【ビジネスフォン導入の失敗例】導入後に後悔しないためには？

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ビジネスフォン導入の失敗例～こんなはずじゃなかった！と後悔しないために～

ビジネスフォンを導入する際、コストや設置台数、使い勝手など重視したいポイントのことだけを考えてしまうと、その後に起きる不具合やオフィス全体の整合性を見落としてしまう可能性があります。

今回は「こんなはずじゃなかった！」と導入後に後悔しないためにも、ビジネスフォン導入の失敗例を紹介します。

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失敗例1：安さを重視したら機能面が不足していた

弊社で使っていたビジネスフォンは、10年経っても使える状態でしたが、古さが目立つようになったので、新しく買い替えることにしました。

弊社は、パートスタッフを含めても全従業員が12名と少ない会社で、ビジネスフォンの入れ替えに充分なコストを掛けられません。料金を比較しようと、4社に見積もりを依頼して、割引セール？をしていた、非常に安いビジネスフォンに決めたのですが、導入後に「外線転送機能」がオプションだと知りました。

どのビジネスフォンでも外線転送機能は標準搭載されているものだと思い込んでいて、その確認を怠った私が悪いのですが、これでは経費を削減できても業務効率が低下してしまいます。

12名のうち7名は営業社員で、外出中に取引先からの電話があると、折り返しになってしまい、電話を受ける事務スタッフさんの負担も増えています（もちろん営業社員も不便を感じているようです）。

その状況は聞いていますが、オプションで外線転送機能を追加すると、別途費用が掛かるそうで、安く導入した意味がなくなってしまいます。事務スタッフにも営業社員にも、何より取引先の方にも申し訳ないのですが、しばらくの間はビジネスフォンにお金が使えない状況です。

こちらを読んでくれている皆さんにアドバイスを送るとすれば「今、使っている機能が標準機能とは限らないから注意して下さい」と言うことです。10年以上も前なので忘れていることもあれば、社内の担当者さんが変わっていることもあると思います。しっかりと機能を確認しないと、私のように後悔することになります！

 

ビジネスフォンを導入する際に、日頃から使う機能が搭載された機種を選ばないと、導入後に改めて検討しなければならない事項が発生してしまいます。

特にスタッフの少ないオフィスは「外線転送機能」が必須です。また、現在はスマホを所持している人がほとんどなので、スマホ内線化に対応できるIP-PBXを同時に導入すると、個人のスマホで会社の電話が受けられ、業務効率の向上に役立ちます。

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失敗例2：増員のことまで考えていなかった

新規事業を始めるにあたり、安いビジネスフォンの導入を検討していました。とにかく安さ重視で、3社から見積もりをもらって比較をしました。

そのうちの1社が、特定の機種を大幅に割引していたので、迷うことなく即決しました。機能も申し分なく、操作も簡単で「良いビジネスフォンを選んだ」と満足していたのですが、1年後に新しいスタッフを採用した時に問題が発覚しました。

10名ほど一気に採用したため、電話機の増設を依頼したのですが、業者から「この電話機では増設ができない」と言われてしまい、最終的には電話機から主装置まで全て入れ替えすることになりました。

電話機やプランによって、増設できる台数に限度があることを知らず、結果として余計な出費が掛かってしまいました。もっと入念にビジネスフォンのことを調べておけば良かったと後悔しています。

コストばかりに注目してしまうと、拡張性への意識が希薄になってしまいます。ビジネスフォンの耐用年数は6年、リース期間の平均年数は7年（法定耐用年数の最大1.5倍までリース期間として認められているため）ですが、ほとんどの企業では10年以上、同じビジネスフォンを使い続けています。

10年間の増員予定を立てることは難しいことですが、スタッフを増やす予定がある（または将来的に増やすつもりでいる）なら、総入れ替えをせずに増設できる機種やプランを選択しましょう。

また、柔軟に電話機や機能を追加したいのであれば、拡張性の高いIP-PBXやクラウドPBXの導入をおすすめします。

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失敗例3：中古を選んだら頻繁に不具合が発生する

もともと業務に関する連絡の中心はメールでした。電話を使う機会が少ないオフィスなので、電話に掛かるコストを削減しようと、中古のビジネスフォンに入れ替えました。

一括で購入しても費用が安く済み、なおかつ丁寧なクリーニングも施されていて、新品と変わらない見た目でした。非常に満足していましたが、1年ちょっと過ぎた頃から転送機能に不具合が頻発するようになりました。

それほど電話を使う機会が多くはないとは言え、完全に止めてしまうことはできません。購入した業者に修理を依頼しましたが、保証期間が過ぎているうえに、電話機の機種が古く部品の製造が終了していると言われ、新しくビジネスフォンを買い直すことになりました。

「安物買いの銭失い」とは、まさにこのことです。かえって高くついてしまい、非常に後悔しています。

 

中古ビジネスフォンの魅力は、安く導入できることに尽きます。

機種や導入台数によっては、新品の5分の1以下の価格で電話機を揃えることもできますが、メーカーによる保守は受けられず、販売会社による保証の有無もまちまちです。また、メーカーで部品の製造が終わってしまうと、故障の際に修理ができません。

