起業直後やSOHOはビジネスフォンと家庭用電話機のどちらが良い？

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ビジネスフォンと家庭用電話機のどちらを選ぶべき？

業務に役立つ機能が多数搭載されているビジネスフォンですが、SOHOのように小規模のスペースで仕事をする場合や従業員数が少ない場合は、家庭用電話機でも業務に大きな支障はありません。今回は、家庭用電話機とビジネスフォンの違いを復習しながら、導入基準やコストについてお伝えします。

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家庭用電話機とビジネスフォンの違い

「家庭用電話機」とは、主に家庭での利用を想定して開発・販売されている電話機です。電話回線の契約後に対応する電話機とケーブルを繋ぐと利用することができます。電話回線の利用料や電話機・ケーブルを購入する初期費用だけで利用できるため、一般家庭の他にSOHOなどの小規模オフィスや起業直後の少人数のオフィスでも利用されています。

一方の「ビジネスフォン」とは、転送や保留、留守番電話、電話帳など業務に使える機能が多数搭載された電話機で、家庭用電話機と比べて高スペックかつ幅広い用途に対応しています。

「ビジネスフォン」を利用するためには主装置が不可欠で、外線と内線を繋ぐなど様々な役割を果たします。

同時通話数が異なる

主装置を設置しない家庭用電話機では、外線を同時に使うことができません。つまり、外線通話ができる台数は1台のみなので、通話中に外から電話が掛かってくると「話し中」の状態になってしまい、受注や問い合わせの損失に繋がります。

ビジネスフォンは、主装置またはPBX（電話回線交換機）を使用することで、同時通話が可能になるため、通話中でも外線電話を受けることができます。これによりビジネス面での損失がありません。

もちろん、通話中でも発信が可能なので「他のスタッフの通話が終わるまで電話が掛けられない」などの問題が起きず、業務効率が上がります。

内線で通話料の削減が可能

たとえ同じオフィス内に設置してある電話機でも、家庭用の電話機（親機）同士では外線通話になるため、通話料⾦が掛かってしまいます。

現在はメールやチャットが普及しており、わざわざ離れた場所の他部署や担当者まで確認に行く機会は少なくなりましたが、それでも急ぎの案件や入念に確認したい事項は、メールやチャットを使うより話した方が早いことが多々あります。

ビジネスフォンでは、電話機ごとに内線番号を割り振ることが可能で、割り振られた電話番号を使って内線で話すことができます。遠く離れた拠点とも内線での通話ができ、その際の通話料金は発生しません。

また、主装置を使うことで電話回線も最小限で済み、ランニングコストの削減を実現できます。

電話機自体はビジネスフォンより家庭用電話機の方が安く、さらに主装置なども必要ないため、家庭用電話機は気軽に導入することができますが、導入台数や使用頻度によっては、ビジネスフォン以上のランニングコストが掛かり、決してコスパが良いとは言えません。

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外線を転送できる

ビジネスフォンでは、外線電話を繋いだまま、他部署や離れた拠点へ転送することができます。また、保留転送機能を利用することで、電話を折り返す手間が省け、業務の効率が上がります。

家庭用電話機では他部署に電話機があったとしても、別の電話番号が付与された外線なので、内線転送ができません（親機⇔子機の使用であれば内線と同様に通話料が掛かりません）。

複数の番号で発信できる

ビジネスフォンは、複数の電話番号を使い分けることができるので、発信する際に「代表番号」や「部署の番号」などから選択することが可能です。

家庭用電話機では1台につき1つの番号なので、番号の選択ができず、複数の番号を使い分けたい場合は、その分だけ電話機の購入と電話回線の契約を行わなければならず、月々支払う回線の基本料金が高額になってしまいます。

家庭用電話機は着信のあった電話機のみの対応

家庭用の電話機は着信のあった電話機でしか受け取ることができません。そのため、たとえば経理部の電話が鳴っていたとして、誰もデスクにいなかった場合、気付いたスタッフが経理部の電話機まで移動して対応しなければなりません。

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【ビジネスフォンと家庭用電話機の違い】ビジネスホンは高額だけど4つのメリットが

家庭用電話機とビジネスフォンの導入基準

ここまでの流れでは、オフィスに導入する電話機としては、ビジネスフォンの方が優位な印象を受けます。

しかし、本当に最適な電話環境を構築するためには、家庭用電話機とビジネスフォンの導入基準を理解することが大切です。

たとえば、起業直後やSOHOなど小規模のオフィスでは、ビジネスフォンよりも家庭用電話機の方が向いています。

ビジネスフォンの導入は、スタッフの増加で同時に通話する機会が増えた場合や、広いオフィスへの移転でスタッフの状況を容易に把握できなくなってから（保留や転送などができるため）でも、決して遅くはありません。

家庭用電話機が向いているケース

出典：SHARP

オフィスの環境や状況が以下のような場合は、家庭用電話機でも業務に大きな支障はありません。また、近年は家庭用電話機でも機能が充実しており、機種によっては自動通話録音や出る前に相手を確認できる機能が備わっています。

スモールオフィスや1室のみのオフィス

スモールオフィスやオフィスが1室のみの場合は、転送機能などビジネスフォンの強みを発揮することができないので、家庭用電話機の方がオススメです。

ビジネスフォンは建物全体や複数の拠点を1つの内線網として構築することができますが、利用範囲が広くなければ、その特徴を活かしきれず、利用価値が高いとは言えません。

また、小さな空間であれば電話回線も1つで充分なので、安価で簡単に導入できる家庭用電話機の方が良いでしょう。

常駐スタッフが5名以下のオフィス

常駐するスタッフの数が5名以下であれば、家庭用電話機でも問題ありません。

ビジネスフォンの同時通話数の目安は一般的に「スタッフ数の3分の1」と言われており、5名以下であれば1台での運用で間に合います。1台しか設置しないなら、わざわざビジネスフォンにする理由がなく、家庭用電話機の方が良いでしょう。

