コピー機・複合機のFAXをPDFに変換する方法は？

コピー機・複合機のFAXをPDFに変換する方法は？

デジタル社会の現代でも、卸業や問屋、小売店、不動産業など、まだまだ多くの場面でFAXは使われています。FAXは用紙に書いた情報を電話回線に乗せて送信し、受け取った情報もまた用紙に出力する方法が一般的な方法でした。

しかし、現在では受信したFAXを用紙に出力せず電子データに変換して保存することや、電子データをそのままFAXとして送信することができます。

今回は、コピー機・複合機に搭載されているFAX機能で、文書をデータ化する方法やそのメリットについて、お伝えしていきたいと思います。

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コピー機・複合機でFAXをPDF化する方法

コピー機・複合機のFAX機能では、やりとりに使われる電子データとしてPDFと言うファイル形式を用います。

受信したFAXをPDFに変換する方法は、コピー機・複合機の各メーカーによって細かな違いがありますが、基本的にはコピー機・複合機本体に受信データを格納しておく設定を行い、宛先を指定して転送することでPDF化をすることができます。

PDFとは？

PDFとはAdobe（Adobe Systems Incorporated）が開発したファイル形式で、ソフトウェアやハードウェア、オペレーティングシステムに関わらず、紙のデータや文書を交換・表示することができる国際標準のフォーマットです。

現在では、PDF文書にリンクやビデオなどを組み込むこともでき、どのコンピュータでも表示や印刷ができるため、世界中で使用されています。

FAXをPDF化して送受信する設定方法

具体的に、コピー機・複合機のFAX送受信で、PDFに変換するには、どのようにすれば良いのでしょうか？代表的な手順を紹介していきます（ただし、同じメーカーのコピー機・複合機でも機種によって操作方法が異なる場合があります）。

ゼロックス複合機のFAXをPDFにする方法

＜受信＞

「CentreWare Internet Services」の機能で、webブラウザから蓄積されたFAXデータを確認し、PCに保存することもできます。また、ファイル形式はPDFだけではなく「xdw」という拡張子で、ゼロックスの文書管理システム「DocuWorks」や「titf」での保存も可能です。

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＜送信＞

リコー複合機のFAXをPDFにする方法

＜受信＞

「Web Image monitor」の機能で、webブラウザから蓄積されたFAXデータを確認し、PCに保存することができます。ファイル形式はPDFとtitfから選択が可能です。

＜送信＞

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キヤノン複合機のFAXをPDFにする方法

＜受信＞

「imageWARE Desktop」の機能で、受信したFAXデータを確認し、PCに保存することができます。ファイル形式はPDFとtitf、xpsから選択が可能です。

＜送信＞

FAXを電子化するメリット

FAXをPDFなどに電子化するメリットは以下の3点です。

どのようなメリットがあるのか？を、1つずつ見ていきましょう。

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紛失や情報漏洩などのリスクを減らせる

FAXで取り扱うデータは、発注やセールス資料に限らず、請求書や社外秘情報、従業員の個人情報など、機密文書の場合もあります。

常に用紙へ出力してデータが残らない設定にしていると、出力の失敗などで紛失してしまう恐れがある他、社内外問わず、見られたくない人に見られてしまう懸念もあります。

しかし、FAXデータを電子化しておけば、そのような心配が不要です。

生産性の向上に繋がる

受信したFAXを自動でPCに転送する設定をしておけば、デスク上で受信データの確認ができるため、出力する時間やコピー機本体とデスクを行き来する手間が省け、時間のロスを減らすことができます。

また、「先週送ったFAX内容について」など、電話やメールで問い合わせがあった際にも、デスクの上で対応ができるため、効率的で取引先や顧客をお待たせすることがありません。

コスト削減に有効

紙に出力しないため、コピー用紙やトナー、カウンター料金などを削減することができます。

コピー機・複合機のFAXは、紙に出力せず、電子ファイルや本体のパネル上で確認すれば、印刷をしない（トナーを消費しない）ので、カウンター料金が掛かりません。

▼コピー機・複合機のFAXでカウンター料金は発生する？

複合機・コピー機のFAXでカウンター料金は発生する？

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まとめ

ペーパーレスが進んでいる現在ですが、FAXデータの電子化は省エネを推進するとともに、オフィスの生産性を向上させる機能です。一方的に届く迷惑な営業FAXも紙に出力さえしなければ、カウンター料金や用紙代が掛かりません。積極的に活用しましょう！

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