さらに、古い機種を選んでしまうと、電話機の交換や追加をしたくても、同じ機種を見つけられず、せっかく安く導入できても、予期せぬタイミングで総入れ替えをしなくてはならないケースもあります。

ビジネスフォンの主装置と電話機は基本的にセットです。たとえ同じメーカーでも、機種が異なれば正常に作動しません。このような状況を避けるためには、市場シェアが高いメーカーのなるべく新しい機種を選ぶことがポイントです。

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失敗例4：アフターフォローの対応が遅い

従来のビジネスフォンから、IP-PBXへ切り替えたのですが、トライアル期間では何の問題も起きなかったので、そのまま契約しました。

しかし、利用中に（システムの問題だと思うのですが）不具合が出てしまうことが何度かあり、その度に業者へ連絡を入れています。それなのに、対応が非常に遅くて不満を感じています。

社内でも復旧までの時間さえ分からない状況が何度かあったことで不満が高まっており、実際に取引先からのクレームに発展したこともあります。

契約まではとても親切で頻繁に連絡をくれましたが、導入後は問題が起きても後回しにされているように感じてしまって、違う業者に頼めば良かった！と不信感が募っています。

営業の段階では、しつこいくらいに連絡をくれたのに、契約後・導入後は素っ気ない対応を取られてしまうケースはビジネスフォンに限らずよくあることです。まずは、予備の回線を用意するなど、リスク回避の措置を取り、電話の不通を避けましょう。このようなリスク対策は災害時や停電時にも役立ちます。

また、IP-PBXやクラウドPBXでは、インターネット上で管理や設定が可能な製品もあります。リアルタイムで不具合に対応してくれるメーカーもあるため、導入の際は保守サービスについてしっかりと確認しましょう。

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失敗例5：リース契約をしなければ良かった

新規でオフィスを立ち上げた際、手元に十分な資金がなかったので、初期費用がほとんど掛からないリースでビジネスフォンを導入しました。

販売店が工事まで一括で引き受けてくれたので非常にラクでしたが、月々の支払いにリース料率や保険料が加わるため、割高に感じて、解約したい旨を伝えました。

しかし、リース期間中の解約には違約金が発生すると言われ、さらに残リースを一括で支払う余力もなく、結局は契約年数を満了するまで、ずっと「高い」と思いながら使い続けました。

中古のビジネスフォンなら安く購入できるので、最初からそうすれば良かったです。

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また、リース契約はビジネスフォンを自社で購入せず、リース会社から一定期間だけ「借りる」ことになります。

初期費用の負担が小さい、減価償却等の計上が必要ない、天災による破損・故障の場合は損害保険が適用されるなど、リースならではのメリットがある一方、原則として中途解約ができない、総額費用は購入よりも割高などのデメリットもあります。

ビジネスフォンを導入する際は、リースと購入のメリット・デメリットの確認しておきましょう。

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失敗例6：レガシーPBXが対応しきれていない

弊社では拠点の統合や新ビジネスの展開など、ここ最近の動きが活発です。そのような状況でビジネスフォンのシステムを大幅に変えてしまうと混乱を招きかねないと判断しました。

そのため、従来と同じレガシーPBXとビジネスフォンを導入したのですが、スタッフの増員に伴うレイアウト変更や部署異動の度に、各種設定の変更や配線の変更を業者に依頼しなければならず、高額な作業代がコストを圧迫しています。

さらに4月は弊社でも採用シーズンですが、工事業者も繁忙期のようで、即日対応をしてもらえず、工事開始まで2週間ほど掛かってしまうこともありました。

レガシーPBXの限界を感じ、IP-PBXやクラウドPBXなど自社でも設定を変更できるPBXにすれば良かったと後悔しています。

IP-PBXやクラウドPBXに比べて、レガシーPBXは歴史が古く、安定性も問題ありませんが、柔軟性や拡張性に乏しく、めまぐるしい環境変化に対応できないことがあります。

特に設定や電話機の数、機能の追加などを柔軟に変更したい場合は、IP-PBXやクラウドPBXの方が向いています。

各種PBXは小規模オフィスに適するタイプ、大規模オフィスに適するタイプ、小規模オフィスから大規模オフィスまで対応できるタイプと幅広く展開されています。設定や機能の変更を業者に依頼しなくても簡単に行えるPBXの導入で、スピーディーに問題を解決し、工事費用の削減にも繋がります。

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【まとめ】ビジネスフォンの失敗例から学べること

ビジネスフォンの導入時は、コストや機能に重視しがちですが、最も大切なことは「オフィスの変化を予測すること」です。

ビジネスフォンは機種やプランによって、あらかじめ同時通話数（チャンネル数）が決まっている場合が多く、機種によっては増設ができないこともあります。

人員増加に伴う同時通話数（チャンネル数）の増加やビジネスフォンの増設を視野に入れ、導入後に「総入れ替え」や「買い直し」がないように注意しましょう。

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