【機密文書・機密書類の廃棄業者のトラブル事例】専門業者でも情報漏洩のリスクが！？

機密文書・機密書類の廃棄業者のトラブル事例

機密文書・機密書類を処分する際に、安易に料金だけで廃棄業者を選んでしまうと重大な機密情報が漏洩してしまう恐れがあります。

また、SNSが普及している現在は、情報漏洩のニュースなどが一瞬にして日本中に拡散されてしまうため、廃棄業者の選定が命取りになってしまうことも考えられます。

このような事態に発展しないためにも、機密文書・機密書類の廃棄処分をお願いする業者は、安さだけではなく実績や処理方法、セキュリティ対策などを比較して、慎重に選ぶことが大切です。

今回は、過去に起きた機密文書・機密書類の廃棄業者のトラブル事例を幾つか紹介します。

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機密文書の運搬時に起きた情報漏洩トラブル

機密文書・機密書類の廃棄業者は数多くありますが、サービス内容、回収方法、処理方法、セキュリティレベルなど、業者によって大きく異なり、残念ながら廃棄業者が原因の情報漏洩トラブルも起きています。

まずは、機密文書・機密書類の回収または運搬時に発生した情漏漏洩トラブルを幾つかご紹介します。

廃棄業者が顧客のクレジットカード情報を紛失

NHKは10月24日、クレジットカード情報を含む、最大3267人分の個人情報が流出した可能性があると発表した。放送受信料のクレジットカード継続払いを申し込んだユーザーの書類を廃棄する過程で、1箱分の帳票を紛失していたことが分かったという。

紛失したのは、2011年4月22～28日にNHKのWebサイトからクレジットカード継続払いを申請したユーザーの申し込み書類3306枚（3267人分）。氏名、住所、電話番号、メールアドレスに加え、クレジットカード番号、有効期限が流出した恐れがあるという。

10月16日に「静岡県沼津市内の路上に申し込み書が落ちている」と通報を受けて発覚。NHKが調べたところ、廃棄業者が11日、保存期限が切れた書類をNHKの倉庫（埼玉県川口市）から運び出し静岡県内で溶解処分する途中、1箱分が行方不明になっていたことが分かった。警察に相談し、原因の調査を進めているという。

NHKは24日、当該ユーザーに手紙とメールで謝罪。あらためて業務委託先の個人情報の取り扱い管理を徹底するとしている。「お客さまには、ご心配とご迷惑をおかけしたことを心よりおわび申し上げます」（NHK）

引用：ITmedia NEWS　2017年10月24日付　『NHK、最大3267人分のクレジットカード情報が流出』

詳しいことは分かっていませんが、その他に考えられる原因としては、溶解処理を行うはずだった箱が放置されてしまい、その過程で盗まれてしまった可能性もゼロではありません。

個人情報や機密情報を狙う人たちにとって、溶解処理工場は宝の山です。また、たとえ廃棄業者がセキュリティに関する資格を取得していても、一人の従業員の意識の低さで、このような事故は起きてしまいます。

従業員への定期的な研修や徹底した教育を行っている業者が望ましいでしょう。

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患者の個人情報が路上に散乱

昭和大学病院は、患者の個人情報含む書類が、運搬中にトラックの荷台から落下し、路上に散乱したことを明らかにした。書類はすべて回収したという。

同院によれば、2月4日13時半ごろ、機密文書を収納した段ボール箱が走行中のトラックの荷台から落下し、路上に散乱したもの。散乱した文書のなかには、患者の氏名や住所、電話番号、生年月日、病名などが記載されている書類が含まれるという。

散乱した書類はすべて回収しており、情報の不正利用に関する報告は確認されていない。同院では厚生労働省と東京都に報告。また、書類の運搬方法や積み込む際の作業について見直し、対策を講じたとしている。

引用：Security NEXT　2017年2月13日付　『患者の個人情報が路上に散乱、すべて回収 – 昭和大病院』

こちらも運搬中に起きてしまった事故です。

散乱した書類は全て回収済みで、情報漏洩や不正利用には至りませんでしたが、回収用トラックのセキュリティ対策に問題があったことは明白で、他の書類や一般的な荷物と大して変わらない方法で回収していたように見受けられます。

現金輸送車と同等レベルのセキュリティを施した「専用輸送車」を用意している廃棄業者の方が安全です。

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個人情報を含む廃棄書類が高速道路で飛散

関西電力は、個人情報を含む廃棄書類の運搬中に一部が路上に飛散し、紛失した可能性があることを明らかにした。

同社によれば、5月23日、和歌山電力部の廃棄書類を委託業者のトラックが神戸市内の溶解処理施設へ運搬する際、路上などへ飛散したもの。

兵庫県警から同社に対し、阪神高速道路湾岸線の路上に書類が飛散しており、回収したとの連絡があり、問題が発覚。同社従業員が現場付近の高速道路上と高速道路外を探索し、台帳類や工事書類などで書類あわせて347件を回収した。352人の個人情報が含まれる。

