【機密文書・機密書類を社内で処理するリスク】情報漏洩トラブルの事例集

機密文書・機密書類の社内処理は情報漏洩トラブルが多発！

機密文書・機密書類の廃棄を専門に行う処理業者のアンケート結果によると「個人情報が記載された書類をシュレッダーせずに捨てたことがある」と答えた人は全体の34％で、3人に1人以上は機密情報をうっかりそのまま捨ててしまった経験があると回答しています。

その一方で、企業の機密文書について「自社の社員にシュレッダー処理を任せるのは不安でしょうか？」との問いには、67％が『気にしていない』と回答しています。

社員の行動を信じなければ、円滑に業務を進めることは難しいでしょうし、仕事だって任せられなくなってしまいます。その気持ちは理解できますが、たとえ自社の社員であっても頭の中や心の内までを読み取ることは難しく、なかには副業感覚で個人情報を売ってしまう人もいます。

もちろん、専門の処理業者に任せても、運搬中などの過程で情報漏洩が起きることもあり、どの方法を選んだところで完全にリスクがゼロになるとは言えません。

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▼機密文書・機密書類の廃棄業者のトラブル事例

【機密文書・機密書類の廃棄業者のトラブル事例】専門業者でも情報漏洩のリスクが！？

それでも専門業者による事故件数は少なく、社内で処理するよりも安全です。

今回は、社内で機密文書を処理する際のリスクと過去に起きた機密文書・機密書類の情報漏洩トラブルの事例を紹介します。

機密文書を従業員が盗み出す情報漏洩トラブル

社内で機密文書・機密書類を処分する際の懸念点と言えば「従業員による機密情報の窃盗」です。

第三者による盗難被害もありますが、近年では副業感覚で安易に機密情報を売るケースが見られる他、会社や上司への不満が原因で、従業員が機密情報の窃盗を犯す事例も発生しています。

また、業務が忙しい時は不要になった機密文書・機密書類をすぐにシュレッダー等で処理することができず、デスクの中に放置してしまったり、手の空いているスタッフにシュレッダーをお願いするなど、情報管理に対する認識の甘さが、漏洩トラブルを引き起こしてしまうケースもあります。

シュレッダーで処理するはずだった機密文書を、こっそりコピーされたり、勝手に社外へ持ち出されてしまうこともあるので注意が必要です。

それでは、幾つかの情漏漏洩トラブルをご紹介します。

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元従業員が営業秘密を転職先に不正持ち出し

ソフトバンクは1月12日、元社員が不正競争防止法違反の疑いで警視庁に逮捕されたと発表した。5G通信などに関する営業秘密を、転職先である楽天モバイルに不正に持ち出した可能性があるという。

ソフトバンクによれば、持ち出されたのは4G・5Gネットワーク用の基地局や、基地局と交換機を結ぶ固定通信網に関する情報。いずれもソフトバンクの営業秘密に該当する。元社員はユーザーの個人情報や顧客企業の情報にアクセスする権限を持っておらず、これらの情報は流出していないという。

元社員はソフトバンク在籍時、同社と秘密保持契約を結んだ上で、ネットワーク構築などに従事していた。2019年11月に退職希望を提出し、同年12月に退職したが、その間に営業秘密を不正に持ち出した疑いがある。その情報は現在、元社員の楽天モバイルの業務用PCに保管されている可能性が高いという。

～中略～

ソフトバンクが情報流出に気付いたのは20年2月。元社員に貸与していたPCを検査したところ、5G通信などの営業秘密が持ち出された形跡を発見したという。

ソフトバンクは再発防止策として、役員を含む全社員へのセキュリティ研修や、退職予定者のアクセス権限の見直しといった措置を20年3月以降に実施した。

引用：ITmedia NEWS　2021年1月12日付　『ソフトバンク元社員逮捕　5Gの営業秘密を転職先・楽天モバイルに持ち出しか』

こちらの漏洩は、紙媒体ではありませんが、紙に置き換えても十分に考えられる事件です。

個人情報だけではなく、新規プロジェクトの関係書類や決算関係の書類なども、当然ながら機密情報に含まれます。もはや、性善説が成り立たないどころか、倫理観や常識なども個人によって大きく変わり、何が正義なのか分からない世の中になりつつある状況です。

紙に限らず、全ての情報の管理や処分方法について、リスクや賠償を中心とした社内教育を徹底しておきましょう。

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元従業員が取引先情報を無断持ち出し

システム開発やソフトウェアの販売などを手がけるゼネテックは、元従業員が取引先情報を無断で持ち出した問題で、不正競争防止法違反容疑で元従業員が逮捕、起訴されたことを明らかにした。

