コピー機・複合機のコストを削減したい！印刷枚数を減らす？契約を見直す？

複合機を【格安】でリースする

コピー機・複合機のコスト削減方法

コピー機・複合機のコストを削減するには、大きく3つの方法があります。

まず最も手っ取り早く実行できるコピー機・複合機のコスト削減方法は、1の「印刷コストを削減する」です。コピー機で印刷する枚数を減らせば、かなりのコストダウンになります。

次に検討したいのが、コピー機・複合機のリース料やカウンター料金の見直しです。毎月定額でかかってくるリース料や、印刷するごとにかかってくるカウンター料金の単価を見直すことは、大きなコストカットになります。

さらに、是非とも検討していただきたいのが、「そもそも今のコピー機って業務に必要なのか？」ということです。

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コピー機・複合機の印刷コストを削減する方法

印刷コストを削減・節約する方法は幾つかありますが、前提としてカウンター料金は印刷さえしなければ掛かりません。

よって、コピー機・複合機のコスト削減を考える際には、まず「いかに印刷せずに済ませるか」という方法を編み出しましょう。

コピー機・複合機の印刷コストを削減する方法は、以下の4つです。

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印刷せず、データ化する

社内資料などを「とりあえず印刷している」という業務形態は、もはや時代遅れです。コピー機・複合機のコスト削減を目指すなら、書類を全てデータ化しましょう。

データ化した資料をクラウド上で保管し、社内で決められた人だけが閲覧できるようなシステムを構築します。

▼電子契約とは？

【電子契約とは？】システム・種類など徹底解説！導入価値はある？

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FAX受信もデータ化する

コピー機・複合機の印刷代がかさむ原因になりがちなのが、FAXです。コピー機・複合機の印刷コストを削減したいなら、FAX受信もデータ化しましょう。

たとえば、スキャンは紙に印刷しないため、カウンター料金が掛かりません。FAXも同様で、受信時に印刷せず、コピー機の画面やパソコン上で確認すれば、印刷コストの削減になります。

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集約印刷を活用する

出典：富士フイルムビジネスイノベーション

「2in1」（あるいは4in1や8in1）などの集約印刷機能は、2枚（あるいは4枚や8枚）の原稿を、1枚の用紙に均等に割り付けて印刷することができます。

大量の枚数を1枚に集約するため、スッキリと見やすくなるだけではなく、コピー用紙の節約や仕上げ処理に掛かる時間の節約にもなるので、印刷コストの削減・業務効率の向上に効果的で、保管の際にも嵩張りません。

▼印刷コストの削減に効果大！コピー機の便利な機能「2in1」とは？

【カウンター料金・コピー用紙節約】2枚の紙を1枚に印刷する「2in1」

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2色印刷を利用する

出典：リコー

コピー機でカラー印刷を行う時に、ブラック・イエロー・シアン・マゼンダから『2色だけ』を使って印刷することを「2色印刷」と言います。

この2色印刷のうち、ブラックと他の色を組み合わせる「モノカラー印刷」は、訴求力を高めながらも、モノクロと同じ料金で印刷を行うことが可能です（メーカーによっては、カラーより安い「モノカラー料金」になります）。

▼印刷コストの削減に効果あり！2色印刷・モノカラー印刷とは？

【2色印刷・モノカラー印刷】リコー・京セラ・コニカならコスト減

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コピー機・複合機のリース料・カウンター料金を削減

コピー機・複合機のコスト削減を更に進めるには、リース料やカウンター料金の単価を削減することが重要です。

リース期間中にリース料やカウンター料金の変更は可能？

印刷コストを削減するためには、カウンター料金を安くすることが手っ取り早い方法ですが、残念ながら保守契約の際に結んだカウンター料金を、途中で変更することはできません。もちろん、リース料もリース契約時にリース期間とともに決定しているものなので、変更は不可です。

