【ビジネスフォンの電話会議システム】電話会議のメリット＆デメリットは？

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ビジネスフォンの電話会議システム

出典：日立情報通信エンジニアリング

ビジネスフォンは機種によっても異なりますが、最大40人程度まで電話で会議を行うことができます。また、大型ディスプレイが搭載されたIP多機能電話機や電話アプリをインストールしたスマホを使用することで、内線でのビデオ会議も可能です。

しかし、せっかく搭載されている電話会議システムを使いこなしているオフィスは、残念ながらごく僅かです。そこで今回は、ビジネスフォンに搭載されている電話会議システムと使い方、テレビ会議やWeb会議など他の会議システムとの違いをお伝えします。

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電話会議システムとは？

通常の電話は1対1で会話をしますが、複数の社員に一度で情報を共有したい場合や特定の担当者も交えて打ち合わせを行いたい場合は、ビジネスフォンの『電話会議機能』は利用しましょう。

例えば「専門的な話になるのでシステム担当にも聞いて欲しい」「金額は即決できないので上長にも参加して欲しい」など、特定の人に会議に加わってもらうことで、同じ説明を繰り返す手間が省け、ダイレクトかつ正確に用件を把握してもらうことができます。

また、「電話会議システム」は基本的に電話機以外の設備や機器が不要なので、導入コストが掛からず、ランニングコストも安く済みます。ただし、音声での通話に限られるため、資料やデータなどは先にメール等で送っておく必要があります。

電話会議システムの使い方

設定方法は機種によって異なりますが、どのメーカーの機種も簡単に「会議通話モード」に切り替えることができます。

基本的には、着信した外線通話を保留にして、会議に参加して欲しいスタッフの内線を呼び出します。その状態で、電話機の「会議ボタン」を押すと3者が繋がり、同時に通話することができます。

途中で他のスタッフにも参加して欲しい場合は、再び該当スタッフの内線を呼び出し、会議ボタンを押すと複数人での会議通話が可能になります（機種によって最大参加人数は4名～40名と異なります）。

その他、電話機を中心に本体のマイクと外部マイクを接続して、多人数で参加する方法もあります。

電話会議システム対応機種

「電話会議システム」の対応機種の一例は以下の通りです。

NTT	saxa	岩通	日立
αNX	Agrea HM700	PRECOT-NEXT	integral-E
NTT	saxa	岩通	日立
αGX	Agrea LT900	TELEMORE EX	integral-A

NTT「aNX」は最大4名、日立「integral-E」は最大32名と、機種によって人数の幅が大きいので、販売店に問い合わせる際は、電話会議システムに参加したい最大人数を忘れずに伝えましょう。

また、会議には参加せず、通話内容を聞くだけであれば「通話モニター機能」でも充分です。この機能は通話内容を聞くだけなので、発言することはできませんが、伝達ミスや認識のズレの防止に役立ちます。

「通話モニター機能」が搭載されている機種の一例は、以下の通りです。

NTT	saxa	岩通	日立
αGX	Agrea LT900	TELEMORE EX	integral-E

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電話会議システムとテレビ会議・Web会議の違い

電話会議・テレビ会議・Web会議で、最も異なる点は映像の有無と初期費用です。

その他にも相違点があるので、違いを正しく理解して導入後に後悔のないようにしましょう。

可能参加人数の違い

電話会議は内線で「会議通話モード」を使用する方法と、電話機とマイクを接続して多人数で参加する方法があります。

「会議通話モード」は機種によって最大可能人数が4名～40名と異なりますが、もちろん2～3名でも利用が可能です。電話機とマイクを接続する方法は、会議室に入れる最大の人数で会議を行うことができますが、映像がないため発言者が分かりにくく、あまり人数が多いと円滑なコミュニケーションを取ることが困難でしょう。

これはWeb会議も同様で、カメラで映像を確認することはできますが、映せる範囲に限界があるので、20名以内が最適と言われています。

テレビ会議は会議室に入れる人数であれば、何名でも参加することができます。オプションで複数の拠点を繋ぐことも可能で、100名以上の大規模な会議にも向いています。

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会議場所の違い

電話会議は、電話ができる場所であれば、どこでも会議を始められます。スマホに対応している会議システムもあるので、移動中でも会議ができます。この手軽さこそが電話会議の大きな特徴です。

