ベテランGメン園川
複合機のカウンター保守とは？
まずは主な保守契約をチェックしてみましょう。
| カウンター保守契約 | キットトナー保守契約 | スポット保守契約 | 年間保守契約 | |
| カウンター料金 | あり | なし | なし | なし |
| トナー | 無料（カウンター料金に含む） | 有料 | 有料 | 有料 |
| 修理代金 | 無料（カウンター料金に含む） | 無料 | 有料 | 無料 |
| 支払い | 毎月 | 都度 | 都度 | 都度 |
| 更新 | 自動 | 都度 | なし | 1年単位 |
上記のように保守契約は、カウンター保守・キットトナー保守・スポット保守・年間保守の4種類に分けられます。それぞれの保守に、メリット・デメリットがありますが、最も一般的な保守契約が「カウンター保守」で、現在は8割以上がカウンター保守契約を結んでいます。
カウンター保守とは、毎月の印刷枚数に応じて料金を支払う保守契約です。
モノクロ1枚○円、カラー1枚○円と単価が設定されており、印刷枚数によって毎月のカウンター料金が請求されます。
新人Gメン及川
もし、保守契約を結ばずにコピー機が壊れてしまうと、修理代やエンジニアの出張費などが請求され、10万円以上も掛かってしまう恐れがあります。
また、修理業者を探す手間や時間が掛かり、コピー機を使えない時間が長引いてしまいます。さらに、トナーが切れる度に購入しなければならず、コスト面でも大きな負担を伴います。
カウンター保守契約では、カウンター料金を支払うことでメンテナンスや故障・不具合などの修理対応、さらにはトナーなどの消耗品が無料になり、予想外のトラブルが生じた際も出費の心配が要りません。
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複合機のカウンター保守のメリット・デメリット
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カウンター保守契約のメリット
カウンター保守契約は以下のようなメリットがあります。
カウンター保守のメリット
- 修理や部品交換など突発的なトラブルでも出費がない
- 月間の印刷枚数が多ければランニングコストが安くなる
- トナー代が掛からない
カウンター保守契約が向いている会社は？
- 毎月500枚以上の印刷を行っている会社
- 定期的なメンテナンスを希望する会社
- 印刷の品質や機能のレベルを保ちたい会社
- 修理代が気になる会社
オペレーター 杏奈
カウンター保守契約のデメリット
一方、カウンター保守契約には以下のようなデメリットがあります。
カウンター保守のデメリット
- 大量にカラー印刷をすると請求額が大きくなる
- 印刷頻度（印刷枚数）が少ない会社では割高になる可能性がある
- 全く印刷をしなくても「最低基本料金」が掛かる
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また、カウンター保守契約では、全く印刷しない月でも「最低基本料金」が請求されます。
「カウント最低料金」「最低利用料金」など呼び方は様々ですが、カウンター料金が一定の金額に達しなかった場合に適用される料金です。
例えば「最低利用料金」が3,000円で、1ヶ月に1枚も印刷をしなかった場合、カウントは0ですが、3,000円の「最低利用料金」が請求されます。
そのため、印刷枚数が極端に少ない会社は、カウンター保守のメリットをあまり感じられません。
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オペレーター 杏奈
キットトナー保守契約のメリット・デメリット
『キットトナー保守契約』とは、専用のトナーを利用している間のみ修理代（出張費含む）が掛からない保守契約です。カウンター保守契約とは異なり、カウンター料金がなく、トナーが切れるまで（最長5年間）は印刷コストが掛かりません。
しかし、トナーは5,000枚程度の印刷で切れることが多く、切れると同時に保守契約も解約になるため、その後の故障には修理代が必要です。
また、専用のトナーは正規代理店でしか購入することができず、修理代も含んだ価格なので一般的なトナーより高額です。
キットトナー保守契約のメリット
キットトナー保守契約は以下のようなメリットがあります。
キットトナー保守のメリット
- トナーの残量が切れるまでは修理代が掛からない
- 印刷枚数が少なければ相対的なランニングコストが安い
- 本体価格が比較的安い
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キットトナー保守契約が結べる機種は、主に印刷速度の遅いモノクロ機です。そのため、カラーの高速機に比べて、本体価格が安く設定されています。
キットトナー保守契約が向いている会社は？
- 印刷枚数が少ない（印刷しない月もある）会社
- カラー印刷を行わない会社
- 定期メンテナンスが不要な会社
- SOHOや個人事業主など規模の小さい事務所
オペレーター 杏奈
キットトナー保守契約のデメリット
一方、キットトナー保守契約には以下のようなデメリットがあります。
キットトナー保守のデメリット
- モノクロ機に限定されていることが多いのでカラー印刷ができない
- トナー代が高い（修理代が含まれているためモノクロ1枚8円前後になる）
- 定期メンテナンスは行われない
- トナーが切れると同時に修理が有料になる
1日の印刷枚数が10枚以下など、印刷が少ない会社であれば、1本のトナーで２～3年は保守が受けられます。
なお、一部のメーカーではキットトナー保守契約に適用しているカラー複合機も取り扱っていますが、ランニングコストが異常に高いなど、コスト面でのデメリットが目立つため、あまりオススメできません。
