【ビジネスフォンの内線設定の方法】内線番号を割り振る際の注意点とは？

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ビジネスフォンの内線設定の方法は？

スタッフごと、または部署ごとに割り当てられている内線番号は、事前に2桁～5桁の番号を設定しておけば、社内のスタッフと無料で通話を行うことができます。

また、取引先の担当者などに内線番号を伝えておけば、外線でも取り次ぐことなく通話ができます。この内線番号を設定するにあたり、ビジネスフォンの担当者は何をすれば良いのでしょうか？

今回は、ビジネスフォンの内線番号の設定方法や設定時の注意点、見やすい内線番号表の作成方法についてお伝えします。

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内線番号の設定は誰がする？

内線番号の設定は各自が電話機で行うものではなく、工事業者が設定を行います。これは内線番号の追加や変更も同様で、基本的には全ての設定を業者が行います。

その理由として、ビジネスフォンは主装置やPBXのプログラムで外線・内線の番号が管理されていることが挙げられます。主装置やPBXの設定には、高度な知識と技術を必要とするため、素人が説明書を見ながら挑戦すると、エラーや故障など余計なトラブルを招く恐れがあります。

ただし、製品によりますがクラウドPBXは、ネット上で簡単に内線番号の追加や変更ができます。設定の度に業者へ依頼する手間やコストが省け、非常に便利です。

社内で内線番号の追加や変更を行いたい場合は、クラウドPBXを導入する際に「オンライン上で追加や変更ができるのか？」を必ず確認しましょう。

【クラウドPBXとは？】クラウドPBXとビジネスフォンの違い

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内線番号の割り当て方

繰り返しになりますが、内線番号の設定は業者が行います。

業者へ内線番号の設定を依頼する前に、ビジネスフォンの担当者が行う準備が「内線番号の作成」です。誰を何番にするか？など明確なルールはありませんが、規則性のある番号を割り当てることで、追加や変更の際にスムーズな対処ができます。

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例1：社員番号を内線番号として使う

分かりやすく、追加の際も悩まずに割り当てることができる社員番号は、多くの企業で内線番号として利用されています。

社員番号を内線番号として使うには、以下のメリット・デメリットがあります。

社員番号を使うメリット

社員番号を使うデメリット

社員番号は入社順で決まることが多いため、同期などの番号は覚えやすいですが、他のスタッフの番号は推測しにくい欠点があります。

しかし、途中で変更する必要がなく、ビジネスフォンの担当者としては最も手間が掛からない割り当て方です。

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例2：部署やフロアごとに割り当てる

こちらの方法も多くの企業で取り入れられています。2階の部署は「2○○」など2から始まり、3階の部署は3から始まる等、規則性があるため、スタッフにとって覚えやすい方法でしょう。

ただし、メリットがある一方で、デメリットも存在します。

部署やフロアごとに割り当てるメリット

部署やフロアごとに割り当てるデメリット

部署やフロアごとで割り当てると、スタッフや来客にも分かりやすい反面、異動の度に番号を大幅に変更する必要があり、時間と手間が掛かります。

また、部署によって人数が異なるため、規則性を重視し過ぎてしまうと、部署によっては割り当てられる内線番号がなくなってしまうこともあります。

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例3：役職別に割り当てる

企業によっては「0○○」など0から始まる番号は取締役に、「2○○」など2から始まる番号は本部長や部長に、など役職別に内線番号を割り当てていることもあります。

役職者の番号を覚えやすく、重要な電話で取り次ぎ先を間違えるミス等は減りますが、役職の構造がピラミッドのような状態のため、どうしても一般社員の番号が多くなり、不足してしまいがちです。

役職別に割り当てるメリット

役職別に割り当てるデメリット

中小企業など役職がめったに変わらない職場であれば良い方法でしょうが、大企業や役職が頻繁に変わる企業では、かえって覚えにくく、一般社員への取り次ぎの際も混乱が生じてしまいます。

その他、社員リストを上から確認するだけで良い「五十音順」を取り入れている企業もありますが、入社・退社の度に全員の番号を変更しなければならず、あまりオススメできません。

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内線番号を割り当てる際の注意点

部署やフロア、役職別など内線番号に特徴を出したい場合は「例2」や「例3」の割り当て方法を用いますが、配置転換やレイアウト変更があると、場合によっては全ての内線番号を変えなくてはならない等、ビジネスフォン担当者の負担が大きくなってしまいます。

「例1」のように社員番号を内線番号にしてしまえば、異動やレイアウト変更に影響を受けず、新しく社員が入っても追加をするだけで済みます（退職者が出ても削除するだけで済みます）。その反面、部署別やフロア別のように内線番号に特徴を出すことができません。

