【機密文書・機密書類の廃棄処分方法】情報漏洩を防ぐ溶解処理とシュレッダー

機密文書・機密書類の廃棄処分方法

オフィスには、マイナンバーをはじめとする個人情報や事業計画書、顧客・取引先情報、法人用またはスタッフの銀行口座情報など、決して部外者には見られてはいけない書類が様々存在しています。

たとえ、社内であっても人事評価や給与を含めた個人情報の取り扱いは慎重に行う必要があり、保管だけではなく処分にも細心の注意が必要です。

特に、機密文書は秘密保全の必要性が非常に高く、万が一、内容が漏洩した場合、企業の利益や安全に損害が生じる恐れもあります。

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機密文書・機密書類とは？

機密文書・機密書類とは「企業において極めて重要で秘密保持が必要とされる文書」です。一般的には、機密の度合いによって以下の3種類に分類されています。

どの機密文書も、自社または顧客・取引先の企業秘密に関わる重大な文書で、企業独自の技術や経営情報、顧客情報、個人情報などが含まれています。

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極秘文書

企業の経営や信頼に直結するほど機密性が極めて高い文書で、基本的には社内でも限られた人しか見ることができません。それほど重要な文書なので、漏洩してしまうと会社の利益や経営、場合によっては存続にまで影響が出てしまいます。

また、保管だけではなく、処分なども含めて、徹底して取り扱う必要があります。

複合機にもプリントまたはコピーした極秘文書の取り忘れによる情報漏洩を防ぐために、音や光でお知らせする機能や権限付与の機能が搭載されとり、それらの機能を駆使することで対策ができます。

秘文書

極秘文書の次に機密性が高い文書・書類で、企業全体もしくは各部署の重要な情報が含まれています。業績や事業戦略、人事情報、採用情報など、関係者以外には漏らしてはいけない重要度の高い情報が記載されており、こちらも保管・処分など、書類の取り扱いは徹底しておく必要があります。

社外秘文書（部外秘文書）

社内もしくは部署内だけで共有が可能な文書で、調査資料や統計資料など、限られた範囲内でしか閲覧や利用をすることができません。

これらの機密文書は、自社の企業秘密（企業独自の技術など）や営業秘密に関する文書だけではなく、取引先から受け取った機密文書（未発表情報や顧客名簿、契約書、仕様書、図面など）もあり、漏洩してしまうことで取引先や関連する企業にまで大きな影響が出てしまい、取引先との関係に問題が生じます。

同様に、自社の機密文書を顧客・取引先へ渡す際も、取り扱いや処分方法について注意を促しておく必要があります。

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機密文書の廃棄方法・処分方法を比較

自社の危機を招く機密文書の漏洩を防ぐためには、徹底的に復元不可能な状態にして破棄・処分することが重要です。

多くのオフィスでは、安全に機密文書を処分するために、シュレッダーを導入していますが、すぐに＆手軽に細断できる一方で、大量の用紙やバインダー・クリップ・ホチキス留めで管理している機密文書の分別には、手間と時間が掛かります。

その方法は機密文書の『溶解処理』です。

溶解処理では、機密文書・機密書類を簡単に、そして確実に処分することができます。バインダーごと・クリップで留めてある状態のままでも処理が可能で、行うことと言えば「カギ付きの専用ボックス or 回収用の段ボールに投入するだけ！」です。

手間の掛からない気軽さ、なおかつ確実に処分できる方法として、利用する企業が年々増えています。

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溶解処理

溶解処理での機密文書の処分は、面倒な手間を掛けずに、確実に重要文書を廃棄することができます。

文書・書類は水を使って溶解処理を行うため、たとえば重要書類に飲料等をこぼしてしまっても、濡れたままで処分が可能です。乾くまでの間に、部外者に見られてしまうリスクや紛失するリスクがなく、素早く処理できます。

また、溶解処理を請け負う業者によっては、バインダーやホチキス、クリップを外さなくても処理ができ、どんなに廃棄書類が大量でも、すべてのホチキスを外す作業など、余計な時間を取られません。

唯一のデメリットを挙げるとすれば、溶解処理は処理作業を委託された業者が専用の設備を使って行うため、自社で処理ができず、自分の目で処理の光景を確かめられないことでしょう。

セキュリティ対策に不安が残る業者に依頼すると、情報漏洩の懸念があるので、徹底したセキュリティ対策を実施している業者に依頼しましょう。

カギの付いた専用ボックス等に入れた機密文書を回収してもらうだけなので（業者によっては段ボールでの回収）、手間と時間が掛からないことが、溶解処理の最大のメリットです。

また、ホチキス外しや書類の分別など、人件費のコストが掛からず、シュレッダーに比べて、処分コストを大幅に抑えらます。

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シュレッダー処理

シュレッダーでの処理は、自分の目の前ですぐに処分できる安心感と手軽さがあります。また、枚数が少なければ時間も掛からず、機器自体も複合機やパソコンと比べて高額ではありません。

ただし、シュレッダーは大量の枚数を処分する場合、数枚ずつしか細断できないため、時間と手間が掛かります。さらに、書類をバインダーやクリップ、ホチキス、紐などで留めてあると、全て外さなければならず、ゴミ袋もすぐにいっぱいになってしまいます。

たとえば、社内のペーパーレス化・電子化に伴って、数万件ある紙の契約書類を「複合機のアプリケーションで電子化することになった」とします。複合機の検索性の向上で、紙に比べてスムーズな顧客対応を実現することが可能ですが、そうすることで不要になった大量の機密文書が発生します。

数万件だと、シュレッダーでは1日掛かりの作業になりますが（しかも1～2人分の人件費コストが掛かります）、溶解処理ではバインダーやホチキスごと、回収ボックスに投入するだけなので、どんなに大量でも一瞬で廃棄作業が完結します。

もちろん、月に数十枚程度しか機密文書を処理しないオフィスであれば、シュレッダーでも十分対応できます。また、溶解処理とシュレッダーを併用する企業も少なくありません。廃棄する機密文書の枚数や頻度に応じて、最適な処理方法を検討しましょう。

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まとめ：情報漏洩の多くは「紙」から！

日本ネットワークセキュリティ協会の「情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩の約30％は紙媒体が原因で発生しています。

パソコンや複合機のセキュリティ強化、ウイルスメール・迷惑メールの対策や注意喚起など、外部からの攻撃に備えて万全なリスク管理を行うことは、もちろん大切ですが、実は情報漏洩の多くは印刷物の取り忘れやメールの送信ミス、USBメモリー紛失など、人為的な原因で起きています。

また、機密文書・重要書類は保管や取り扱いだけではなく、破棄の仕方に気をつけることも重要です。

こちらも「情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」のデータで、情報漏洩の原因の約26％は紛失や置き忘れなど、人為的ミスで発生しています（その他は、内部犯罪・内部不正行為、情報の不正持ち出し、バグ・セキュリティホール、ウイルス・ワームなど）。

2つのデータを組み合わせると、企業の多大な損害や著しい社会的信用の低下を招く情報漏洩の多くは、紙の紛失・紙の置き忘れによって起きていると考えられます。

近年は、流出した情報が善意・悪意・正義感など色々な感情を乗せて、瞬く間に拡散されてしまい、さらなる大きな被害が生まれてしまうなど、企業にとって情報漏洩の脅威は増大し続ける一方です。

社員教育の徹底や各セキュリティの強化と同様に、重要な情報が記載されている機密文書の「処理・廃棄方法」にも意識を高めるようにしましょう。

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