【スマホの内線化はお得？】内線化したスマートフォンをビジネスフォンに！

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スマホの内線化はお得？

スマホの内線化サービスは、スマホの端末に専用アプリをインストール・設定すると、スマホを内線として利用できる他、会社番号での発信など、ビジネスフォンと同等の機能を利用できるようになります。 スマホが固定電話のビジネスフォンや法人携帯と似た役割を果たしてくれるので、ビジネスフォンや法人携帯のコスト削減に役立ちます。

特に、近年はテレワークや時短勤務をはじめとする多様な働き方が増えており、スマホ内線化は『オフィスにいなければできない』課題を解決する方法としても有効です。

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スマホ内線化の主な機能

サービス内容によって多少の違いはありますが、ほとんどのケースでは以下のことができるようになります。

内線通話

スマホを内線化することで、内線の発信・着信をオフィス内外問わずに使用できます。事務所の固定電話⇔内線化されたスマホだけではなく、内製化されたスマホ同士、別拠点の固定電話⇔内製化されたスマホなど、内線化されたスマホを使えば、たとえオフィス外にいても内線通話としての使用が可能です。

これにより、在宅勤務のスタッフや別拠点とも通話料金を掛けることなく連絡を取り合うことができ、業務効率も格段にアップします。

電話の取り次ぎ

オフィスの直通番号や代表番号に着信した電話を、営業などで外出中のスタッフ（または会議等で離席しているスタッフ）のスマホへ取り次ぐことができます。もちろん、スマホ同士でも取り次ぎが可能なので、折り返し対応などの手間が省ける他、迅速な対応が実現でき、顧客満足度の向上も期待できます。

会社番号での発信・着信

内線化されたスマホで、会社の代表番号や直通番号として発信・着信を行うことができます。また、着信時には転送料金を掛けずに、複数のスタッフへの同時転送が可能です。

通話の録音

代表番号や直通番号などの外線通話を自動で録音することができます。これにより今まで把握が難しかった外出中の通話内容や電話応対を確認することができ、スタッフの管理や教育を徹底できる他、折り返しで対応する際に相手との会話をスムーズに始められます。

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電話帳への登録

個人の電話帳とは別に、会社用の電話帳を作成することができます。外出中でも取引先や他のスタッフの連絡先を確認できるので、メモや名刺を持ち歩く必要がありません。

その他、着信拒否番号の設定や不在着信通知、留守番電話、音量調整など一般的なスマホと同じ機能も使用可能です。

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スマホ内線化のメリット

スマホの内線化は通信費以外にも様々なメリットがあります。1つずつチェックしていきましょう。

固定電話が不要

内線化されたスマホがビジネスフォンの役割を果たすので、固定電話を設置する必要がありません。固定電話の機器代・基本料金を削減でき、なおかつ固定電話を設置するためのスペースが空くため、デスクを広く使えます。

また、固定電話が不要＝電話線も不要なので、配線がスッキリして、オフィスの見映えも良くなります。

増設や変更がスピーディーに

増設やレイアウトの変更が簡単なので、当日中に対応が完了します。また、電話線がないため、増設やレイアウト変更時に配線工事を依頼する必要もありません。

法人携帯が不要

スタッフによって賛否あるポイントですが、個人のスマホを利用することができるので、別途で法人携帯を契約する必要がなく、法人携帯の機器代・基本料などを削減することができます。法人携帯と個人のスマホの2台を管理すること（特に2台分の充電をすること）に、手間や負担を感じているスタッフも少なくないので、1台にまとめられることはメリットとも言えるでしょう。

ただし、個人のスマホを業務でも使用させると、バッテリーの寿命にも影響が出てしまうので、スタッフへの配慮が求められます。

新しい働き方の導入が可能

テレワークなどの在宅勤務は「打ち合わせを行いにくくなる」「意思疎通が困難」など、主にコミュニケーション面での課題が残ります。

しかし、内線電話なので在宅スタッフとの会話や意思疎通の機会を減らすことなく、さらに自宅でも会社の電話を受けることや会社の番号で掛けることができます。

育児や介護など、家庭の事情で貴重な人材が活躍できないことは企業にとっても大きな痛手です。また、スタッフの通勤負担の減少や公私のバランスを推進することで、離職率の減少なども期待できます。

