オペレーター 杏奈
コピー機・複合機の選び方
コピー機・複合機を選ぶポイントは、以下の4つです。
- 適切な機種を選ぶ
- 適切な導入方法を選ぶ（リース・レンタル・買取）
- 適切な保守を選ぶ（カウンター保守・キットトナー保守・スポット保守）
- 適切なメーカー・販売店を選ぶ
上記のうち、一つでも欠けると、コピー機・複合機選びは失敗に終わります。
新人Gメン及川
ベテランGメン園川
コピー機・複合機の機種の選び方
コピー機・複合機の機種を適切に選ぶには、以下の3つのポイントを検討しましょう。
- 月間印刷枚数に応じて印刷速度を選ぶ
- A3・A4？フルカラー・モノクロ？
- その他の必要な機能を選ぶ
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月間印刷枚数
コピー機・複合機を選ぶ際には、まず、月間印刷枚数に応じて、適切な印刷速度を求めましょう。
オフィスに最適な選び方を考えるうえで、最も大切な要素は出力スピード（印刷速度）です。業務の効率を考えると印刷スピードの速い機種を選びたいところですが、高速機ほど価格は高額になります。
たとえば同じシリーズの複合機でも、低速の機種と高速の機種では、定価ベースで200万円以上の開きがあることも珍しくなく、利用状況にマッチしたスピードの機種を選ぶことが重要です。
メーカーにもよりますが、業務用のA3複合機では大きく分けて6種類（20枚機、30枚機、40枚機、50枚機、60枚機、70枚機）の速度に分かれており（25枚機、36枚機など速度が異なる場合もあります）、オフィスに適した機種の選び方では「月間の印刷枚数」が大きなポイントとなります。
▼コピー機・複合機の月間印刷枚数と印刷速度の関係
| 月間の印刷枚数 | 最適な機種 |
|---|---|
| 300枚～1,000枚 | 20枚機クラス |
| 1,001枚～3,000枚 | 20/30枚機クラス |
| 3001枚～6,000枚 | 30/40枚機クラス |
| 6,001枚～10,000枚 | 40/50枚機クラス |
| 10,001枚～20,000枚 | 50/60枚機クラス |
| 20,001枚～ | 60/70枚機クラス |
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A3 or A4？フルカラーor モノクロ？
一般的にA4複合機よりもA3複合機のほうが、高額です。また、モノクロよりもフルカラー複合機のほうが、高額です。各メーカーの30～35枚機複合機で比較してみましょう。
▼サイズ別・カラー別：複合機価格比較
| A3フルカラー複合機 | A４フルカラー複合機 | A3モノクロ複合機 | |
| RICOH | 約127万円 | 約53万円 | 約55万円 |
| Canon | 約165万円 | 約67万円（※35枚機） | 約165万円（※35枚機） |
| 富士フイルム（旧ゼロックス） | 約138万円 | オープン価格 | 約93万円 |
| 京セラ | 約122万円（※32枚機） | 約50万円（※35枚機） | 約87万円（※32枚機） |
| シャープ | 約155万円（※31枚機） | 約121万円 | 約154万円（※35枚機） |
| コニカミノルタ | 約139万円 | 約25万円（※33枚機） | 約116万円 |
※全て定価。シャープは、上記価格より大幅に下がります。
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その他の機能で選ぶ
コピー機には様々な機能が搭載されており、複数のオプションも存在します。ただし、オプションの選び方で業務の利便性を向上させることは可能ですが、本体価格は高くなってしまうので注意が必要です。
以下、主な機能とオプションをご紹介します。
▼コピー機・複合機の主な機能
| 機能名 | 内容 |
| FAX |
FAXは標準搭載されている機種とオプションで追加する機種があります。本体やクラウドにデータを保存できるので、紙に印刷しなくてもFAX内容を確認でき、用紙等の経費削減に繋がります。 |
| フィニッシャー |
複合機でホチキス留め、パンチ、中折り、中綴じなどができるオプション機能です。 会議資料やリーフの作成などで、ホチキス留めや製本に時間や工数を取られているオフィスにはおすすめです。ただし、外付けのフィニッシャーはスペースを取るため、事前に設置場所を確認しましょう。また、機種によってはフィニッシャー機能を追加できないモデルもあります。 |
| 認証機能 | 複合機に認証機能を付ければ、セキュリティの強化や複合機の管理に有効的です。 |
| 無線機能 |