どの方法がベストなのか？は、企業の規模や配置転換・入退社の頻度、ビジネスフォン担当者の業務量などによって異なりますが、いずれにせよ、やみくもに内線番号を割り振らず、ルールや規則性に則って割り当てましょう。

「1」から始まる番号は空けておく

ビジネスフォンは種類によって「外線は外線ボタンを、内線は内線ボタンを押してから番号を入力」または「外線は0を押してから番号を入力」など、外線や内線の掛け方が異なります。

基本的には「外線は外線ボタンを、内線は内線ボタンを押してから電話番号（または内線番号）を入力する」仕組みですが、外線ボタンと内線ボタンを押し間違えてしまった時のためにも、「1」から始まる内線番号は残しておいた方が安心です。

気をつけたいのは社員番号を内線番号に割り当てる場合です。どうしても「110」や「119」もしくは「110」や「119」が頭に付いている番号の社員がいるので、社員番号を利用する際は最初に「0」を付け加えるなど工夫をしましょう。

キリが良い番号は空けておく

「200」や「3000」など、キリが良く覚えやすい番号は、部署の共有内線番号などに確保しておいた方がベターです。

たとえば、担当者に内線を掛けても欠勤や外出などで繋がらなかった場合、部署の共有内線番号に掛けると、担当者に代わって対応してもらうことができます。

また、新しい部署や新しいチームができたり、1つの部署が2つに分かれた場合も、キリの良い番号を事前に残しておくと、新規の割り当ての際に困りません。

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内線電話機の数の目安は？

一般的にオフィスに必要な内線電話機の数は「スタッフの数＋会議室（＋応接室や受付）の数」を合わせた数と言われています。たとえばスタッフの数が20人、会議室が3つ、社長室、応接室、受付が1つずつの場合は、合計で25台の電話機が必要です。

しかし、現在はメールやチャット、スマホなどを使うケースが多く、業務によっては全く内線を使わないスタッフもいます。使用状況を確認して柔軟に対応しましょう。

また、ビジネスフォンを導入する際に業者から聞かれるチャンネル数（同時通話数）は、電話機の数とは全く異なるものです。

たとえ「スタッフの数＋会議室（または応接室や受付）の数」の分だけ内線電話機を設置していても、チャンネル数はスタッフの数の3分の1程度で問題ありません（スタッフが20名なら7チャンネル）。

ただし、将来的にスタッフの数が増える予定の場合や、外線が混み合う時間帯があるオフィスは、余裕のあるチャンネル数を設定しておきましょう。

【ビジネスフォンの同時通話数の決め方】チャンネル数とは？最適な数は？

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内線番号一覧表・内線リストの作り方

社内用や受付に設置する来客者用の内線番号一覧表は、見やすさ・探しやすさを意識して作成します。この場合の「探しやすさ」とは番号ではなく「人」の探しやすさです。

具体的には、部署ごとやフロアごとを太線で括り、役職順に並べると良いでしょう。また、部署などによって色を変える方法も効果的です。

出典：教えて! goo

タウンページなどの電話帳をイメージしてもらうと分かりやすいのですが、このように番号順で並べられても、なかなか相手を見つけられません。「22番は誰かな？」ではなく「工場長は何番かな？」と調べるので、以下のように修正します。

出典：教えて! goo

左から部署（上記の例では場所）、氏名、内線番号の順に並べる他、文字や用紙の大きさにも気を配りましょう。

また、総務の共有内線番号など、来客対応の番号を一本化している場合は、その番号に色を付ける、丸で囲む、先頭に大きく表示するなど、分かりやすいように記載しておくと親切です。

エクセルやパワーポイントの無料テンプレートもネット上に多数あるので、ダウンロードして活用すると時間を節約できます。

※無料でダウンロードできることは確認済みですが、自己責任でお願い致します。

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【まとめ】ビジネスフォンの内線設定は業者が、番号の割り当ては社内担当者が行う

今回は、ビジネスフォンの内線番号の設定についてお伝えしました。

内線番号の設定自体は、クラウドPBXを除いて基本的に業者が全て行いますが、設定を依頼する前に、スタッフや部署ごとの内線番号を作成しておく必要があります。

その際、内線番号のルール・規則性を決めておくと、変更や追加を行う場合にスムーズな対応が可能です。また、分かりやすい内線番号を割り当てることは、業務効率の向上にも効果があります。定期的に内線一覧表を更新し、忘れずに周知も行うようにしましょう。

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