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宿泊施設・ホテル向けのビジネスフォンは？
一般的なオフィスで利用されているイメージの強いビジネスフォンですが、実はホテルや旅館などの宿泊施設にもビジネスフォンは導入されています。
ホテルなどの宿泊施設は、予約やお問い合わせなど外線の着信が多い他、客室から内線で問い合わせや要望を受けることがあり、電話機を頻繁に使う業種です。機能はもちろんですが、客室の数だけ電話機を設置する必要があるため、コスト面にも注意をしながら、最適なビジネスフォンを導入しましょう。
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
宿泊施設・ホテルのビジネスフォンに必要な機能
せっかくのお問い合わせや予約の電話を逃してしまうことは、ホテルにとって大きな損失です。ダイレクトに売り上げへ直結する問題なので『着信お待たせ機能』の搭載はチェックしておきたいポイントです。
また『ホテル機能』『ホテル向け機能』と連携できる機種なら、宿泊中のお客さまからの問い合わせだけではなく、清掃スタッフとの連携もスムーズに行うことができます。
着信お待たせ機能
ビジネスフォンに搭載されている『着信お待たせ機能』は「ただいま電話が混み合っております。しばらくお待ち下さい」や「順番にお繋ぎしております。このままでお待ち下さい」など、事前に登録したメッセージを流すことができます。
これにより、電話が繋がらないストレスを軽減し、大切な予約やお問い合わせの機会を逃しにくくなります。
また、特に旅行シーズンなどの繁忙期になると、旅そのものやホテルの利用に慣れていないお客さまから初歩的な問い合わせが増えがちです。「他のお客さまや業者から電話があるかもしれない」と少しでも思ってしまうと、無意識でも早口になってしまい、誤解や聞き逃し・言い忘れなどが生じる恐れもあります。
遠方から初めて訪れるお客さまは、土地勘がなく到着時間も読めない等、楽しみと同じだけ不安もあるので、心配ごとを解消してもらうためにも、丁寧な対応が求められ、その印象がホテル全体の評価に繋がることもあります。
トラブルに発展しないように、ゆっくりと納得ができるまで親切な対応を行いたいところです。
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
出典：TripAdvisor
電話対応がやや不満
接客してくれるスタッフの態度や仕草は大変好感が持てました
但し、事前に電話にて確認した際の対応が正直味気なかった
「寝心地」「客室」「サービス」など他の項目では5点満点の4点ですが、トータル評価は3点と最初の電話対応がホテル全体の評価を下げてしまいました。
出典：楽天トラベル
総合評価 1点
フロントの電話対応に憤慨しました。論外です。
ユーザー全体の評価では5点満点の3.72点と平均を上回っており、4点や5点を付けている利用者も多いホテルです。しかし、このように電話対応ひとつで、ホテルの評価が下がってしまうことがあります。たとえ、その後のサービスや立地などが良くても、悪かったことの方が強く印象に残ると、厳しいクチコミを書かれてしまいます。
出典：TripAdvisor
こちらのクチコミは長いので、低評価の原因を要約します。
- ホテルに問い合わせを行った際、しばらく保留の後「折り返す」と言われた
- 2時間経過しても折り返しがなく再び電話⇒取り次ぐと言われた直後に電話が切れた
- 再び電話をすると今度は「フルネームと電話番号を」と聞かれた
- 既に電話番号を教えてあること、折り返しを待っていたこと、再び掛けた電話が切れても折り返しがないことを伝えた
- 折り返しをしなかったことの謝罪がない
こちらのホテルは某国の大統領も宿泊したことがある一流ホテルで、全体の評価も5点満点の4.5点と高評価ですが、電話対応のマズさのせいで、最低得点の1点を付けられてしまいました。
新人Gメン及川
ベテランGメン園川
ホテル向け機能との連動
『ホテル向け機能』と連動しているビジネスフォンなら、各部屋に設置された客室用電話機（または大浴場などの共有部に設置された電話機）とフロントの通話が可能になります。