複合機を無線LANに対応させるオプションです。有線では配線できない場合や自由にレイアウトしたい場合、スマホやタブレットからダイレクトにプリントアウトしたい場合におすすめです。 |
| クラウド連携機能 |
クラウドとコピー機を繋げて、資料のプリントアウトやスキャンしたデータをクラウド上に保存することができます。外出先でオフィスに届いたFAXを閲覧・出力することもできるので、外回りの社員が多い会社にはおすすめです。 |
まずは、月間の印刷枚数を計算して、何枚機にするか決めるんよな？ほんで、用紙サイズをA3・A4にするか決めて、カラー印刷が必要かどうかも検討する。さらに、FAXとかフィニッシャーとか必要な機能を追加していく感じよな？
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コピー機・複合機の導入方法を選ぶ
コピー機の導入方法はリースが主流ですが、レンタルや買い取りなど、様々な方法があり、企業の事情などによって最適な選び方があります。
以下、それぞれの特徴をチェックしてみましょう。
| リース契約 | レンタル契約 | ユーザー買取 | |
|---|---|---|---|
| 契約形態 | リース会社との賃貸借契約 | 販売店との賃貸借契約 | 販売店との売買契約 |
| 製品の選定 | ユーザー自由選択 | 販売店より指定 | ユーザー自由選択 |
| 製品の所有権 | リース会社 | 販売店 | ユーザー |
| 契約期間 | 3～5年の年単位で5年が通常 | 月単位 | なし |
| 契約中の解約 | 原則不可(解約料ならびリース残高の支払い) | 可(要解約料) | 可(決済済みに限る) |
| その他 | ドラム・トナーなどの消耗品は対象外 | 建設事務所など半年～1年などの短期の利用の際に用いられる | ドラム、トナーなどの消耗品は対象外 |
リース
まずは、リースについてのメリット・デメリットについて挙げてみます。
リース契約のメリット
- 導入時の費用が安い
- リース料金は賃借料として全額損金処理できる
- リース会社の保険が適用される（地震、火災、洪水など）
- 最新機種から選べる
リース契約のデメリット
- 途中解約可能だが残リースと解約料を支払わなければならない
- 転売不可（リース会社へ返却）
- 契約満了後も延長リースで費用が発生する
- リースの審査が通らないとそもそも契約できない
レンタル
次に、誰でも簡単に契約できるレンタルのメリット・デメリットです。
レンタル契約のメリット
- 半年や1年などの短期の契約が可能でリスクが小さい
- 導入時の費用が安価で済む
- 賃借料として全額損金処理できる
レンタル契約のデメリット
- 途中解約可能だが解約料を支払わなければならない
- 転売不可（販売店へ返却）
- 契約満了後は再契約となり費用が発生する
- 最新機種を選べない場合が多い
＞＞＞参照：『コピー機・複合機のレンタル・リース・購入の違い』記事
一括購入
最後に、一括購入について紹介します。
一括購入のメリット
- 初回購入費用以外で本体に掛かる費用が一切ない（メンテナンスは別）
- 転売できる
- トータルの費用が最も安い
一括購入のデメリット
- 導入時の支払いが高額
- 金額が30万円以上だと減価償却資産となり会計処理が発生する
＞＞＞参照：『コピー機・複合機のレンタル・リース・購入の違い』記事
オフィスの状況を考慮して、最適な導入方法を選びましょう。
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コピー機・複合機の保守の選び方
コピー機を導入した場合、保守契約（メンテナンスの契約）を結ぶ必要があります。こちらもオフィスの状況によって、最適な選び方は異なりますが、現在は90％以上がカウンター保守です。
コピー機は繊細な機器なので「確実に」故障します。構成する部品は、紙を正確に送るためのモーターやセンサーなどの部品、トナーを紙の上に乗せるための部品、色を定着させるために熱を発生させる部品など多岐に渡っており、部品点数は自動車と同じぐらい多いと言われています。
そのため、いつ不具合が起きても安心して利用するために保守契約（メンテナンス契約）は欠かせません。
保守契約には、幾つかの種類があります。
カウンター保守
カウンター契約では、印刷を1枚する度にカウンター料金が加算されます。現在では主流の契約で、カウンター料金の中には、修理代やトナー代が含まれています。
個別の契約によってカウンター料金は異なりますが、現在の相場はモノクロ1枚1円、カラー1枚10円程度です。また、ほとんど印刷しなかった場合には、基本料金（最低料金）が請求されます。
カウンター保守のメリット
- メンテナンスだけではなくトナー料金も含まれている
