【PBXを交換するタイミングは？】次の導入にはIP-PBXかクラウドPBXを！

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PBX交換のタイミングは？次はIP-PBXかクラウドPBXがおすすめ！

多くの企業で導入しているPBX（電話回線の構内交換機）ですが、「まだ使えるから」と法定耐用年数やメーカーのサポート期間が過ぎても、使い続けていませんか？

「まだ動く」と使い続けてしまうと、故障した際のコストや機会損失が非常に大きく、トラブルへと発展しかねません。業務が停滞してしまうリスクを回避するためにも、PBXは定期的な交換が必要です。

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保守が切れたPBXのリスク

出典：KDDI

PBXの法定耐用年数は6年です。また、リースでは法定耐用年数の最大1.5倍までリース期間として認められているため、ほとんどの場合、7年をリース期間に設定しています。

しかし「まだ使えているから」「壊れていないから」「新しいPBXの導入にコストが掛かるから」など、様々な理由で10年以上も同じPBXを利用し続けている企業は少なくありません。

また「交換するよりも再リースの方が安い」と、法定耐用年数を超えても構わず使い続けているケースが目立ちます。

当然のことですが、耐用年数以上に使い続けると、故障やトラブルが頻発する恐れがあり、なおかつ保守期間が切れていると無償での修理ができず、故障の際に高額な費用が発生します。

完全に業務が止まってしまうリスクを回避するために、事前の対策が必要です。

災害時に備えて、食料や飲料水を保管しておくように、PBXも何かが起きる前に新しいPBXに交換しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

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古いPBXはコスト面でもデメリット

従来のPBXを使い続けることが、コスト削減の妨げになっている可能性もあります。

PBXには維持コストが必要で、例えば社員の増員や配置転換、オフィス移転などでレイアウトを変更する場合、内線電話番号の追加など、PBXの設定を変更するために費用が掛かり、その都度コストが発生します。

また、従来のPBXではビジネスフォンとスマートフォンの連携が難しく、めまぐるしく変化するビジネス環境に対応できません。テレワークや時短勤務など多様な働き方を推奨したいのであれば、なおさらです。

社内間、拠点同士、取引先との連絡手段として、ビジネスフォンやPBXの使用するなら、いかにランニングコストを削減しながら便利に使うことができるのか？を検討しましょう。

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PBX交換の最適なタイミング

現時点で問題なく使えている状態でも、PBXは常に稼働しているため、古くなってしまえば、いつ故障や不具合が起きてもおかしくありません。それを未然に防ぐためにも、PBXは最適なタイミングで交換することが大切です。

法定耐用年数の6年またはリース期間が満了する7年がPBXを交換するタイミングとしては最適です。

中古で導入した場合は、メーカーのサポート期間が終了する前にPBXを交換した方が良いでしょう。交換時に通信コストの削減も同時に検討するようであれば、複数の業者に相見積を取り、その旨を業者へ伝えると、値下げに応じてくれやすくなります。

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PBX交換のタイミングでIP-PBXを導入する

出典：日立情報通信エンジニアリング

IP-PBXとは、『Intenet Protocol Private Branch eXchange』の略称で、コンピュータのIPネットワーク（LAN）を利用して、IP電話機で内線通話や外線通話との中継を行います。

電話線の配線がなくても内線電話網を構築でき、LAN回線に一本化することで配線コストや設定工事費、さらには回線の維持費を削減することが可能です。

また、離れている拠点同士でもネットワークさえ繋がっていれば、IP-PBXは1セットで運用することができます。拠点同士が内線で通話できるようになるので、通信コストの削減に効果的です。

さらに、IP-PBXはスマホの内線化も可能なので、多様な働き方の変化にも柔軟に対応します。

IP-PBXのメリット

IP-PBXにはメリット・デメリットがあります。まずはメリットを紹介します。

IP-PBXは、既に多くの企業で導入されているシステムで、コスト面と利便性の両面で、大きなメリットがあります。

IP-PBXのデメリット

一方、デメリットとして考えられる点は1つだけです。

過去にはハッキングによる「乗っ取り」で、高額の通話料金を請求されたケースもあります。不正アクセスをされないためにもセキュリティ対策は万全に行いましょう。

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PBX交換のタイミングでクラウドPBXを導入する

出典：NTT東日本

PBXの設置や運用などに掛かる手間やコストを、さらに削減できるクラウドPBXも人気があります。自社にPBXを設置する必要がなく、通信事業者のサーバーに接続することでPBXの役割を果たします。

ハードウェアとしてPBXを所有する必要がなく、利用料を支払うことでPBXの機能を利用できるので、購入費などの初期投資を抑えられ、さらに設置場所の確保も必要なく、小規模なオフィスでも懸念なく使えます。

また、クラウドPBXは増員や縮小など、オフィスの状況に合わせて柔軟に設定を変更することも可能です。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXには従来のPBXにはないメリットがあります。

特にコストの安さと拡張性の高さ、設定の簡単さがクラウドPBXの魅力です。

クラウドPBXのデメリット

一方、クラウドPBXにはデメリットもあります。

クラウドPBXでは緊急番号に電話を掛けることができませんが、NTTが提供している「ひかりクラウド PBX 」など、一部のサービスでは110、119などの緊急通報を利用することができます。

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【まとめ】PBX交換のタイミングは競合との差別化にも有効！

「まだまだ使えるから」と法定耐用年数を大幅に過ぎたPBXを利用し続けると、突然の故障や不具合など、業務に大きな影響を与える事態に発展しかねません。

なお、PBXの交換タイミングは法定耐用年数に達した時やリース満了時に行うことが一般的ですが、変化の激しい昨今のビジネス環境に対応した製品・サービスを導入することで、スマホの内線化やBYODでの活用が可能になり、迅速な対応や丁寧なフォロー等、競合他社との差別化や競争力アップにも効果が期待できます。

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