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スポット保守契約のメリット・デメリット
スポット保守契約は、カウンター料金こそ掛かりませんが、トナーや修理は全て有料です。継続的なメンテナンスも行われず、コピー機が故障または不具合が発生した度に「その都度」保守を依頼します。
「知人から中古で譲り受けた」など、ほとんどコピー機を利用しないのであれば、継続的な支払いがなく、ランニングコストもほとんど掛かりません。
しかし、万が一故障した場合は、パーツ代・ドラムユニット代・修理代・出張料金などが全て実費になるため、新しく購入した方が安くなることもあります。
スポット保守契約のメリット
スポット保守契約は以下のようなメリットがあります。
スポット保守のメリット
- 継続的な支払いが発生しない
- カウンター保守のような印刷料金も掛からない
スポット保守契約が向いている会社は？
- 複合機をほとんど使わない会社
- メンテナンスが対象エリア外の会社
スポット保守契約のデメリット
一方、スポット保守契約には以下のようなデメリットがあります。
スポット保守のデメリット
- 修理代・出張代が実費
- トナー代が高い
- 定期メンテナンスが行われない
- 修理依頼の手配や業者探し等を行わなければならない
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オペレーター 杏奈
＜定額制サービス＞を採用しているレンタル会社では、プランの上限枚数以内であれば、カウンター料金やトナー代が掛からず、リースよりも安くコピー機を使うことができます。
どの保守契約にもメリット・デメリットがありますが、コピー機レンタルはメリットが多く、画期的なサービスとして人気が高まっています。
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年間保守契約のメリット・デメリット
年間保守契約は、コピー機の保守を1年間（または複数年）契約する保守タイプです。
オペレーター 杏奈
年間保守契約は、全てのコピー機で年間保守契約が結べるわけではなく、小規模オフィスやSOHO向けの低速機など、一部の機種にしか適用されません。
【注意！】
稀に、「カウンター保守契約は損！年間保守契約を結んで保守代を安くあげよう」というキャッチコピーを掲げているコピー機があります。一見すると、「定額の保守代でお得！」「印刷枚数に気を遣わずに使えてお得！」と思ってしまいますが、肝心の保守代は伏せられたまま、問合せへ誘導されます。
様々なパターンがありますが、多くは以下のような条件で年間保守を結べるようになっています。
- カウンター料金はかからないが、別途純正トナー購入必須
- 契約年数×年間保守代が必要
- コピー機の種類は限定的
カウンター料金は不要ですが、そのかわり別途純正トナー購入が必要であり、トナーのランニングコストは高めです。また、契約年数分の年間保守代が必要ですが、その価格は問い合わせるまで分かりません。リースの場合、最新機種から好みのコピー機を選べますが、年間保守の場合は機種が限られています。
オペレーター 杏奈
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まとめ
様々な保守契約のメリット・デメリットを紹介しましたが「複合機は繊細で故障しやすい機器」かつ「修理代やトナー代が非常に高額」です。
印刷枚数によっては割高になるなど、デメリットもありますが、リスク回避の意味でも、保守はカウンター保守契約がオススメです。
ただし、カウンター保守契約を結んだ際のカウンター料金は、原則として途中で変更できません。保守の期間が終わるまで同じ金額を支払い続けることになるので、カウンター保守を契約する際は、しっかりと値下げ交渉を行いましょう。
また、カウンター料金が安いからと言って、デメリットやリスク、不利益などは一切ありません。
オペレーター 杏奈
▼カウンター料金を安くするコツは？コスト削減に有効な印刷方法を紹介！
参考サイト
当サイトでは、正確で信頼できる情報をユーザーへ届けるために以下のサイトを参考にしています。
JBMIA 一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会
公益社団法人リース事業協会
各販売代理店 および 各メーカーの公式サイト
「相見積ってメンドクサイ」を解決！「コピー機Gメン見積取りまとめサービス」
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「コピー機Gメン見積取りまとめサービス」の仕組みを解説！
※注：お急ぎの場合や、メーカー指定がある場合、地域、希望条件によっては、2～3の販売店をお客様に直接紹介する場合もあります。
コピー機Gメンでは、2021年より「見積取りまとめサービス」を開始しました。従来型比較見積のデメリットである「販売店との面倒なやり取り」を無くす、画期的なシステムです。
お客様のご希望をGメンスタッフがヒアリングし、その結果をもとに適切な販売店からまとめて見積を取り寄せます。
見積の中で気に入った案件がある場合は、お客様からコピー機Gメンにご連絡いただき、その後、販売店とお客様をお繋ぎします。
見積の中で気に入った案件が無い場合は、販売店とお客様をお繋ぎすることはございません。
オペレーター 杏奈
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「コピー機Gメン見積取りまとめサービス」の口コミ評判は？
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