【スキャニング代行サービス】利用する3つのメリットと5つの比較ポイント

【スキャニング代行サービス】利用する3つのメリットと5つの比較ポイント

スキャニング代行サービスの比較ポイントとメリット

 

スキャニング代行サービス

 

電子化が進められている昨今、社内業務の1つとして「書類の電子化(データー化)」を行うオフィスが増えています。しかしながら「紙文化」で運用されていた日本企業の「電子化」は、人員や工数の確保、運用方法などが定まっておらず、遅々として進んでいないのが現状です。

そこで登場したサービスが「書類の電子化」を行ってくれるスキャニング代行(スキャン代行)です。

通常は、自社内に設置しているコピー機を利用する方法で行われる「電子化」ですが、以下の3つのメリットからもスキャニング代行サービスの利用をお勧めします。

 

▼スキャニング代行業者を利用する【3つのメリット】

  1. 電子化にかかるコスト削減(データー化に必要な人員・工数)
  2. 時間的な制約からの解放(大量の書類にも対応)
  3. 電子化した書類の整理・利便性の向上(データーの分類・検索性向上など)

セキュリティなどに厳しい企業では「社内文書を外部に出すなんて!」と抵抗を感じる方も多いでしょう。

スキャニング代行を行っている企業では「プライバシーマーク 」や「ISO27001( 情報セキュリティマネジメントシステム)」のどちらか、または両方を取得している場合が多く、通常の企業よりも厳重な情報管理が義務付けられています。

また、文書の電子化に特化した資格(文書情報管理士など)の有資格者が在籍している場合も多く、「e-文書法」などにも精通していることから、資料原本の扱いについて、適切に対応(廃棄・裁断・返却など)してくれます。

なお、スキャニング代行業者を選定する際のポイントとして、以下の5つが重要とされています。

 

▼スキャニング代行業者を選ぶ際の【5つのポイント】

  1. セキュリティ(情報漏洩)対策
  2. 原本の取り扱い
  3. スキャニングクオリティ(品質)
  4. 価格
  5. サポート体制

ここからは、スキャニング代行業者を利用する際のメリットとデメリット、業者選定時のポイントについて詳しく解説します。

 

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    【3点】スキャニング代行利用時のメリット

     

    メリット

     

    電子化業務を代行してくれるスキャニング代行サービスは、以下3つのメリットが存在します。

     

    コスト削減

    まずは、コストの削減に繋がる点です。

    例えば、社内業務の一環として各部門または総務部主導などで電子化を行った場合、人員の確保や時間的な制約など「目に見えにく人件費(残業代など含む)」が発生します。

    一般的なコピー機・複合機ではスキャナーの読み取り速度が50枚/分~100枚/分(富士フィルムBIのApeosの場合)です。

    仮に、1万枚の書類をスキャンするとなると、それだけで1時間半~3時間の時間かかり、さらに製本された書類の裁断、データ化されたファイルの名称、分類などまで行うのなら、膨大な作業時間の確保が必要となります。通常の業務時間に実行することは非現実的でしょう。

    その点、スキャン代行業者を利用すれば、1枚あたりのスキャン単価は4円~8円程度(※)の金額となっており、1万枚を例とした場合、単純計算で4万円~8万円です。自社で人員を確保して電子化を行うよりはリーズナブルと言えるでしょう。

    ※注意点:業者により、基本料金や最低利用金額などがあり、原本の状態によってはオプション料金なども生じます(後のデメリットにも詳細記載)。

     

    大量の書類にも対応

    1枚からの発注を可能とするスキャニング代行業者もあれば、100枚、1,000枚、10,000枚以上と大量の書類に対応してくれる業者まで様々です。

    一般的には「大量書類」を前提としてサービスが組まれているため、スキャニング枚数が多いほど1枚あたりの単価が安くなるなどのメリットが生じます。

     

    整理・利便性の向上(データーの分類・検索性の向上)

    スキャニング代行では、紙媒体の電子化にあたり「画像形式」を選べます。

    PDF形式への変換が一般的ですが、業者によってはJPEG形式やカラー/モノクロのTIFF形式、BMP形式など、ニーズに合わせた形式での変換が可能です。

    また、紙媒体を電子化した際の「ファイル名」や「カテゴリ分け」など、利便性や検索性を考慮した対応も行ってくれます。

     