同社では書類が飛散した原因について、トラック荷台の飛散防止用のほろが確実に装着されておらず、書類が入った箱の一部が走行中に落下したものと説明。現場付近以外で書類が飛散した形跡は確認されておらず、同社は飛散した書類について「ほぼ回収できた」としている。

引用：Security NEXT　2018年5月25日付　『個人情報含む廃棄書類が高速道路で飛散 – 関西電力』

こちらの事故も同様に、トラックのセキュリティ対策が甘かったと言わざるを得ません。

運搬中の落下などによる機密文書の漏洩は、決して珍しいことではありません。

この他にも、北海道（病院）、横浜（区役所）、福島（信用金庫）で、同様に「委託業者の運搬中に車両から飛散する事故」が発生しています。

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一般廃棄物として出した機密書類が荷台から落下

大阪航空局と大阪管区気象台は４日、廃棄書類が大阪市内の路上に大量に散乱しているのが見つかったと明らかにした。書類には職員の緊急連絡先などを含む機密文書が一部含まれていた。職員が一般廃棄物として出した書類が運搬中の収集車の荷台から落下したとみられ、一部が情報漏洩（ろうえい）した可能性があるという。

航空局と気象台によると、２日午後０時２０分ごろ、大阪市北区西天満の交差点で、通行人から「文書が散乱している」と航空局に通報があった。職員が確認したところ、航空局と気象台が作成・管理していた約８４０枚が路上に散乱しているのを確認。廃棄処分を委托した民間業者の収集車から運搬中に誤って落下したとみられる。

見つかった文書の中には職員の氏名や緊急時の連絡体制表、航空機事故の対応マニュアルなど個人情報を記載した機密文書が少なくとも約４０枚含まれていた。

引用：産経新聞　2018年4月4日付　『機密文書　路上に散乱　大阪航空局・気象台　収集車から落下』

こちらは一般廃棄物として処分をしたことが大きな原因です。

一般的な廃棄物の処分業者と機密情報を専門に取り扱う業者では、同じ「ゴミ」でも廃棄するまでの手順や管理が異なります。個人情報は必ず専門の業者やサービスを利用しましょう。

しかし、過去には厳格に管理されているはずの機密文書・機密書類の行方が分からなくなってしまったケースもあります。

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機密文書処理サービスで書類を紛失

ヤマト運輸は、機密文書の廃棄処理サービス「クロネコヤマトの機密文書リサイクルサービス」で受託したダンボール1箱を紛失したことを明らかにした。個人情報を記載した書類が含まれていたという。

紛失したダンボールは、6月11日にJTBトラベランド広島アルパーク店より広島市内の井口明神宅急便センターで受託したもの。JTBトラベランドが2006年に扱った旅行申込書1779件が含まれており、申込書には利用者の個人情報などが記載されていた。溶解処理工場の窓口である北九州物流システム支店に到着していないことが6月14日に判明した。

その後調査を実施したが発見できず、6月28日にJTBトラベランドへ事故を報告。ヤマト運輸では、紛失に加え、事故報告の遅れについて謝罪した。

ヤマト運輸では引き続き紛失したダンボールの探索を行っている。また荷物内に情報が含まれていた関係者に対して、JTBトラベランドと共同で個別に謝罪するとしている。

引用：Security NEXT　2007年7月5日付　『機密文書処理サービスで書類をダンボールごと紛失 – ヤマト運輸』

10年以上も前の古いニュースで、これ以降は同様の事故が発生していません。管理体制が見直され、再発防止策の取り組みを行ったのでしょう。

このように、書類回収時や運搬時に機密文書・機密書類が入った段ボールを落下させてしまう、または紛失してしまう等、セキュリティ対策の甘さや管理方法によって、情報漏洩に繋がってしまう恐れは十分に考えられます。

輸送車のセキュリティ対策や過去の漏洩事故の有無などを確認し、安心してお願いできる業者を選びましょう。

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機密文書の処理過程に起きた情報漏洩トラブル

機密文書・機密書類が無事に処理工場などの施設に搬入されても、情報漏洩のリスクが完全にゼロになるわけではありません。

セキュリティ意識の低い一部の処理業者では、繁忙期に迅速な処理を行わず、長期間、工場内などに保管していることもあります。すぐに処理されない＝誰かの目に触れるリスクや盗難のリスクが高まってしまい、完全に処理されるまで油断のできない時間が続きます。