チェックアウトの連絡や清算のお願いなどもフロントで一括して行えるため、業務効率が上がる他、宿泊中のお客様がフロントまで足を運ぶことなく、室内の疑問やリクエストを伝えることができます。
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
出典：Booking.com
総合評価 5.4点
＜マイナス点＞午前4時30分、隣の部屋に大声で騒ぎ出すグループがいて、フロントへの直通電話もないのでそれを咎めるには直接言うか、フロントまで降りていくしかなかったこと。
ユーザー全体の評価は10点満点の7.2点ですが、「フロントへの直通電話がない」ことで、我慢や苦労を強いられたコチラの宿泊者は5.4点と低い評価を付け、この状態を放置しておくと、ホテルの全体評価まで下がってしまう恐れがあります。
出典：TripAdvisor
フロントへの問合せの内線がない
色々、確認しようと、フロントへの問合せしようとしたら、内線がありませんでした。とても、不便でした。
これで、高い評価されてるのは、ホテルの経営コスパが高いということなのかな？
不思議な評価？ランキング上位？
ユーザー全体の評価は5点満点の4点でしたが、内線がなく不便な思いをしたことが原因で、2点の低評価になってしまいました。サービス面や立地などは悪く書かれていなかったので「フロントへの内線がない」ことが評価に大きく影響したようです。
出典：TripAdvisor
部屋からフロントに電話がかけられない、ネットがつながらない
まず部屋に電話がなく、フロントに電話をするには廊下に出てエレベーターの前まで行かなくてはなりません。ネットがつながらなかったのですが、フロントに問い合わせても「そんなお客様はいません」と言われましたが、利用者からの声に複数「ネットがつながらない」とありました。ロケーションがいいのにサービスが悪いのはもたいない。せっかく市内の温泉の割引サービスを宣伝しながら、無料バスの停留所の変更は古いまま。旅行者の立場になってもらいたいですね。
こちらの方も内線がないことで5点満点の1点と低い評価を付けています。また、他のユーザーへの「客室選びのポイント」にも、内線電話がないのでエレベーターの近くがいいでしょう、と付け加えているため、内線がなかったことをよほど不満に感じていた様子がうかがえます。
初めて利用する方にとって、ホテルや旅館のクチコミは何よりも大きな判断基準になります。お客さまからの急な要望にも応えられるよう、『ホテル向け機能』と連動しているビジネスフォンを選びましょう。
宿泊施設・ホテル向けのビジネスフォンおすすめ5選
ホテルや旅館などの宿泊施設に最適なオススメのビジネスフォンを幾つか紹介します。実績が豊富なメーカーばかりなので、初めての導入でも安心して利用することができます。
NAKAYO『NYC-Si』
出典：ナカヨ電子サービス株式会社
チェックイン、モーニングコールの登録有無など、客室の状態を操作台や内線対応ボタンのランプで一目で分かるように表示してくれるナカヨのビジネスフォン。
7インチの大型ディスプレイが搭載されており、IPカメラドアフォンやネットワークカメラの映像をカラー動画で確認することができます。また、出入り口や通用口に設置した監視カメラの映像は電話機だけではなく、スマートフォンでも確認でき、電気錠や各種センサと組み合わせて活用することも可能です。
近年、増え続けている訪日外国人のお客さまにも不便を感じさせないよう、各種音声メッセージは日本語の他に、英語・中国語・韓国語にも対応しており、幅広い客層に高い満足度を感じてもらえるシステムが充実しています。
ベテランGメン園川
NAKAYO『NYC-iF』
出典：ナカヨ電子サービス株式会社
こちらもナカヨのホテルテレフォニーシステムで、ホテル内のコミュニケーションをスムーズに行えるビジネスフォンです。
ホテル内を移動しながら通話をすることができるマルチゾーン対応デジタルコードレス電話機も使えるため、お客さまとの通話中に客室に向かうことが可能で、業務効率の改善やトラブル時・緊急時の迅速な解決が期待できます。
