ビジネスフォンのコスト削減に効果的なBYODとは？

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BYODでコスト削減！ビジネスフォンで導入するメリット・デメリットは？

BYODとは『Bring Your Own Device』の頭文字を取った略称で、日本語に直訳すると「あなたのデバイスを持ち込む」です。つまり、会社が用意した端末ではなく個人のスマホなどを社内に持ち込み、業務で利用することを意味します。

BYODによって個人のスマホを使用することで、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？

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BYODとは？

繰り返しになりますが、BYODとは『Bring Your Own Device』の略称で、個人のデバイスを業務で使用することを意味します。

厳密には個人のパソコン・タブレットなどを使用する場合も含まれますが、日本国内の導入事例としては、個人のスマホを内線化するケースが多く、今後も普及していくことが予想されています。

IT専門調査会社の「IDC Japan」が2015年6月に発表した調査結果では、2014年の国内BYOD台数はスマホだけでも600万台（対従業員数比率10.5％）で、2019年は1,017万台（対従業員数比率17.9％）にまで増えています。

出典：business network.jp

グラフを見ても分かる通り、特に「サービス」と「流通」の分野で導入が進んでおり、特に営業職では「会社貸与がされない場合、BYODで補完する企業が多い」と考えられています。

一方で、「金融」や「政府」ではBYODの導入があまり進んでいませんが、職場の規則が厳格なうえに「サービス」や「流通」と比べて、従業者が少ないことも関係しています。

また、2017年3月に独立行政法人情報処理推進機構が発表した『2016年度 中小企業における情報セキュリティ対策に関する実態調査』によると、中小企業の39％が「従業員が持つ私有端末の業務利用を認めている」と回答しており、BYODのさらなる普及が予測できます。

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ビジネスフォンでBYODを導入するメリット・デメリット

個人のスマホをビジネスフォンとして使うことには、メリット・デメリットの両面があります。

まずはメリットを企業側と従業員側の、それぞれの視点でチェックしてみましょう。

ビジネスフォンをBYODで導入する企業側のメリット

BYODを導入するメリットは企業側と従業員側のそれぞれにあります。

導入する企業側のメリット

ビジネスフォンや法人携帯のコスト削減

BYODでは個人が所有するスマホを利用するため、新しくビジネスフォンや法人携帯を購入する初期費用が掛かりません。また、ビジネスフォンや法人携帯のランニングコストもカットできます。

特に従業員が多い企業が、従業員数と同じ数だけ電話機を用意すると、初期費用だけでも高額になってしまう他、ビジネスフォンのプランも同時通話数の多い＝基本料金が高いプランを選択することになります。

その点、BYODで個人のスマホを使用すると、そもそも用意する固定電話の数が少なく済み、さらに固定電話の同時通話数を最小限に抑えた安いプランでも、業務に支障が出にくく、大幅なコスト削減を実現することができます。

生産性・業務効率の向上

BYODの導入で、個人が日常的に使っているスマホを業務に利用できるため、操作に不安がなく、生産性や業務効率の向上が期待できます。

また、僅かな空き時間でもスマホを触る習慣が多くの人に見られ、企業側で強制しなくても、自然と業務に充てる時間を増やすことが可能です。

インテルで使われている携帯電話やスマートフォン、タブレット機などのモバイル機器のうち、58％に当たる約1万7000台が個人所有の機器。BYODの推進によって、社員は通勤時間や会議の合間などの“すき間時間”を効率的に使えるようになったという。その時間の総計は1日当たり47分間としている。

引用：日経 xTECH「BIやBYODの推進で生産性向上、インテルが社内ITの取り組みを発表」

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在宅勤務・時短勤務など働き方の多様化の実現

BYODの導入で社外からでも社内システムにアクセスすることができます。

個人スマホの場合は内線化することで、事務所の固定電話⇔個人スマホ、内製化された個人スマホ同士、別拠点の固定電話⇔個人スマホなど、様々なパターンで内線通話として使用可能です。

これにより、在宅勤務のスタッフや時短勤務のスタッフとも内線で気軽に連絡を取り合うことができ、ケガなどで通勤が困難なスタッフや育児・介護などでフルタイム勤務が難しいスタッフにも、快適な労働環境の提供が実現できます。

特に近年は育児に加えて介護の問題が深刻で、やむを得ず会社を退職するケースが増えています。働き方の選択肢を増やしてあげることで、貴重な人材の流出を防ぐことができるでしょう。

従業員満足度の向上

個人のスマホを使うことは、不慣れな機器の操作によるストレスを回避することにも繋がります。慣れない端末では生産性が下がり、従業員のモチベーション低下を招いてしまいます。

一方で、プライベートと業務の線引きが難しく、不満を抱えるスタッフもいるので、個人のスマホを使う場合は、従業員へのケアも必要です。

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ビジネスフォンをBYODで導入するスタッフ側のメリット

次に従業員側のメリットをチェックしてみましょう。

従業員側のメリット

複数のスマホを持たなくて良い

特に営業職など外出の多いスタッフは、常に会社から支給されたスマホと個人のスマホの2台を持ち歩かなければなりません。複数のスマホを持つことは紛失の危険性が高まり、スタッフ自身の管理も大変です。

