは「利用中の状況や感想」を伝えられることです。実際にビジネスフォンを使ったうえで、満足している機能や不便に感じていることを伝えると、よりオフィスに合ったビジネスフォンを選定してもらうことができます。

また、商品受注の方法が電話からメールに変更になった等、通話頻度が大きく変わった場合、同時通話数を見直すことで、ビジネスフォンに掛かるコストを安く抑えることができます。

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電話回線の契約も見直す

ビジネスフォンの入れ替えに合わせて電話回線の契約も見直すと、コストを削減できることが多々あります。

特に光回線は、各社から新しいプランが出ていることが多いので、複数の拠点でビジネスフォンを利用している企業やコールセンターなど電話機の設置台数・同時通話数が多い企業は、プランを見直すことで大幅なコスト削減に繋がります。

ビジネスフォンの入れ替えと同時に、最適な電話回線のプランも提案してもらうようにしましょう。

電話機の種類と導入方法も見直す

新規導入時とは違い、実際にビジネスフォンを利用した経験に基づいて、新しいビジネスフォンを検討することができます。

新規導入時は「（よく分からないから）とりあえず新品の電話機をリースで！」と、安易なリース契約を行ったかもしれませんが「リース期間の7年が過ぎても余裕で使える」「わざわざ新品を購入する必要がない」など、ビジネスフォンを使うことで様々な面での発見があったと思います。

入れ替えのコストを安く抑えたい場合は、やはり中古のビジネスフォンがオススメです。中古はリースではなく、現金購入になりますが、新品と見分けが付かないほどクリーニングされている製品が多く、特に『コスト削減を目的とした入れ替え』を行う企業から高い人気があります。

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ビジネスフォンの入れ替え費用の相場

ビジネスフォンの入れ替え費用は「どのような電話機を導入するか？」「どのような工事を伴うのか？」などによって異なりますが、電話機などの機器代を除いた工事費は、約60,000円程度が相場です。

もし、入れ替えのタイミングで増設も行うのであれば、電話機やケーブルが増えた分だけ、プラスで設定費などが掛かります。

機器代の価格は、メーカーや機種にもよっても異なりますが、多機能電話機は1台30,000円～50,000円程度が相場です。また、利用しているビジネスフォンがリースではなく購入したモノであれば、入れ替えのタイミングで売却することも可能です。

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【まとめ】電話機が使えても部品生産が終了する前には入れ替えを！

出典：日立

電話機は使い方が変わると覚えるまでが面倒で、なおかつ短縮番号や留守番電話など、様々な設定をしているため、なかなか入れ替えを検討しない会社が多く、「壊れるまで使い続ける」が定番となっています。

しかし、あまりに長い期間、同じビジネスフォンを使い続けていると、いざ故障が発生した時に、部品の生産が終了していて、予期せぬタイミングで総入れ替えをしなければならない可能性があります。

たとえ、まだ使える状態でも10年以内には新しいビジネスフォンに入れ替え、いつでも部品を交換できるようにしておきましょう。

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