また、IPX5/IPX7相当の防水仕様の事業用PHSを内線に収容することもできるので、朝食の準備など水回りの仕事中でも、お客さまをお待たせすることなくスピーディーに対応できます。
サクサ（saxa）『PLATIAⅡ』
出典：サクサホールディングス株式会社
幅広い業種から人気が高いサクサのビジネスフォン『PLATIAⅡ』は、ホテル向け機能との連携が可能です。
多機能電話機やDSSコンソール（ワンタッチ短縮など様々な機能を設定したボタンを特定の内線電話機と連動させるシステム）はもちろん、Web上で簡単にルームステータスの状況を確認できる等、迅速さが求められるホテルで業務の効率化を図れます。
また、客室の清掃はPHSを操作するだけでステータスを変更できるなど、お客さまだけではなく、スタッフにも快適さを感じてもらえる工夫があり、離職率の高いホテル業界が抱える問題にも効果を発揮します。
新人Gメン及川
ベテランGメン園川
労働時間の長さや休日が不規則なシフト制だけではなく「忙しさ」も離職の理由に挙げられているので、業務環境の改善は、貴重な人材の流出を抑え、定着率を高めるための有効な手段と言えるでしょう。
NEC『Aspire WX』
出典：NECプラットフォームズ
ナカヨやサクサのビジネスフォンよりも、コストは高くなりますが、NECのビジネスフォン「Aspire WX」も管理者向けのツールの一つに「客室情報参照機能」があります。
モーニングコールの設定時刻や応答状況、チェックイン・チェックアウトの客室情報など、ホテル・旅館のフロント業務に必要な機能を備えており、さらにビジネスフォンの機能として重宝されている通話録音管理機能も搭載されているため、お客さまとのトラブル防止や社員の教育目的などに活用することが可能です。
MOT/Hotel Phone
出典：株式会社オフィス24
従来の客室電話機の代わりにスマホやタブレットを置くことで、多様なサービスを可能にする『MOT/Hotel Phone』は、日本語・英語・中国語・韓国語に標準対応しています。
選択した言語でフロントの呼び出し、タクシー配車、メッセージ確認、アラーム設定などを行えるため、日本語を全く話せない外国人のお客さまでも不便を感じることがありません。
また、スタッフの業務効率化にも効果が期待できます。
たとえば、客室に欠かせない館内案内や観光情報などは、紙に印刷して配布をする必要がなく、常に最新の情報をタブレットで更新できます。
さらに、お客さまが外出時に持ち歩いてもホテルとの内線通話が可能で、外線からの取次転送やチャット機能も利用することが可能です。
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
そこを楽しみに訪れているお客さまだけではなく、そこで一生懸命働いているスタッフの悩みも同時に解消してくれるホテル向けのビジネスフォンは、多数のメーカーから販売されています。
上記で紹介した以外にも、日立のIP-PBX電話機「ホテル用テレホン」やNTT東日本／NTT西日本のホテル・旅館等宿泊施設向けビジネスホン「Netcommunity SYSTEM HD V（プリンタ付き）」などが人気です。
【まとめ】宿泊施設・ホテル向けビジネスフォンの選び方
ベテランGメン園川
- 宿泊施設では「お待たせ機能」や「ホテル向け機能」が付いたビジネスフォンを選ぶ
- 電話対応や内線の有無でホテル・旅館の印象や評価が決まることもある
- お客さまやスタッフが快適に利用できることで顧客満足度や業務効率が向上する
- ナカヨのビジネスフォンの「ホテルテレフォニーシステム」はフロント業務をサポート
- サクサのビジネスフォンはリーズナブルな料金で導入できる
- NECのビジネスフォンは機能面やセキュリティ面で優れているがコスト的には高額
- MOT／Hotel Phoneは電話機の代わりに客室スマホやタブレットで対応
- 日立やNTTからもホテル向けビジネスフォンは販売されている
新人Gメン及川
オペレーター 杏奈
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