一方、テレビ会議やWeb会議は場所を選びます。特にテレビ会議はモニターやカメラなどの専用機器を設置しなければならず、会議中の移動も困難です。

Web会議は、コチラ側と相手側の双方にインターネット環境が整っていないと使えません。ただし、現在は携帯の回線がどこでも繋がる状態なので、スマホでも問題がないようなら、場所を選ばす行うことができます。

必要な機器の違い

電話会議は、ビジネスフォンやスマホなど既存の機器やデバイスを使って行うことができます。

Web会議は、パソコンの他にマイクセットが必要ですが、小型の安いタイプであれば3万円以下で購入することができ、こちらも初期費用はほとんど掛かりません。

一方、テレビ会議はテレビモニターやスピーカーなど専用の機器が必要です。メーカーや機種によって価格に差はありますが、導入コストだけで200万以上は掛かります。また、機器を設置するためのスペースも必要です。

映像の違い

テレビ会議やWeb会議では、画像や資料などを見ながら、会議を行うことができます。また、発言者が分かるので、円滑なコミュニケーションが可能です。

電話会議は音声のみなので、あらかじめ資料やデータをメール等で共有しておく必要があります。しかし、途中で画像やデータを追加で見てもらいたい時に、インターネットに接続されたパソコンがなければ、一度、会議を中断しなければなりません。

大型ディスプレイが搭載された電話機やスマホなら、その都度、画像を確認できますが、テレビやパソコン画面よりは小さいため、見にくいことが欠点として挙げられます。また、映像がないと発言者が分かりにくく、会議の雰囲気が淡々となってしまいがちです。

特徴の違い

⇒「各会議システムのメリット・デメリット」を参照

コストの違い

電話会議は既存のビジネスフォンやスマホを使うため、導入コストが掛かりません。

また、通話料も拠点間で内線が構築されていれば無料です。ただし、取引先など社外と打ち合わせを行うのであれば、話した分だけの通話料が掛かります。

Web会議も、既存のパソコンを使って行うので、初期費用は掛かりません（パソコンによってはカメラやマイクを揃える必要はあります）。クラウド型のため、月額制の利用料を支払いますが、基本的には定額制です。

テレビ会議は、モニターやカメラ、マイクスピーカーなどを購入しなければならないので、必然的に初期費用が掛かります。リースやレンタルもあるので、テレビ会議を行う頻度を予測して、最適な導入方法を検討しましょう。

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各会議システムのメリット・デメリット

どの会議システムも積極的に活用することで、物理的な距離を埋め、業務の効率化や社内の活性化を図ることができます。ただし、各会議システムには、メリットとデメリットがあるので、目的や予算に合わせて最適な会議システムを導入しましょう。

電話会議システムのメリット・デメリット

遠隔地との会議システムとしては最も歴史が古い「電話会議システム」は、会議のために特別な機器を揃える必要がないため、コスト面を気にせず、気軽に行うことができます。

また、操作方法もシンプルなので、ITの知識がなくても簡単に行え、会議の場所も選びません。

電話会議システムのメリット

電話会議システムのデメリット

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テレビ会議システムのメリット・デメリット

会議室などに設置したモニターやカメラをはじめとする専用機器と専用の回線を通じて会議を行う「テレビ会議システム」は、専用機器を揃えるための初期費用こそ高額ですが「Web会議システム」よりも音声・映像ともに高品質で、通信も安定しています。

「ビデオ会議」と呼ばれることもあります。

テレビ会議システムのメリット

テレビ会議システムのデメリット

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Web会議システムのメリット・デメリット

主にパソコンを利用するため、リアルタイムでの資料編集や動画配信なども可能な「Web会議システム」は、会議室だけではなく自席でも行うことができ、さらにクラウド型（ソフトウェア）なので、品質が劣化しません。

常に新しいバージョンを利用できることが大きな強みで、インターネット環境さえ整っていれば、社外とも気軽に会議が行えます。

Web会議システムのメリット

Web会議システムのデメリット

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【まとめ】電話会議システムが業務の効率化やコスト削減に！

電話会議システムの使い方やテレビ会議システム・Web会議システムとの違いをお伝えしましたが、それぞれの違いを理解すれば、社内に必要な会議システムを選定することができます。

どの会議システムも一度に複数の拠点やスタッフと打ち合わせが可能で、正確な情報を共有することができるため、業務の効率化や社内の活性化に最適です。

また、会議のためにわざわざ離れた拠点まで出向く出張費なども削減できます。

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