【DocuWorks(ドキュワークス)の口コミ評判】cloud登場でDX加速!

【DocuWorks(ドキュワークス)の口コミ評判】cloud登場でDX加速!

【DocuWorks(ドキュワークス)の口コミ評判】cloud登場でDX加速!

社内のDXを強力にサポートするDocuWorks(ドキュワークス)。「本当に必要なのか」「どんなことができるのか」気になる方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、DocuWorks(ドキュワークス)の口コミ・評判や、仕組み、使いやすさなど、DocuWorks(ドキュワークス)をあらゆる観点から解説します。富士フィルム(ゼロックス)複合機とセットで利用するメリットや、他社製の複合機でもDocuWorks(ドキュワークス)は使えるのかについても解説しますので、是非参考にしてみてください。

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DocuWorksとは?

ドキュワークスの仕組み図解

出典:富士フイルムビジネスイノベーション公式

DocuWorks(ドキュワークス)とは、「文書の閲覧・編集・管理」にかかる作業を電子化することができる、富士フィルム(ゼロックス)のソフトウェアです。

紙文書を電子化するだけではなく

  • ファイル
  • トレー
  • ペン
  • 印鑑

など、オフィスにあるあらゆるものを電子化してPC上で再現することができます。社内のDXを加速させる便利なソフトウェアなので、気になる方は是非導入を検討してみて下さい。

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DocuWorks(ドキュワークス)は便利で手放せない

多くの企業で「一度使うとやめられない」とまで言われるDocuWorksの便利な機能を4つ紹介します。

紙文書もPDFもExcelも!文書を一つにまとめられる

ExcelとWordとスキャンを一つのデータにまとめる図

出典:富士フイルムビジネスイノベーション公式

DocuWorksの複数の文書ファイルをひとつにまとめられる機能は非常に便利です。

例えば、プレゼン資料はPowerPointだけど、比較データはExcelにあるという時に、ひとつひとつ開いていていては手間がかかります。DocuWorksでPowerPointのデータとExcelのデータをひとつにまとめてしまえば、ページをめくるように一気にデータを見ることが可能です。

また、スキャンしたPDFや画像も、一つのファイルにまとめておいて、必要な時にそのまま印刷することもできます。複数の形式のデータを取り扱う方はぜひ一度試してみてください。

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文書が迷子にならない!サムネイル機能

資料を電子化しても、タイトルを覚えていないと目当ての資料を探すのが大変です。そんな時に便利なのが、DocuWorksのサムネイル機能です。

文章の1ページ目がサムネイル表示されるため、自分の探している文章がどれか、ひと目で判断することができます。「あの内容を書いた文書って、何て名前にしたんだっけ?」と記憶をさかのぼりながら資料を探す手間が無くなって非常に便利です。

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複合機本体に保存したスキャンデータを直接取り込める

スキャンデータの取り込みのイメージ図

富士ゼロックス(フィルム)の複合機を使っている場合に限りますが、複合機でスキャンした資料を直接DocuWorksに取り込むことができます

他のソフトでは

  1. 複合機でスキャン
  2. スキャンした資料を編集ソフトに対応した形式に変換
  3. 編集ソフトに取り込む

という3ステップが必要です。大量の紙書類を電子化する時は、かなりの時間が省略されることになるので、非常におすすめな機能です。

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電子帳簿保存法にも完全対応

DocuWorksなら電子帳簿保存法に配慮した文章の電子化もできます。電子帳簿保存法とは簡単に言うと、通常は電子データでの保存が許可されていない国税関係書類を電子化する際の条件を定める法律です

電子帳簿保存法で重視される、「書類の信頼性」を保持するタイムスタンプを、ファイルごと一括で付与することもできるので、管理方法の取り決めが複雑な国税関係の書類を電子化して保存しておくことができます。

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DocuWorks(ドキュワークス)の普及率

社内の電子化した書類の運用に非常に便利なDocuWorksですが、普及率はどのくらいなのでしょうか。

累計800万ライセンス

初版が1996年に登場したDocuWorksは、国内外で累計800万ライセンスを超える販売実績を誇ります。さまざまな業種で導入されている、充分な実績のあるソフトウェアと言えるでしょう。

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DocuWorks cloudによってDX化を加速

ドキュワークスによってイノベーションが進むイメージ図

出典:富士フィルムビジネスイノベーション公式

DocuWorks cloudは、オフィス外からも社内のDocuWorks環境にアクセスできるようにしたサービスです。本社支社間でDocuWorksに取り込んだ資料を、メールで送信することなく即座に共有したり、出先で社内の資料にアクセスしたりすることができます。

また、テレワークを充実させることもできます。これからテレワークを導入していきたい企業にピッタリなサービスです。

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DocuWorks(ドキュワークス)を使っていないクライアントには無料ソフトを

先ほど紹介した口コミにもありましたが、DocuWorksで編集したデータを閲覧するには、対応したソフトが必要になります。

DocuWorks Viewer Lightなら無料でダウンロードできますので、DocuWorksで編集した資料を送信する時はダウンロードリンクを貼り付けるなどの工夫をしましょう。

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DocuWorks(ドキュワークス)は富士フイルム複合機でしか使えない?