原則として、新しくコピー機を導入するタイミングでのみ、リース料やカウンター料金の見直しが可能です。ただし、販売店によるメンテナンスの場合、稀にカウンター料金を途中で変更できることがあります。

実際のケースでは、他社から安いカウンター料金で切り替えの提案があった際に、その旨を利用中の販売店に伝えたところ「他社に切り替えられないために」と、カウンター料金が下がったそうです。

しかし、販売店はメーカーよりもカウンター料金が高い傾向にあり、値下げの幅もあまり大きくありません。また、販売店メンテナンスでも、一般的には途中でカウンター料金を変更できないので、契約の際にカウンター料金をしっかり確認・交渉することが大切です。

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買い替え時期は、最大のコスト削減チャンス！

「リース期間終了間近」「もうそろそろ新しい複合機導入の検討を開始する」という時期は、コピー機・複合機コスト削減の最大のチャンスです！高すぎるコピー機・複合機のリース代・カウンター料金に悩んでいた方は、ぜひこのタイミングで大幅なコストカットを実現してください！

▼複合機・コピー機の上手な見積の取り方

コピー機・複合機の見積は最低2社から取る！月間コスト約42％ダウンの実例

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不要なコピー機処分⇒定額レンタルでコスト削減！

続いて、不要なコピー機を処分することによって、コピー機・複合機のコストを削減するという方法をご紹介します。

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定額制のコピー機レンタルを導入する

コピー機のレンタルはリースと比べて契約期間が短いなど、自由度の高い導入方法として人気が高まっており、近年はカウンター料金やトナー代が掛からない＜定額制サービス＞を採用したコピー機レンタルも登場しています。

新入社員のOJTや年度末など、カラー印刷が増える時期にリースと併用する企業が多く、レンタル料金を支払っても、トータルの印刷コストを削減することができます。

▼レンタル複合機・コピー機とは？

【コピー機・複合機のレンタルとは？】料金・審査・契約期間・保守について

▼印刷コストを削減◎定額制のレンタル複合機もご案内できます！

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定額制のレンタルプリンターを併用する

定額制のレンタルプリンターは、カウンター料金・インク代・保守代が全て月額レンタル料金に含まれており、印刷コストの削減に効果的です。

ただし、業務用のコピー機と比べて印刷速度や印刷の品質が劣ります。上手に使い分けて、印刷コストを削減しましょう。

▼印刷コストの削減に絶大な効果！レンタルプリンターの料金プラン等を比較

【レンタルプリンター比較】おすすめの料金プラン・保守の内容・申込み方法まるわかり！

▼印刷コストを大幅に削減◎定額制のレンタルプリンターもご案内できます！

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まとめ

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参考サイト

当サイトでは、正確で信頼できる情報をユーザーへ届けるために以下のサイトを参考にしています。

「相見積ってメンドクサイ」を解決！「コピー機Gメン見積取りまとめサービス」

「コピー機Gメン見積取りまとめサービス」の仕組みを解説！

※注：お急ぎの場合や、メーカー指定がある場合、地域、希望条件によっては、2～3の販売店をお客様に直接紹介する場合もあります。

コピー機Gメンでは、2021年より「見積取りまとめサービス」を開始しました。従来型比較見積のデメリットである「販売店との面倒なやり取り」を無くす、画期的なシステムです。

お客様のご希望をGメンスタッフがヒアリングし、その結果をもとに適切な販売店からまとめて見積を取り寄せます。

見積の中で気に入った案件がある場合は、お客様からコピー機Gメンにご連絡いただき、その後、販売店とお客様をお繋ぎします。

見積の中で気に入った案件が無い場合は、販売店とお客様をお繋ぎすることはございません。

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「コピー機Gメン見積取りまとめサービス」の口コミ評判は？

「コピー機Gメン見積取りまとめサービス」へのご感想は、「お客様の声」ページに記載しております。おかげ様で多くのお客様にご満足いただいております。また、弊社のGoogleマップへの口コミも多数いただいております。ぜひ参考にしてください！

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