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スマホ内線化のデメリット

スマホの内線化は非常にメリットの多いサービスですが、幾つかのデメリットも存在します。

外線電話は有料

法人携帯は端末料金の他に月々の基本料金が発生します。一方、スマホの内線化は個人のスマホを利用することが多いため、会社が端末料金や基本料を支払う必要がありません。

しかし、法人携帯は「かけ放題プラン」が主流なので、通話料が基本料金に含まれています。スマホの内線化は内線こそ無料ですが、外線は通話料が発生するため、内線より外線通話を多く利用する会社は、法人携帯を導入した方がお得になる場合があります。

固定電話の回線やデータ回線の増設が必要なケースも

スマホ内線化の設備を自社で用意する場合、固定電話の回線やデータ回線の増設が必要なケースもあります。スマホを内線として使う際に固定電話回線やデータ回線を利用するためで、規模によっては現在の回線数だと不足してしまうこともあります。

スマホの内線化が向いている企業

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営業などで外出するスタッフが多い企業

スマホ内線は直通の番号を付与することができるため、オフィスに掛かって来た電話も、そのまま取り次ぎが可能です。効率化が図れるので、営業などの外回りが多い企業や現場での業務が多い企業に向いています。

少人数の企業

スマホ内線を利用すると、オフィス以外でも全員が同時に着信を受けることができるので、受注電話などの取りこぼしがなくなります。特にお昼の時間は、人数が多い企業では順番で行くなど誰かが留守番（電話番）をできますが、少人数の企業では、その時間に私用も含めて全員が外すこともあるので、スマホの内線化は有効です。

レイアウト変更の多い企業

インターンのスタッフや期間限定のアルバイトスタッフを雇用している企業など、スタッフの出入りが激しい企業は、その度にレイアウト変更を行うことがあります。スマホ内線は配線工事が不要なので、レイアウト変更を自分たちで迅速に行うことができ、工事費も削減できます。

法人携帯を支給している企業

個人のスマホを内線化できるため、法人携帯が不要になります。また、スマホの内線化で法人携帯やビジネスフォンの機能も利用でき、コストの削減や2台持ちの負担を軽減します。

同様に、固定電話の代わりにもなるため、ビジネスフォンも不要になります。昨今は固定電話の利用頻度も少なくなっており、スマホ内線のみで運用することも充分可能です。

在宅勤務等を導入したい企業

スマホ内線は無料で内線通話ができるので、コミュニケーション面での課題が解決できます。また、ビジネスチャットなど在宅スタッフをサポートする機能も付いており、安心して仕事に取り組んでもらえ、さらに企業にとってもスタッフの人数に応じた広さの事務所を確保する必要がなく、賃料などのコストを抑えられます。

スマホの内線化が向いていない企業

外線の通話が多い企業

外線電話を掛ける機会が多い企業は、通話料が掛かるため、法人携帯（かけ放題プラン）の方がお得になるケースが場合があります。

なお、留守番電話にも対応しているので、深夜や休日は着信しないように設定することが可能ですが、うっかり設定を忘れてしまうと、休みの日でも会社の電話が着信してしまうので注意が必要です。

スマホ内線化の費用の相場

業者やサービス内容によってスマホ内線化の費用は異なりますが、たとえば導入実績の多い『モバビジ』では1台月額350円～契約することが可能です（別途、モバビジのビジネスフォンサービス料が掛かります。料金の目安：8回線までのスタンダードSプランで月額4,500円）。

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【まとめ】スマホの内線化は外線発信が少ない企業にお得！

少し前まではオフィスに設置するビジネスフォンと法人携帯で使い分けることもありましたが、スマホの内線化サービスが普及するに連れ、法人携帯を使い続けるメリットは少なくなっています。

また、スマホ内線化サービスを利用するために、わざわざ法人用のスマホを契約する企業もありますが、基本的にはスタッフ個人が所有しているスマホで内線化サービスは利用可能です。

もちろん、スタッフがスマホを持っていない場合や個人のスマホを利用することに難色を示すこともあるので、スタッフへの配慮は必要ですが、そのようなケースでも、契約する法人携帯の台数を少なくできるため、コスト削減の面では高い効果が期待できるでしょう。

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