「DocuWorksは、製造メーカーの富士フィルム(ゼロックス)でしか使えない」とよく言われますが、実はそんなことはありません。問題なく利用することができます。

ただし、他社複合機で利用する場合はファイルをDocuWorksに対応した形式に変換する一手間が必要です。

DocuWorks(ドキュワークス)と富士フイルム複合機の親和性は高い!

富士フイルムの複合機画像

出典:富士フィルムビジネスイノベーション公式

DocuWorksと富士フィルム(ゼロックス)をセットで利用することの最大のメリットは、DocuWorksに対応した形式でダイレクトにPCに取り込めるということです。

PCに取り込んでからファイル形式を変換する手間を省略できるので、より直感的に運用することができるでしょう。

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DocuWorks(ドキュワークス)を他社複合機で使う方法は?

RICOHやSHARPといった、他社製の複合機でDocuWorksを使うには、取り込んだ資料をDocuWorksに対応する形式に変換しなければなりません。

スキャンした資料の保存先をDocuWorks内にしておけば、その作業を簡略化することができます。詳しい方法はメーカーごとにことなるので、設置業者に確認してみてください。

DocuWorksは業界内でも有名なソフトウェアなので、どの複合機メーカーも自社の製品でDocuWorksを利用する際に便利な設定方法を熟知しています。

ただし、この方法で運用する場合はPDFとして運用したい資料もDocuWorks内に保存されてしまうので注意してください。

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DocuWorks(ドキュワークス)の口コミ・評判

まずは、実際にDocuWorks(ドキュワークス)を利用している方から寄せられた口コミ・評判を紹介します。以下の5段階で評価していただきましたので、導入した時のイメージとして参考にしてみてください。

  1. 満足
  2. やや満足
  3. 普通
  4. やや不満
  5. 不満

テキスト認識機能が便利

【満足度】とても満足 DocuWorks(ドキュワークス)の口コミ・評判

【感想】コピーやプリントアウトで大量に紙を使うことなくデータで保存でき、直接書き込みできたり必要な部分を切り取ったり加工できるので作業効率がすごく上がりました。OCRで読み取ってワードなどに貼り付けすると文字入力する手間も省略できてとても楽です。

OCRとは、文字を認識する機能のことです。印字された文字だけでなく手書きの文字も認識して、DocuWorks上で編集できるテキストに変換してくれます。

紙媒体の書類を電子化するのにピッタリな機能なので、「OCR機能を使いたいからDocuWorksを導入したい」という方も少なくありません。

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導入しやすい価格

【満足度】やや満足

【感想】取引先がほとんど使用しているので購入しましたが、価格が安く助かりました。ソフトも直感的な操作で、テキスト追加や付箋貼付けなどが行えるので、購入してすぐに活用出来ました。

 

【満足度】やや満足

【感想】紙媒体の電子化でとても役立つツールです。遊び心もあるソフトウェアで、パソコンなのにペンや判子などの文房具を使うようなイメージで文章を編集する事も出来ます。電子化といえばPDFを連想しますが、編集できる有料版よりもDocuWorksの方が価格も安く、使い勝手が良いので多くの方にお薦めできます。

DocuWorksは導入しやすい価格だという意見もありました。DocuWorksの導入費用は、1ライセンス17,800円、もしくは月額800円のサブスクリプション(月額課金)(DocuWorks9.1富士フィルム公式)になります。

競合となるPDF編集ソフト「Adobe Acrobat」の導入価格は月額2,200円(法人向けAcrobatグループ版)。その半額以下で導入できるということで、DocuWorksを選ばれる方も多いようです。

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ペーパーレス化が捗る機能が充実している

【満足度】とても満足

【感想】富士ゼロックスの複合機を利用していますが、受信するファクスの半分以上が居酒屋等の広告が多く、紙で受信すると費用もかかり非常に勿体無いと思っていました。DocuWorksの導入により受信したファクスは全てPC画面で確認、保存出来るのでペーパーレス化となり非常に良いソフトウェアです。

 

【満足度】とても満足

【感想】ドキュワークスを使用して紙保存文書をドキュワークス化して電子保存できること、データをバインダーに入れて項目ごとにパソコン上で資料整理できること、コピー機及びプリンターとリンクしているので紙ベース資料もシステムの資料もパソコンファイルとして管理保存出力ができること、紙の使用量が減ったこと、保存したドキュワークス資料にインデックスやメモ書きができることが良いと思います。

 

【満足度】とても満足

【感想】他の複合機メーカーと一番の違いの1対1でスキャンできるのが大変役立ちます。またスキャンした文章がPDF化されるのも非常に役立ちます。スキャンした文章もパソコンで作成した文章も一元管理ができるので、社内共有化に役立っています。

 

【満足度】やや満足

【感想】社内の会議資料で、PowerPointやExcel等の異なるアプリケーションで作成したものを、一つにまとめる作業が毎月初めにありました。今まではそれぞれ印刷してホチキスで留めるという作業が発生していたのですが、それがドキュワークスで簡単に出来るようになってとても効率が上がりました。