同社によれば、同社のエンジニアリングソリューション本部に関する取引先との取引情報などを、元従業員が無断で社外へ持ち出していたもの。

警視庁は、元従業員について不正競争防止法違反の容疑で1月23日に逮捕。2月13日に起訴した。

同社では1年以上前となる2017年11月に事態を公表。告訴の準備などを進めていた。また今回の問題を受けて暗号化や外部記憶媒体の制御、アクセス履歴の管理など再発防止策に取り組んでいるという。

引用：Security NEXT　2019年3月1日付　『取引先情報不正持出の元従業員が起訴 – ゼネテック』

こちらも同様に元従業員による機密情報の不正持ち出しです。

クラウド型文書管理システムの販売等を行う株式会社イスプリの調査結果では「現在の機密情報の保持及び管理方法の状況を教えてください」との問いに、約20％が『全くできていない』と回答しており、たとえ企業がセキュリティ教育を実施していても、個人レベルにまでは浸透していない様子がうかがえます。

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元従業員が入居者の個人情報を持ち出し情報流出

東急コミュニティーは、同社が管理を受託するマンションの入居者約5000人分の個人情報を元従業員が無断で持ち出し、外部事業者へ提供したことを明らかにした。

同社によれば、元従業員は2019年10月、2020年11月の2度にわたり、同社業務管理システムから25のマンション管理組合に関連する入居者情報あわせて約5000人分を持ち出したもの。

マンション名や部屋番号、氏名のほか、2020年11月に持ち出された1100人分に関しては、住所や電話番号も含まれる。

2021年1月に外部から指摘があり、2019年10月の持ち出しに関する疑いが浮上。調査を進めたところ、3月にパソコンのフォレンジック調査によって2020年11月の持ち出しに関する痕跡を発見、情報流出を把握した。同月、本人にヒアリングを実施したところ、持ち出しの事実を認めたという。

引用：Security NEXT　2021年3月29日付　『従業員が個人情報約5000人分を持ち出し、外部提供 – 東急コミュニティー』

こちらも上の2件と同じで、元従業員による不正持ち出しです。

このように、残念ながら元従業員による機密情報の不正持ち出しは表沙汰になっているだけでも、年に数件のペースで発覚しています。今回お伝えした例は、いずれも紙の媒体ではありませんでしたが「機密文書の処分は社内の従業員の方が安心」と思い込んでしまうことは非常に危険です。

機密情報を閲覧・編集できる権限、貸与するPC・モバイル内に含まれる情報の取り扱いについても、しっかりと確認しておきましょう。

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機密文書の処理方法による情報漏洩トラブル

元従業員による不正持ち出しは、故意によるものですが、次にお伝えする事例は、過失によるものです。

社内で機密文書・機密書類の処分を行うことは、専門業者へのコストが掛からず、迅速にさえ行えば大きな問題へ発展する懸念が少ない方法ですが、すぐにシュレッダーができず、機密文書・機密書類をデスクの中に放置していたり、シュレッダー処理の際にホチキスやクリップ外しが面倒になって（しかも破棄する書類が大量で）、途中でゴミ箱などに捨ててしまうと、機密情報が洩れてしまう恐れがあります。

さらに、機密書類と一般の書類が混ざってしまい、本来なら外部へ出ることのない機密書類が、一般書類と紛れて持ち出されるケースやコピーの裏紙として使ってしまうケースなどもあります。

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個人情報を一般ゴミとして廃棄し散乱

府立大手前高等学校定時制の課程において、卒業生を含む生徒の個人情報が記載された書類を裁断せず、紙ごみとして廃棄したため、回収業者が路上に散乱させた際に、個人情報が流出するという事案が発生しました。このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、今後再発防止に取り組んでまいります。

１　流出した教務関連資料及び生徒支援関係資料に記載されていた個人情報

　・卒業生を含む生徒159名分にかかる次の情報

　　名前、学年、組、出席番号、年齢、出欠状況、成績・評定、転退学に係る情報、家庭環境及び配慮事項等

２　事案の経緯

３月31日（火曜日）

　・近隣の小学校から当該高等学校に「貴高等学校の生徒の個人情報を含む資料が路上に散乱している」旨の連絡があった。

　・当該高等学校の教職員が当該路上へ向かい、資料が散乱している状況を確認した。紙ごみ回収業者が運搬する際に路上に散乱させた可能性があるため、紙ごみ回収業者が通った路上を捜索し、見つけられる限りの資料を回収した。