ただし、1～2年以内にスタッフ数が5名以上になることが確定している場合や、5名以下でも電話受注など同時通話が多い場合は家庭用電話機ではカバーしきれないので、最初からビジネスフォンの導入をオススメします。

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ビジネスフォンが向いているケース

出典：saxa

オフィスの規模が小さいようであれば家庭用電話機でも業務は可能ですが、オフィスの環境や状況が以下のような場合は、ビジネスフォンの導入を検討しましょう。

同時に通話することが多いオフィス

家庭用電話機は1回線で1台しか通話ができないため、複数のスタッフが同時に外線を使うことができません。オフィスの規模が大きいと顧客数や問い合わせ数が多く、1台しか外線が繋がらない状況ではビジネス機会の損失やクレームに発展してしまいます。

電話の使用頻度が高いオフィスや、電話対応が集中する時間帯のあるオフィスは、家庭用電話機ではなくビジネスフォンを導入した方が業務に支障を来すことなく、スムーズな運営ができます。

常駐スタッフが5名以上のオフィス

同時通話数と内容が重複しますが、常駐するスタッフの数が5名以上のオフィスでは、たとえ家庭用電話機の子機を増やしたとしても、自由に使えないスタッフが出てしまいます。

一般的な家庭用電話機では親機1台に対して最大5台まで子機を増設することができます。それでも1回線で1つの外線しか同時に使えないので、むやみに子機を増やしてもあまり意味がありません。

電話を使うタイミングを窺うことは業務効率の低下だけではなく、スタッフのストレスやモチベーションにも影響が出てしまいます。5名以上のスタッフが常駐するようであれば、快適に使用できるビジネスフォンの導入を検討しましょう。

複数の拠点があるオフィス

1～2名のスタッフしか常駐していないサテライトオフィスでも、拠点が複数あるようなら、ビジネスフォンを導入した方が内線として通話ができるため、通信コストを安く抑えることができます。

ただし、複数の拠点を内線として繋ぐにはビジネスフォンだけではなく、IP-PBXなどを設置する必要があり、価格は高額になってしまいます。拠点と通話する頻度などを考慮して、法人携帯とどちらがお得か？を比較してみましょう。

【拠点が多いオフィスに最適】IP-PBXの価格相場を比較

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ビジネスフォンと家庭用電話機のコストの違い

ビジネスフォンと家庭用電話機では、コストが大きく異なります。また、ビジネスフォンは電話機だけではなく主装置や工事費などのコストも発生し、料金は業者によって差があります。

電話機の価格の相場

家庭用電話機・ビジネスフォンともにメーカーや機種によって電話機の価格は異なりますが、ビジネスフォンの場合は1台あたり20,000円～40,000円が相場です。

5台の導入で10万～20万、10台の導入で20〜40万円が価格の目安で、その他に主装置などの料金が掛かります。

一方、家庭用電話機は子機の有無などにもよりますが、1万円以下で販売されている製品が多く、家電量販店やインターネットでも安く購入できます。

主装置の価格の相場

主装置はビジネスフォンを利用するうえで必要不可欠な機器です。

メーカーにもよりますが、基本的には「Sクラス」「Mクラス」「Lクラス」など複数のクラスに分かれており（OKIなど4クラスに分かれているメーカーもあります）、クラスによって接続可能な電話機の台数と収容可能な電話回線の数が決まっています。

一般的な主装置は1台あたり約20万円〜が相場ですが、クラスによって価格は大きく異なるので「対象の主装置がどのクラスに分類されるのか？」を事前に確認しておきましょう。

なお、多くの業者では主装置＋電話機の購入でディスカウントに応じてくれます。複数の業者に見積もりを依頼し、しっかりと価格交渉を行いましょう。

その他、ケーブルなどの費用も必要です（工事費に含まれることもあります）。

工事費用の相場

ビジネスフォンは家庭用電話機のようにケーブルを接続するだけでは使えません。

電話回線工事では回線を引くだけではなく、主装置の設定、電話機の接続など様々なことを行います。

以下、10台のビジネスフォンを設置する場合の工事費の一例です。

電話回線工事は「新たに回線を引くのか？既に引いてある回線を利用するのか？」でコストが異なります。また、主装置の設置は1台あたり15,000円、電話機の接続は1台あたり10,000円が相場です。

エンジニア派遣費は1人あたり10,000円が相場ですが、ビジネスフォンの導入台数が多い場合など、複数のエンジニアが必要なケースでは人数分の人件費が必要です。

家庭用電話機を新規で使う場合は「施設設置負担金（36000円・税別）」に、基本的な電話設置の工事費が含まれています。「施設設置負担金」が掛からないNTTのライトプランや中古の電話加入権を利用する場合は、設置工事費が必要ですが、10,000円以下で済むことがほとんどです。

【ビジネスフォンの新設・移設・増設】電話回線工事ってどんなことをするの？

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【まとめ】オフィス規模によってはビジネスフォンの利点を活かせない

便利な機能が幾つも搭載されているビジネスフォンには様々なメリットがありますが、小さなオフィスではビジネスフォンならではの利点を活かすことができません。

録音機能や留守番電話機能が搭載されている家庭用電話機でも業務に大きな支障はないので、業務内容や電話の使用頻度、さらにはオフィスの増員予定や移転予定を考慮しながら、どちらが良いのか？を検討しましょう。

以上「起業直後やSOHOはビジネスフォンと家庭用電話機のどちらが良い？」をお伝えしました。

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