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      【5つのポイント】スキャニング代行業者の選び方・比較ポイント

       

      スキャニング代行の比較ポイント

       

      自社の情報を外部に預け、かつ電子化を依頼するにあたり、スキャニング代行業者の「選び方」は重要です。こちらでは、スキャニング代行業者を選定する際に確認しておきたい5つのポイントを紹介します。

       

      セキュリティ(情報漏洩)対策

      スキャニング代行業者が「信用」できるかどうか?の指標の1つとして、「プライバシーマーク(Pマーク)」や「ISO27001/JIS Q 27001」を取得しているか?を確認することが重要です。

      代行業者によっては、どちらか一方、または両方を取得している場合があります。

      「Pマーク」は個人情報の取り扱いについて、「ISO27001/JIS Q 27001」は機密情報の取り扱い全般について、一定のレベルをクリアしている企業のみ取得できる認定制度です。これらの認証・認定を受けている代行業者であれば、ある程度セキュリティについて信頼をおけると判断できます。

       

      ▼セキュリティ対策関連の認証一覧

      認証・認定制度の名称 認証・認定団体 認証・認定内容
      プライバシーマーク JIPDEC
      (一般財団法人日本情報経済社会推進協会)
      指定の認証団体
      ※『指定審査機関一覧
      日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に適合した事業者。
      個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している証。
      ISO27001
      (ISMS/
      情報セキュリティマネジメントシステム)
      ISMS AC
      (一般社団法人情報マネジメントシステム認定センター)
      指定の認定団体

      ※『認証機関一覧
      企業・組織が、情報資産を安全に確保・管理する体制と仕組みが構築されているか。
      これらのマネジメント状況を認証する国際規格。
      JIS Q 27001 ISMS AC
      (一般社団法人情報マネジメントシステム認定センター)
      指定の認定団体

      ※『認証機関一覧
      ISO27001を日本語に訳し、日本工業規格(JIS)として制定したもの。
      企業・組織がISMSを確立し、実施、維持、継続的な改善を行えるよう、要求事項の提供を目的として作成された規格。
      情報セキュリティの要求事項を満たしているかどうか?を、内部監査などによって、組織内部で評価することができ、
      また、第二・第三者監査など、外部関係者が評価するための基準としても用いることが可能。

       

      原本の取り扱い

      代行業者に渡した書類の原本が、どのように扱われるのか?は重要なポイントです。具体的には、スキャニングを行った後の原本を「一時保管」「破断」「廃棄」「返却」など、スキャニング代行業者側で適切に行ってくれるのか?という点です。

      業者によっては、一定期間自社内の倉庫などで紙文書を保管してくれ、保管期限を迎えた際に依頼者の承諾を受けて廃棄するなど丁寧にサポートしてくれる場合もあります。

       

      クオリティ(電子化の品質/代行業者のレベル)

      スキャニングのクオリティは、スキャニング業者への依頼時(見積もり取得時)や打ち合わせ時に、「文書情報管理士」の有資格者がどの程度いるのか?を確認すると良いでしょう。

      また、どのような機器を使用してスキャンを行うのか?どのような方法でスキャンを行うのか?も確認してください。一般的には、使用する機器のスキャナーの方式(CCD方式/CIS方式)、スキャニング方法(ADF/RADF/フラットベッド)によって、スキャンしたデーターの品質(文字の潰れ=読めない)に差異が生じ、またスキャニング方法によっては見積りの金額が変わることもあります。