- 毎月の利用枚数が容易に把握でき、ランニングコストが一目瞭然
- 原稿の大きさに関わらず枚数あたりのコストが一定
カウンター保守のデメリット
- 毎月費用が発生し、たとえ全く利用しなくても基本料金（最低料金）が掛かる
- 契約時の単価が高いと毎月の料金が高額になってしまう
キットトナー保守
トナーが切れたタイミングで新しいトナーを購入するキットトナー保守は、トナー代金に修理費が含まれています。カウンター契約とは異なり、印刷1枚ごとに料金は掛かりませんが、トナーは有料です。
トナー代の目安は、メーカーや機種によっても異なりますが、約5,000枚分のトナーなら、定価は30,000円～40,000円程度です。ただし、複合機の種類によっては、キットトナー保守が結べないケースもあります。
キットトナー保守のメリット
- 毎月必ず発生する費用はない
- 全く利用しない場合は費用が掛からない
キットトナー保守のデメリット
- トナーが切れた場合、予備を買っていないと使えない
- カウンター契約に比べ、1枚あたりのコストが高くなるケースが多い
- 機種が変わるとトナーボトルが変わるので、使いまわせず無駄になる
- 文字が多い資料やA3を多く印刷すると、5,000枚目安のトナーでも5,000枚まで刷れない
スポット契約
故障の度に、その都度、修理費用を支払う保守契約です。
通常の印刷にお金が掛からないので、修理が少なければ支払う費用も少なく済みますが、故障内容によっては数十万円が掛かることもあります。
分かりやすい保守契約ですが、リスクが大きく、現在はスポット契約を結べないケースも多々あります。
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コピー機・複合機のメーカー・販売店の選び方
コピー機・複合機には様々なメーカー・販売店があります。自社の希望に合うメーカー・販売店と出会うのは至難の業です。ここでは、コピー機・複合機のメーカー・販売店選びのコツをお伝えします。
- メーカー選びのコツ：シェアや特徴をみる
- 販売店選びのコツ：評判・実績をみる
【メーカー】シェアや特徴をみる
▼複合機メーカーのポジション
富士ゼロックス：複合機の老舗で画質・再現性はピカイチ！ネックは価格の高さ
主な複合機「ApeosPortシリーズ」「DocuCentreシリーズ」
キャノン：画質・機能・サポートのバランスに優れた万能型
主な複合機「iR-ADV（imageRUNNER ADVANCE）シリーズ」
リコー：公官庁への導入実績が高く手厚いサポート体制！性能面でも◎
主な複合機「IMシリーズ」「MPシリーズ」
ゼロックス、キャノン、リコーの大手3社だけで国内全体の60％以上のシェアを誇ります。この3社に続く人気のメーカは以下の2社です。
コニカミノルタ：複合機メーカーで唯一のグッドデザイン賞を受賞！画質も良い。
主な複合機「bizhubシリーズ」
シャープ：画質はやや劣るがコスパに優れた人気メーカー！
複合機名称「MXシリーズ」
ゼロックス、キャノン、リコーの大手3社にコニカミノルタ、シャープの2社を追加すると、国内でのシェア率は80％以上を占めます。
多くのオフィスでは、これらのメーカーの複合機を利用していますが、複合機を販売しているメーカーは他にも沢山あります。
京セラ：コスト重視派におすすめ！本体もカウンター料金も最安
複合機名称「TASKalfaシリーズ」
東芝：シールやクリアファイルなど特殊用紙への印刷に強い！
複合機名称「e-STUDIOシリーズ」
ムラテック：土曜も対応する手厚い保守が高評価！
複合機名称「MFXシリーズ」
OKI：5年間の無償保証で安心
複合機名称「COREFIDOシリーズ」
また、セイコーエプソン、ブラザー工業など、プリンターで有名なメーカーの複合機もあります。
コピー・プリント・スキャン・FAXなどの基本的な機能は、どのメーカーの複合機にも搭載されていますが、品質を重視するのであれば、ゼロックス、キャノン、リコーを、安さを優先するのであれば京セラ、シャープ、コニカミノルタを選ぶなど、最適なコピー機の選び方にはポイントがあります。
また、複数の販売店から見積もりを取って、価格や条件面もしっかりと比較しましょう。
【販売店】評判・実績をみる
コピー機の導入後に多いトラブルは以下の通りです。
- 修理を依頼しても、すぐに来てくれない
- カウンター料金を支払っているのに修理の一部が有料と言われた
- 買った販売店ではない業者がメンテナンスに来る
トラブルになりやすい事柄なので「依頼から修理に来てくれるまでの時間」「修理に来る会社」「保守内容」などを事前に確認しておきましょう。
小さな販売店で安いコピー機を導入したものの、数年後に倒産してしまった話を稀に聞きます。追加費用が発生するリスクや契約が反故にされる恐れもあるため、販売店の規模が小さい場合は注意しましょう。