 

【満足度】やや満足

【感想】スキャナ機能を活用しています。特にDocuShareを使ってチームメンバーに共有しています。回覧の機能があるため、上司に確認してもらいたい資料を回覧し、スタンプで承認印をもらうこともできるため、紙での押印、保存する必要がなく、ペーパーレス、どこでも承認ができ便利です。

 

【満足度】やや満足

建築系事務所で使用していました。

【満足な点】ワークスペース上で容易に複数の書類をスタックして一つにまとめることができ、とても重宝していました。

【不満な点】数百枚ある計算書の印刷枚数を減らすため、DocuWorksプリンターにA3→A4縮小出力してからA4印刷していましたが、二度手間な感がありました。回数が多くなるとミスも起こりやすいです。印刷のときに一度に縮小出力できるともっと使いやすいです。

DocuWorksの口コミで特に多かったのが「紙媒体で行っていた作業のペーパーレス化が簡単にできる」という意見でした。

DocuWorksを利用すれば、社内の紙書類の電子化や、FAXの送受信も直感的な操作で行うことができます。

電子化するだけなら他のソフトでもできますが、DocuWorksなら複合機と連動してシームレスに直感的な操作で行えるということで、満足の声を多くいただいております。

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取引先がDocuWorksに対応していないことがある

【満足度】やや満足

【感想】ドキュワークスの長所は、ファイルのページごとの編集や、2つのファイルを合わせたりする作業が楽なことです。PDFのファイルをドキュワークスにして必要なページをビットマップにする画像編集はとても楽です。短所はメールに添付し送っても、メールを受信した相手が使い方に慣れてないとストレスを与えることもあることです。

 

【満足度】やや不満

【感想】使い勝手はPDFより良いと思います。使い勝手だけで判断すると「とても満足で良い」かもしれません。

では、何が不満かといいますと、あまり普及していない点ですね。当社の発注元はドキュワークスを導入している会社が多いので納品はドキュワークスでよいのですが、一部ドキュワークス非対応の会社があり、そうすると一旦ドキュワークスで作った報告書を更にPDFに直さなければならず結構手間がかかります。

では、全てをPDFにしたらどうかというと、そうするとドキュワークスの方が使い勝手がよいのでドキュワークス導入会社から苦情がくるんですね。なのでもう少しドキュワークスには普及してもらいたいと思いますし、そうするとPDFは無料のソフトもあるのでドキュワークスも値段ももう少し安くなった方がよいかと思います。

 

【満足度】やや満足

【感想】同種の商品にPDFがありますが、PDFに比べると価格が安いです。操作はしやすく、処理速度もPDFより速いので、自分のパソコン内でファイル管理を行うソフトとして利用するのであれば十分です。

一方で、PDFに比べると全くと言っていいほど普及していないので、他の人とファイルを共有する場合は、わざわざPDF形式にファイルを変換する必要があるのが面倒です。

 

【満足度】やや満足

【感想】DocuWorksはページをめくったり拡大したりといった操作が直感的に行えて操作感が非常に良いです。またpdfに比べて並び替えなどの編集がやりやすく、また軽いためストレスなく作業することができます。不満点としては知名度が低く、ファイルだけ渡しても見られる環境でないことが多いことです。

 

【満足度】やや満足

【感想】使用されていない取引先もまだまだあるので、もう少し一般的になると嬉しいです。その際も、PDF変換なども可能なのでそちらを使用して対応しています。

 

独自のファイル形式で運用するDocuWorksで作成した資料は、閲覧するためにも専用ソフトが必要です。かといって、DocuWorksに対応していない相手先にはPDFに変換して送るというのは手間がかかってしまいます。

そんな時は、DocuWorksで編集したファイルを閲覧できる無料ソフト「DocuWorks Viewer Light」を紹介し、相手先企業に導入してもらいましょう。無料ソフトなら、相手先企業に負担をかけることはありません。

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操作に慣れることができなかった

【満足度】やや不満

【感想】税理士事務所という特性上、なるだけペーパーレス化を図るということで導入したのですが、操作に慣れるまでが非常に苦労したのを覚えています。営業の方にも何度か来てもらって講習も受けましたが結局スタッフのみんながうまく使いこなせずに6か月ぐらいで契約を解除しました。

「DocuWorksを導入したけど使いこなすができず契約解除した」という意見もありました。

これまでほとんどの作業を紙ベースでこなしていた企業からすると、突然ソフトウェアを導入しても使いこなせないこともあるかもしれません。

「従業員が使いこなせるか心配」「本当に役に立つのか不安」という方は、60日間の体験版を利用してみましょう。

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まとめ

今回は、DocuWorksについて解説しました。社内のあらゆる業務の電子化が推奨される近年、DocuWorksは非常におすすめのできるソフトウェアです。

富士フィルム(ゼロックス)製以外の複合機を利用している企業への導入実績も多くありますので、気になる方は、一度体験版を試してみてください。

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