しかし、個人のスマホを業務にも使えるようになれば、常に持ち歩くスマホは1台で済み、紛失や盗難のリスクも少なく、充電も容易です。

働く時間や場所が限定されない

企業側のメリットと同じですが、個人のスマホを使うことで移動中などの僅かな時間でも仕事をすることができます。また、自宅や病院などでも時間を有効に活用できるため、働く時間や場所が限定されず、在宅勤務や時短勤務などを希望しやすくなります。

好きな端末を使うことができる

法人携帯などを会社から支給される場合、サイズや仕様、デザインなどを自分で選ぶことができません。特に、画面の大きさは人によって好みが異なるため、少し小さい（もしくは大きい）だけでも使いにくく感じてしまいます。

同じく、端末の大きさも持ちやすさや操作のしやすさに影響し、生産性や業務の効率に関わります。

これらの問題も、スタッフが気に入って購入したスマホを使うBYODの導入で解決できます。

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ビジネスフォンをBYODで導入する企業側のデメリット

次にBYODを導入するデメリットを挙げます。こちらも企業側と従業員側で異なるデメリットがあります。

導入する企業側のデメリット

セキュリティ面に不安が残る

BYODの一番の懸念点は、やはりセキュリティ面です。プライベートでサイトを閲覧している際にウイルスや不正アクセスによって、会社の情報が漏洩する危険があります。

定期的なセキュリティアプリの更新など、万全な対策を講じる必要がありますが、個人のスマホなのでしっかりと更新を行っているのか？の確認が難しく、企業側で注意喚起などの呼び掛けを頻繁に行わなければなりません。

なお、盗難や紛失の際はリモートで端末ロックができるので、すぐに気付けば情報漏洩を防ぐことができます。

ルールの徹底など負担が出てしまう

セキュリティに関する項目と重複する部分ですが、使い方やセキュリティに関する意識など、社内でルールを統一し、周知しなくてはなりません。また、周知した項目を理解し、実行しているか？など、確認するための負担も出てしまいます。

また、ルールの徹底や教育を目的に、研修や打ち合わせを行うことになれば、そのための労力やコストが発生します。

従業員の労働実態が把握しにくくなる

BYODの導入で、スタッフは時間と場所を選ばずに働くことができます。しかし、同時に時間外労働にも発展しがちで、企業が完全に把握しきれない部分でもあります。

社内での勤務時間は適正範囲内でも、自宅で働き過ぎてしまう可能性があるので、オンオフ機能を徹底するなど使い方を守ってもらいましょう。

また、スマホの利用が私用と業務用で判別しにくいこともデメリットとして挙げられます。

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ビジネスフォンをBYODで導入するスタッフ側のデメリット

続いて、BYODを導入する従業員側のデメリットをチェックしてみましょう。

従業員側のデメリット

紛失・盗難時のリスクが倍になる

個人のスマホに会社用のデータも入っているため、紛失や盗難時のリスクは倍増します。顧客情報や業務に関する機密事項などの流出を避けるためには、データを直接スマホへ入れず、サーバー内のデータにアクセスする方法を選ぶと、ある程度のリスクは軽減されます。

端末代金や修理費用が掛かる

BYODは個人のスマホを使うので、買い替える時の端末代金は原則として個人負担になります。また、スマホは一般的に300回の充電で約7～8割、500回の充電で5～7割程度の容量に劣化してしまうと言われており、業務でも使うことで寿命が早まる他、故障のリスクも高まります。

さらに、BYODを導入する際、費用が申請できるのか？を事前に確認しておかないと、通話代や通信費が個人負担だった場合、スタッフがコストを負担しなければならず、あらかじめ「使い放題プラン」に変更しておくなどの対策が必要です。

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プライバシーに対する懸念がある

個人のスマホはプライバシーの宝庫で、会社には知られたくないサイトへの登録や趣味・嗜好に関するSNSへの投稿など、会社には管理されたくないと感じることは自然な気持ちでもあります。

しかし、多くの企業では安全性を高めるためにMDMなどで端末を管理しています。主に情報セキュリティ対策や労働時間の把握を目的として端末の監視や利用の制限などが行われますが、企業が扱っているため、個人情報保護に関する意識は高く、プライバシーに対する懸念は少ないと言えるでしょう。

残業代のない超過勤務が増えてしまいそう

退社後にも自宅で会社番号の電話が受けられる等、業務に関するメリットが大きいBYODですが、裏を返せば退社後でも業務に追われる可能性があります。

退社後や土日でも対応してしまうと、残業代や休日出勤手当が出ないタダ働きになってしまうので、オンオフ機能を使うなど、プライベートの時間を確保するための工夫が必要です。

その他、大学などの教育機関でもBYODは導入されています。

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人気のスマホ内線化サービスは「MOT/Phone」

出典：株式会社オフィス24

スマホ内線化サービスの導入をBODYで行うサービスは幾つかありますが、人気が高くコストも安いオススメのサービスは、株式会社オフィス24が提供する「MOT/Phone」です。

スマホやパソコンにソフトフォンアプリを入れるだけで、ビジネスフォンの機能（内線・保留・転送・代表番号発信など）を利用することができます。既に導入実績は20,000社を超え、オンオフ機能も使えます。

【MOT PBXの価格相場】MOT PBXとビジネスフォンの違い

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【まとめ】BYODはビジネスフォンのコスト削減に有効◎

最後に、ビジネスフォンのBYODについてまとめます。

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