      ▼確認しておきたいポイント

      ポイント 内容
      文書情報管理士 ■文書電子化のプロ
      ①文書情報管理士とは、文書、帳票、図面などオフィスで扱われるあらゆる書類の取り扱い、
       スキャニングを含む処理、保管・破棄に関する法知識を有しており、それを証明する認定資格。
       文書情報管理士の認定機関は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(以下、JIIMA)で、
       JIIMAの働きかけで制定された『e-文書法』にも精通。
       官公庁の電子化業務に対する「入札参加資格要件」にもなっている。
      ②業者により有資格者は「営業のみ」「全社員」「数名」などと、異なる。
       可能であれば、全社員が有資格者、またはフロントに立つ営業が有資格者である業者を選ぶのが安心。
      CCD/CIS方式 ■スキャナーの方式
      CCD方式:高画質・高精細。読み取り時間が早く、また多少の凹凸がある原稿でも読み取れる。
      ②CIS方式:CCD方式に比べると時間がかかる。
       また、開いた本のように、読み取り部に密着できない原稿は読み取りが難しい(ボケる)。
      ADF/RADF/
      フラットベッド
      ■スキャンの方法
      ADF/RADF=自動読み取り装置。大量の原稿を短時間で取り込める一方、
       製本書類など、バラけていない書類は読み取り不可
      ②フラットベッド=コンビニのスキャンと同様、フタを開け原稿をセットしてスキャンする方法。
       時間はかかる一方で、製本などに対応可能。※製本資料が多い場合は代行業者によっては裁断してADFでスキャンをするか、フラットベッドでスキャンをするかなど相談可能。
       ただし、フラットベッドの場合は時間とコストがかかる点、注意が必要。

       

      価格(コスト)

      スキャニング代行を選ぶ際に、コストを見ることも重要なポイントです。

      内製化によるコスト増を防ぐことが本来の目的のため、自社で行うよりもはるかに高い金額(見積もり)となっては意味がありません。

      スキャニング代行は相場のない業界なので一概に「〇円~〇円程度」とは言えないものの、価格決定要因の目安として以下が挙げられます。

       

      ▼スキャニング代行業の【価格決定要因】(特に重要なポイントは赤字

      1. 基本料金/最低料金:業者によっては「基本料金」を設けていたり、発注時の最低料金を設けたりしています。
      2. 最低発注数量:1枚単位から依頼できる業者がある一方、「最低〇枚から」と数量を決められている場合があります。一般的には電子化数量が大量となるほど一枚当たりの単価は低くなる傾向にあります。
      3. 原本の状態:製本書類、バラの書類、ホチキス止めされた書類など、原本の状態によって異なります。
      4. 書類の大きさ:一般的にA4サイズの用紙で単価が決定されています。書類の大きさによって単価が変更されるので要確認。
      5. 書類の性質・種類:古い文章など紙媒体に劣化が生じている場合や特殊図面、『e-文書法』で定められた書類など、書類の性質や種類によっても単価が変わります。
      6. スキャン単価:A4サイズで1枚当たり〇円といった、単価が決められています。業者により様々ですが、おおむね、4円/枚~8円/枚が相場。ただし、上記の1~5の要素によって大きく変動する可能性があります。
      7. 出張サービスの有無:業者によっては機密情報は発注元で行う「出張サービス」などのオプションを設けています。
      8. 電子化データーの仕分け:データーのフォルダ仕分け、OCR処理(や属性付与)(※)、電子化システムとの連携などオプションの有無で金額が変わります。
      9. 納期:依頼してからどの程度で電子化を完了させるか。納期の設定なども価格決定要因の一つです。
      10. 使用機器/スキャン方法:使用する機器やスキャンの方法によって金額が異なります。
      11. 相見積もり:複数社に同一条件で見積もりを依頼した場合、必ず料金に差異が発生します。価格交渉の材料となるため、相見積もりは必須です。

      ※OCR(Optical Character Recognition/光学文字認識):手書き書類をスキャンし、手書き文字をデジタル化する技術。また画像データーとなった文書ファイルに文書データーを埋め込む技術

      ※属性付与:PDFファイルの開き方や検索方法など、細かな要件を指定すること

      サポート体制

      電子化した書類データーの運用方法までコンサルしてくれる業者が安心です。

      単にスキャンして終了となってしまっては、代行業者に頼むメリットがありません。

      以下のような電子化の後工程「管理・運用」までを構築・サポートをしてくれる業者であれば、紙書類の電子化から運用までをワンストップで依頼することができます。ユーザー目線で、なおかつ依頼者の希望に沿った提案力・サポート体制を持ったスキャニング代行業者(または営業マン)を選ぶと良いでしょう。