また、回収はA企業、運搬はB企業⇒途中からC企業、処理施設はD企業などと、複数の業者が間に入って運営されている場合も、その過程において情報漏洩が発生するリスクが高まる他、紛失のリスクも大きくなってしまいます。

顧客情報を誤って持ち帰り紛失

ばんせい山丸証券は、書類の廃棄業務を委託した大阪の業者が、顧客情報を含む廃棄資料を誤って路上に落下させ、個人情報が漏洩したことを明らかにした。

不要書類の廃棄業務を委託した業者において、従業員が7月1日深夜、廃棄する段ボールとともに誤って持ち帰り、その途中で荷台から書類が落下。従業員宅周辺の路上や農地で紛失したもの。

落下した書類には、顧客373人の氏名、住所、生年月日などが記載されていた。発見者からの連絡があり、翌日書類を回収した。情報の不正利用などは確認されていないという。

引用：Security NEXT　2009年7月28日付　『委託業者が顧客情報含む廃棄書類を誤って持ち帰り紛失 – ばんせい山丸証券』

こちらは処理工場に放置していたのではなく、従業員が破棄する段ボールと一緒に間違って持ち帰ってしまったことが原因です。

業者によっては、機密文書・機密書類を入れる専用ボックスに、GPS機能を付けることも可能で、荷物が溶解処理されるまで「どこにあるのか？」を監視することができます。

また、機密文書・機密書類の処理業者ではありませんが、自社の社員が運搬中に、従業員430人分のマイナンバーの個人情報が車上荒らしで盗まれる事故も起きています。

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マイナンバー個人情報書類が車上荒らしで盗難

居酒屋チェーンを展開する鳥貴族は4月26日、フランチャイズ加盟企業「ダンク」の従業員430人分の扶養控除申告書が、3月21日に盗難に遭っていたと発表した。現在のところ、盗まれた書類は見つかっていない。個人情報の不正流用などの事実は確認していないという。

同社の従業員が3月21日未明、従業員430人分の扶養控除申告書を顧問税理士に郵送しようと大阪市内を移動中、立ち寄ったコンビニエンスストアで車上荒らしの被害に遭った。同従業員の私物とともに申告書が盗まれ、同日中に所轄警察署に被害届を提出した。書類には、各人のマイナンバーを含む個人情報が記載されている。

3月22日から4月4日にかけ、顧問税理士や弁護士、総務省などに相談し対応を検討。5日にダンクが鳥貴族に報告し、対応を協議した上で、14日にダンク社長より各従業員に直接謝罪した。

鳥貴族は「個人情報書類の管理に関する社内管理体制の不備が原因」と説明。「情報管理の重要性を再度深く認識し、管理体制の見直し、セキュリティ強化などを実施し、外部の専門家による定期的な検証を行うことで再発防止に努める」（同社）としている。

引用：ITmedia NEWS　2017年10月24日付　『鳥貴族、従業員430人の個人情報書類が盗難』

一番悪いのは盗んだ人ですが、車上荒らしや盗難の被害は、いつ起きてもおかしくありません。

また、どんなに機密情報を取り扱うことに対しての意識が高くても、事故などに巻き込まれてしまう可能性は否めません。自社の従業員が何らかの理由で機密文書を運搬する場合は、必ず1人では運搬させずに、複数の従業員で行動するようにしましょう。

なお、「段ボールは未開封の状態で箱ごと溶解処理する」と謳っている業者でも、紙以外のものが入っていないか？など、中身をチェックしてから処理するケースがあります。

本当に未開封のまま処理するのか？を業者に確認し、その際に「一緒に混ぜてはいけないもの（金属類やDVDなど）」をしっかりと聞いておきましょう。

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情報漏洩による企業の損失

万が一、企業が情報を漏洩してしまうと、大きな損害を伴います。

IBMが発表した『2020年 情報漏えいのコストに関する調査』レポートによると、日本企業の場合、情報漏洩時に発生する総コストの平均額は4億5,000万円（1インシデントあたり）とされています。

これは、損害賠償や対応措置などで発生する費用で、これ以外に、社会的信用の失墜や企業イメージのダウンによる経営損失も避けられません。場合によっては、企業の存続に大きな影響を与える問題にまで発展してしまいます。

そうならないためにも、業者選びは重要です。安さだけを重視せず、機密書類の抹消完了まで、しっかりとしたセキュリティ対策を講じている業者を選びましょう。

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まとめ

機密文書・機密書類の処理時における情報の流出は、自社内の問題では済まないほど、広範囲に渡って大きな影響を与え、多大な損失を引き起こします。

また、一度でも情報漏洩が報じられてしまうと、たとえ多くの人の記憶から消えても、ネット等の記事として残り続け、何度も何度も世間の目に触れてしまい、ビジネス機会の損失や競争上の優位性を失う恐れさえあります。

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