　・回収した資料を確認し、資料を管理していた教諭に聞き取りを行ったところ、当該教諭は転勤に伴う書類整理のため、個人情報を含む資料を裁断せず紙ゴミとして袋に入れ、３月30日に当該高等学校のゴミ置き場に廃棄したことが判明した。

～以下、省略～

引用：大阪府　2020年4月24日提供　『個人情報が記載された書類の流出について』

こちらは一般ゴミとして、シュレッダーもせずに処分をしたことが原因です。

一般的な廃棄物の処分業者と機密情報を専門に取り扱う業者では、同じ「ゴミ」でも廃棄するまでの手順や管理方法が異なります。機密文書をシュレッダー処理する時間がない場合は、必ず専門の業者やサービスを利用しましょう。

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校長が個人情報を持ち出し家庭ゴミとして廃棄

横浜市立茅ヶ崎東小学校の校長が、学校関係者の個人情報含む文書を不正に持ち帰り、一般ごみとして廃棄していたことがわかった。

横浜市教育委員会によると、廃棄されていたのは同校長が1987年度から2006年度まで在籍していた4校で扱っていた文書など約8500枚で、そのうち616枚に個人情報が記載されていた。人事異動の際に持ち帰ったもので、氏名や住所、電話番号、メールアドレスのほか、一部顔写真なども含まれている。

同校長は、2月5日に転居のため荷物整理を行い、個人情報を含む文書をビニール袋に入れて自宅近くのごみ集積場に廃棄。さらに同日が古紙の収集日ではなかったことから、収集されず放置状態となった。同じ集積場所を利用している住民が書類に気付き、問題が発覚した。

8日に、連絡を受けた教育委員会の職員が袋を回収し、内容物を確認。今回の問題で個人情報流出などの二次被害は確認されていないという。教育委員会では、個人情報の適正な取り扱いと文書管理の徹底を全校へ通知し、研修を実施する。

引用：Security NEXT　2008年2月14日付　『校長が持ち出し個人情報を家庭ごみとして廃棄 – 横浜市内の小学校』

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機密文書の紛失に関する情報漏洩トラブル

社内で機密文書を処理するならば、自分で最後まで処理を行うことが大切です。不要になった機密文書の分別を判断しながら、その場で同時にシュレッダー処理を進めましょう。

本来の業務が忙しくて、分別までは済ませた段階で作業を休止し、シュレッダー処理を後回しにしてしまったり、分別をしようと箱やファイルを出しっぱなしにした状態で放置してしまうと、紛失や盗難の恐れが高まります。

また、バインダーから機密文書を抜き出したり、ホチキス、クリップ、紐などを外す作業もあるため、書類が大量になると短時間では処理できず、さらに満タンになったゴミ袋を交換したり、シュレッダーの周辺を掃除するなど、手間や時間が掛かってしまい、その間は業務が止まってしまいます（業務時間外に行うと残業代が発生してしまいます）。

機密文書・機密情報の廃棄業者にお願いすることで、自社のスタッフは業務に集中でき、生産性を上げられる他、ホチキスやクリップを気にしなくても良いため、分別にも時間が掛かりません。

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厚生省で行政文書の誤廃棄

厚生労働省は、医薬・生活衛生局の一部行政文書が廃棄文書と誤認されて廃棄されたことを明らかにした。外部流出については否定している。

同省によれば、3月24日に同局のレイアウト変更工事のため廊下に待避しておいた行政文書ファイル185件が入った段ボール箱を、廃棄事業者が廃棄書類と誤認して搬出し、溶解処理したという。

誤廃棄した行政文書は、法令改正の関係資料や質問主意書に対する答弁書、地方自治体への通知、薬局や薬剤師関連通知などが含まれる。

そのうち20件には、審議会や検討会の委員の氏名や略歴、行政訴訟の原告氏名、登録販売者の職務経歴に関する情報、薬剤師の行政処分歴、グレーゾーン制度に関わる申請者の情報など個人情報が含まれる。

誤廃棄した行政文書は、溶解処理場における記録やデータにより、すべて溶解処理されていることを確認しており、外部に流出する可能性はないとしている。

また、誤廃棄した行政文書ファイル185件のうち183件については、電子データから内容を復元できる見込みと説明。2015年および2016年の薬剤師の再教育研修に関する資料については、復元不可能としたが、すでに手続きは完了しており、業務に支障はないとしている。

引用：Security NEXT　2021年4月5日付　『厚生省で行政文書の誤廃棄が発生 – 情報流出なく業務への支障もなし』

情報の流出こそ起きませんでしたが、その後の週刊文春の取材によって、業者側の誤廃棄とは言えない状況が報じられました。

「廊下の両端に廃棄書類の段ボール箱約40箱、廊下の真ん中に保管書類の段ボール箱約50箱がうずたかく積まれていましたが、両者が明確に区別されているとは言い難かった。しかも、担当職員の業者に対する指示が曖昧で、しっかりと指差し確認もしていませんでした。にもかかわらず、厚労省は業者側のミスであるかのような発信をしています」

