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ビジネスフォンのハンズフリー機能を使いこなす！
出典：サクサホールディングス
ビジネスフォンには便利な機能が幾つも搭載されています。その中の1つ『ハンズフリー機能』は、パソコンを操作しながら、もしくは書類や資料等をチェックしながら等、通話と並行して他の作業ができる効率的な機能です。
使いこなせるようになると、対応時間の短縮やスピーディーなレスポンスによる顧客満足度の向上が期待できます。
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
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ハンズフリー機能を利用する場面
『ハンズフリー機能』は、ほとんどのビジネスフォンや多機能電話機に搭載されており、受話器を置いたままで通話をすることができます。
電話機の本体に実装されたスピーカーやマイク機能をオンにすると、相手の声はスピーカーを、自分の声はマイクを通して届きます。
オフィスではパソコンを操作しながら、または書類や資料をチェックしながら等、他の仕事をしながら通話ができるため、迅速な対応が可能になる他、電話会議や電話を使った遠隔での面接も実現できます。
ベテランGメン園川
- 電話会議
- 電話を使った遠隔面接
- 複数人での聞き取り
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電話会議
離れた支店・拠点や在宅スタッフとの遠隔コミュニケーションに最適な「電話会議」ですが、ハンズフリー機能が搭載されているビジネスフォンがあれば、他に高額な設備投資を必要としません。
また、ハンズフリー機能だけではなく、3拠点以上の同時通話を可能にする「電話会議システム」が搭載されているビジネスフォンなら、複数の拠点で課題や連絡事項を同時に共有でき、質の高い電話会議が行えます。
オペレーター 杏奈
新人Gメン及川
電話面接
主に本社や面接会場から遠い場所に住んでいる方を対象に行われる電話面接は、求職者の来社・来場が不要なため、交通費や宿泊費の負担が減り、広い地域から人材の応募を促すことができます。
また、わざわざ地方で選考会を実施する手間や時間、面接会場を手配するコストなども掛からない他、採用担当者や面接官、さらには求職者の拘束時間も短く、スキマ時間に面接を実施することが可能です。
電話面接の際に、ハンズフリー機能を使うと、求職者の志望動機や質問に対する回答をメモしたり、回答データのPC入力ができるなど、簡単かつ正確に記録が行え、ビジネスフォンに搭載されている「録音機能」も併用することで、条件等の面接内容を残しておくことができます。
ベテランGメン園川
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
複数人での聞き取り
ビジネスフォンのハンズフリー機能を使うと、複数のスタッフで通話内容を聞くことができるため、お問い合わせやクレームの際に、迅速な対応を行うことができます。
ただし、相手の音声だけではなく、こちら側の音声（周囲の話し声）も全て届いてしまうため、話す内容や周囲の音には気を付けましょう。
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もちろん、オフィス以外でも水まわり作業をしながら⇔発注業務（飲食店）、現場スタッフに指示を出しながら⇔本社への確認（建設業）、保護者と通話しながら⇔テキスト作成や採点（塾・教育機関）など、業種を問わずに幅広く使うことができます。
ハンズフリー機能の使い方
出典：ナカヨ電子サービス
様々な場面で役立つハンズフリー機能ですが、どのように操作をすれば使うことができるのでしょうか？
操作方法・設定方法は機種によって異なりますが、基本的にはマイク機能をオンにして、スピーカーボタンを押すだけ！です。
また、通話が終わったら、再びスピーカーボタンを押して、ハンズフリーを終了させることができます。
オペレーター 杏奈
新人Gメン及川
ベテランGメン園川
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【例】NECビジネスフォン『Aspire WX』のハンズフリー
出典：NECプラットホームズ
NECのビジネスフォン『Aspire WX』でハンズフリーを利用する手順は以下の通りです。
=準備＝
- 特殊＋1番をダイヤルして、電話機のマイク機能をONにする
- 右下のマイクランプが赤く点灯していることを確認する
この時にスピーカボタンを押した後、上下ボタンでスピーカーの音量も調整しておくと良いでしょう。
＝発信＝
- 受話器を置いたまま、相手の番号をダイヤルする（内線の場合はスピーカー＋内線番号、外線の場合はスピーカー＋0 発信または外線発信用ボタン）
- 相手が出たら電話機に向かって話す
- 終わったら、スピーカーボタンを押して通話を終了させる
＝着信（受信）＝
- 赤く点滅している外線ボタン（または内線の応答ボタン）を押す
- 応答したら電話機に向かって話す
- 終わったら、スピーカーボタンを押して通話を終了させる
＝通話中にハンズフリーへ切り替える＝
- スピーカーボタンを押して、赤く点滅していることを確認する
- 受話器を置く
- 終わったら、スピーカーボタンを再び押して通話を終了させる
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ハンズフリー利用時の注意点
ハンズフリー機能を利用中に、相手と声がかぶってしまうと、相手の声が聞こえなくなります。交互に話すなどの注意が必要です。その他、ハンズフリーを利用する際は以下の点に注意をしましょう。
- 通話は内蔵マイクから1m以内で行うこと（離れ過ぎると音が届きません）
- 周囲の会話も相手に聞こえてしまうので要注意
- 音声が反響しやすいところでは、反響音まで拾ってしまう
- 周囲の騒音が大きいと、それらの音まで拾ってしまう
- 音量を最大にしても相手の声が聞こえない時は受話器の通話に切り替える
- 時報や天気予報など音を聞くだけの場合はマイクのオフにする
また、ハンズフリー通話はシングルゾーンのデジタルコードレス電話機では利用できません。
シングルゾーンのデジタルコードレス電話機とは？
「シングルゾーンのデジタルコードレス電話機」は、アンテナ1台に対して電話機1台が紐付いているコードレスタイプのデジタル電話機です。携帯電話とほぼ大きさで、アンテナがあるエリアでしか使えないため、1Fと2Fを行き来することはできません。
広い範囲でコードレス電話機を利用するなら、またはデジタルコードレス機でハンズフリー機能を利用するなら「マルチゾーン」のタイプを選びましょう。
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【まとめ】ビジネスフォンのハンズフリーで業務も効率的に！
ビジネスフォンのハンズフリー機能では、受話器を置いたまま他の業務と並行して、通話をすることができます。
効率的に業務を行えるため、無駄な残業が発生しないなどコスト面でも期待ができる他、用件や注文などの通話内容を正確に記録することができ、ミスの防止や顧客満足度の向上にも繋がります。
しかし、受話器での通話よりも周囲の音が届きやすいため、周辺の騒音や話し声には注意が必要です。
さらに、ハンズフリーを使うと、通話内容が他のスタッフにも聞かれてしまうので、会話の流れによっては受話器での通話に切り替えるなど、臨機応変に使い分けましょう。
新人Gメン及川
- ほとんどのビジネスフォンにハンズフリー機能が搭載されている
- 作業をしながら通話が可能で業務効率の向上が期待できる
- 業務効率の他には「電話会議」「電話面接」などにも活用することが可能
- 機種によって操作方法は異なるが、基本的にワンタッチ操作で簡単
- シングルゾーンのデジタルコードレス電話機ではハンズフリー機能が使えない
- 周囲の音や会話内容には気をつける
オペレーター 杏奈
新人Gメン及川
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