       

      ▼営業マンに訊いておきたい内容(即答できない代行業者・営業はおすすめしません)

      • データー化した資料をどのように運用するのか。おすすめの運用方法などを提示してくれるのか。
      • 自社で使用している(または導入予定の)電子化システムにも対応可能なのか。
      • 社員全員がアクセスできるデータと、アクセス権限を付与する機密情報などの切り分けをしっかりと理解し、対応方法まで提示してくれるのか。
      • 運用後に想定されるデメリットや導入事例の中で発生した障害内容までを把握し、それらに対策案をもっているのか。
      • 運用後に不具合が発生した場合、訂正・修正などのサポートをしてくれるのか。

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        【補足】電子化・ペーパーレス化のデメリット

        補足となりますが、電子化・ペーパーレス化を行った際のデメリットについても2点、解説します。

         

        情報漏洩のリスクが高まる

        スキャニング代行業者からの情報漏洩自体は、それほど心配する必要はありません。

        ただし、電子化した書類を企業内でどのように保管するか?など、「運用面」までをしっかりと考慮しなければなりません。

        スキャニング代行業者によっては、電子化後の情報漏洩防衛策まで提案してくれる場合もありますが、倉庫や金庫で保管できる「紙」とは異なり、ネットワークを介して閲覧可能な「電子データ」は、自社努力による相応のセキュリティ対策(バックアップやスタンドアローン化端末の準備など)が必要不可欠です。

         

        電力供給下でしか書類の確認ができない

        電子化のデメリットとして、災害発生時など「電力供給が不安定」な際は、書類の閲覧ができないなどのリスクが生じます。

        災害時の病院などは患者情報(カルテ)が閲覧できないなどの弊害も起こりえるため、自家発電設備の完備やネットワークに接続しなくてもデーターが閲覧できるよう「スタンドアローン化」したデーター端末を準備しておくことが重要です。

         

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          まとめ

          今回の記事では、スキャニング代行業者を選ぶ際の【5つの比較ポイント】と【3つのメリット】を中心に解説しました。

          自社内の重要な書類を預けることになるので、業者選びは重要です。以下に簡単にまとめます。

          • スキャニング代行とは、紙資料の「電子化」を自社に代わって行ってくれるサービスである
          • 自社内で「電子化」を行うには人員の確保、そして人件費や運用方法の難度から、なかなか進んでいないのが現状
          • スキャニング代行を利用するメリットは以下の3点
          • 1点目は自社で行うよりコスト削減が可能な点。比較的安価に発注可能。ただし、最低利用料金などが設定されていることもあるため要注意
          • 2点目は大量の書類にも対応。発注数が多いほど安くなる傾向にある
          • 3点目は電子化したデーターの整理・検索性の向上などにも対応してくれる点
          • ただし、業者選びを行う際は以下の5つのポイントに着目し、失敗しないようにすること
          • 1点目は、スキャニング代行業者のセキュリティ意識。「Pマーク」や「ISO27001」を取得しているか。また業者内に「文書情報管理士」がいるか?など要確認
          • 2点目は、スキャニング代行業者が書類の原本をどのように扱うのか?が重要。廃棄、保管、返却など、臨機応変に対応可能か?など確認が必要
          • 3点目は、クオリティである。電子化の質はもちろん、業者としてのレベル(1点目の認証・認定を保有。文書情報管理士の有無など)を確認すること
          • 4点目は、価格(コスト)。相場の決まっていないスキャニング代行業者では、価格決定の要素が非常に多く、同一条件での相見積もりは必須
          • 5点目は、電子化後の運用方法、障害発生時の対応などサポートがしっかりとしているか?を確認すること
          • 補足として、電子化にかかわるデメリットも2点紹介
          • デメリットの1点目は、情報漏洩のリスクが紙媒体での保管時に比べると高くなる点。自社努力による情報セキュリティの向上は必須
          • デメリットの2点目は、電源供給下でしかデーター(資料)の閲覧ができない点。災害やネットワーク障害にも耐えられるよう、自家発電やネットワークから完全に独立した端末の準備が必要

           

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