ベテランGメン園川
コピー機・複合機を安く買う方法
それでは最後に、コピー機・複合機を1円でも安く買う方法についてお伝えします。コピー機・複合機選びの成功には、価格の満足度は欠かせません！
- コピー機・複合機の価格相場を知る
- 相見積もりをとる
- 古すぎる機種を選ばない
コピー機・複合機の価格相場を知る
コピー機の性能や導入方法の種類など、コピー機の選び方を紹介するサイトはインターネット上にも多く見られますが、肝心な販売価格については伏せられていることがほとんどです。
そこで今回、日頃の営業活動で知ったコピー機本体とカウンター料金の相場を紹介します。ただし、コピー機を複数台同時に購入する場合など、様々な条件で金額は大きく変わります。
本体価格の相場
本体の価格は出力スピードと搭載されている機能・オプションで価格が異なるため、新品・A3カラー・給紙トレイ4段・原稿送り・FAX付きを想定して紹介します。
| 印刷速度/分 | 価格相場 | リース料の相場/月 |
|---|---|---|
| 15枚機 | 30～50万円 | 5,500円～9,300円 |
| 20枚機 | 40～70万円 | 7,400円～13,000円 |
| 30枚機 | 60～90万円 | 11,000円～16,700円 |
| 40枚機 | 70～110万円 | 13,000円～20,400円 |
| 50枚機 | 80～140万円 | 14,800円～26,000円 |
カウンター料金の相場
カウンター料金の単価は、月間の利用枚数の他、保守拠点からの距離などが関係します。
| 月間の利用枚数 | カラー単価 | 白黒単価 |
|---|---|---|
| 500枚未満 | @30～20円 | @7～3円 |
| 501～5,000枚 | @20～15円 | @5～1.8円 |
| 5,001枚～10,000枚 | @18～10円 | @3～1円 |
| 10,001枚以上 | @15～8円 | @2～0.8円 |
上記の表は、これまでの相場価格でしたが、現在では白黒1枚1円、カラー1枚10円が相場になっています。
「複合機の選び方」で、重要な項目として印刷速度を挙げましたが、高速機は本体価格が高額です。
その際は、本体ではなくカウンター料金を値切ることで調整しましょう。見積もりをもらった際に、本体価格ばかり注目してしまいがちですが、本体価格を数万円ほど値引きしてもらうよりも、カウンター料金の単価を値引いてもらう方が、トータルコストは安くなるケースがほとんどです。
相見積もりをとる
複数の販売店から見積もりを取り（さらに相見積もりだと伝え）、価格を競合させると良いでしょう。今まで特定の販売店しか利用していなかった場合は、大きな価格ダウンが見込めます。
古すぎる機種を選ばない
コピー機の寿命は5年～7年ぐらいが一般的です。なかには9年～10年利用しているケースもありますが、印刷枚数が極端に少ないなど、特殊な事情があります。
長く利用したい場合、最大のリスクは複合機の部品生産が終了してしまうことです。
どんなに腕の良いサービスマンでも、部品がなければお手上げです。長く使うことを想定しているのであれば「最新モデルを選ぶこと」も、賢い選び方と言えるでしょう。
また「安いから」との理由で、型落ちの複合機を導入した場合、早い段階で修理ができなくなる可能性もあるため、発売日は確認しておきましょう。
まとめ
最後に、複合機の選び方について、まとめます。
- コピー機・複合機の選び方のコツ：適切な機種・導入方法・保守・メーカー・販売店を選ぶ
- コピー機・複合機の機種の選び方：印刷枚数・用紙サイズ・メーカー・機能・価格を考えて選ぶ
- コピー機・複合機の導入方法の選び方：利用期間が長いならリースがお得・短い場合はレンタルがお得
- コピー機・複合機の保守の選び方：カウンター保守が一般的
- コピー機・複合機のメーカー・販売店の選び方：シェアや評判・実績を知る
- コピー機・複合機のお得な選び方＝相見積もりをとること！
コピー機Gメンでは全国対応から複合機のお問い合わせをお待ちしています。全メーカーの見積もりをお渡しできる他、レンタルや中古の相談も可能です。
参考サイト
当サイトでは、正確で信頼できる情報をユーザーへ届けるために以下のサイトを参考にしています。
公益社団法人リース事業協会
JBMIA 一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会
IDC Japan 株式会社
コニカミノルタ 他 各メーカーの公式サイト
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