【ビジネスフォンの不在転送】5種類の機能と不在転送の設定方法

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ビジネスフォンの不在転送は超便利！

営業やランチなどの外出中だけではなく、たとえ社内にいても会議や商談など、様々な理由で電話に出られないことは珍しくありません。

そんな問題を解決してくれる機能がビジネスフォンの『不在転送』です。外出中のスマホにも転送できる便利な機能で、電話に出られないことで生じる問題を解消します。設定によっては他の社員への転送も可能なため、折り返しや伝言などの手間が省け、業務効率や顧客満足度も期待できます。

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ビジネスフォンの不在転送の種類

外線や内線を担当者に繋げる『転送機能』は、ほとんどのビジネスフォンに搭載されている基本機能です。

しかし、この『転送機能』は誰かが電話に応対できることを前提としており、全社員（部署の全員）が参加するミーティングや一斉にランチタイムに入る場合など、ほぼ全員が離席をしている状態では電話応対そのものができません。

そのようなケースでも『不在転送機能』を設定していれば、転送先の電話（スマホを含む）で応対することができ、ビジネス機会を逃しません。

まずは『不在転送機能』の種類をチェックしていきましょう。

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外線自動転送

『外線自動転送』は、外出中や離席中の担当者宛に外線の着信があった場合、事前に登録しておいた携帯電話や外出先の電話へ自動で転送する機能です。

転送先の携帯電話の電源が切れている、転送先が通話中など、電話が転送できなかった場合は、着信時間・着信相手・着信相手の電話番号などの情報が、自動的にメールで送信される『外線転送不成立メール機能』を搭載した機種もあります。

★設定方法★

機種によっては、転送先を2ヶ所セットし、2つの転送先を同時に呼び出す『ツインショット外線転送機能』も搭載されています。担当者の携帯電話と自宅もしくは、2人の担当者の携帯電話などを登録することができ、より確実な転送を可能にします。

内線不在転送

『内線不在転送』は、同じく外出中や離席をしている時に着信のあった内線を別の内線電話機に転送する機能です。

設定方法は機種によって異なりますが、多くの場合は以下の手順で設定できます。

★設定方法★

有給取得や出張など、あらかじめスケジュールが分かっている場合は、前日の退勤前に設定しておくと、他のスタッフに負担が掛かりません。

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無応答転送

外線の着信があった場合、担当者が不在もしくは応答できずに一定の時間が経過すると事前に登録した担当者の携帯電話や他の内線電話を呼び出す機能です。

『外線自動転送』に似ていますが、『無応答転送』は全ての外線ではなく、一定時間が経過しても応答がない場合のみ、指定した番号へ転送します。

設定方法は機種によって異なるので、ここでは一例としてサクサのビジネスフォン「PLATIA」の設定方法を紹介します。

★設定方法（無応答転送設定）★

ここまでが『無応答転送』を行う下準備で、転送するまでの時間を設定します。続いて転送先を設定します。

★設定方法（無応答転送先の設定）★

手順を記載すると難しく見えてしまいますが、ディスプレイから該当する転送の種別を選択していくだけなので、設定自体は簡単です。

また、自席に戻った際は転送の解除を忘れないようにしましょう。

話中転送

通話中に別の外線が掛かって来た場合、通常は「話し中」になってしまいますが、このような事態を避けられる機能が『話中転送』です。通話中に外線の着信があると、事前に登録している他の内線番号等へ接続します。

なお、転送先は他の内線番号だけではなく、留守番電話に指定することも可能です。

★設定方法★

メニュー操作中の着信も『話中転送』の対象（アナログ電話機、デジタルコードレス電話機、SIP電話機は除く）となります。

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ツインコール外線転送

会社の電話と同時に、あらかじめ設定しておいた携帯電話などにも着信させることができる『ツインコール外線転送』は、外出が多い営業スタッフや建設会社など屋外での業務が多い業種に最適な機能です。

この『ツインコール外線転送』は、2つの種類に分けられます。

『ツインショット転送機能』は2つの転送先を同時に呼び出す機能で、会社の電話の他に携帯電話や自宅、または他の担当者の電話などを同時に呼び出せるため、お待たせすることなく電話を受けることができます。

一方の「順次転送」も2つの転送先を設定できますが、1つ目の転送先が応答しない場合または通話中の場合に、2つ目の転送先へ繋ぎます。

「同時に呼び出す」「順番に呼び出す」の違いで、ナカヨや日立では「順次転送」を「追っかけ転送」と呼ぶなど、メーカーによって呼称が異なります。

設定方法は機種によって異なりますが、ほとんどの機種で『不在転送』の設定を行う最後に「ツインコールの有無」を選択するだけです。

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【まとめ】ビジネスフォンの不在転送は設定が簡単で効率的！

このように、ビジネスフォンの『不在転送』は、不在時の外線すべて・不在時の内線すべて・応答しない時だけ・通話中の時だけ等、様々な転送パターンがあります。

常に多くのスタッフがデスク付近で業務を行っている企業では、誰かしらが電話を受けられますが、小規模オフィスやSOHOなど、スタッフが少ないオフィスでは、『不在転送』を有効に活用することで電話に出られないリスクを避けることができます。

また、人数が多いオフィスでも「担当者と直接、話した方が早い」「事情が分からなくてイチから説明させてしまうことになる」等、電話の相手にとっても電話を受けたスタッフにとっても面倒な事態を発生させないためにも、『不在転送』機能は効果的です。

なかでも、営業メインや現場メインなど、スタッフの多くが外にいるオフィスは積極的に『不在転送』を利用しましょう。

ビジネスフォンを選ぶ際は、どのような『不在転送』機能が搭載されているのか？に着目することで、業務効率や顧客満足度の向上に役立ちます。

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