なぜ、こんなことになったのか。文書管理の責任者である担当課長に聞いた。

――指差し確認などを怠った厚労省のミス？

「廊下の端に立ち、職員が廃棄業者に『ココとアチラをお願いします』と頼んだのですが、廃棄業者は『ココからアチラまで全部捨てるもの』と思い込んだのでしょう。ただ、我々の確認が不十分だったことが原因です。プレスリリースでは、〈指さしながら〉と書かせて頂きましたが、分かりづらかったですかね……」

――段ボールを数日間置きっ放しだった。

「日常業務もこなしながら、保管書類の段ボール箱を回収しなくてはいけなかった。作業が中々進まなかったのは事実です」

引用：文春オンライン　 2021年4月19日付『厚労省、行政文書大量廃棄は「業者のミス」ではなかった』

レイアウト工事や移転などの際も、機密書類・不要な一般書類・必要な一般書類を、しっかりと分けておかないと、このように必要な書類が廃棄されてしまったり、逆に機密書類を一般ゴミと同じように運搬されてしまうなど、トラブルに発展する恐れがあります。

こちらのケースでは、情報漏洩は起きず、業務への支障も出ませんでしたが、様々な書類が詰まった段ボールを放置していたことが確認されており、一つ間違えば情報流出が起きていた可能性があります。

通常時よりも、大量の書類を移動させる時こそ、取り扱いに注意しましょう。

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処方箋や保険証の写しが所在不明

千葉県松戸市内にある調剤薬局のからたち薬局において、調剤済み処方箋や患者の健康保険証の写しなどが所在不明となっている。

同薬局を運営する幸樹会によれば、3月1日に受け付けた患者93人に関する調剤済み処方箋や調剤録のほか、同日に受け付けた新規患者5人の健康保険証の写しについて所在がわからなくなっているもの。3月11日に同薬局の薬剤師が一部処方箋が見当たらないことに気が付き、調査を行ったところ、これら書類の紛失が判明した。

同団体では、不要となった書類について外部事業者に廃棄を依頼しており、これら書類が他廃棄書類に混入し、誤って一緒に裁断処理された可能性が高いと説明している。

調剤済みの処方箋については3年間の保管義務が定められているが、薬歴に関してはコンピュータ内に保存されており、薬局における業務や患者の治療に直接影響はないという。

同会では、対象となる患者に対し、説明と謝罪を実施。また保健所や個人情報保護委員会へ報告を行っている。

引用：ITmedia NEWS　2021年4月16日付　『調剤済み処方箋や調剤録が所在不明 – 松戸市の調剤薬局』

こちらも書類の取り扱いが原因で紛失したケースです。情報漏洩は確認されておらず、患者さんの治療にも影響がないことは幸いでしたが、「個人情報を紛失しました」と告げられることは、決して気分の良いものではなく、信頼を失ってしまいます。

不要な書類はすぐに処分するなど、文書や書類の管理や取り扱い方法を統一しておかないと、どこの職場でも起きかねない問題です。

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情報漏洩による企業の損失額は4億円以上！？

万が一、企業が機密情報を漏洩してしまうと、大きな損害を伴います。

IBMが発表した『2020年 情報漏えいのコストに関する調査』によると、日本企業の場合、情報漏洩時に発生する総コストの平均額は、1インシデントあたり、4億5,000万円とされています。

この金額は、損害賠償や対応措置などで発生する費用で、他にも社会的信用の失墜や企業のイメージダウンによる経営損失も避けらず、企業の存続にまで大きな影響を与えます。

このような事態を引き起こさないためにも、不要な書類はすぐに処理し、機密書類は適切に取り扱い、保管期限が過ぎたら確実に処理できる手段を選びましょう。

ただし、専門の業者を利用しても、運搬中の事故などによる情報漏洩は稀に発生しています。安さだけを重視して選ばずに、輸送車のセキュリティや処理方法などを、しっかりと比較しましょう。

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まとめ

機密文書・機密書類の処理時における情報漏洩は、社内の問題では片付けられないほど、広範囲に渡って大きな影響を与え、金銭的にも社会的にも多大な損失を引き起こします。

また、個人情報の取り扱いに厳しい現在は、すぐに流出のニュースが拡散されてしまい、積み上げた信頼性を失うばかりではなく、ビジネス機会の損失や競争上の優位性を損ねる恐れもあります。

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