キャノン複合機でFAXできない時の対処法や便利な設定方法は?

キャノン複合機でFAXできない時の対処法や便利な設定方法は?

キヤノンの複合機のFAX設定方法

 

キャノン複合機のFAXの設定方法

 

こないだキャノンの複合機をリースで入れたんやけど、FAXって何か設定せなあかんの?

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

キャノンの複合機にはFAX業務を効率的に行える様々な設定方法があります。今回は活用して欲しいFAXの設定方法やFAX送受信ができない時の対処法についてお伝えします!

 

以下、キャノン複合機のFAX設定方法について説明しますが、機種によって設定の方法が異なります。今回は主力モデルとして人気の高い「imageRUNNER ADVANCE」のFAXについて一例をご紹介します。

 

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キャノン複合機から簡単にFAX送信を行う設定

「imageRUNNER ADVANCE」にあるワンタッチ機能を活用することで、複合機に表示されるFAXの画面に、番号がすぐに表示されるようになります。

アドレス帳などを検索する手間が省け、効率良くFAXを送信することができます。また、FAXの頻度が高い相手先の番号を登録することで送信先のミスを減らすことができ、さらなる業務の効率化に繋がります。

ワンタッチの登録方法

 

  1. 複合機の操作画面のメインメニューにある[ファクスボタン]を押す
  2. ファクス画面の[その他の機能]の左横にある[えんぴつマーク]を押す
  3. 登録もしくは編集したいボタンを選び、[登録/編集ボタン]を押して登録する

 

パソコンからFAXデータを転送する設定

わざわざ複合機まで足を運ばず、パソコンから直接FAXを送信できる方法もあります。設定を行うためには、最初にキャノン公式サイトから、使用している複合機の「FAXドライバー」をインストールする必要があります。

 

FAXドライバーのインストール方法

 

  1. キャノン公式サイトの中の使用している複合機の機種を選択
  2. 使用しているパソコンのOSを選ぶ(OSはスタートアイコンを右クリックすると表示される[システム]から調べることができます)
  3. 「ファクスドライバー」の欄にあるドライバーをインストール

 

続いて、FAXドライバーを活用してパソコンから直接FAXする手順についてお伝えします。

 

パソコンからFAXを送信する手順

 

  1. Excelなどのアプリケーションのメニューから印刷を選ぶ
  2. プリンタ名のところで使用するFAXを選ぶ
  3. [ファクス送信設定]画面で新しい宛先を入力するか、アドレス帳から宛先を選択するか選ぶ
  4. FAXデータにカバーシートをつける場合には[カバーシートタグ]をクリックして設定する

 

手順3で新しい宛先を入力する場合は[ファクス送信設定]画面にある宛先名とFAX番号を入力し[宛先一覧に追加ボタン]をクリックします。

また、アドレス帳から選ぶ場合は[ファクス送信設定]画面にある[アドレス帳]から宛先を指定し[一覧に追加ボタン]をクリックします。

 

オペレーター 杏奈

新しく個人のアドレスを登録したい場合は、以下の手順を参考にして下さい。

 

個人のアドレスの登録方法

 

  1. Excelなどのアプリケーションのメニューから印刷を選ぶ
  2. プリンタ名のところで使用するFAXを選ぶ
  3. [ファクス送信設定]画面の[アドレス帳の編集タブ]をクリック
  4. [個人の追加ボタン]をクリックする
  5. 登録したい詳細情報を入力して登録する

 

パソコンからFAXできたら複合機まで行く必要ないし、時短になって便利やな!

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

そうなんです!FAX業務が多い方は設定してみて下さい!続いて「FAXの送受信ができない時」の対処方法についても説明します。

 

 

キャノン複合機でFAX送受信ができない場合の対処方法

FAX送信ができない時とFAX受信ができない時では、確認するポイントが対処方法が異なります。まずは、FAX送信ができない時についてお伝えします。

 

FAXの送信ができない場合

原因は主に以下の4つです。1つずつチェックしていきましょう。

 

宛先を確認する

アドレス帳に登録されている宛先の情報が間違っていないか?を確認して下さい。

 

相手先の機器に問題がないか?を確認する

相手先の機器のネットワーク環境や電源が入っていない等の原因が考えられます。相手先に連絡をして確認してみましょう。

 

オプションを使用している場合は回線の種類や接続を確認する

回線を2つ以上に増やす「G3回線増設キット」など、FAX機能にオプションを使用している場合は、接続している回線の種類が間違っていないか?を確認して下さい。

 

メモリーが不足していないか?を確認する

メモリーが不足している場合、送信が失敗する可能性が高くなります。ボックス内にある不要な文書の削除や解像度を下げるなど、適切な処理を行った後に再送信をしてみましょう。

文書の削除は、複合機の操作画面にある[受信トレイ]を選択し、[システムボックス]から操作を行います。

 

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FAXの受信ができない場合

続いて、FAXの受信ができない時の確認ポイントをお伝えします。こちらの原因は主に以下の3つです。

 

メモリーが不足していないか?を確認する

送信できない場合と同じで、受信トレイに不要な文書が蓄積されている場合、メモリ不足でFAX受信ができない可能性があります。送信時と同様の対処法を試してみましょう。

 

「受信パスワード」が設定されていないか?を確認する

FAX設定の際に「受信パスワード」を設定している場合、設定した相手先からのみの受信に限定されてしまいます。設定状況を確認してみましょう。

 

FAXボックスに受信できない場合は転送設定を確認する

転送条件がONになっていることと転送条件の内容を確認して下さい。

 

いろんな原因があるんやな!

新人Gメン及川

オペレーター 杏奈

そうなんですよ。それぞれの原因に合わせて対処することが大切です。エラーメッセージが表示されることも多いので、代表的なメッセージと対処方法をご紹介します。

 

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代表的なエラーメッセージ

エラーメッセージが表示されていると、原因が分かりやすいので即座に適切な対処を行うことができます。以下、FAX送受信でありがちなエラーメッセージを紹介します。

 

「メモリーがいっぱいのため送信できません。しばらくたってからもう一度実行してください。」

上記の「メモリーが不足していないか?を確認する」の対処方法を参考にして下さい。

 

「サーバーから応答がありませんでした。設定を確認してください。」

選択したサーバーの設定が正しくない可能性があります。しばらく時間をおいてから再度サーバーを参照し、改善しない場合は他のサーバーを確認して下さい。

 

「ユーザー名とパスワード、もしくは設定を確認してください。」

LDAPサーバーの認証情報を使用している場合に表示されるエラーメッセージです。LDAPサーバーの情報が間違っていないか?を確認します。

 

「検索条件に、選択したサーバーでは使用できない文字が含まれています。」

たとえば検索条件に”¥”が含まれる場合などに、このメッセージが表示されます。検索する文字を修正して、再度検索を行いましょう。

 

 

 

オペレーター 杏奈

お伝えした対処方法を試してもエラーが解消しない場合は、無理をせず複合機の前面や側面に貼ってあるメーカーまたは販売店の連絡先に問い合わせをしてみましょう!

 

まとめ

 

  • キャノン複合機のFAXにはワンタッチ機能やパソコンからの送信などの便利な設定がある
  • FAXが送受信できない場合は原因に合わせて対処する
  • 対処方法を試しても解消しない場合はメーカーや販売店に問い合わせを行う

 

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